ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- ■連携したい社内の仕組み別
オンプレミス型の会議室予約システムとは
オンプレミス型の会議室予約システムとは、自社で用意したサーバーにソフトウェアを導入して運用する形態です。まずは仕組みと、クラウド型との違いを確認し、どのような場面で検討されるのかを押さえておきましょう。
自社サーバーで動かす仕組み
オンプレミス型では、社内のサーバールームやデータセンターに置いたサーバーに、会議室予約システムのソフトウェアをインストールします。サーバーは新たに用意する場合もあれば、既存の仮想化基盤の上に構築する場合もあります。予約データや会議室の情報、利用者のアカウントは、すべて自社のサーバーに保存されます。
社員は社内ネットワークを通じてブラウザや専用アプリからシステムにアクセスし、空き状況の確認や予約を行います。インターネットを経由せずに利用できる構成も取れるため、外部との通信を制限している環境でも運用できる点が特徴です。
クラウド型との違い
クラウド型は、ベンダーが運用するサーバー上のシステムをインターネット経由で利用する形態です。サーバーの準備や保守、ソフトウェアの更新はベンダーが行い、利用する企業は月額や年額の料金を支払います。
これに対してオンプレミス型は、サーバーの調達から保守、更新までを自社またはその委託先が担います。データの保管場所や設定の自由度を自社で決められる反面、運用の手間と責任も自社に残る点が大きな違いです。どちらが向くかは、社内の規程や体制によって変わります。
プライベートクラウド型という中間の選択肢
オンプレミス型とクラウド型の間には、プライベートクラウド型という選択肢もあります。これは、ベンダーやデータセンター事業者が自社専用の環境を用意し、その上で会議室予約システムを運用する形態です。
ほかの企業と環境を共有しないため、データの分離や接続元の制限について要望を反映しやすい一方、サーバー機器の管理は事業者に任せられます。オンプレミス型の運用負担が気になる場合は、こうした形態を提供している製品があるかもあわせて確認するとよいでしょう。
会議室予約システムをオンプレミスにする理由
会議室予約システムをオンプレミスで運用する企業には、いくつか共通する事情があります。ここでは、オンプレミス型を選ぶ理由になりやすい3つの条件を紹介します。自社に当てはまるかを確認しながら読み進めてください。
社外への接続を制限したいネットワーク環境
金融機関や官公庁、研究開発部門のように、業務用の端末からインターネットへの接続を制限している組織では、クラウド型のサービスに接続すること自体が難しい場合があります。こうした環境では、社内ネットワークの中で完結するオンプレミス型が検討されます。
また、社内の情報セキュリティの規程で、社員の氏名や部署を含むデータを外部のサーバーに保存できないと定めている場合もあります。導入前に、情報システム部門やセキュリティの担当者と規程の内容を確認しておきましょう。
既存の社内システムとの深い連携
会議室予約システムは、社員のアカウントを管理する認証基盤や、社内のグループウェア、人事システムと連携させて使う場合があります。社内で独自に作ったシステムと細かく連携させたい場合、同じネットワーク内にあるオンプレミス型のほうが構成を組みやすいケースがあります。
ただし、連携の方式や手間は製品によって異なり、クラウド型でも社内システムと連携できる製品はあります。連携したいシステムの一覧を作り、どの方式で連携できるかをベンダーに確認してから判断しましょう。
入退室設備や表示端末との一体運用
会議室の扉の電子錠や入退室管理システム、会議室前の予約状況を表示する端末と連携させたい場合も、オンプレミス型が検討されることがあります。設備が社内ネットワークにしかつながっていない場合、同じネットワーク内のシステムで制御する必要があるためです。
連携できる機器の種類や接続の方法は、製品ごとに異なります。既に導入している設備がある場合は、メーカー名や型番を伝えたうえで、連携の実績や必要な追加作業をベンダーに確認しておくと安心です。
オンプレミスで自社運用する場合に必要な体制
