マイナンバー管理システムとは
マイナンバー管理システムとは、マイナンバーの収集から破棄まで一括管理できるシステムです。マイナンバーは、重要な個人情報であるため厳重な管理が求められます。サイバー攻撃や不正な持ち出しによる情報流出の防止だけではなく、破棄も徹底した管理をしなければなりません。マイナンバーが流出は法的な処罰だけではなく、社会的な信用の低下につながるでしょう。
適切な管理によりリスク防止を実現するのが、マイナンバー管理システムです。自社の管理体制に不安がある場合は、導入を検討しましょう。
クラウド型マイナンバー管理システム10選
おすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを紹介します。
製品・サービスのPOINT
- マイナンバー収集･運用･廃棄、ガイドラインに対応する必須機能
- 国内最高レベルのセキュリティシステム
- 社労士・税理士とも共用システムで一元管理
「オフィスステーション マイナンバー」は、株式会社エフアンドエムが提供するマイナンバーの管理に必要な機能を総合的にカバーした製品です。二重認証やSSL証明書、WAFなど多数のセキュリティ機能搭載により、安心した管理ができるでしょう。中小企業のサポートをしてきた実績により、人事・経理・総務担当者のマイナンバーに関するすべての悩みを解消します。
| 提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 価格 |
3,000円 ～/登録料：100,000円/保守費用：無料/月額利用料3,000円/100名まで |
《ジョブカン労務HR》のPOINT
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入15万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、マイナンバー管理ができる人事管理システムです。従業員に情報の入力を依頼できるため、担当者が登録作業をしなくてもマイナンバーの収集が可能です。JIS Q 15001認証の個人情報保護システムと暗号化通信により、強固なセキュリティ対策を実現できるでしょう。
| 提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 価格 |
400円 ～/【初期費用】0円/【月額費用】１ユーザー無料プラン0円 有料プラン400円
※他のジョブカンシリーズ*をご利用の場合、特別料金のご案内も可能
|
《SmartHR》のPOINT
- ３種類のマイナンバー登録方法で企業に合わせた方法を取れる！
- 提供されたマイナンバーは暗号化された状態で保管！
- マイナンバーの閲覧履歴も監査ログとして自動保存！
「SmartHR」は、株式会社SmartHRが提供するマイナンバー管理システムです。収集したマイナンバーはすべて暗号化で保管され、閲覧履歴も監査ログとして自動保存されます。マイナンバーの登録は、登録依頼やシステムの招待など３種類の方法があります。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
〇（15日間） |
| 価格 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
COMPANYシリーズ
株式会社Works Human Intelligence
《COMPANYシリーズ》のPOINT
- 日本企業の人事業務に必要な機能はすべて搭載
- 定額保守料金以外にかかる費用は０！
- 日本の大手企業の約3社に1社が採用
株式会社Works Human Intelligenceが提供する「COMPANYシリーズ」は、マイナンバーをはじめとする人事労務すべてを管理する統合人事システムです。大手法人向けのシステムで人事業務を網羅しています。そのため、制度変更など業務が変わった場合の対応も柔軟に対応できるでしょう。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
テクバン株式会社が提供する「SmartHR」は、マイナンバーなどの情報を管理する人事労務ソフトです。パソコンはもちろん、スマホからも従業員情報を入力できます。年末調整や給与明細などにも対応しているため、社内のペーパレス化につながるでしょう。複数名の一括入力にも対応しています。
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JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理
「JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理」は、株式会社日本デジタル研究所が提供する個人番号を一括管理できるシステムです。会計事務所向けの製品で、消費税や所得税、年末調整などを管理するシステムと連携できます。担当者の権限や使用税目などを設定することで、安全性の高い運用を実現できるでしょう。
また、マイナンバーの収集方法が多岐に渡るのも特徴です。シートに記入したものを入力するほか、スキャナやCSVファイルを用いた方法に対応しています。
MYNABOX
「MYNABOX」は、株式会社エムケイシステムが提供する社労士事務所で利用するクラウドシステムです。多くのクラウド型システムはデータをベンダーに預けますが、MYNABOXでは自社で保管します。保存するデータは暗号化されるため、万が一の流出にも備えられます。Shalom（社労夢）と連携できるため、さまざまな電子申請にも役立つでしょう。
フリーウェイマイナンバー
株式会社フリーウェイジャパンが提供する「フリーウェイマイナンバー」は、従業員数20名まで初期費用・月額利用料無料で利用できるシステムです。さらに、同じフリーウェイが提供する給与計算システムと連動できるのも特徴です。利便性と低コストを両立させたい企業に適しています。
freeeマイナンバー管理
freee株式会社が提供する「freeeマイナンバー管理」は、クラウドでマイナンバー管理ができるシステムです。従業員や取引先にリクエストメールを送信し、入力するだけでマイナンバーを収集できます。また、スマホから通知カードをアップロードする方法にも対応しているため、マイナンバー収集による担当者の負担が少なく済むでしょう。
マネーフォワード クラウドマイナンバー
「マネーフォワードクラウドマイナンバー」は、本格的なセキュリティ体制でマイナンバーを守るシステムです。256bit SSL暗号化通信により、万が一の流出に備えられます。また、ログインはメールアドレスとパスワードだけでなく、認証コードを利用した二段階認証に対応しています。１か月の無料トライアルがあるため、導入前に使用感を確認できるでしょう。
オンプレ・アプライアンス型マイナンバー管理システム６選
