ストレスチェックの導入条件を整理する要件定義の進め方

ストレスチェックの導入条件を決める前提

導入条件には、制度として満たすべき条件と、自社の事情から決める条件があります。まずは両者を分けて整理し、比較の土台となる要件の一覧を作る準備をしましょう。法令上の前提は、どの製品でも共通です。

制度として満たす条件の確認

ストレスチェックは労働安全衛生法にもとづく制度で、実施者には医師や保健師などが就きます。結果は実施者から本人へ直接通知され、本人の同意なく事業者へ提供することはできません。実施者や実施事務従事者の選任も、制度として整えておく条件の一つです。

ツールを使う場合も、この仕組みを実現できるかが前提です。事業者や上司が個人の結果を閲覧できない権限設定になっているかを、導入条件の最初に確認しましょう。あわせて、結果の記録を5年間保存できるかも確認します。

自社で決める条件の洗い出し

自社で決める条件は、情報システム部門、人事、現場の管理者の三者から意見を集めると、抜けが少なくなります。セキュリティの基準、使っている人事システム、従業員の働き方が主な材料です。聞き取りの結果は、必須と希望に分けやすいよう、一覧に記録します。

意見を集める際は、現在の運用で困っている点も聞き取ります。困りごとから逆算すると、必要な機能と、なくても困らない機能を区別できます。区別できると、見積もりの比較も進めやすくなります。

必須条件と希望条件の切り分け

洗い出した条件は、必須と希望に分けて整理します。必須は、満たせなければ導入できない条件で、希望は、あれば運用が楽になる条件です。例えば、結果を事業者に見せない権限設定は必須、画面の色の変更は希望と分けられます。

この切り分けをしておくと、製品を比べる際に、条件を満たす候補を絞り込みやすくなります。条件が多すぎると該当する製品が見つからなくなるため、必須は絞り込みましょう。希望の条件は、優先順位をつけておくと判断が早まります。

セキュリティ要件から考える導入条件

ストレスチェックの結果は、健康に関する情報として慎重な取り扱いが求められます。セキュリティ要件が厳しい企業が、導入条件として確認したい項目を整理します。権限、認証、データ保管の順に見ていきます。

健康情報を守る権限設定とログ管理

個人の回答や結果を閲覧できる人は、実施者と実施事務従事者など、必要な担当者に限ります。ツールでは、役割ごとに閲覧や操作の権限を設定できるかを確認しましょう。権限を変更した記録が残るかも、あわせて見ておきます。

誰がいつ個人の結果を閲覧したかが、ログとして残る機能も重要です。万一の事案が起きたときに、状況を確認する手がかりとなります。ログの保存期間と、管理者が自由に消去できない設計かも確認すると、記録の信頼性を保てます。

ISMS認証など第三者認証の確認方法

ISMSは、情報セキュリティ管理の国際規格ISO/IEC 27001にもとづく認証制度です。提供会社が認証を取得している場合、その範囲に、ストレスチェックのサービスが含まれているかを確認します。

認証の有無だけでなく、認証の対象範囲や有効期限も、資料や証明書で確認しましょう。認証があっても、サービスの安全を保証するものではないため、他の対策もあわせて聞きます。第三者認証は、判断材料の一つとして位置づけましょう。

通信とデータ保管の仕組みの確認

通信の暗号化や、データの保管場所、バックアップの方法も、導入条件の対象です。データが国内外のどこで保管されるかを、社内の規定と照らして確認しましょう。

提供会社が外部のサービスを利用している場合、その委託先の管理状況も確認事項です。契約終了時にデータを削除する手順と、結果の記録を5年間保存する決まりとの調整も、事前に整理しておきます。解約時のデータの返却方法も、あわせて聞いておくと安心です。

連携とカスタマイズに関する導入条件

人事システムとのAPI連携や、質問票の調整は、運用の手間と柔軟性に影響する導入条件です。必須か希望かを分けたうえで、確認すべき範囲を整理します。製品によって対応の範囲が異なるため、事前の確認が欠かせません。

API連携が必須の場合の確認ポイント

APIとは、システム同士がデータをやり取りするための接続の仕組みです。人事システムと連携すると、所属や氏名の更新を自動で反映でき、入社や異動のたびの手作業を減らせます。例えば、氏名や所属、メールアドレスが、人事システムから自動で反映されます。

