なぜ会社が従業員のマイナンバーを収集するのか
マイナンバーは基本的に「社会保障」「税」「災害対策」の３分野にのみ活用が認められていますが、民間の会社が従業員のマイナンバーを収集する理由とは何でしょうか？詳しく解説します。
税金手続を行うため
税金の手続きで税務署に提出する源泉徴収票の作成には、マイナンバーを記載しなければいけません。一般的には年末調整の手続きで使用するため、その時期までに従業員からマイナンバーを収集してください。
社会保障手続きを行うため
主に年金・健康保険・労働保険の手続きで、年金事務所や健康保険組合などの各種行政機関へ提出する際にマイナンバーを利用します。
- 年金関連の手続き
- 資格の取得・喪失などの手続き書類にマイナンバーを記載して提出。
- 健康保険関連の手続き
- 従業員本人と被扶養者の資格を取得する手続き書類にマイナンバーの個人番号が必要。
- 労働保険関連の手続き
- 資格の取得・喪失などの手続き書類にマイナンバーを記載して提出。
会社が従業員のマイナンバーを収集する手順は？
つづいて、会社が従業員のマイナンバーを収集するときの手順を見ていきましょう。
- １．利用目的を明示
- ２．番号と身元の確認
- ３．適切に保管する
- ４．退職した場合は廃棄
１．利用目的を明示
マイナンバーを収集する際には、従業員にマイナンバーの利用目的を伝える必要があります。利用目的の明示は法律で定められている項目なので必ず守りましょう。
また、複数の利用目的がある場合はそれぞれ伝える必要があります。そのため、利用目的を超えてマイナンバーを利用することは認められません。新しく利用目的が追加になる場合は、その都度従業員に利用目的を明示して取得する必要があります。
しかし、すでに通知し取得した利用目的と関連性がある内容であれば、目的を通知すれば利用は可能です。例えば、雇用契約の手続きに関する理由で取得した場合、目的を通知すれば健康保険の手続きにも利用できます。
２．個人番号と身元の確認
マイナンバーは重要な個人情報のため、正確に収集・管理しなければなりません。
個人番号確認とは、取得した番号が正しいかどうかを確認すること。そして、身元確認は正しい持ち主を確認することです。そのため、マイナンバーを収集するときはメモなどに記載した番号では認められません。住民票や通知カードなどで正しい番号を収集する必要があります。
通知カードを提出する場合は、身元確認のために運転免許証などの本人確認書類を別途用意します。一方、顔写真付きの個人番号カードであれば、個人番号と身元確認を同時に行えるため、個人カードのみの提出で問題ありません。
個人番号カードを保持している場合とそうでない場合の本人確認について、以下のとおりまとめました。本人確認書類については以下の（１）～（３）のパターンがあります。
- 個人番号カードを保持している場合
- （１）個人番号カードのみ
- 個人番号カードを保持していない場合
- （２）番号通知カード＋身分証明書（運転免許書・パスポートなど）
（３）マイナンバーの記載された住民票の写しなど（番号確認）と身分証明書（運転免許書・パスポートなど）
参考：民間事業者における取扱いに関する質問 : マイナンバー（社会保障・税番号制度）｜内閣府
３．適切に保管する
会社は、１で明示した目的のために事務手続きで必要とされる限り、マイナンバーまたはマイナンバーが記載された書類を、保管し続けることが可能です。具体的には、従業員が継続して在籍している場合や、一定の保存期間が設けられた書類を保管する場合などに適用されます。
さらに個人情報保護委員会による「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」では、マイナンバーを保管するための基本方針や取扱規程等の策定、組織的・物理的安全管理措置など、複数の項目においての安全管理措置について明記しています。
４．退職した場合は廃棄
従業員が退職した場合のマイナンバー管理については、基本的に事務手続きに不要になれば廃棄されます。また一定の保存期間を要する書類に関しては、その保存義務期間が終了した時点で廃棄されます。
従業員の家族のマイナンバー取り扱いは？
最後に、従業員の家族のマイナンバーを適切に取扱う方法を見ていきましょう。
従業員の扶養家族のマイナンバーを取得
税金や社会保険の手続きには、従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも必要です。そのため、会社は被扶養者がいる従業員から家族の分のマイナンバーも取得してください。この場合も、従業員に対してマイナンバーを取得する理由を通知しなければなりません。
扶養家族の本人確認は従業員が行う
年末調整の手続きにおいて扶養家族のマイナンバーを収集する際は、会社側は家族の本人確認を行う必要はありません。この場合は、従業員が扶養家族の本人確認を行います。家族の分のマイナンバーを取得する従業員は間違いがないように厳重に収集、確認を行わなければなりません。
また社会保険・国民年金のマイナンバーの手続きの場合は、扶養家族のマイナンバーと本人確認書類の回収が必要です。
扶養家族以外のマイナンバーは不要
従業員の家族のマイナンバーを収集する際は、扶養家族以外の家族のマイナンバーを取得してはいけません。例えば、家族の中には自立して扶養から外れている家族もいるでしょう。
このような家族のマイナンバーは必要ないため、収集し管理することは認められていません。したがって、家族がいる従業員にマイナンバーの収集を依頼する場合は、その旨を通知する必要があります。
マイナンバーの提出は会社に拒否できるか
従業員は、原則としてマイナンバーの提出を会社から求められます。しかし提出を拒否したからといって、罰則が科せられることはありません。しかし国税庁は、マイナンバーの記載は、法律（国税通則法、所得税法など）で定められた義務であることを従業員に説明し、提出を促すよう求めています。
従業員と家族のマイナンバー取得後は適切な管理を！
会社は税金や社会保険の手続きを行うために、従業員のマイナンバーを収集する必要があります。
マイナンバーを収集する際は、利用目的を通知し、番号確認と身元確認を行わなければなりません。また、税金や社会保険の手続きの際は、従業員本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも提出します。年末調整の場合、会社側は家族のマイナンバーの本人確認は必要ありません。
マイナンバーの安全管理措置について今一度確認し、従業員と家族のマイナンバーを適切に管理しましょう。
