個人事業主のマイナンバー管理の必要性とは？管理方法や注意点を解説

個人事業主のマイナンバー管理の必要性

まずは、個人事業主がマイナンバーを管理する必要性を見ていきましょう。

金銭を支払う場合はマイナンバーの取得や管理が必要

個人事業主が源泉徴収が必要な業務を請け負うときは、請負先からマイナンバーを要求されることがあります。このような場合は、自分の個人番号を提供してください。

個人事業主が個人に発注する場合

個人事業主が法人や個人に仕事を依頼し、金銭を支払う場合はマイナンバーを収集して管理する必要があります。

収集したマイナンバーは法定調書に記載する必要があり、収集する際に目的を必ず伝えましょう。法人に仕事を発注する場合は、法人のマイナンバー（法人番号）はインターネット上で公表されています。

個人事業主で従業員を雇用する場合

アルバイト・パートを雇っている個人事業主の場合は、従業員からマイナンバーを収集し、管理します。収集したマイナンバーは税金や社会保険などの手続きで使用するため、目的をしっかりと伝えましょう。具体的には、源泉徴収票や給与支払報告書などに使用します。

金銭を受け取る場合は一定額を超えたらマイナンバーを提供

一般的な仕事に対する報酬以外に、賞金やファイトマネー、プロ野球選手に支払われる報酬にも取り決められています。例えば、弁護士・税理士・作家・画家の依頼料や原稿料などは年間５万円を超える金額になります。

年間の報酬が一定金額を超える場合は、マイナンバーを提供する必要があるため注意してください。

個人事業主のマイナンバー取得・管理方法

つづいて、個人事業主のマイナンバー取得方法と管理方法を見ていきましょう。

必ず「番号確認」と「身元確認」を行う

「番号確認」と「身元確認」は法人・個人事業主関係なく、取得の際には必要です。収集する側は、提示された番号が正しいことと、持ち主であることを確認しなければなりません。

マイナンバーの確認には、一般的に「通知カード」を用いますが、これだけでは本人であるか証明できないでしょう。そのため、通知カードで番号を収集する場合は身分証明書も必要になります。

しかし、顔写真付きであり身分証明書として認められている「個人番号カード」であれば１枚だけで問題ありません。

紙やデータで厳重に保管する

収集したマイナンバーは紙・データのどちらの形式でも問題ありませんが、厳重に保管しなければなりません。紙で管理する場合は、情報漏えい対策のため鍵付きの書庫・キャビネットに保管する必要があります。

データで管理する場合も同様にIDとパスワードを設定し、セキュリティ対策を行いましょう。エクセルの場合は、ファイルにパスワードを設定するだけでなく、保存している端末も厳重に管理しなければなりません。

システムを使って管理する場合は、「いつ」「誰が」「どのように」データを利用したか確認できる必要があります。マイナンバーの管理業務は担当者の負担が大きいため、システムを使って管理することをおすすめします。

マイナンバーを管理する際の注意点

最後に、マイナンバーを管理する際の注意点を見ていきましょう。

マイナンバー法を遵守する

マイナンバー法では、収集・利用・管理・廃棄について定められています。主な内容は以下のとおりです。

• ■マイナンバーは行政手続き以外に利用してはならない
• ■安全管理措置を行う必要がある
• ■提供を受けるときは本人確認をしなければならない
• ■管理を委託する場合は、適切に監督する必要がある

また、マイナンバー法に違反してしまうと、厳しい罰則が設けられているので注意してください。

安全管理措置の導入をする

安全管理措置とは、収集したマイナンバーの情報漏えいを防止するための措置のことです。この安全管理措置には大きく分けて以下の４つがあります。

組織的安全管理措置

マイナンバーを管理する責任者と担当者を任命し、限定して管理する必要がある。

人的安全管理措置

マイナンバーを管理する担当者には、適切に管理できるように教育、監督する必要がある。

物理的安全管理措置

マイナンバーを管理する場所に施錠するといった物理的な施策を行う必要がある。

技術的安全管理措置

マイナンバーをデータで管理する場合は、パスワードの設定やアクセスログを記録する必要がある。

しかし、個人事業主を含む従業員100人以下の中小規模事業者の場合は、特例が設けられています。そのため、個人事業主は安全管理措置を参考に万全の体制を整えると良いでしょう。

マイナンバーを適切に管理して、法律を遵守！

企業ではなく個人事業主の場合でも、関わっている企業・個人からマイナンバーを収集する機会があります。マイナンバーを収集する際は、番号確認と身元確認を行うことが必要です。そして、収集したマイナンバーは法律に則って適切に管理しなければなりません。

個人事業主の場合は、安全管理措置の全てを実施する義務はありませんが、導入を検討する必要はあります。適切にマイナンバー管理をして、法律を遵守しましょう。