マイナンバーの保管可能な期間は？
マイナンバーの保管可能な期間について解説します。
不要になったら廃棄が原則
マイナンバーは、従業員が退職などの理由で離職し、不要になったら廃棄することがマイナンバー法によって義務付けられています。
マイナンバーは行政手続きのみ利用が可能なため、勤務先で事務処理を行うためのマイナンバー収集や保管は認められています。また所管法令によって、マイナンバーが記載された書類は一定期間保管しなければいけません。その期間は書類によってさまざまです。
しかし事務処理が不要となり、所管法令で定められた保管期間を経過した場合はマイナンバーを廃棄または削除しなければいけません。
退職後７年が期限
マイナンバーが記載された書類の保管は、従業員の退職後７年が期限です。
人事労務関連書類は書類によって保存期間は異なりますが、扶養控除等申告書などの保存期間が７年であることに起因しています。保存期間の起算日は属する年の翌年1月10日の翌日です。
保管期間経過後はマイナンバーを保存しているデータだけでなく、それが記載された書類全てを廃棄または削除する必要があります。
出典：
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律｜内閣府
マイナンバーの廃棄・削除方法
マイナンバーは極秘情報であり、扱いには細心の注意が必要です。ここでは、マイナンバーの廃棄・削除方法を解説します。
デジタルデータは復元不可能な状態にする
マイナンバーをデジタルデータで保存していた場合は、復元不可能な状態にしなければいけません。
デジタルデータが復元されると情報漏えいのリスクが高まります。そのため、専用のソフトウェアや物理的な破壊方法で、確実にデータを廃棄しましょう。
ただ、自社でマイナンバーを管理・廃棄すると、管理コストがかかってしまったり、人為ミスも考えられます。そのため、外部にマイナンバーデータの廃棄を依頼するのも良いでしょう。その場合、機密文書を廃棄したことを証明する「廃棄証明書」の受取りが必要です。
紙書類はシュレッダーや焼却で破棄する
マイナンバーを紙媒体で保存していた場合は、シュレッダーや焼却など復元不可能な方法で破棄します。外部の溶解処理サービスを依頼する場合、廃棄証明書の受取りを忘れないようにしましょう。
マイナンバー削除後は、削除した記録を残さなければいけません。削除記録の内容は、書類名称・部数・担当者・削除方法などです。記録する際、マイナンバーを転記しないよう注意しましょう。
紙書類はマスキングすると継続して保管できる
マイナンバーの記載がある書類は、マスキングなど解読不能な方法を用いると、継続して保管できます。
法定保存期間を過ぎた書類は全て廃棄対象ですが、企業の中には実務的な問題から継続して保管が必要なケースもあるでしょう。このような場合、マイナンバー記載箇所のみ切り抜いたり、解読不能な状態にマスキングすると書類の保管が可能です。
マイナンバー制度の導入で企業は取り組むべき作業が増えるため、運用体制や仕組みを構築しないと生産性の低下につながりやすいです。そのため、マイナンバーの収集から保管、廃棄まで自社にとって最適な業務プロセスを構築すると、効率的で厳格な運用ができるでしょう。
マイナンバーの廃棄を効率的に行う方法
効率的なマイナンバー廃棄の方法を解説します。
廃棄を考慮したシステムを導入
マイナンバーの廃棄を考慮した上でシステムを導入しましょう。
書類によって法定保存期間は異なりますが、システムの利用により廃棄漏れのリスクを軽減できます。法定保存期間の経過をシステムでスケジューリングすると廃棄忘れを防止できるため、効率的で厳格な管理の実現につながるでしょう。
また、マイナンバーは運用状況の記録が必要です。システムのログを記録として利用することが認められているため、人的コストの削減が期待できます。
企業によってマイナンバーの業務プロセスは異なるでしょう。この点を考慮して、最適なマイナンバー運用システム構築を模索しみてはいかがでしょうか。
紙で管理する際は年別で１つにまとめる
マイナンバーを紙で管理する場合、年度別ごとに分けると管理がしやすいです。退職者のマイナンバーには廃棄期限が設定されています。そのため退職年度別に書類をファイリングすると、管理や廃棄がしやすいです。
また、マイナンバーを記載した書類を分散管理していると、紛失しやすく情報漏えいのリスクが高まります。マイナンバーが記載された書類は専用ファイルに綴り、金庫や鍵付きの戸棚などに保管しましょう。
さらに原本以外でマイナンバーの閲覧を禁止するため、コピーやメモをとらないルールを徹底しましょう。
マイナンバーの廃棄漏れがないよう効率的な管理を！
マイナンバーは従業員が離職し不要になったら、廃棄する義務があります。また、マイナンバーが記載された書類は退職後７年以内に廃棄し、それを記録する必要があります。さらに、廃棄する際は復元不可能な状態にして情報漏えいリスクに細心の注意を払いましょう。
マイナンバーを効率的に管理するには、システム導入や年度別のファイリングが有効です。マイナンバー管理を効率化し、廃棄漏れも防ぎましょう。
