クラウド型マイナンバー管理システムとは？機能や比較ポイントを解説

クラウド型のマイナンバー管理システムとは

クラウド型のマイナンバー管理システムは、従業員や扶養家族のマイナンバーをオンラインで収集し、保管、利用履歴の記録、削除・廃棄までを一元管理する仕組みです。紙や表計算ソフトで管理する場合に比べて、閲覧権限や操作履歴を管理しやすく、安全管理措置に沿った運用を整えやすい点が特徴です。

クラウド利用でも安全管理措置の確認が必要

マイナンバーを含む特定個人情報の取り扱いでは、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置が求められます。クラウド型を選ぶ場合も、通信の暗号化、アクセス制御、ログ管理、委託先管理、データ削除の方法を確認しましょう。

クラウド型のマイナンバー管理システムでできること

クラウド型のマイナンバー管理システムでは、従業員への収集依頼、本人確認書類の管理、アクセス権限の設定、利用履歴の記録、保管期限後の削除・廃棄などを行えます。給与計算や労務手続きと連携できる製品もあるため、自社の管理対象や既存業務にあわせて必要な機能を確認しましょう。

クラウド型のマイナンバー管理システムのメリット

クラウド型のマイナンバー管理システムを活用すると、紙や表計算ソフトでの管理に比べて、閲覧権限の制御や収集状況の確認、利用・廃棄履歴の記録を行いやすくなります。人事労務担当者が複数いる場合でも、誰がどの情報を扱ったかを把握しやすく、マイナンバー管理の属人化や確認漏れを防ぎやすくなります。

紙や表計算ソフトより閲覧権限を分けやすい

マイナンバーは必要な担当者だけが扱える状態にする必要があります。クラウド型システムでは、閲覧、編集、出力、削除の権限を分けられる製品があります。人事労務担当者が複数いる企業でも、過剰な共有を防ぎやすくなります。

収集依頼と提出状況を追いやすい

従業員や扶養家族からマイナンバーを集める作業は、未提出者の確認に手間がかかります。クラウド型なら、依頼メール、提出状況、差し戻し、本人確認の進捗を管理しやすくなります。入社や扶養追加のタイミングにも対応しやすいでしょう。

廃棄や利用履歴を証跡として残しやすい

マイナンバーは必要がなくなったら適切に削除・廃棄する必要があります。システムで利用履歴や削除履歴を残せれば、内部確認や監査時に説明しやすくなります。退職者データの扱いや保管期限を管理できるかも確認しましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「マイナンバー管理システム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。

マイナンバー管理システム クラウドを選ぶ際の比較ポイント

クラウド型のマイナンバー管理システムを比較する際は、安全管理措置に関わる機能、給与計算・労務手続きとの連携、従業員側の提出しやすさを確認することが大切です。通信暗号化や操作ログ、権限管理などのセキュリティ面に加えて、既存システムとの連携方式やサポート範囲、費用体系もあわせて比較しましょう。

安全管理措置に関わる機能を確認する

通信暗号化、多要素認証、IP制限、操作ログ、権限管理、データバックアップなどを確認しましょう。個人情報保護委員会の事業者向けガイドラインでは、安全管理措置の考え方が示されています。自社規程と照らして不足がないかを見ます。

給与計算・労務手続きとの連携を見る

マイナンバーは、年末調整、源泉徴収票、社会保険手続きなどで利用されます。給与計算システム、人事労務システム、電子申請サービスと連携できると、転記ミスや二重入力を減らせます。既存システムとの連携方式を確認しましょう。

収集方法と従業員側の使いやすさを確認する

従業員がスマートフォンから提出できるか、本人確認書類をアップロードできるか、扶養家族分を登録しやすいかを見ます。提出画面がわかりにくいと、人事部門への問い合わせが増えます。多拠点や非正規雇用が多い企業では特に重要です。

自社にあうクラウド型マイナンバー管理システムを見極めるポイント

自社にあうクラウド型マイナンバー管理システムを見極めるには、従業員数、入退社の頻度、マイナンバーの収集方法、既存の社内規程を整理することが重要です。少人数での管理か、多拠点・多数従業員の管理かによって必要な機能は異なります。委託先管理やデータ保管場所も確認し、自社の運用ルールに合う製品を選びましょう。

従業員数と収集頻度に合う運用を選ぶ

従業員数が多い企業や入退社が多い企業では、収集依頼や未提出者管理の効率が重要です。一方、少人数企業では、費用や設定負担が過剰にならないかを確認しましょう。利用人数、保管件数、追加料金の条件も見ておく必要があります。

委託先管理と社内規程を合わせる

クラウド型を利用する場合、サービス提供会社に特定個人情報の取り扱いを委託する形になる場合があります。契約内容、再委託、データ保管場所、事故時の対応を確認し、社内の委託先管理ルールと整合させましょう。

■まず確認する対象者

従業員、扶養家族、退職者など、マイナンバーを収集・保管する対象を整理します。

■クラウド利用時の確認

アクセス権限、操作ログ、データ保管場所、削除・廃棄方法、委託先管理の内容を確認します。

■比較時の見方

機能名だけでなく、収集依頼から本人確認、利用履歴、廃棄までを自社の運用に落とし込めるかを見ます。

「自社に合う製品・サービスを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
ITトレンドで過去資料を請求した方の、リアルなお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適な製品・サービスをご案内します。
無料で今すぐ利用できますので、下のリンクから診断を開始してください。

クラウド型マイナンバー管理システムを比較

ここでは、クラウド型マイナンバー管理システムの比較に役立つ製品例を紹介します。掲載製品の機能やクラウド対応範囲は変更される場合があるため、最新の対応状況や料金、サポート範囲は必ず各社資料で確認してください。

この記事をご覧の方には、以下の記事もおすすめです。あわせて参考にしてください。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「マイナンバー管理システム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。

クラウド型のマイナンバー管理システムに関するFAQ

クラウド型のマイナンバー管理システムを検討するときは、機能だけでなく、運用体制、セキュリティ、既存業務との違いを確認しておくことが重要です。よくある疑問を整理し、比較時の抜け漏れを防ぎましょう。

Q1：クラウドでマイナンバーを管理しても問題ありませんか？

クラウド利用自体が直ちに問題になるわけではありませんが、安全管理措置、委託先管理、アクセス制御、ログ管理などの確認が必要です。自社の個人情報管理規程と照らして判断しましょう。

Q2：従業員からスマートフォンで提出してもらえますか？

対応する製品があります。スマートフォンで番号確認書類や本人確認書類を提出できると、収集業務を効率化しやすくなります。ただし、提出画面のわかりやすさや本人確認フローを確認してください。

Q3：退職者のマイナンバーはどう管理しますか？

退職後も法定調書などで必要な期間は保管し、不要になったら削除・廃棄する運用が必要です。保管期限の管理、削除予約、廃棄履歴の記録に対応するかを確認しましょう。

Q4：給与計算システムと連携できますか？

製品によって連携範囲は異なります。API連携、CSV出力、同一シリーズ内連携などの方式を確認してください。連携時にマイナンバーがどの範囲で閲覧されるかも重要です。

Q5：導入前に準備すべきことは何ですか？

既存の保管方法、担当者権限、収集対象者、利用目的、削除ルールを整理しましょう。紙や表計算ソフトから移行する場合は、データの正確性と本人確認書類の扱いも確認が必要です。

まとめ

クラウド型マイナンバー管理システムは、収集、保管、利用履歴、削除・廃棄を一元管理する仕組みです。安全管理措置、労務システム連携、従業員側の提出しやすさ、委託先管理を確認し、自社の運用に合う製品を比較しましょう。