企業が個人事業主のマイナンバー管理をする必要はある？
企業から個人事業主に対し、源泉徴収が必要な報酬や料金を支払っている場合には個人事業主のマイナンバーを管理する必要があります。なぜなら、税務署に提出する支払調書に個人事業主のマイナンバーを記載しなければならないからです。相手が法人であれば法人番号を記載しますが、個人事業主の場合は代わりにマイナンバーを記載します。
マイナンバーが必要な支払いの代表例は以下のとおりです。
- ■原稿料・講演料
- ■弁護士や公認会計士など、特定の資格を要する業務に対する報酬
- ■モデルやプロスポーツ選手に支払う報酬
- ■芸能人あるいは芸能プロダクションを経営する個人への報酬
- ■プロスポーツ選手などへの契約金
- ■ホテル・旅館で行われる宴会などにおいて、接客を務めるホステスなどへの報酬
- ■広告宣伝を目的とした賞金や、馬主へ支払う競馬賞金
- ■社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
企業が個人事業主のマイナンバーを収集する際のポイントは？
マイナンバーは重要な個人情報であるため、慎重に取り扱わなければなりません。そこで、次は企業が個人事業主のマイナンバーを収集する際に注意すべきポイントを３つ紹介します。
必ず利用目的を明示する
個人情報保護法第18条には、個人情報の収集に関して以下の条文が書かれています。
個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
そして、マイナンバーも個人情報の１つである以上、この法令に従わなければなりません。個人事業主と契約する際に、マイナンバーの利用目的を契約書に記載するなどして通知しましょう。
ただし、これはマイナンバーの利用目的だけを個別に記載しなければならないという意味ではありません。マイナンバー以外の個人情報も含め、「個人情報の取得目的」としてまとめて明示する方法も認められます。
ちなみに、このときマイナンバーの提出先を明示する必要はありません。
提出を拒否された場合でも要請をする
支払調書への記載が必要な以上、個人事業主にマイナンバーを提出してもらうのは企業の義務です。したがって、本来であれば個人事業主本人の同意に関係なく、マイナンバーは提供される必要があります。しかし、必ずしもすべての個人事業主が適切に対応してくれるとは限りません。
マイナンバーの提供を拒否された場合は、提出が義務であることを伝えて再度要請します。それでも個人事業主が応じない場合は、自社が個人事業主に対してマイナンバーの提供を要請した記録を取りましょう。具体的には要請を行った日時や期間、相手の情報、断られた経緯などを記録します。
税務署に支払調書を提出する際にはマイナンバーの記載がない理由を問われますが、具体的な記録があれば自社に非がないことを説明できます。
支払調書の提出が終わった後も、個人事業主に対してマイナンバーの要請は続けましょう。提出されないままでは、支払調書が再提出になる可能性があります。
本人確認をする
個人事業主からマイナンバーを取得できても、それが本当に本人のマイナンバーであるとは言い切れません。そこで必要になるのが本人確認です。マイナンバー取得時の本人確認は、マイナンバー法で厳しく義務付けられています。
以下の方法で本人確認を行いましょう。
- マイナンバーカード
- 個人事業主がマイナンバーカードを作成している場合は、その提示によって本人確認とマイナンバーの提供を同時に行えます。
- マイナンバーと本人確認書類
- マイナンバー通知カードや住民票によって番号を確認する場合は、本人確認書類が別途必要です。本人確認書類は顔写真の有無によって必要な数が変わります。
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- 【顔写真付きの書類】
- 運転免許証、パスポート、在留カード、外国人登録証明書などいずれか１つ。
- 【顔写真がない書類】
- 健康保険証、税金や公共料金の領収書、印鑑登録証明書などいずれか２つ。
上記書類のコピーあるいは写真撮影したデータを提出してもらいましょう。
参照：マイナンバー法 : マイナンバー（社会保障・税番号制度）｜ 内閣府
企業が個人事業主のマイナンバー管理をする際の注意点は？
マイナンバーは取得して終わりではなく、適切に管理する必要があります。そこで、次は企業が個人事業主のマイナンバー管理を行う際の注意点を２つ紹介します。
マイナンバー法を遵守する
マイナンバー法では収集・利用・管理・廃棄について定められています。主な内容は以下のとおりです。
- ■マイナンバーは行政手続き以外に利用してはならない
- ■安全管理措置を行う必要がある
- ■提供を受けるときは本人確認をしなければならない
- ■管理を委託する場合は、適切に監督する必要がある
また、マイナンバー法への違反には厳しい罰則が設けられているので注意してください。
安全管理措置を講じる
安全管理措置とは、収集したマイナンバーの情報漏えいを防止するための措置のことです。この安全管理措置には大きく分けて以下の４つがあります。
- 組織的安全管理措置
- マイナンバーを管理する責任者と担当者を任命し、限定して管理する。
- 人的安全管理措置
- マイナンバーを管理する担当者には、適切に管理できるように教育、監督する。
- 物理的安全管理措置
- マイナンバーを管理する場所に施錠する、紙媒体の廃棄時にはシュレッダーを使うといった物理的な施策を行う。
- 技術的安全管理措置
- マイナンバーをデータで管理する場合は、パスワードの設定やアクセスログの記録をする。
以上を踏まえてマイナンバー管理について社内で規定とフローを策定し、それに従って業務が行われるように体制を構築しましょう。
参照：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）｜個人情報保護委員会
個人事業主のマイナンバーも正しく管理しましょう
企業が個人事業主に業務を発注し、その報酬を払う場合にはマイナンバーを取得する必要があります。支払調書への記載という利用目的を明示し、本人確認を行って取得しましょう。
また、企業が個人事業主のマイナンバー管理をする際には、十分な安全管理措置を講じてマイナンバー法を遵守しなければなりません。適切な管理体制を構築し、法で定められた義務を果たしましょう。
