マイナンバー管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集から破棄まで一括管理できるシステムです。マイナンバー情報の登録・管理・破棄をシステム上で管理できるため、ペーパーレス化やセキュリティ対策の強化が実現できます。マイナンバー管理に関するガイドラインやマイナンバー法に準拠して構築されているため、法令を遵守した管理を可能にします。
マイナンバーは重要な個人情報であるため、厳重な管理が求められます。サイバー攻撃や不正な持ち出しによる情報流出の防止だけではなく、情報を破棄する際にも破棄方法など徹底した管理をしなければなりません。マイナンバーの流出は法的な処罰だけではなく、社会的な信用の低下につながるでしょう。
適切な管理によりリスク防止を実現するのがマイナンバー管理システムです。自社の管理体制に不安がある場合は導入を検討しましょう。
マイナンバー管理システムの基本機能
マイナンバー管理システムには、マイナンバーの収集から破棄まで一括管理できる機能が搭載されています。マイナンバー管理機能は以下のとおりです。
- ■マイナンバーを登録・管理する機能
- マイナンバーの入力、暗号化、閲覧履歴の管理、不正アクセス防止
- ■マイナンバーを利用する機能
- マイナンバーの必要書類への記載、データのCSV出力
- ■マイナンバーの破棄
- マイナンバー情報の完全削除
なお、さまざまな機能を搭載したマイナンバー管理システムは、こちらから一括資料請求も可能です。興味のある方はぜひお申し込みください。
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マイナンバー管理システムの導入メリット
マイナンバー管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。紙媒体で管理する場合と比べて解説します。
- ●収集・利用・破棄まで一括管理
- ●情報漏えいや紛失リスクの軽減
- ●マイナンバー制度に対応した法改正への即応
収集・利用・破棄まで一括管理
マイナンバー管理システムを利用すると、従業員情報の収集から、退職者分の情報破棄まで安全に管理できます。しかし、紙で管理する場合、情報の保管場所の周知が難しく作業が属人化してしまうことが多いでしょう。マイナンバーが必要な時も、資料を探す必要があるため手間がかかります。
システムを導入すれば、アクセス制限などを利用して業務の分担が可能なため、属人化防止と効率化が実現でき負担を軽減できるでしょう。
情報漏えいや紛失リスクの軽減
紙媒体の場合は持ち運びが容易なため、情報漏えい・紛失のリスクがシステムより高いといえるでしょう。電子データの場合は、暗号化や閲覧制限などによってセキュリティ性が強化され、持ち出しによる情報漏えいリスクが低減します。
また、紙の場合はアクセス制限やログ管理といった対策・対処が困難です。大量の記録がある場合は、一部が紛失していたとしても気づかないでしょう。システムの場合は、アクセス制限により管理者以外はデータにアクセスできないように制限が可能です。万が一誰かが不正にアクセスしても、ログ管理機能により特定も容易です。
マイナンバー制度に対応した法改正への即応
マイナンバーは今後幅広い活用方法が見込まれており、法律の改正も予想されます。法改正が実行された際は、新しい法律に対応した管理をしなければなりません。システムを活用することでアップデートが自動で行われるため法改正に即時対応できます。業務の大幅な効率化につながるでしょう。
マイナンバー管理のガイドライン
マイナンバーは特定個人情報に該当するため、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に準拠した管理を行う必要があります。このガイドラインは重要な個人情報であるマイナンバーを適切に取り扱うための指針で、個人情報保護委員会が制定しています。
企業では年末調整や社会保険などの手続きにマイナンバーを使用するため、従業員からマイナンバーを取得した際は、適切に利用・保管・廃棄しなければなりません。
「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」では、以下の４つのルールが決められています。
- ●利用・取得・提供のルール
- ●保管・廃棄のルール
- ●委託のルール
- ●安全管理措置のルール
マイナンバー情報を取り扱う際はこの４つのルールに従うことが義務付けられており、情報漏えいが起きた場合には責任が問われます。マイナンバー管理システムはガイドラインや法令に準拠した管理をできるようになっていますが、実際にマイナンバー情報の収集や利用を開始する前にガイドラインの内容を確認しておくとよいでしょう。
参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） ｜個人情報保護委員会
また、以下の記事ではマイナンバー管理のガイドラインやケース別の取り扱いについて詳しく解説しています。興味がある方はあわせてご覧ください。
マイナンバー管理システムの比較・選定ポイント
