会社が従業員のマイナンバーを収集する理由は？取得の手順も説明！

会社が従業員のマイナンバーを収集する理由は？

まずは、会社が従業員のマイナンバーを収集する理由について見ていきましょう。

税金手続を行うため

税金の手続きで提出する書類にはマイナンバーを記載しなければいけません。一般的には年末調整の手続きで使用するため、その時期までに従業員からマイナンバーを収集してください。

社会保障手続きを行うため

主に年金・健康保険・労働保険の手続きでマイナンバーを利用します。

年金関連の手続き

資格の取得・喪失などの手続き書類にマイナンバーを記載して提出する必要があります。

健康保険関連の手続き

従業員本人だけでなく被扶養者の資格を取得する手続き書類にマイナンバーの個人番号を書いて提出する必要があります。

労働保険関連の手続き

資格の取得・喪失などの手続き書類にマイナンバーを記載して提出する必要があります。

会社が従業員のマイナンバーを収集する手順は？

つづいて、会社が従業員のマイナンバーを収集するときの手順を見ていきましょう。

１：利用目的を明示

マイナンバーを収集する際には、従業員にマイナンバーの利用目的を伝える必要があります。利用目的の明示は法律で定められている項目なので必ず守りましょう。

また、複数の利用目的がある場合はそれぞれ伝える必要があります。そのため、利用目的を超えてマイナンバーを利用することは認められません。新しく利用目的が追加になる場合は、その都度従業員に利用目的を明示して取得する必要があります。

しかし、既に通知し取得した利用目的と関連性がある内容であれば、目的を通知すれば利用は可能です。例えば、雇用契約の手続きに関する理由で取得した場合、目的を通知すれば健康保険の手続きにも利用できます。

２：番号と身元の確認

マイナンバーは重要な個人情報のため、正確に収集・管理しなければなりません。

番号確認とは、取得した番号が正しいかどうかを確認すること。そして、身元確認は正しい持ち主を確認することです。そのため、マイナンバーを収集するときはメモなどに記載した番号では認められません。住民票や通知カードなどで正しい番号を収集する必要があります。

通知カードを提出する場合は、身元確認のために運転免許証などの本人確認書類を別途用意します。一方、顔写真付きの個人番号カードであれば、個人番号と身元確認を同時に行えるため、個人カードのみの提出で問題ありません。

従業員の家族のマイナンバー取り扱いは？

最後に、従業員の家族のマイナンバーを適切に取扱う方法を見ていきましょう。

従業員の扶養家族のマイナンバーを取得

税金や社会保険の手続きには、従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも必要です。そのため、会社は被扶養者がいる従業員から家族の分のマイナンバーも取得してください。この場合も、従業員に対してマイナンバーを取得する理由を通知しなければなりません。

扶養家族の本人確認は従業員が行う

年末調整の手続きにおける扶養家族のマイナンバーを収集する際は、会社側は家族の本人確認を行う必要はありません。

この場合は、従業員が扶養家族の本人確認を行います。家族の分のマイナンバーを取得する従業員は間違いがないように厳重に収集、確認を行わなければなりません。

社会保険・国民年金のマイナンバーの手続きの場合は、扶養家族のマイナンバーと本人確認書類の回収が必要です。

扶養家族以外のマイナンバーは不要

従業員の家族のマイナンバーを収集する際は、扶養家族以外の家族のマイナンバーを取得してはいけません。例えば、家族の中には自立して扶養から外れている家族もいるでしょう。

このような家族のマイナンバーは必要ないため、収集し管理することは認められていません。したがって、家族がいる従業員にマイナンバーの収集を依頼する場合は、その旨を通知する必要があります。

従業員と家族のマイナンバー取得後は適切な管理を！

会社は税金や社会保険の手続きを行うために、従業員のマイナンバーを収集する必要があります。

マイナンバーを収集する際は、利用目的を通知し、番号確認と身元確認を行わなければなりません。また、税金や社会保険の手続きの際は、従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも提出します。年末調整の場合、会社側は家族のマイナンバーの本人確認は必要ありません。

従業員と家族のマイナンバーを適切に管理しましょう。