ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■会議の形態別
- Web会議が中心：LINE WORKS AiNote、AI議事録取れる君、tl;dv
- 対面会議の録音が中心：AutoMemo、ログミーツ
- Web会議と対面会議が混在：YOMEL by PKSHA、SecureMemoCloud、AutoMemo
- オフライン環境での議事録作成：AmiVoice®ScribeAssist
- ■引き継ぎたい設定・データ別
- 専門用語の単語登録：YOMEL by PKSHA、SecureMemoCloud
- 議事録のテンプレートや要約の形式：SecureMemoCloud、YOMEL by PKSHA、tl;dv
- 過去の録音・録画ファイルの取り込み：AutoMemo、LINE WORKS AiNote、Smart Report Cloud、YOMEL by PKSHA
- 議事録や音声データの書き出し：Smart Report Cloud、AutoMemo、LINE WORKS AiNote
議事録作成ツールへの不満は録音環境と機能のどちらにあるか
議事録作成ツールへの不満の原因は、ツールそのものにあるとは限りません。乗り換えても同じ問題が残らないよう、何に困っているのかを具体的に整理してから、乗り換えるかどうかを判断しましょう。
文字起こしの誤りと録音環境
文字起こしの誤りが多い場合、原因はツールの音声認識だけでなく、録音の環境にあることもあります。マイクと話し手の距離が遠い、複数人の声が重なる、空調や雑音が大きいといった条件では、どのツールでも認識が難しくなる場合があります。
乗り換えを決める前に、外付けのマイクを使う、発言者が順番に話すといった工夫で改善するかを試してみましょう。それでも誤りが残る場合は、専門用語の認識や話者の聞き分けなど、どの部分の誤りが多いかを記録しておきましょう。新しいツールを選ぶ際の判断材料として使えます。
要約や議事録の形式への不満
文字起こしは正確でも、要約の内容が会議の要点とずれている、決定事項とタスクが整理されないといった不満もあります。こうした不満は、要約の機能や、議事録の形式を自社にあわせて設定できるかに関係します。
今のツールで要約の指示やテンプレートを変更できるのに使っていない場合は、設定を見直すだけで改善することもあります。設定を変えても求める形式にならない場合に、乗り換えを検討するとよいでしょう。理想とする議事録の見本を1つ作っておくと、ツールを比べる基準として使えます。
料金や利用時間の制限
議事録作成ツールの料金は、利用する人数や、文字起こしできる時間の上限によって決まるものがあります。会議が増えて上限を超えるようになった、使わない人の分まで料金を払っているといった理由で、乗り換えを考える企業もあります。
この場合は、1か月あたりの会議の時間と、ツールを使う人数を実績から集計しておきましょう。料金体系が違う製品どうしを比べる際に、自社の使い方での総額を計算できます。契約の更新日や、解約を申し出る期限も、乗り換えの時期を決めるために確認しておきます。
過去の議事録と録音データの書き出しと保管
議事録作成ツールには、過去の会議の議事録や録音データが蓄積されています。解約するとデータを取り出せなくなる場合があるため、何をどの形式で残すかを決めてから乗り換えを進めましょう。
議事録を書き出す形式の確認
過去の議事録は、テキストやWord、PDFなどの形式で書き出せる場合があります。ただし、書き出せる形式や、まとめて書き出せる件数はツールによって異なります。件数が多い場合は、1件ずつの書き出しに時間がかかることもあります。
書き出した議事録を新しいツールに取り込めるとは限りません。取り込めない場合は、社内のファイルサーバーや文書管理の仕組みに保管し、会議名や日付で探せるようにしておきましょう。発言者名や時刻の情報が書き出しで失われないかも、事前に数件で試して確認します。
録音データの保存期間と削除の確認
録音や録画のデータは、議事録よりも容量が大きく、書き出しに時間がかかる場合があります。すべてを残すのではなく、社内の文書管理のルールで保存が必要とされる会議を選んで残す方法もあります。
あわせて、解約後も旧ツール側に残ったデータがいつ、どのように削除されるかも確認しましょう。会議の録音には、個人の発言や社外秘の内容が含まれます。提供会社の規約で削除の時期や方法を確かめ、必要に応じて削除の証明を依頼できるかも問い合わせておくと安心です。
単語登録と話者情報を新しいツールで作り直す
議事録作成ツールの認識の精度は、使い込むなかで登録した単語や話者の情報に支えられている場合があります。乗り換え後に精度が落ちたと感じないよう、こうした設定の引き継ぎを計画に入れておきましょう。
専門用語の単語登録を移す
社名や製品名、業界の専門用語を登録しておくと、文字起こしの誤りを減らせるツールがあります。今のツールで登録した単語は、新しいツールへ自動では引き継がれないため、一覧として書き出しておきましょう。