連携できる項目、更新の頻度、エラー時の通知や再実行の方法は、製品ごとに異なります。連携の設定を自社で行えるのか、提供会社の支援が必要なのかも確認しましょう。連携のテスト環境を用意してもらえるかも、あわせて聞いておきます。

質問票と通知文のカスタマイズ範囲

国が推奨する職業性ストレス簡易調査票は57項目で、この調査票に対応する製品があります。独自の項目を追加できる製品もありますが、追加の内容は実施者や衛生委員会で確認します。追加できる項目の数や、集計への反映のされ方も確認しましょう。

案内文や通知文の文面を、自社の言葉に変更できるかも比較ポイントです。変更できる範囲と、変更の際に提供会社の作業が必要かを、事前に聞いておきましょう。多言語の通知文を用意できるかも、あわせて確認します。

組織階層と集計区分の設定の柔軟性

集団分析では、部署などの区分を設定しておく必要があります。組織変更のたびに、区分を自社で更新できるかが運用の負担を左右します。区分の変更が、過去の結果の集計に影響しないかも確認しましょう。

集計の単位は、少人数で個人が推測されないよう、調整できると安心です。階層の深さや、兼務者の扱いに対応できるかも確認しておきましょう。部署の統廃合があった年でも、同じ画面で集計を続けられると便利です。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でストレスチェックの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

日本語や多言語、現場端末への対応条件

従業員の言語や使う端末によっては、受検そのものが難しくなる場合があります。国内の制度への対応と、多言語、PCを持たない現場スタッフの受検を整理します。順に確認していきましょう。使う方の立場で考えることが、条件を決めるコツです。

日本の制度への対応と日本語サポート

国産かどうかよりも、日本の制度にあった機能と、日本語での案内やサポートがあるかが重要です。例えば、高ストレス者の判定や、労働基準監督署への報告に使う集計に対応しているかを確認します。

問い合わせ窓口が日本語で対応するか、対応時間はいつかも、運用開始後の安心につながります。制度の改正があった場合に、画面や機能が更新されるかも聞いておきましょう。更新の費用が別にかかるかも、確認したい点です。

多言語対応で確認する質問票の信頼性

外国人の従業員が在籍する企業では、多言語で受検できるかが条件です。対応する言語の種類と、質問票の翻訳がどのように用意されているかを確認しましょう。外国人の従業員に、試しに画面を見てもらうと、分かりにくい表現に気づけます。

画面の表示だけが翻訳され、質問の文言が機械的な翻訳のままという場合もあります。翻訳の経緯と、結果の通知文も同じ言語で届くかを、提供会社に確認します。結果の通知文を、受検者が読みやすい言語で表示できるかも見ておきましょう。

PCを持たない現場スタッフの受検方法

パソコンを使わない現場スタッフには、スマートフォンでの受検が選択肢です。案内のメールが使えない場合は、QRコードや共用端末を使う方法もあります。現場の休憩室に置くなど、回答しやすい場所を選び、他の人に画面をのぞかれない配置にしましょう。

端末や回線の整備が難しい職場では、紙の質問票と電子の回答を併用できるかも確認します。個人のスマートフォンを使う場合は、通信費の負担や、業務時間内の受検の扱い、端末の貸し出しルールも決めておきましょう。

導入条件を比較表にまとめて確認する手順

導入条件が整理できたら、比較の段階へ進みましょう。次のリストの観点を一覧にまとめ、複数の製品に同じ質問をすると、条件にあう製品を見つけやすくなります。進め方は、3つの手順で説明します。

■セキュリティ

権限設定、ログ、第三者認証の対象範囲を確認する

■連携

連携できる項目、更新頻度、エラー時の対応を確認する

■言語と端末

多言語の範囲、スマートフォンや共用端末での受検を確認する

■カスタマイズ

質問票、通知文、集計区分を自社で変更できるかを確認する

要件一覧表の作り方

要件一覧表は、縦に確認項目、横に比較する製品を並べた表で、表計算ソフトで作れます。各項目には、必須か希望かの区分と、確認した日付を記入しておくと、後から見返しやすくなります。製品ごとの違いが一目で分かるよう、条件を満たす項目に色をつける方法もあります。