オンプレミス型を選ぶと、サーバーやソフトウェアを動かし続ける責任は自社が担います。導入前に、保守や障害対応、更新を誰がどのように行うかを決めておかないと、運用が途中で滞るおそれがあります。必要な体制を確認しましょう。
サーバーとOSの保守
オンプレミス型では、サーバー機器の点検や、OSとミドルウェアのセキュリティ更新を自社で行う必要があります。ミドルウェアとは、データベースやWebサーバーのソフトのように、OSと業務ソフトの間で動くソフトウェアのことです。
更新を怠ると、脆弱性を狙った攻撃を受けるおそれがあります。社内のサーバー保守の担当者が対応するのか、保守を請け負う事業者に委託するのかを決め、更新の頻度と手順を文書にまとめておきましょう。担当者を1人に限らず、複数人で手順を共有しておくことも大切です。
障害時の復旧手順
会議室予約システムが止まると、社員が会議室の空き状況を確認できず、重複予約や会議の遅れにつながります。サーバーの故障やソフトウェアの不具合に備えて、予約データのバックアップを定期的に取り、復旧の手順を準備しておくことが重要です。
あわせて、システムの停止中に予約をどう受け付けるかも決めておきます。例えば、総務部門が表計算ソフトで一時的に予約を管理し、復旧後にシステムへ登録し直すといった方法です。障害時の連絡先や社内への周知方法も、手順書に含めておきましょう。
バージョンアップの計画
オンプレミス型では、新しい機能の追加や不具合の修正を受けるために、自社でバージョンアップの作業を行う場合があります。バージョンアップの際は、連携している社内システムやカスタマイズした部分が正しく動くかを確認する必要があります。
作業には検証や切り替えの時間がかかるため、年間の計画に組み込んでおくとよいでしょう。ベンダーがいつまで旧バージョンのサポートを続けるのか、バージョンアップの作業を支援するサービスがあるのかも、契約前に確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会議室予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
オンプレミス型の会議室予約システムの費用
オンプレミス型の費用は、導入時の初期費用と、運用を続けるための費用に分けて考えます。具体的な金額は製品や規模によって幅があるため、ここでは費用に含まれる主な項目と、比較する際の考え方を紹介します。
初期費用に含まれるもの
オンプレミス型の初期費用には、ソフトウェアのライセンス料、サーバー機器の購入費、OSやデータベースのライセンス料、導入作業の費用が含まれます。ライセンス料は、利用者数や会議室の数、サーバーの台数によって決まる場合があります。
社内システムとの連携や画面のカスタマイズを依頼する場合は、その開発費用も加わります。見積もりを依頼する際は、どの作業が標準の費用に含まれ、どこから追加費用がかかるのかを項目ごとに示してもらいましょう。複数のベンダーで項目をそろえて比べると、見積もりの差がどこから生じているのかを把握できます。
運用期間全体でかかる費用
導入後も、ソフトウェアの保守契約の費用、サーバーの保守や電気代、担当者の人件費といった費用がかかります。サーバー機器は数年ごとに入れ替えが必要になる場合もあり、その際には再び機器の費用と移行作業が発生します。保守契約の期間や、更新時に料金が改定されるかどうかも、契約前に確認しておくと予算を立てやすくなります。
クラウド型と比べる場合は、初期費用だけでなく、5年や7年といった運用期間全体の費用を比べることが大切です。自社で保守を担う人の作業時間も費用に含めて考えると、より現実に近い比較ができます。
認証や表示端末との連携がわかる製品一覧
認証基盤や会議室前の表示端末といった社内の仕組みとの組み合わせを意識して、提供形態や連携機能が異なる製品を整理しました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ROOM LEAD | SSOとIP制限のオプションを備え、部屋前モニタに対応 |
| Nimway | ルームパネルやセンサーを置き、SSOにも対応する |
| 予約ルームズ | 会議室の端末で予約や入室ができ、受付システムと連携 |
| Acall | 室外・室内の2モードの端末と、受付の連携に対応 |
| SmartTimeShare | パッケージソフトで、PCや会議室のタッチパネルから予約 |