書き出しの機能がない場合は、登録画面から手作業で一覧を作ります。新しいツールが単語の一括登録に対応しているかを選定の段階で確認しておけば、作業量を見積もれるでしょう。乗り換えを機に、使わなくなった単語を整理し、部署ごとに必要な単語を追加すると、認識の精度を高めるきっかけにもなります。
話者の登録とテンプレートを整える
発言者を自動で聞き分ける機能では、事前に参加者の声や名前を登録して精度を高める仕組みのツールがあります。乗り換え後は、定例会議の参加者から順に登録をし直しましょう。声の登録には本人の協力が必要なため、目的と使い方を説明してから依頼します。
また、議事録のテンプレートや要約の指示文も、今のツールで使っているものを控えておきます。新しいツールで同じ形式を再現できるかを試し、できない部分は運用で補う方法を決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で議事録作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
Web会議ツールやカレンダーとの連携を切り替える
議事録作成ツールは、Web会議ツールやカレンダー、チャットと連携して使われることがあります。乗り換えでは、こうした連携を新しいツールでつなぎ直し、古い連携を確実に外す作業が必要です。
録音の取り込み方の違い
Web会議の音声を議事録作成ツールに取り込む方法は、製品によって異なります。会議に記録用の参加者として自動で入る方式、Web会議ツールの録画データを後から取り込む方式、パソコンやスマホのアプリで録音する方式などがあります。
取り込み方が変わると、会議の主催者や参加者の操作も変わります。社内で使っているWeb会議ツールに対応しているかを確認し、操作の変更点を利用者向けの手順書にまとめましょう。社外の参加者がいる会議では、録音や文字起こしを行うことを事前に伝える運用もあわせて見直しておきます。
旧ツールの連携と権限の解除
乗り換え後も旧ツールとカレンダーやWeb会議ツールの連携が残っていると、旧ツールが会議に参加し続けたり、データが送られ続けたりするおそれがあります。解約の前に、連携の設定と付与したアクセス権限を外しておきましょう。
連携は、管理者が全社で設定したものと、利用者が個人で設定したものが混在している場合があります。管理画面で確認できる範囲と、利用者に解除を依頼する範囲を分けて案内しましょう。チャットへの議事録の自動投稿など、ほかの連携が止まっていないかも確認します。
新旧の議事録作成ツールで同じ会議を並行記録する
議事録作成ツールの使い勝手は、自社の会議で実際に使ってみないとわからない部分があります。乗り換えを確定する前に、同じ会議を新旧のツールで記録して比べると、判断の根拠を示しやすくなります。
並行記録で比べる項目
試用期間中に、定例会議や商談など、性質の違う会議を新旧のツールで同時に記録してみましょう。同じ音声で比べるため、ツールによる違いがわかりやすくなります。試用の範囲で社外秘の会議を記録してよいかは、提供会社の規約と社内のルールを確認してから決めます。
比べる項目は、専門用語の認識、発言者の聞き分け、要約の的確さ、議事録が完成するまでの時間、修正にかかった手間などです。評価は1人で行わず、会議の参加者や議事録を読む側の意見も集めましょう。結果を表にまとめておくと、社内で乗り換えの理由を説明する際に役立ちます。
切り替え日と利用者への案内
比べた結果、乗り換えると決めたら、切り替え日を決めて利用者に案内します。旧ツールの契約が終わる日から逆算し、データの書き出しや単語登録の作業が終わる日程で計画しましょう。
案内では、新しいツールでの録音の始め方、議事録の保存場所、困ったときの問い合わせ先を伝えます。切り替え直後は操作の質問が集中する場合があるため、よくある質問をまとめておくと対応の負担を抑えられます。旧ツールのデータの保管場所も、あわせて周知しておきましょう。
乗り換え先候補の議事録作成ツール一覧
単語登録や議事録の形式、過去の録音ファイルの取り込み、書き出しへの対応など、乗り換えで確認したい点から製品を並べました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| YOMEL by PKSHA | 単語登録と自動話者識別に対応。Web会議ツールを問わず使え、対面はスマホで記録 |
| SecureMemoCloud | AI単語登録で専門用語を変換。用途にあわせて議事録のパターンを選べる |
| AutoMemo | 専用レコーダーやWeb会議の直接録音に対応。既存の録音・録画ファイルも取り込める |
| LINE WORKS AiNote | TeamsやZoomと直接つないで録音。プランごとにデータ保管期間が決まっている |
| Smart Report Cloud | 録画データや音声から議事録を作成し、Word・Excel形式で出力できる |
| AI議事録取れる君 | Teams・Zoomと連携して文字起こしと要約を行い、参加者の声を識別 |
| tl;dv | 主要なWeb会議ツールに対応し、AI要約や文字起こしのカスタマイズが可能 |
| ログミーツ | 専用端末とWindowsアプリで、オンライン・オフラインどちらの会話も記録 |
