ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■処理を行う場所別
- 自社サーバー（オンプレミス版）で処理：SecureMemoCloud
- パッケージソフトをオフラインで利用：AmiVoice®ScribeAssist
- 提供事業者のサーバーで処理：AutoMemo、YOMEL by PKSHA、Smart Report Cloud、SecureMemoCloud
- ■処理方式別
- 会議中のリアルタイム文字起こし：YOMEL by PKSHA、AmiVoice®ScribeAssist、AI議事録取れる君
- 録音ファイルの一括処理：SecureMemoCloud、Smart Report Cloud、AutoMemo、AmiVoice®ScribeAssist
議事録作成ツールのサーバーが担う処理
議事録作成ツールのサーバーは、録音した音声を受け取ってから議事録として共有するまでの処理を担います。どの処理を自社のサーバーで行うかによって、必要な性能や容量が変わるため、まずは処理の中身を整理しましょう。
音声を文字にする音声認識
サーバーの負荷が大きくなりやすいのが、音声を文字に変換する音声認識の処理です。AIのモデルを使って音声を解析するため、録音時間が長いほど、また同時に処理する会議が多いほど、計算に必要な資源が増えます。
音声認識の処理をCPUだけで行うか、並列計算が得意なGPUを使うかは製品の仕様によって異なります。処理時間の目安は、録音の音質や話者の数、選ぶ認識モデルにも左右されるため、提供事業者の推奨要件を確認しましょう。
話者の区別や要約などの後処理
文字起こしの後には、発言者を区別する処理や、句読点の付与、要約の作成、決定事項の抽出といった後処理が続きます。製品によっては、要約に生成AIを使う場合もあります。
要約の処理を自社のサーバーで行うのか、外部のAIサービスに送るのかは、データの扱いに関わる重要な確認点です。音声を社外に出さない構成にしたつもりでも、要約の段階で文字データが外部へ送られる構成になっていないかを確かめておきましょう。
録音と議事録の保存・共有
録音データ、文字起こしの結果、編集後の議事録を保存し、社内の利用者へ共有するのもサーバーの役割です。検索や閲覧の権限管理、編集の履歴もここで管理します。
音声データは文字データに比べて容量が大きいため、保存期間を決めずに残し続けると、ディスクの容量を圧迫します。録音は一定期間で削除し、議事録の文字データだけを長く残すといったルールを決めておくと、容量の見通しを立てやすくなります。
議事録作成ツールのサーバー構成のパターン
議事録作成ツールのサーバー構成は、利用規模やデータの扱い方によっていくつかのパターンに分かれます。代表的な3つの構成について、特徴と向いている場面を紹介します。
1台のサーバーにまとめる構成
音声認識と保存、共有の機能を1台のサーバーにまとめる構成は、機器の調達や設定の手間が少なく、利用部署が限られる場合に検討しやすい形です。管理する対象が少ないため、運用の負担も抑えられます。
一方で、そのサーバーが止まると文字起こしも議事録の閲覧もできなくなります。利用者が増えて処理が重なると、文字起こしの完了までに時間がかかる場合もあるため、将来の増設方法も確認しておきましょう。
処理用と保存用を分ける構成
負荷の大きい音声認識の処理用サーバーと、議事録の保存や閲覧を担うサーバーを分ける構成もあります。処理が混み合っても議事録の閲覧には影響しにくく、処理用だけを増設して性能を上げられる点が利点です。
ただし、機器の台数が増える分、構築や保守の費用と手間は増えます。全社で利用する場合や、同時に多くの会議を文字起こしする場合に、1台構成と比べて検討するとよいでしょう。サーバー間の通信や、どちらか一方が止まったときの動作も、設計時に確認しておきます。
PC単体で完結させる構成
サーバーを置かず、利用者のPCの中で文字起こしまで完結させるスタンドアロン型の製品もあります。ネットワークに接続しない環境でも使えるため、機密性の高い会議を少人数で記録する用途で検討されます。
処理の速さはPCの性能に左右され、議事録の共有や権限管理はPCごとの運用になりがちです。利用者が多い場合は、サーバー型と組み合わせるか、共有のルールを別に定める必要があります。
処理量から見積もるサーバー要件
サーバーの性能や容量を決めるには、どれだけの会議をどう処理するかを数値で把握することが出発点です。見積もりに必要な3つの要素を順に確認していきましょう。
月あたりの録音時間と同時処理数