マイナンバー管理システムを選ぶ際には、システム管理者や人事労務担当者が注目すべきポイントがあります。それぞれの比較・選定ポイントについて詳しく解説します。
機能とタイプ
マイナンバー管理システムは製品によって搭載している機能に違いがあります。マイナンバー情報の登録・管理に特化したタイプから、利用・破棄まですべての業務を一括管理するタイプ、労務管理システムに組み込まれているタイプなどさまざまあります。システムによってマイナンバー管理業務をどこまで一括化するかを明確にして製品を検討しましょう。
対象規模
マイナンバー管理システムは、製品によって管理できるマイナンバーの件数が異なります。自社で管理するマイナンバーの件数により、適切な製品は変わるでしょう。中小企業向けに作られた多くのシステムでは、管理できるマイナンバーの件数に制限があります。一方、大企業向けの製品には、制限がありません。また、対象規模が大きい製品ほど、機能が充実している傾向にあります。
セキュリティ
マイナンバー情報は、法律に則った厳重な管理が必要です。法令を遵守したデータ管理を実現するために、以下のようなセキュリティ機能が搭載されている製品をおすすめします。
- ■ログ管理
- いつ誰がデータにアクセスしたのかを把握できます。
- ■暗号化
- 万が一データが流出した際の被害を抑えられます。
- ■権限設定
- 必要最低限の権限に絞るため、不正アクセスや不正な操作を防ぎます。
- ■サイバー攻撃対策
- ファイアウォールやウイルス対策などにより、外部からの攻撃を防ぎます。
価格
同じような機能を備えた製品でも、価格帯は異なるため、料金体系を確認しておきましょう。提供形態がクラウドかオンプレミスかによって、利用料金は大きく変わるため注意が必要です。
また、ユーザー数や管理できるマイナンバー件数、オプション機能などによって料金が変動する場合もあります。自社に必要な機能や条件を洗い出し、不必要な部分にコストを掛けないことが大切です。
クラウド型マイナンバー管理システム
おすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを紹介します。
《ジョブカン労務HR》のPOINT
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
「ジョブカン労務HR」は株式会社DONUTSが提供する人事管理システムで、マイナンバーを管理できます。従業員に情報の入力を依頼できるため、担当者が登録作業をしなくてもマイナンバーの収集が可能です。JIS Q 15001認証の個人情報保護システムと暗号化通信により、強固なセキュリティ対策を実現できるでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 価格 |
初期費用無料、月額400円/ユーザー
※無料プランあり
※他のジョブカンシリーズ利用で特別料金 |
《ジンジャー人事労務》のPOINT
- マイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄まで一括管理
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、マイナンバーの一括管理ができるシステムです。従業員のマイナンバー情報を収集し保管、利用や破棄など更新履歴を記録するため、安全な管理が実現するでしょう。マイナンバー破棄のタイミングは通知設定が可能で、対応漏れ防止につながります。また、追加オプションやサポートプランを選べることもポイントです。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 価格 |
月額500円/ユーザー
シングルサインオン（追加オプション）：月額100円～/ユーザー
社保手続き（追加オプション）：月額300円～/ユーザー
雇用契約（追加オプション）：月額200円～/ユーザー
年調収集（追加オプション）：月額100円～/ユーザー
サーベイ（追加オプション）：月額300円～/ユーザー |
《SmartHR》のPOINT
- ３種類のマイナンバー登録方法で企業に合わせた方法を取れる！
- 提供されたマイナンバーは暗号化された状態で保管！
- マイナンバーの閲覧履歴も監査ログとして自動保存！
「SmartHR」は、株式会社SmartHRが提供するマイナンバー管理システムです。収集したマイナンバーはすべて暗号化された状態で保管され、閲覧履歴も監査ログとして自動保存されます。マイナンバーの登録は、登録依頼やシステムの招待など３種類の方法があります。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
〇（15日間） |
| 価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《freee人事労務》のPOINT
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 低コストで手軽に管理
- 金融機関並みの通信・暗号化技術で万全のセキュリティ
