マイナンバー管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集から破棄まで一括管理できるシステムです。マイナンバー情報の登録・管理・破棄をシステム上で管理できるため、ペーパーレス化やセキュリティ対策の強化が実現できます。マイナンバー管理に関するガイドラインやマイナンバー法に準拠して構築されているため、法令を遵守した管理を可能にします。
マイナンバーは重要な個人情報であるため、厳重な管理が求められます。サイバー攻撃や不正な持ち出しによる情報流出の防止だけではなく、情報を破棄する際にも破棄方法など徹底した管理をしなければなりません。マイナンバーの流出は法的な処罰だけではなく、社会的な信用の低下につながるでしょう。
適切な管理によりリスク防止を実現するのがマイナンバー管理システムです。自社の管理体制に不安がある場合は導入を検討しましょう。
マイナンバー管理システムの基本機能
マイナンバー管理システムには、マイナンバーの収集から破棄まで一括管理できる機能が搭載されています。マイナンバー管理機能は以下のとおりです。
- ■マイナンバーを登録・管理する機能
- マイナンバーの入力、暗号化、閲覧履歴の管理、不正アクセス防止
- ■マイナンバーを利用する機能
- マイナンバーの必要書類への記載、データのCSV出力
- ■マイナンバーの破棄
- マイナンバー情報の完全削除
なお、さまざまな機能を搭載したマイナンバー管理システムは、こちらから一括資料請求も可能です。興味のある方はぜひお申し込みください。
マイナンバー管理システムの導入メリット
マイナンバー管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。紙媒体で管理する場合と比べて解説します。
- ●収集・利用・破棄まで一括管理
- ●情報漏えいや紛失リスクの軽減
- ●マイナンバー制度に対応した法改正への即応
収集・利用・破棄まで一括管理
マイナンバー管理システムを利用すると、従業員情報の収集から、退職者分の情報破棄まで安全に管理できます。しかし、紙で管理する場合、情報の保管場所の周知が難しく作業が属人化してしまうことが多いでしょう。マイナンバーが必要な時も、資料を探す必要があるため手間がかかります。
システムを導入すれば、アクセス制限などを利用して業務の分担が可能なため、属人化防止と効率化が実現でき負担を軽減できるでしょう。
情報漏えいや紛失リスクの軽減
紙媒体の場合は持ち運びが容易なため、情報漏えい・紛失のリスクがシステムより高いといえるでしょう。電子データの場合は、暗号化や閲覧制限などによってセキュリティ性が強化され、持ち出しによる情報漏えいリスクが低減します。
また、紙の場合はアクセス制限やログ管理といった対策・対処が困難です。大量の記録がある場合は、一部が紛失していたとしても気づかないでしょう。システムの場合は、アクセス制限により管理者以外はデータにアクセスできないように制限が可能です。万が一誰かが不正にアクセスしても、ログ管理機能により特定も容易です。
マイナンバー制度に対応した法改正への即応
マイナンバーは今後幅広い活用方法が見込まれており、法律の改正も予想されます。法改正が実行された際は、新しい法律に対応した管理をしなければなりません。システムを活用することでアップデートが自動で行われるため法改正に即時対応できます。業務の大幅な効率化につながるでしょう。
マイナンバー管理のガイドライン
マイナンバーは特定個人情報に該当するため、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に準拠した管理を行う必要があります。このガイドラインは重要な個人情報であるマイナンバーを適切に取り扱うための指針で、個人情報保護委員会が制定しています。
企業では年末調整や社会保険などの手続きにマイナンバーを使用するため、従業員からマイナンバーを取得した際は、適切に利用・保管・廃棄しなければなりません。
「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」では、以下の４つのルールが決められています。
- ●利用・取得・提供のルール
- ●保管・廃棄のルール
- ●委託のルール
- ●安全管理措置のルール
マイナンバー情報を取り扱う際はこの４つのルールに従うことが義務付けられており、情報漏えいが起きた場合には責任が問われます。マイナンバー管理システムはガイドラインや法令に準拠した管理をできるようになっていますが、実際にマイナンバー情報の収集や利用を開始する前にガイドラインの内容を確認しておくとよいでしょう。
参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） ｜個人情報保護委員会
また、以下の記事ではマイナンバー管理のガイドラインやケース別の取り扱いについて詳しく解説しています。興味がある方はあわせてご覧ください。
マイナンバー管理システムの比較・選定ポイント
マイナンバー管理システムを選ぶ際には、システム管理者や人事労務担当者が注目すべきポイントがあります。それぞれの比較・選定ポイントについて詳しく解説します。
機能とタイプ
マイナンバー管理システムは製品によって搭載している機能に違いがあります。マイナンバー情報の登録・管理に特化したタイプから、利用・破棄まですべての業務を一括管理するタイプ、労務管理システムに組み込まれているタイプなどさまざまあります。システムによってマイナンバー管理業務をどこまで一括化するかを明確にして製品を検討しましょう。
対象規模
マイナンバー管理システムは、製品によって管理できるマイナンバーの件数が異なります。自社で管理するマイナンバーの件数により、適切な製品は変わるでしょう。中小企業向けに作られた多くのシステムでは、管理できるマイナンバーの件数に制限があります。一方、大企業向けの製品には、制限がありません。また、対象規模が大きい製品ほど、機能が充実している傾向にあります。
セキュリティ
