おすすめのマイナンバー管理システム21種を比較！選び方も解説

クラウド型マイナンバー管理システム10選

おすすめのクラウド型マイナンバー管理システムを10製品紹介します。（４月26日時点）

なりすましや悪意のあるソフトウェアによる被害を、最小限に抑えるセキュリティ機能を搭載した製品です。信頼性の高い国内のデータセンターにデータを保存できます。そのほか、グループ分けや一括登録などの便利な機能を備えているのも特徴です。

特定個人情報保護委員会が発行するガイドラインに則った管理を実現するシステムです。管理者権限や利用者権限により、高いセキュリティ体制を構築できます。また、MJSが提供するほかの業務システムと連携できるのも特徴です。

マイナンバーを従業員に直接入力させる機能を備えています。紙を介さないため、情報漏えいのリスクを下げられるでしょう。また、収集したマイナンバーの一括登録もできます。柔軟な登録方法で効率を上げたい企業におすすめです。

データ単位で参照・登録・編集・削除などの権限を設定できます。マイナンバー管理の担当者それぞれに、必要最小限の権限を付与できるため、高いセキュリティが実現します。また、社外からの利用も可能なため、アルバイトやパートを多く雇用する企業に向くでしょう。

マイナンバー管理を代行するサービスです。専用のコールセンターにより、マイナンバー提出の催促や従業員による問い合わせへの対応もします。管理担当者の手間を最小限に抑えられるでしょう。

JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理

会計事務所向けの製品で、消費税や所得税、年末調整などを管理するシステムと連携します。担当者の権限や使用税目などを設定することで、安全性の高い運用を実現するでしょう。

また、マイナンバーの収集方法が多岐に渡るのも特徴です。シートに記入したものを入力するほか、スキャナやCSVファイルを用いた方法に対応しています。

マイナンバーステーション

収集から破棄まで、マイナンバーの管理に必要な機能を総合的にカバーした製品です。二重認証やSSL証明書、WAFなど多数のセキュリティ機能によってデータを守ります。また、無料で相談できるなど、サポートが手厚いのも特徴です。

マイナde社労夢

マイナンバーは各事務所ごとに保管されるのが特徴の製品です。多くのクラウド型システムでは、データをベンダーに預ける形になりますが、この製品では自社で保管します。保存するデータは暗号化されるため、万が一の流出にも備えられます。

フリーウェイマイナンバー

従業員数20名までは、初期費用・月額利用料無料で利用できるシステムです。さらに、同じフリーウェイが提供する給与計算システムと連動できるのも特徴です。利便性と低コストを両立させたい企業に適しています。

HuubHR

マイナンバー管理機能を備えた、人事管理システムです。顔写真や履歴書などの人事情報をまとめて管理できます。また、検索や絞り込み、エクスポート機能が充実しており、欲しいデータをスムーズに取り出せるのが特徴です。

オンプレ・アプライアンス型マイナンバー管理システム８選

オンプレミス・アプライアンス型のマイナンバー管理システムを８製品紹介します。（４月26日時点）

操作履歴とマイナンバー利用履歴を一元管理するなど、厳重なセキュリティ機能を備えています。また、自社だけでなく、顧問先や個人事業主、グループ会社をまとめて管理できるのも特徴です。

さらに、利用期限切れのマイナンバーは自動削除できるため、収集から破棄まで一括管理できます。

マイナンバーの収集から破棄までのすべての工程を一任できるサービスです。マイナンバー収集対象者に配る提出依頼文書や同意書などの作成や身元確認など、細かい作業も任せられます。収集したデータのやり取りは、セキュアな環境で行われるため安心です。

パソコンやサーバをすみずみまで検査し、マイナンバーやクレジットカード番号などが記載された個人情報ファイルを検出するツールです。個人情報やマイナンバーに該当すると思われる記載パターンが含まれた文書ファイルを高い精度で検出します。

個々の端末にデータが残ることによる情報漏えいを防止したい企業におすすめです。

マイナンバーのセキュリテイ対策に特化したアプライアンスサーバです。マイナンバーの収集から廃棄までを一元管理できます。従業員による入力のほか、管理者によるCSVファイルからのインポートや一括入力も可能です。

また、管理者端末のログを残せ、内部統制に適しているのも特徴です。

Paples

マイナンバー管理業務に特化した電子帳票システムです。マイナンバーが記載された帳票は、あらかじめ設定されたプリンタからしか出力できません。一方、マイナンバーの記載がない帳票はプリンタの制限を外せるなど、臨機応変な利用が可能です。

まもれナンバード

支払調書に特化したマイナンバー管理システムで、支払調書関連の帳票出力機能もオプションで提供されます。この製品は、事前にセットアップされた状態で提供されるため、スムーズに利用を始められるでしょう。

株式会社日立ソリューションズ マイナンバーソリューション

マイナンバーカードの読み取りやスマホを活用した方法など、多岐に渡る方法で番号を収集できます。また、マイナンバーを反映した電子申告データ作成やテンプレートによる帳票作成、関連システムとの連携など、便利な機能を備えています。

株式会社ODKソリューションズ マイナンバー管理システム

証券会社など、金融機関を対象としたマイナンバー管理システムです。システムの導入や保守について、専任担当者からサポートを受けられます。オンプレミス型だけでなく、ASP型での提供もされています。