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、書類へのマイナンバー記載にも対応しているシステムです。必要書類へのマイナンバー記載・閲覧の際は、自動で作業ログが記録されます。また、スマホから通知カードなどをアップロードしマイナンバー情報の提出ができるため、マイナンバー収集による担当者の負担が軽減するでしょう。マイナンバーの収集や管理のほか、給与計算や勤怠管理、給与事務など広範囲な業務をサポートします。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
製品・サービスのPOINT
- 運営メンバーは金融機関出身者！安心・安全の管理を実現
- クラウド環境にマイナンバーを保管し端末紛失リスク軽減！
- 法定保存期間が過ぎた書類を通知！ムダな書類を削除！
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウドマイナンバー」は、高セキュアなマイナンバーの収集管理をサポートするクラウド型システムです。256bit SSL暗号化通信により、万が一の流出に備えられます。また、ログインはメールアドレスとパスワードだけではなく、認証コードを利用した二段階認証に対応しています。１か月の無料トライアルがあるため、導入前に使用感を確認できるでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 価格 |
個人プラン：9,600円/年or980円/月
50名以下プラン：35,760円/年or3,980円/月
51名以上別途見積 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理
「JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理」は、株式会社日本デジタル研究所が提供する個人番号を一括管理できるシステムです。会計事務所向けの製品で、消費税や所得税、年末調整などを管理するシステムと連携できます。担当者の権限や使用税目などを設定することで、安全性の高い運用を実現できるでしょう。
また、マイナンバーの収集方法が多岐に渡ることも特長です。シートに記入したものを入力するほか、スキャナやCSVファイルを用いた方法に対応しています。
MYNABOX
「MYNABOX」は、株式会社エムケイシステムが提供する社労士事務所で利用するクラウドシステムです。多くのクラウド型システムはデータをベンダーに預けますが、MYNABOXでは自社で保管します。保存するデータは暗号化されるため、万が一の流出にも備えられます。Shalom（社労夢）と連携できるため、さまざまな電子申請にも役立つでしょう。
フリーウェイマイナンバー
株式会社フリーウェイジャパンが提供する「フリーウェイマイナンバー」は、従業員数20名まで初期費用・月額利用料無料で利用できるシステムです。さらに、同じフリーウェイが提供する給与計算システムと連動できることも特長です。利便性と低コストを両立させたい企業に適しています。
サービス型マイナンバー管理システム
サービス型のおすすめマイナンバー管理システムを紹介します。
《マイナンバーサービス》のPOINT
- ニーズに応じた頻度で新入社員のマイナンバーを収集
- 源泉徴収票の発行などマイナンバー利用も委託可能
- 徹底された安全体制でマイナンバーを管理
株式会社エコミックが提供する「マイナンバーサービス」は、マイナンバーの収集を代行するアウトソーシングサービスです。紙やスマホ、パソコンなどを使用し、複数拠点の企業でも従業員のマイナンバー収集、電子データ化が可能です。さらに、年末調整の申告書類などマイナンバーを用いた業務を委託するサービスも用意しています。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP / サービス |
無料トライアル |
ー |
| 価格 |
初期費用無料、マイナンバー収集は従量課金制 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
マイナワン
株式会社ODKソリューションズが提供する「マイナワン」は、証券会社など金融機関を対象としたシステムです。金融機関向けシステムを提供してきた実績と、SBIビジネス・ソリューションズとの協業による高セキュリティ環境下での管理が実現します。マイナンバー事務代行サービスに加え、オンプレミス型やASP型での提供もされています。
マイナンバー管理システムを導入して適切な管理をしよう
マイナンバー管理システムは、厳重なマイナンバー管理を実現するためのツールです。情報漏えいや紛失のリスクを抑え、法改正に対応した管理ができます。マイナンバー管理システムを選ぶ際には、「自社の規模にあう対象規模か」「セキュリティ機能が充実しているか」「予算にあった価格か」などを意識しましょう。
自社にあったマイナンバー管理システムを導入するために、まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。