マイナンバー情報は、法律に則った厳重な管理が必要です。法令を遵守したデータ管理を実現するために、以下のようなセキュリティ機能が搭載されている製品をおすすめします。
- ■ログ管理
- いつ誰がデータにアクセスしたのかを把握できます。
- ■暗号化
- 万が一データが流出した際の被害を抑えられます。
- ■権限設定
- 必要最低限の権限に絞るため、不正アクセスや不正な操作を防ぎます。
- ■サイバー攻撃対策
- ファイアウォールやウイルス対策などにより、外部からの攻撃を防ぎます。
価格
同じような機能を備えた製品でも、価格帯は異なるため、料金体系を確認しておきましょう。提供形態がクラウドかオンプレミスかによって、利用料金は大きく変わるため注意が必要です。
また、ユーザー数や管理できるマイナンバー件数、オプション機能などによって料金が変動する場合もあります。自社に必要な機能や条件を洗い出し、不必要な部分にコストを掛けないことが大切です。
なお、「自社に合う製品を診断してから資料請求したい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
ITトレンドで過去にマイナンバー管理システムを資料請求した方のお悩みや要望から作成した簡単な質問に答えるだけで、最適なシステムを案内します。
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【比較表】おすすめのマイナンバー管理システム一覧
ここでは、クラウド型やサービス型などさまざまな提供形態の中から、おすすめのマイナンバー管理システムを比較表形式でまとめました。機能や価格、特徴の違いを把握し、自社に最適な製品選びにお役立てください。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 | 参考価格 |
|---|---|---|---|
| SmartHR | クラウド / SaaS | 人事データ一元管理・スマホでマイナンバー収集 | 要問い合わせ |
| ジョブカン労務HR | クラウド / SaaS | 従業員入力による収集・ISMS認証取得の高セキュリティ | 初期費用無料、月額400円/ユーザー |
| ジンジャー人事労務 | クラウド / SaaS | 収集〜破棄まで履歴管理・通知機能あり | 月額500円～/ユーザー |
| freee人事労務 | クラウド / SaaS | 書類連携・ログ管理・給与や勤怠まで一元管理 | 要問い合わせ |
| ハーモス労務給与 | クラウド / SaaS | 給与・社保・年末調整まで一元化 | 要問い合わせ |
| マネーフォワード クラウドマイナンバー | クラウド / SaaS | 二段階認証・SSL暗号化による高セキュリティ | 月額900円～ |
| フリーウェイマイナンバー | クラウド / SaaS | 20名まで無料・給与システム連携可能 | 20人まで無料、21人～月額1,980円 |
| マイナンバーサービス | クラウド / サービス | 収集代行・アウトソーシング対応 | 初期費用無料、従量課金 |
気になる製品が見つかった方は、複数サービスをまとめて比較検討するのがおすすめです。ITトレンドでは、掲載されているマイナンバー管理システムの資料を無料で一括請求できます。機能や料金、サポート内容などを詳しく確認し、自社に最適な製品選びにぜひお役立てください。
クラウド型マイナンバー管理システム
おすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを紹介します。
| 製品名 | 全体満足度 | 使いやすさ | 価格 |
|---|---|---|---|
| SmartHR | 4.3(1694件) | 4.2 | お問い合わせください |
| ジョブカン労務HR | 4.0(82件) | 3.9 | 初期費用無料、月額400円/ユーザー |
| ジンジャー人事労務 | 3.8(47件) | 3.6 | 月額500円～/ユーザー |
| freee人事労務 | 4.2(580件) | 4.3 | お問い合わせください |
| ハーモス労務給与 | ー | ー | お問い合わせください |
| マネーフォワード クラウドマイナンバー | 4.7(3件) | 4.3 | 月額900円～ |
| フリーウェイマイナンバー | ー | ー | 初期費用無料、20人まで月額無料、21人～月額1,980円 |
※レビュー評価は2026年４月27日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。
SmartHR
- スマホで完結。従業員本人が直接入力し、収集の手間を大幅削減
- ISO/IEC27001やSOC2Type2取得。最高水準セキュリティで安全保管
- e-Gov連携でそのまま電子申請！破棄も確実・簡単に
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務業務の効率化と従業員データの一元管理を両立するクラウドサービスです。蓄積された正確なデータを活用し、戦略的な人事施策の実行を支援。マイナンバーはスマートフォンから簡単に収集でき、厳格なアクセス管理とセキュリティ対策のもと安全に保管し、各種手続きへスムーズに連携できます。
| 提供形態 | クラウド / SaaS | 無料トライアル | 〇（15日間） |
| 参考価格 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
「ジョブカン労務HR」は株式会社DONUTSが提供する人事管理システムで、マイナンバーを管理できます。従業員に情報の入力を依頼できるため、担当者が登録作業をしなくてもマイナンバーの収集が可能です。JIS Q 27001:2014認証の個人情報保護システムと暗号化通信により、強固なセキュリティ対策を実現できるでしょう。
| 提供形態 | クラウド / SaaS | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 参考価格 | 初期費用無料、月額400円/ユーザー ※無料プランあり、他のジョブカンシリーズ利用で特別料金 | ||