オンプレミス・アプライアンス型のおすすめマイナンバー管理システムを紹介します。
株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービス
製品・サービスのPOINT
- 収集方法は郵送／スマホどちらからでもお選びいただけます
- 無償提供の専用ツールから各種法定調書の作成も可能です
- 案内文書の追加封入など各種オプションサービスも豊富です
「株式会社石川コンピュータ・センターのマイナンバー収集･管理代行サービス」は、マイナンバーの収集から破棄までのすべての工程を一任できるサービスです。マイナンバー収集は、郵送またはスマホから選べます。郵送の場合、提出依頼文書や同意書などの作成、身元確認などの作業は任せられるため、業務効率化につながるでしょう。収集したデータを保存するデータセンターは、災害への配慮から日本海側で管理されます。
| 提供形態 |
サービス |
無料トライアル |
ー |
| 価格 |
【１件あたり】初期(収集)：110円 ～/管理料：35円(月額)（収集済みの対象者のみ課金） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《マイナンバーサービス》のPOINT
- ニーズに応じた頻度で新入社員のマイナンバーを収集
- 源泉徴収票の発行などマイナンバー利用も委託可能
- 徹底された安全体制でマイナンバーを管理
Paples
日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供する「Paples」は、マイナンバー管理業務に特化した電子帳票システムです。マイナンバーが記載された帳票は、あらかじめ設定されたプリンタからしか出力できません。一方、マイナンバーの記載がない帳票はプリンタの制限を外せるなど、臨機応変な利用が可能です。
まもれナンバード
「まもれナンバード」も日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供するマイナンバー管理システムです。支払調書に特化したシステムで、支払調書関連の帳票出力機能もオプションで提供されます。事前にセットアップされた状態で提供されるため、スムーズに利用をはじめられるでしょう。
株式会社日立ソリューションズ マイナンバーセキュリティ
「マイナンバーセキュリティ」は、株式会社日立ソリューションズが提供するトータルセキュリティソリューションです。アクセス制御やアクセス者の識別など、技術的安全管理措置に対応したセキュリティ対策を実施します。管理区域と取扱区域と一般業務区域で業務の区別をするため、安全な管理が実現するでしょう。
株式会社ODKソリューションズ マイナンバー関連サービス
株式会社ODKソリューションズ が提供するマイナンバー関連サービスは、証券会社など、金融機関を対象としたシステムです。金融機関向けシステムを提供してきた実績と、SBIビジネス・ソリューションズとの協業による高セキュリティ環境下での管理が実現します。オンプレミス型だけでなく、ASP型での提供もされています。
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マイナンバー管理システムの選び方
マイナンバー管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。
対象規模で選ぶ
マイナンバー管理システムは、製品によって管理できるマイナンバーの件数が異なります。自社で管理するマイナンバーの件数により、適切な製品は変わるでしょう。中小企業向けに作られた多くのシステムでは、管理できるマイナンバーの件数に制限があります。一方、大企業向けの製品には、制限がありません。また、対象規模が大きい製品ほど、機能が充実している傾向にあります。
セキュリティで選ぶ
マイナンバーは、法律に則った厳重な管理が必要です。そのため、以下のようなセキュリティ機能が搭載されている製品をおすすめします。
- ■ログ管理
- いつだれがデータにアクセスしたのかを把握できます。
- ■暗号化
- 万が一データが流出した際の被害を抑えられます。
- ■権限設定
- 必要最低限の権限に絞るため、不正な操作を防ぎます。
- ■サイバー攻撃対策
- ファイアウォールやウイルス対策などにより、外部からの攻撃を防ぎます。
価格で選ぶ
同じような機能を備えた製品でも、価格帯は異なるため、料金体系を確認しておきましょう。さらに、提供形態がクラウドかオンプレミスかによって大きく変わるため注意が必要です。
また、ユーザー数や管理できるマイナンバー件数、オプション機能などによって料金が変わる場合もあります。自社に必要な機能や特徴を洗い出し、不必要な部分にコストを掛けないことが大切です。
マイナンバー管理システムを導入するメリット
マイナンバー管理システムの導入するメリットを、紙媒体で管理する場合と比べて解説します。
収集・利用・廃棄まで一括管理
マイナンバー管理システムを利用すると、従業員からマイナンバーの収集するところから、退職者情報の廃棄まで安全に管理が可能です。紙で管理する場合、どこに何を保管しているのか把握することが難しいため、どうしても作業が属人化してしまいます。システムを導入すれば、アクセス制限などを利用して業務の分担が可能なため、属人化防止となり負担を軽減できるでしょう。
情報漏えいや紛失リスクの軽減
紙媒体の場合は持ち運びが容易なため、情報漏えい・紛失のリスクがシステムより高いといえるでしょう。電子データの場合は、簡単にデータを持ち出せないように設定できます。
また、紙の場合はアクセス制限やログ管理といった対策・対処が困難です。大量の記録がある場合は、一部が紛失していたとしても気づかないでしょう。システムの場合は、アクセス制限で、管理者以外はそもそもデータに触れられません。万が一誰かが不正にアクセスしても、ログにより特定できます。
法改正に対応できる
マイナンバーは今後幅広い活用方法が見込まれており、法律の改正も予想されます。法改正が実行された際は、法律に対応した管理をしなければなりません。紙媒体の場合は、管理方法を変更する際大幅な改善の可能性があります。一方システムでは、法改正に対応できるため、業務の効率化につながるでしょう。
マイナンバー管理システムを導入して適切な管理をしよう
マイナンバー管理システムは、厳重なマイナンバー管理を実現するためのツールです。情報漏えいや紛失のリスクを抑え、法改正に対応した管理ができます。マイナンバー管理システムを選ぶ際には、「自社の規模にあう対象規模か」「セキュリティ機能が充実しているか」「予算にあった価格か」などを意識しましょう。
自社にあったマイナンバー管理システムを導入し、厳格な管理体制を構築してください。
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