選び方１：マイナンバーの管理方法
マイナンバー管理には主に３つの方法があります。
- ■専用システム
- ■派生システム
- ■代行サービス
それぞれの管理方法の特徴を解説します。
専用システム
専用システムはマイナンバー管理に特化したシステムです。そのため、ライフサイクル管理やセキュリティなど、基本的な機能が網羅され、導入もしやすく、稼働後の運用性に優れています。
派生システム
派生システムは、既存のアプリケーションにマイナンバー管理機能が追加されたタイプです。最も多いのが給与システムや人事システムにマイナンバー管理機能を付加したものです。現在使用中のアプリケーションにオプションとして追加、あるいはバージョンアップで対応できる場合には有力な選択肢となります。
派生システムは人事や給与システムを刷新しようと考えている企業にもおすすめです。専用のシステムを導入やデータの連携を行う必要はありません。派生システムで導入する際は、要件が自社にマッチしているか確認を行いましょう。
代行サービス
自社内やシステムでの運用が難しい場合は、マイナンバー法の範囲内で第三者に委託することが可能です。
代行サービスを利用することで、業務を削減するメリットがあります。一方で、マイナンバーの管理責任は変わらず自社にあるので、適切な事業者を選部ことが大切です。近年では、ワンストップで面倒見てくれる事業者もいますので相談してみましょう。
選び方２：自社に合った対象規模
対象規模とは、社員数（管理するマイナンバーの件数）を表しています。数字でわかりやすく区切っている製品もありますし、すべての規模に対応としている製品もあります。
なるべく自社の対象規模にあったシステムを導入しましょう。大企業が対象となっている場合は、拠点ごとのグループ分け管理や一括登録機能がありますが、中小企業にとっては不要な機能の場合もあります。
不要な機能は逆にシステムを使いづらくしてしまうため、「対象規模」は自社にとって適切な機能を取り揃えている製品を選ぶ1つの指標となります。
選び方３：自社要件にあう提供形態
提供形態ではオンプレミスとクラウドがあります。
オンプレミスは大企業などが自社データセンターなどで運用する場合が考えられます。クラウドは、初期投資が抑えられることとスピーディーに導入できる点が魅力です。運用も事業者にまかせることができて、リソースの限られた中小企業に適しています。
また、アプライアンス製品の提供も見られます。アプリケーションがインストールされたハードウェアを提供するタイプです。マイナンバー管理システムはセキュリティを重視して、スタンドアロンで運用することが考えられますので、アプライアンスも有力な選択肢の1つです。
選び方４：情報を守れるセキュリティ機能
なぜ手作業ではなくシステムで管理するのか。その理由はシステムが提供する高度なセキュリティ機能にあります。候補にあがった製品がどのようなセキュリティ機能を搭載しているかをチェックしましょう。以下の機能があるか、またそのレベルを確認します。
- ●アクセス権限設定
- 管理者の権限レベルを設定できるかどうかを確認します。
- 3段階に分けての設定や認証コードを利用した2段階認証の設定などの機能を提供する製品もあります。
- ●ログ管理
- いつ、だれが、どのデータにアクセスしたか、どう変化させたのかを追跡できるログ管理は必須です。ログ管理をしていることを社内でも告知して、不正の抑止力にしましょう。
- ●保存データの暗号化
- マイナンバーデータを暗号化して、たとえ社外に漏れても解読できないようにします。
- ●ウィルスチェック
- マイナンバーに保存されるデータのウィルスチェックを別途搭載している製品もあります。
- ●ファイアウォール
- クラウド製品の場合は、ファイアウォールサービスその他のセキュリティサービスが提供されます。
選び方５：使いやすい操作性やシステムとの連携
収集、管理、利用、削除のライフサイクル感知は、マイナンバー管理システムの必須機能です。この機能により、担当者が変わった際のスムーズな引継ぎが可能になります。使いやすい操作性は、操作ミスを防ぎ、情報漏えいの不安も軽減します。
現在使用している人事システムや給与計算システムとの連携も考えなければなりません。CSV出力で、他システムにデータを引き渡す機能が必要になります。 操作性はデモなどを依頼して確実にチェックしましょう。
情報漏えいを防ぐシステム選び
マイナンバー制度の特徴の1つが、意図的な情報漏えいの際の重い罰則です。政府は今後のさまざまな活用や展開を考え、厳重な管理を求めています。情報漏えいの危険性をなくすためにも手作業ではなくシステムによる管理をお勧めします。以上のチェックポイントを確認し、理想的なシステムを比較・検討してください。