まずは、議事録作成ツールで扱う会議の数と1回あたりの時間から、月あたりの録音時間を見積もります。あわせて、朝の定例会議のように時間帯が重なる会議がどれだけあるかを把握しましょう。
同時に文字起こしする会議の数が、処理用サーバーに求める性能の目安です。提供事業者に録音時間と同時処理数を伝えると、推奨構成を提案してもらえる場合があります。利用部署の拡大予定も伝えておくと、増設の見通しが立てやすくなります。
GPUを使うかどうか
音声認識の処理にGPUを使う製品では、GPUを搭載したサーバーを用意することで、CPUだけの場合より処理時間を短縮できる場合があります。会議後すぐに議事録を共有したい場合には、検討したい要素です。
一方、GPUを搭載したサーバーは機器の費用が高くなる傾向があり、対応するGPUの種類や、ドライバの更新といった保守作業も必要です。製品がGPUに対応しているか、CPUだけで処理した場合にどれくらい時間がかかるかを比べて判断しましょう。
保存容量と保存期間
保存容量は、録音データの形式と保存期間から見積もります。録音を圧縮した形式で保存できるか、議事録の確定後に録音を自動で削除できるかによって、必要な容量は大きく変わります。
社内規程で議事録や録音の保存期間が定められている場合は、その期間を満たす容量を確保しましょう。バックアップ用の容量も別に必要です。数年分の増加を見込み、ディスクを増設できる構成にしておくと安心です。
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リアルタイム処理と一括処理で変わる要件
議事録作成ツールには、会議中に発言を文字で表示するリアルタイム処理と、録音ファイルを会議後にまとめて処理する一括処理があります。どちらを使うかで、サーバーに求める性能の考え方が変わります。
会議中に文字を表示する場合
リアルタイム処理では、話した内容をすぐに文字にする必要があるため、会議の数だけ処理を並行して動かします。同時に開かれる会議が多いほどサーバーの負荷は高まるため、ピーク時を想定した性能が求められます。
処理が追いつかないと、文字の表示が遅れたり途切れたりする場合があります。マイクから社内サーバーまでの通信が安定していることも条件です。会議室や拠点ごとの通信環境も含めて、事前に確認しておきましょう。
会議後にまとめて処理する場合
一括処理では、録音ファイルを順番に処理するため、処理の待ち時間を許容できれば、リアルタイム処理より性能の要件を抑えられる場合があります。夜間にまとめて処理するといった運用も可能です。
ただし、会議が集中する日は処理の待ちが長くなり、議事録の共有が翌日以降にずれ込むこともあります。いつまでに議事録を共有したいかを利用部門と決め、その期限までに処理を終えられる性能を見積もることが大切です。
議事録作成ツールのサーバーを安定して動かす準備
要件を満たすサーバーを用意しても、通信や障害への備えが不十分だと、文字起こしが止まる恐れがあります。導入前に整えておきたい準備を3つ紹介します。
録音の取り込み経路の確認
会議室のマイクやPC、Web会議の録音を、どの経路でサーバーへ取り込むかを決めておきましょう。Web会議の録音を取り込む場合は、Web会議サービスとの連携方法や、録音ファイルの受け渡し手順を確認する必要があります。
拠点が複数ある場合は、拠点間の通信帯域も確認しておきます。録音ファイルの容量が大きいと、アップロードに時間がかかり、処理の開始が遅れる場合があります。取り込みに失敗したファイルを確認し、再度取り込める仕組みがあるかも見ておきましょう。
冗長化とバックアップの用意
サーバーの故障に備えて、録音データと議事録のバックアップを定期的に取り、復元の手順を試しておきましょう。重要な会議を扱う場合は、予備の機器を用意して切り替えられる構成も検討します。
障害の原因はディスクやネットワーク、ソフトウェアの更新など複数考えられます。監視の仕組みで異常を早めに通知できるようにしておくと、会議直前に止まっていたという事態を避けやすくなります。
検証環境での性能の確認
本番の構成を決める前に、試用版や検証環境で、実際の会議の録音を使って処理時間と認識の精度を確かめましょう。社内でよく使う専門用語や、会議室の音響条件で結果が変わるためです。
同時に複数の録音を処理したときの処理時間も確認しておくと、ピーク時の見積もりの精度が上がります。検証に使う録音は、参加者の同意を得たうえで、社内規程に沿って扱いましょう。
処理の場所と方式で比べる議事録ツール
文字起こしを自社サーバーで行うか、PCや提供事業者のサーバーで行うか、またリアルタイムか録音ファイルの一括処理かを、製品ごとに一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SecureMemoCloud | クラウド型でファイルのアップロードに対応。オンプレミス版も選択可能 |