| AmiVoice®ScribeAssist | オフラインで利用でき、生成AI連携の自動要約を3つの方式から選べる |
設定とデータを引き継ぎやすい議事録作成ツール
今のツールで育ててきた単語登録や議事録の形式、蓄積した録音データを新しい環境へ移しやすいかに着目して選びました。並行記録で試す候補探しに役立ててください。
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、社内用語の登録を移し替えて新旧ツールを試し比べたい企業に向く議事録作成ツールです。サービス名や社内用語を辞書登録でき、すべての発言者を自動で識別します。Zoom、Meet、Teams、WebEXなど会議システムを問わず使え、対面会議はスマホアプリで記録可能です。通常プランと同じ内容を使えるフリートライアルが用意されています。
SecureMemoCloud
- 高精度音声AIが正確な文字起こし・校正をするため手直しが少ない
- 話者を音声AIが高精度で認識！誰がどの話をしたか簡単に確認可能
- 議事録は利用用途と合わせて複数のパターンが選択できる
Nishika株式会社が提供する「SecureMemoCloud」は、専門用語の多い会議の議事録を、精度を落とさずに新しい環境へ移したい場合に検討しやすいAI議事録ツールです。特許技術のAI単語登録で専門用語や社内用語を変換し、話者は声紋登録なしで最大20名まで認識します。議事録は利用用途にあわせて複数のパターンから選べ、対面会議やZoom・Teams・Meetなどの録音に対応しています。監査ログをCSVで出力するセキュリティオプションもあります。
AutoMemo
- OpenAI Whisper採用で多人数会議も聞き分ける文字起こし
- GPT4o mini採用エンジンが要点を要約しToDoも抽出
- Dropboxなどと連携し音声テキストを自動で共有可能
ソースネクスト株式会社が提供する「AutoMemo」は、過去に録った音声や録画をまとめてテキスト化し直したい場合にも使える議事録作成サービスです。既存の録音・録画ファイルのアップロードに対応し、mp3やwav、mp4、movなどの形式を取り込めます。PCのブラウザ、スマホアプリ、専用ボイスレコーダーで録音でき、ZoomやTeamsなどのWeb会議も直接録音可能です。音声・テキストデータのダウンロードにも対応します。
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、Web会議中心で議事録を作っている企業が乗り換え先として比べやすいAI議事録ツールです。Microsoft TeamsやZoomなどと直接つないで録音・文字起こしができ、会議の参加メンバーも自動で認識します。Web会議の録音は有料プランで利用できます。音声ファイルのアップロードや、議事録・音声のダウンロードにも対応しています。データ保管期間はプランにより1年間から5年間まで異なります。
Smart Report Cloud
- 1時間の打ち合わせをわずか5分で議事録が完成
- 海外言語対応。 複数言語の会議も正確に記録
- 質疑応答形式での出力にも対応
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「Smart Report Cloud」は、議事録をWordやExcelのファイルで残したい企業向けのクラウド型AIサービスです。Web会議の録画データや録音音声を投入すると、AIが文字起こしと構造化・要点抽出を行い、Word形式とExcel形式で議事録を出力します。スマホからの録音データのアップロードや音声入力にも対応し、議事録だけでなく現場の報告書もAIで作成できます。
AI議事録取れる君 （株式会社ALM）
- AIの自動文字起こし＆要約で、議事録作成の圧倒的効率化を実現
- Teams・Zoomと連携！参加者全員の声を識別し議事録作成
- 多言語対応！自動翻訳機能で発言と翻訳を一緒に表示可能
tl;dv （tldx Solutions GmbH）
- 主要なWeb会議ツールに対応。
- 会議後のAI要約や文字起こしのカスタマイズに対応。
- CRMや各種ツールとの連携が可能。
ログミーツ （株式会社時空テクノロジーズ）
- 専用端末とWindowsアプリで高品質な音声収録
- シンプルで直感的な操作設計。DX推進を加速。
- ISMSクラウドセキュリティ認証取得で情報資産を保護
AmiVoice®ScribeAssist （株式会社アドバンスト・メディア）
- オフライン利用可能で情報漏洩リスクを最小化。
- 生成AI連携の自動要約機能を搭載し3つの方式から選択可能
- リアルタイム・ファイル認識に対応し、幅広いシーンで利用可能。
まとめ
議事録作成ツールの乗り換えでは、今の不満が録音環境や設定によるものかを先に切り分けましょう。乗り換えると決めたら、過去の議事録と録音データの書き出し、単語登録や話者情報の作り直し、Web会議ツールとの連携の切り替えを計画します。同じ会議を新旧のツールで記録して比べると、乗り換えの判断がしやすくなります。議事録作成ツールの資料請求で、引き継ぎに必要な機能を比べてみてください。
