マイナンバー制度スタート！ 企業がやるべきことは？
2016年1月よりマイナンバー制度の運用が始まりました。これに伴い、全ての企業にはさまざまな対応が求められます。具体的には、以下の3つが挙げられます。
- ■収集：
- 従業員や従業員の扶養家族、取引先、株主からマイナンバーを収集する。
- ■利用：
- 源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税の手続き等の場面で利用する。
（マイナンバーの利用は、法律で社会保障、税、災害対策に限定されている） - ■保管・廃棄：
-
収集後、廃棄するまで保管する。
事務処理の必要がなくなった場合には、速やかに廃棄しなくてはならない。
マイナンバーが漏洩したときの対策とは？
マイナンバーはあらゆる個人情報がつまっているため、その漏洩や毀損はあってはなりません。そのため企業は、以下の4つの安全管理措置を講じる必要があります。
- ■組織的安全管理措置
- マイナンバーを取り扱う担当者を明確にすることやそれ以外の従業員が関わることのできないような仕組みづくりなど
- ■人的安全管理措置
- マイナンバーの取り扱い担当者への教育など
- ■物理的安全管理措置
- マイナンバー関連の事務を行う部屋を隔離することや関連書類を鍵付きの場所に保管することなどの物理的セキュリティ対策
- ■技術的安全管理措置
- アクセス権限を担当者のみに限定するようなシステムの構築やウイルス対策を強化することなどの技術的セキュリティ対策
安全管理措置対策を怠り、万が一情報が漏洩した場合どうなるのでしょうか。 マイナンバー情報については、法律により大変厳しい罰則が規定されています。また、損害賠償などのリスクも考えなければなりません。
さらに漏洩事案を出した企業に対する行政指導についてはその企業名を公表することも予想されるため、企業はそれにより社会的信用を失いかねません。そうならないためにも、対策をきちんと行う必要があるのです。
マイナンバーの管理はリスクが伴う
これまでの個人情報以上に、マイナンバーの運用にあたっては様々な側面での安全管理が課されます。よって、今まで個人情報を紙媒体で管理していた、または自社のパソコンにエクセルで保管していた、という場合は管理方法を見直す必要があります。なぜかというと、以下のリスクが考えられるからです。
ミスが発生しやすくなる
これまでの個人情報とは異なり、マイナンバーはその利用等があった場合には、以下のような記録を行う必要があります。
- ●情報の登録/修正/閲覧/削除の記録
- ●管理用の台帳への記録
- ●各種申請書・届出書の作成日の記録
媒体や書類を持出した場合についても記録を残すことが必要となります。単純に発生する作業が多くなりますから、必然的にミスも発生しやすくなるでしょう。
業務担当者の継続的教育や引継ぎに時間やコストがかかる
組織的安全管理措置および人的安全管理措置により、マイナンバー管理にあたってはこれまでよりも業務担当者の責任が重くなります。そうなると、人材の教育に時間やコストがかかるということになります。
マイナンバー管理システムを活用しよう！
マイナンバー管理システムで「管理の属人化」を防ぐことで、これらのデメリットを解消することができます。システムを利用すれば、情報の登録や修正、削除、閲覧にいたるまですべてを自動的に記録することができ、履歴を残す手間やその際に起こりうるミスを減少させることができます。
さらに、マイナンバー管理は業務の担当を決めて行う必要があるため、責任者の継続的教育や引き継ぎにかかる時間やコストを削減することにもつながります。
マイナンバー管理システムに関するFAQ
マイナンバー管理システムの導入を検討する際、よくある疑問をまとめました。記事内容にもとづいて回答します。
- ■Q1：マイナンバー対応で企業が行うべき業務は具体的に何ですか？
- 収集・利用・保管廃棄の3つです。従業員や扶養家族、取引先、株主からマイナンバーを収集し、源泉徴収票や支払調書の発行、社会保険や税の手続きで利用します。事務処理の必要がなくなった際は速やかに廃棄する必要があります。
- ■Q2：4つの安全管理措置とはどのような内容ですか？
- 組織的・人的・物理的・技術的の4種類です。担当者を明確にする仕組みづくり、担当者への教育、書類を鍵付きの場所に保管する対策、アクセス権限を担当者のみに限定するシステム構築などが含まれます。
- ■Q3：紙やExcelでの管理を続けるとどのようなリスクがありますか？
- 情報の登録・修正・閲覧・削除や台帳への記録、持出時の記録など作業が増え、ミスが発生しやすくなります。あわせて業務担当者の継続的な教育や引き継ぎに時間やコストがかかる点もリスクです。
- ■Q4：マイナンバー管理システムを導入するとどのような効果がありますか？
- 情報の登録・修正・削除・閲覧をすべて自動的に記録でき、履歴を残す手間やミスを減らせます。担当を決めて運用しやすくなるため、責任者の教育や引き継ぎにかかる時間とコストの削減にもつながります。
- ■Q5：マイナンバーが漏えいした場合、企業にはどのような影響がありますか？
- 法律により厳しい罰則が規定されているほか、損害賠償のリスクがあります。行政指導にともない企業名が公表される可能性もあり、社会的信用を失うおそれがあります。
信用できる企業であるために！
いかがでしたでしょうか。マイナンバー制度の導入により、これまでよりも様々な面で利便性が図られることが期待できます。しかし同時に、企業にとっては漏洩のリスクが常に付きまとい、また安全管理を怠ると大きな損出に繋がり兼ねません。
近年では、マイナンバーを伝えることに不安を覚える人も増え、なかなかマイナンバーを収集できない企業も増えてきました。大切な情報を徹底的に守るために、マイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