| YOMEL by PKSHA | 開始ボタンでリアルタイムに書き起こし。音声のインポートにも対応 |
| Smart Report Cloud | 録音データのアップロードで議事録を作成。提供元のDC内で稼働 |
| AutoMemo | PC・スマホ・専用端末で録音し、クラウドで文字起こし・要約 |
| AmiVoice®ScribeAssist | リアルタイム認識とファイル認識に対応。オフライン利用が可能 |
| AI議事録取れる君 | ZoomやTeamsの会議をほぼリアルタイムで文字起こしし、自動要約 |
サーバー要件を考える前に見たい製品紹介
自社でサーバーを用意する製品と、提供事業者側で処理する製品とでは、見積もるべき要件が変わります。処理を行う場所の違いがわかる製品を紹介します。
SecureMemoCloud
- 高精度音声AIが正確な文字起こし・校正をするため手直しが少ない
- 話者を音声AIが高精度で認識！誰がどの話をしたか簡単に確認可能
- 議事録は利用用途と合わせて複数のパターンが選択できる
Nishika株式会社が提供する「SecureMemoCloud」は、クラウドで文字起こしを行うAI議事録ツールです。クラウドが使えない場合は、オンプレミスの「SecureMemo」も選べます。録音ファイルのアップロードや、Zoom会議の終了後に音声を自動アップロードする機能で処理でき、最大20名の話者認識や単語登録にも対応しています。処理するサーバーの置き場所を、自社のセキュリティ基準にあわせて検討したい企業に向く製品です。
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、会議の開始時にスタートボタンを押すだけで、リアルタイムの書き起こしが始まるクラウド型の議事録ツールです。音声ファイルのインポートにも対応し、自動話者識別やトピックス・決定事項の抽出を行います。プライベートクラウド（AWS）への設置をオプションで用意しており、処理環境を分けたい場合の選択肢です。
Smart Report Cloud
- 1時間の打ち合わせをわずか5分で議事録が完成
- 海外言語対応。 複数言語の会議も正確に記録
- 質疑応答形式での出力にも対応
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「Smart Report Cloud」は、録音・録画データから議事録を自動作成するクラウド型のサービスです。東計電算のデータセンターで運営され、AIモデルも同じセンター内で稼働します。Word形式とExcel形式で出力でき、長時間の会議は不要な箇所を除いて要約します。処理の場所を提供元のデータセンターに限定したい企業が確認しやすい製品です。
AutoMemo
- OpenAI Whisper採用で多人数会議も聞き分ける文字起こし
- GPT4o mini採用エンジンが要点を要約しToDoも抽出
- Dropboxなどと連携し音声テキストを自動で共有可能
ソースネクスト株式会社が提供する「AutoMemo」は、PCのブラウザ、スマートフォンアプリ、専用ボイスレコーダーで録音した音声を、クラウド上で文字起こし・要約するサービスです。既存の録音ファイルのアップロードにも対応し、Dropbox、Google Drive、OneDriveへの自動アップロードもできます。通信はSSL/TLSで暗号化され、音声データはAIの学習に利用されません。自社でサーバーを持たずに処理を任せたい企業が検討しやすい製品です。
AmiVoice®ScribeAssist （株式会社アドバンスト・メディア）
- オフライン利用可能で情報漏洩リスクを最小化。
- 生成AI連携の自動要約機能を搭載し3つの方式から選択可能
- リアルタイム・ファイル認識に対応し、幅広いシーンで利用可能。
AI議事録取れる君 （株式会社ALM）
- AIの自動文字起こし＆要約で、議事録作成の圧倒的効率化を実現
- Teams・Zoomと連携！参加者全員の声を識別し議事録作成
- 多言語対応！自動翻訳機能で発言と翻訳を一緒に表示可能
まとめ
議事録作成ツールのサーバー要件は、月あたりの録音時間と同時処理数、リアルタイム処理か一括処理かによって変わります。音声認識や後処理、保存のどこを自社のサーバーで担うかを整理し、構成のパターンと保存容量を見積もりましょう。推奨構成は製品ごとに異なるため、議事録作成ツールの資料請求をして要件を比較し、検証環境で試してから導入を判断してください。