回答が文章で返ってきた場合は、条件を満たす、満たさない、要確認の3区分に整理します。判断に迷う項目は、提供会社に追加で質問しましょう。担当者の判断で空欄を残さず、問い合わせた日付と回答者の名前まで記録します。

ベンダーへの質問と回答の記録

質問は、各社に同じ内容を同じ形式で送ります。口頭の回答は誤解が生じやすいため、メールや資料など、文書で残る形で受け取りましょう。質問の回答期限は、あらかじめ各社にそろえて伝え、比較の時期がずれないようにします。

回答があいまいな場合は、「標準機能か、オプションか」「追加費用はかかるか」と、具体的に聞き返して、条件を明確にします。確認した内容は、社内の稟議や説明にも使えます。比較の根拠を示せるため、予算の承認を得る場でも役立つでしょう。

試用と社内確認の進め方

候補が絞れたら、無料の試用やデモで、実際の画面と操作を確認します。受検する従業員の立場でも画面を見ると、分かりにくい点に気づきやすくなります。試用の期間は、受検から結果確認までを一通り試せる長さになるよう、提供会社に相談しましょう。

導入前には、情報システム部門に加え、衛生委員会でも実施方法や体制を審議します。条件の抜けがないかを関係者で確認してから、契約に進みましょう。契約前の確認が、導入後の設定のやり直しや手戻りを減らします。

導入前に条件を照らし合わせたい製品

受検方法や対応端末、提供形態、対応する調査票など、導入条件の確認に使える情報が整理されている製品を紹介します。

ファースト・ストレスチェック

株式会社マイシェルパ

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製品・サービスのPOINT

1. 厚労省準拠の57項目版と80項目版をWebと紙で受検可能
2. 20言語での回答に対応
3. 集団分析や高ストレス者への面談など、アフターケアも対応

Smart相談室

株式会社Smart相談室

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《Smart相談室》のPOINT

1. どんな悩みも歓迎！相談されやすい外部相談窓口（EAP）
2. 0次予防から3次予防までSmart相談室だけで完結
3. 初めての人でも安心、利用しやすいサービス設計

マネーフォワード クラウドサーベイ powered by ミキワメAI

株式会社マネーフォワード

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製品・サービスのPOINT

1. 定期的なサーベイで社員一人一人の心の健康状態を正しく把握
2. 性格に合わせたアラートで、より適切にケアが必要な人を早期発見
3. どのようにケアをすればよいか、社員の性格に合わせてアドバイス

ストレスチェックに関するよくある質問

ストレスチェックの導入条件についてよくある質問と回答をまとめました。

■Q1：ISMSなどの認証があれば、セキュリティ面の確認は十分ですか？

A：認証は判断材料の一つですが、それだけで十分とは限りません。認証の対象範囲にストレスチェックのサービスが含まれるか、権限設定やログの管理も確認しましょう。

■Q2：人事システムとのAPI連携は、必須の条件にすべきですか？

A：対象者の登録や異動の反映を手作業で行うのが負担な場合は、有効な選択肢です。ただし、連携できる項目やエラー時の対応は製品ごとに異なります。必須か希望かを決めてから確認しましょう。

■Q3：外国人の従業員がいる場合、多言語対応でどこを確認しますか？

A：対応する言語の種類と、質問票の翻訳がどう用意されているかを確認しましょう。画面だけでなく、質問の文言や結果の通知文も同じ言語で届くかが重要です。

■Q4：パソコンを使わない従業員でも受検できますか？

A：スマートフォンや共用端末で回答できる製品があります。QRコードでの案内や、紙との併用に対応しているかも確認しましょう。個人の端末を使う場合は、通信費や業務時間内の扱いを決めておきます。

まとめ

ストレスチェックの導入条件は、法令上の前提と、自社で決める要件に分けて整理します。セキュリティ、API連携、カスタマイズ、日本語や多言語、現場の端末などは、必須と希望に分けて比較することが大切です。要件を一覧にまとめ、複数の製品の資料を請求して、条件にあう製品を見つけてください。