中小企業必見！ マイナンバー管理の対応とシステム導入のメリット

中小企業に求められるマイナンバー管理とは？

政府のマイナンバー制度に対する取り組みには、極めて強い意気込みが感じられます。現状は税、社会保障、災害対策に限られていますが、この用途を拡大していく方針であり、企業にも活用を促す計画を持っています。そのため、マイナンバーの管理にはITシステムを含む厳しい安全管理措置が指導されています。

マイナンバー管理の特例措置

しかし、中小企業には負担も大きく、以下に当てはまる中小規模事業者はシステム化などが特例措置として免除されています。

特例措置の適応条件

事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者で、次に掲げる事業者を除く事業者

• ・個人番号利用事務実施者
• ・委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
• ・金融分野（金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第１条第１項に定義される金融分野）の事業者
• ・個人情報取扱事業者

たとえば、「物理的安全管理措置」の「電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止」。本来なら「特定個人情報等が記録された電子媒体、または書類等を持ち出す場合、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる」に対応しなければなりません。

しかし、中小規模事業者は「特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち出す場合、パスワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防ぐための安全な方策を講ずる」と緩和されています。しかし、実際のところ、管理を徹底するためには、システム化が必要となってきます。

中小企業でもシステム化が推奨されている

「技術的安全管理措置」の「アクセス制御」でも以下のように表現されています。

「特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定することが望ましい。機器に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定することが望ましい」

マイナンバーを管理する担当者を選出し、システム化することを推奨しています。

出典：中小企業向け はじめてのマイナンバーガイドライン｜特定個人情報保護委員会

マイナンバー管理システムを導入するメリット

マイナンバーの管理で行うことは、入手・保管・廃棄がメインであまり大変ではなさそうに感じますが、システムを導入することでどんなメリットがあるのでしょうか。

メリット１．手順標準化で引き継ぎも簡単に

政府が推奨しているからだけではありません。中小企業がシステムを導入するメリットはほかにもあります。まずは、作業の標準化と継承の課題。システム化することにより、収集、管理、活用、廃棄までの手順が標準化され、システムによって担当者を教育できます。システムに頼らず標準化するには時間もコストも必要となります。手順継承の課題をシステムで解決しましょう。

メリット２．作業ミス防止で適切な管理ができる

人間の手作業に委ねると、どうしても作業ミスが発生します。たとえば、マイナンバーを削除する際は、責任ある立場の人間が確認することが中小企業にも求められています。これを人間系にまかせるとミスが発生し、混乱の元になります。

盗難を防ぐための安全な操作を施すことが指導されていますが、これも人間系にまかせてはミスが発生し、盗難の危険性が伴います。マイナンバーはとりわけ厳重な管理が求められます。そのためには、システムの導入が効果的です。

メリット３．セキュリティの強化

マイナンバーの情報漏えいには、厳しい罰則が定められていることはよく知られているところです。政府からの指導も「外部からの不正アクセス等の防止」において、「情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用する」と定められています。

「情報漏えい等の防止」でも「特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる」とあり、これらに中小企業への寛大な措置はありません。企業の規模を問わず徹底しなければならず、これにもシステム化が必要となります。

メリット４．負担なく法令変更対応できる

政府はマイナンバーの可能性と活用を拡大していく方針です。そのおおまかなロードマップも発表され、法令改正が度々起きると予想されます。この法令改正に企業は対応しなければなりませんが、これを可能とするのがシステムの導入です。

開発事業者が法令の改正を受けてシステムを改編するため、企業はそれに応じてバージョンアップすることで法改正に対応できます。

人手が少ないからこそマイナンバー管理システムが役立つ

中小企業のマイナンバー制度対応の課題として、人手が少ない、リソースが限られているという訴えが聞こえてきます。しかし、人手や時間、予算も限られているからこそ、システム化のメリットが大きくなるのです。極めてリーズナブルな価格でクラウドから提供されているシステムもあります。

マイナンバー管理システムにご興味のある方は、無料で資料請求してみてはいかがでしょうか。