| BRoomHubs | シングルサインオン認証に対応し、サイネージとも連携 |
社内設備とあわせて使う会議室予約
オンプレミスでの提供可否や構成は製品ごとに異なるため、資料請求で確認しましょう。ここでは、クラウド型でサーバー管理が不要な製品と、パッケージソフトとして提供される製品を、連携できる設備の観点から紹介します。
ROOM LEAD
- 一定時間未チェックイン時に自動キャンセルで空予約抑止
- フロアMAP・部屋前モニタ・QRでリアルタイム利用状況表示
- 会議室別稼働率など14項目の分析レポートで運用改善
株式会社 ユーテックが提供する「ROOM LEAD」は、モニタとQRコードを使って会議室の運用を整えるクラウド型のシステムです。部屋前のモニタやフロアモニタで予約情報を表示でき、QRコードやタッチモニタでチェックインや延長の操作も行えます。セキュリティオプションとして、SSO（SAML2.0）とIP制限が用意されています。社内の認証基盤や表示端末と組み合わせて使いたい場合は、対応範囲を資料で確認しましょう。
Nimway
- 予約された座席がアプリへ表示され、誰がどこにいるか一目瞭然
- オフィスの利用状況を分析・可視化し、課題発見・改善を実現
- 不使用の会議室は自動キャンセル！空予約対策に有効
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、会議室の入り口に置くルームパネルなど、専用の機器と組み合わせて使うクラウド型のサービスです。ルームパネルで利用状況の確認や予約ができるほか、利用状況を検知するセンサーや、位置特定用のビーコンも設置します。セキュリティ面では、シングルサインオンやデータの暗号化、メールによる二要素認証を備えています。設備の設置を伴う運用を想定する企業向けです。
予約ルームズ
- スマホとタブレットで場所を選ばず簡単にスペース管理
- 受付システム『RECEPTIONIST』と連携し、時間通りに会議室へ案内
- テナントを跨いだ会議室の予約・管理が可能なマルチテナント対応
株式会社RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、クラウド受付システム『RECEPTIONIST』と連携して使える会議室予約システムです。会議室の端末で予約や入室の処理ができ、QRコードやNFCカードでの入室にも対応します。Google Workspace、Microsoft 365、Garoonのカレンダーの会議室情報と連携して利用します。ISO/IEC 27001とISO/IEC 27017の認証は取得済みです。
Acall
- AIチャットで簡単予約！会議の時間・人数などの条件を伝えるだけ
- 空予約は自動でキャンセル！無駄のない会議室運用を実現
- 利用実績データをもとに課題や傾向を分析！会議室の活用を最適化
Acall株式会社が提供する「Acall」は、会議室前に置くタブレットアプリで使用状況を表示できるクラウド型のサービスです。iPadやAndroidのアプリには、部屋の外から使用状況を確認する室外モードと、経過時間や残り時間を表示する室内モードがあります。受付システムとも組み合わせて、会議室の予約から来訪者の招待、受付までつなげられます。GoogleカレンダーやOutlook予定表とも連携します。
SmartTimeShare （株式会社内田洋行）
- 予約時間経過後に自動キャンセルで空予約を解消。
- 会議室の利用実態をグラフで分析、運用改善を支援。
- PCと会議室タッチパネル両方から予約可能。
BRoomHubs （株式会社アークシステム）
- 中小から大企業まで業種を問わない豊富な導入実績！
- 基本機能にとどまらない多様なカスタマイズが可能！
- 最短2週間で本格導入可能なクラウド型を採用！
まとめ
会議室予約システムをオンプレミスで運用するかは、社外への接続制限、社内システムや入退室設備との連携、自社で保守できる体制の有無で判断します。オンプレミス型はデータの保管場所や連携の自由度を自社で決められる一方、保守や障害対応、バージョンアップの責任も担います。運用期間全体の費用も含めて検討し、自社にあう提供形態の会議室予約システムを資料請求で比較してみてください。