ジンジャー人事労務
- マイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄まで一括管理
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、マイナンバーの一括管理ができるシステムです。従業員のマイナンバー情報を収集し保管、利用や破棄など更新履歴を記録するため、安全な管理が実現するでしょう。マイナンバー破棄のタイミングは通知設定が可能で、対応漏れ防止につながります。また、追加オプションやサポートプランを選べることもポイントです。
| 提供形態 | クラウド / SaaS | 無料トライアル | 〇（１か月） |
| 参考価格 | 月額500円/ユーザー シングルサインオン（追加オプション）：月額100円～/ユーザー 社保手続き（追加オプション）：月額300円～/ユーザー 年調収集（追加オプション）：月額100円～/ユーザー サーベイ（追加オプション）：月額300円～/ユーザー | ||
freee人事労務
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 低コストで手軽に管理
- 金融機関並みの通信・暗号化技術で万全のセキュリティ
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、書類へのマイナンバー記載にも対応しているシステムです。必要書類へのマイナンバー記載・閲覧の際は、自動で作業ログが記録されます。また、スマホから通知カードなどをアップロードしマイナンバー情報の提出ができるため、マイナンバー収集における担当者の負担が軽減するでしょう。マイナンバーの収集や管理のほか、給与計算や勤怠管理、給与事務など広範囲な業務をサポートします。
| 提供形態 | クラウド / SaaS | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 参考価格 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、人事データベースを活用し、労務・給与業務を一元化できるシステムです。採用・勤怠データと連携し、給与計算や年末調整、社会保険手続きまで自動化し、転記ミスや作業負担を軽減。マイナンバーの収集・管理や電子申請にも対応し、書類作成から運用まで効率的に進められる環境を整えます。
| 提供形態 | クラウド / SaaS | 無料トライアル | ◯ |
| 参考価格 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
マネーフォワード クラウドマイナンバー （株式会社マネーフォワード）
- 運営メンバーは金融機関出身者！安心・安全の管理を実現
- クラウド環境にマイナンバーを保管し端末紛失リスク軽減！
- 法定保存期間が過ぎた書類を通知！ムダな書類を削除！
フリーウェイマイナンバー （株式会社フリーウェイジャパン）
- 従業員20名まで初期・月額費用0円
- 従業員21名以上は月額1,980円（税抜）で無制限に利用可能
- AWS採用で高度なセキュリティ対策
JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理
「JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理」は、株式会社日本デジタル研究所が提供する個人番号を一括管理できるシステムです。会計事務所向けの製品で、消費税や所得税、年末調整などを管理するシステムと連携できます。担当者の権限や使用税目などを設定することで、安全性の高い運用を実現できるでしょう。
また、マイナンバーの収集方法が多岐に渡ることも特長です。シートに記入したものを入力するほか、スキャナやCSVファイルを用いた方法に対応しています。
MYNABOX
「MYNABOX」は、株式会社エムケイシステムが提供する社労士事務所で利用するクラウドシステムです。多くのクラウド型システムはデータをベンダーに預けますが、MYNABOXでは自社で保管します。保存するデータは暗号化されるため、万が一の流出にも備えられます。Shalom（社労夢）と連携できるため、さまざまな電子申請にも役立つでしょう。
サービス型マイナンバー管理システム
サービス型のおすすめマイナンバー管理システムを紹介します。
| 製品名 | 全体満足度 | 使いやすさ | 価格 |
|---|---|---|---|
| マイナンバーサービス | ー | ー | 初期費用無料、マイナンバー収集は従量課金制 |
※レビュー評価は2026年４月27日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。
マイナンバーサービス （株式会社エコミック）
- ニーズに応じた頻度で新入社員のマイナンバーを収集
- 源泉徴収票の発行などマイナンバー利用も委託可能
- 徹底された安全体制でマイナンバーを管理
マイナワン
株式会社ODKソリューションズが提供する「マイナワン」は、証券会社など金融機関を対象としたシステムです。金融機関向けシステムを提供してきた実績と、SBIビジネス・ソリューションズとの協業による高セキュリティ環境下での管理が実現します。マイナンバー事務代行サービスに加え、オンプレミス型やASP型での提供もされています。
マイナンバー管理システムを導入して適切な管理をしよう
マイナンバー管理システムは、厳重なマイナンバー管理を実現するためのツールです。情報漏えいや紛失のリスクを抑え、法改正に対応した管理ができます。マイナンバー管理システムを選ぶ際には、「自社の規模にあう対象規模か」「セキュリティ機能が充実しているか」「予算にあった価格か」などを意識しましょう。
自社にあったマイナンバー管理システムを導入するために、まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。