無料で使える！おすすめのマイナンバー管理システム３選

無料で使えるマイナンバー管理システムを３製品紹介します。（４月26日時点）

MKS・マイナンバー管理プラットフォーム

株式会社ワークスアプリケーションズが提供する、従業員とその家族のマイナンバーを一括管理できるシステムです。オンラインを利用した本人による入力と、申請書類を利用した収集方法に対応しています。また、法改正に伴うアップデートも無償で対応されているのも特徴です。

マイナンバー管理 freee

従業員や取引先にリクエストメールを送信し、そこから入力してもらうだけでマイナンバーを収集できます。また、スマホから通知カードをアップロードする方法にも対応しており、マイナンバー収集の負担が少なく済みます。有料プラン有。

マネーフォワード クラウドマイナンバー

本格なセキュリティ体制でマイナンバーを守れるシステムです。256bit SSL暗号化通信により、万が一の流出に備えられます。また、ログインはメールアドレスとパスワードだけでなく、認証コードを利用した二段階認証に対応しています。有料プラン有。

マイナンバー管理システムの選び方

マイナンバー管理システムはどのように選べばよいのでしょうか。

対象規模で選ぶ

システムによって管理できるマイナンバーの件数が異なります。自社でどのくらいのマイナンバーを管理する必要があるのかによって、適切な製品は変わるでしょう。

一般的に、中小企業向けに作られたシステムには件数に制限があります。一方、大企業向けの製品は特に制限がありません。また、対象規模が大きい製品ほど、マイナンバーを管理するための機能も充実している傾向にあります。

セキュリティで選ぶ

マイナンバーは厳重に管理する必要があります。そのため、セキュリティ機能に優れたものが望ましいです。具体的には、以下のような機能を備えたものが良いでしょう。

■ログ管理

いつだれがデータにアクセスしたのかを把握できます。

■暗号化

万が一データが流出した際の被害を抑えられます。

■権限設定

必要最低限の権限に絞ることで、不正な操作を防ぎます。

■サイバー攻撃対策

ファイアウォールやウイルス対策などにより、外部からの攻撃を防ぎます。

価格で選ぶ

料金体系もよく確認しましょう。同じような機能を備えた製品でも、価格がまったく異なることがあります。特に、提供形態がクラウドかオンプレミスかによって大きく変わるため注意が必要です。

また、ユーザー数や管理できるマイナンバー件数、オプション機能などによって料金が変わることも考えられます。自社に本当に必要な機能や特徴を洗い出し、余計な部分にコストを掛けないことが大切です。

そもそもマイナンバー管理システムとは

マイナンバー管理システムは、マイナンバーの収集から管理、破棄までをまとめて行えるシステムです。重要な個人情報であるため、マイナンバーは厳重に管理する必要があります。

サイバー攻撃や情報の不正な持ち出しによる流出を防止するだけでなく、破棄する際にも徹底しなければなりません。万が一マイナンバーを流出させれば、法的な処罰を受けるだけでなく、社会的な信用が大きく低下するでしょう。

マイナンバー管理システムは、適切な管理を実現し、これらのリスクを避けるためのものです。自社での管理体制に不安を感じている場合は、導入を検討したほうがよいでしょう。

紙でマイナンバーを管理するデメリット

紙媒体によるマイナンバー管理には、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

情報漏洩や紛失の恐れがある

情報漏えい・紛失のリスクがあります。このリスクはシステムで管理する場合も存在しますが、持ち運びが容易な紙のほうがよりリスクが高いといえるでしょう。

電子データの場合は、簡単にデータを持ち出せないように設定を行うことができます。アクセス制限などを行えば、管理者以外はそもそもデータに触れられません。万が一誰かが不正にアクセスしても、ログを確認することで特定できます。

ところが、紙の場合はアクセス制限やログ管理といった対策・対処が困難です。特に大量の記録がある場合は、その一部が紛失していたとしても気づかないでしょう。

取り扱いの履歴を残すのに手間がかかる

マイナンバーの管理には、取扱いの履歴を残すことが義務付けられています。紙でマイナンバーを管理する場合は、紙への記録やExcelへの入力を行わなければなりません。

厳重な管理が求められる以上、これらの作業にミスは許されないため、作業者にとって大きな負担になるでしょう。システムを利用すれば、自動で記録を残すことができます。人為的ミスが起きるリスクも減らせるため、安全で負担が少ない方法といえるでしょう。

担当の引継ぎ時に漏れが発生しやすい

紙で管理する場合、どこに何を保管しているのか把握することが難しいため、どうしても作業が属人化してしまいます。引き継ぐ際、すべての情報を伝えることは困難なため、抜け漏れが発生するリスクが高くなります。

また、ごく一部の担当者にマイナンバー管理のすべてを任せるのは負担が大きいため、ある程度業務を分散する必要があります。しかし、紙で管理する場合は細かく権限や役割を分担するのは難しく、どこかで抜け漏れが発生するでしょう。

厳重に権限を管理するためには、アクセス制限のようなシステムならではの機能が必要になります。

システムの導入で、厳格なマイナンバー情報管理を！

マイナンバー管理システムは、厳重なマイナンバー管理を実現するためのものです。情報漏えいのリスクを抑えられます。マイナンバー管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。

• ■対象規模
• ■セキュリティ機能
• ■価格

紙でマイナンバーを管理する場合、以下のデメリットがあります。

• ■情報漏えいのリスク
• ■履歴を残す手間
• ■引継ぎ時の漏れ

ぜひ、自社に合ったシステムを導入し、厳格な管理体制を構築してください。