マイナンバー制度とは？
マイナンバー制度とは、税・社会保障・災害の３つの分野で国が個人情報管理の効率化を目的に創設した制度です。住民票をもつすべての国民に12桁の個人番号（マイナンバー）を交付します。また、住民票をもつ外国人も交付の対象です。
これまでは、個人情報を複数の機関で管理しており、同一人物の確認には手間がかかっていました。しかしマイナンバーでは、同一人物かどうかのスムーズな確認が可能です。公的機関での作業効率化につながります。
2016年１月からマイナンバー制度に基づいた行政処理が始まりました。希望者のみ、マイナンバーカードが交付されます。マイナンバーカードには、氏名・生年月日・性別・住所・顔写真の記載があります。
マイナンバー制度施行の目的は？
マイナンバー制度の目的は以下の３つです。
- ●行政の効率化
- マイナンバーの付与により公的機関の連携が図れて、確認作業の効率化が実現します。また、災害時は被災者台帳の作成に活用されます。
- ●国民の利便性向上
- 年金や確定申告など、社会保障や税に関する書類申請時の添付書類が不要になります。
- ●公平、公正な社会の実現
- 所得を把握しやすくなり、不正受給や不当に税負担を免れようとする不正の防止に役立ちます。また、受給が必要な人に対して確実な給付が可能です。
マイナンバーを利用するタイミングは？
マイナンバーを利用するタイミングはどのような場面なのでしょうか。それぞれ見ていきましょう。
確定申告書などの提出時
所得税の確定申告書にマイナンバーを記載して税務署に提出します。個人の場合は12桁のマイナンバーを、法人の場合は13桁の法人番号を記載。
2016年１月１日以降に公的機関に提出する書類はマイナンバーの記載が義務付けられています。そして申告書などのコピーを控えにする場合、マイナンバーが記載された部分をマスキングするなどの対応が必要です。
社会保障の手続きをする時
社会保障の手続き時にマイナンバーが必要です。マイナンバーが必要な社会保障の主な事務手続きは以下のとおりです。
- 年金
- 年金法に基づくさまざまな年金給付に関する事務など
- 労働
- 雇用保険法に基づく失業給付に関する事務。労働者災害補償保険法に基づく保険給付に関する事務など
- 社会保険
- 加入や脱退、給付に関する事務、さらに扶養家族の移動時など
- 雇用保険
- 加入や脱退時、そして結婚や離婚で姓が変わったときなど。また、育児・介護などを理由に休業する場合の届け出提出時
上記で紹介した以外にも必要な場合があるため、手続き時に混乱することのないよう、事業主・個人の双方でマイナンバーの適切な管理が求められます。
被災中に支援を受ける時
マイナンバーは、被災時に支援を受ける際に活用されます。災害発生時は、被災者台帳を作成し、それを基にさまざまな支援を決定します。マイナンバーで本人確認ができるため、被災者台帳作成時に有効です。
また、マイナンバーの活用で支援サービスの内容を行政が網羅的・一元的に把握できます。被災者へのサービスの抜け・漏れ防止につながるでしょう。さらになりすましや重複支援などの不正防止も期待できそうです。
マイナンバー制度がもたらす業務への影響は？
マイナンバー制度により、事業主にどのような負担がかかるのかを解説していきます。
管理体制を構築する必要がある
マイナンバーは厳格なルールに基づき正しい運用が求められます。
使用目的や安全管理などの基本方針を設定し、従業員への周知を行いましょう。まず、担当事務・監督責任者を選任し、研修を実施します。マイナンバーの取扱いに関する知識を深めます。そして安全にマイナンバーの取り扱いを行う環境を整備しましょう。
さらに、マイナンバーを適切に管理するシステムの構築も不可欠です。ログの収集やアクセス制御、担当者の識別や認証を行うシステムの導入を検討すべきです。従業員への教育も実施しましょう。制度への理解を深めるためには、定期的な研修が効果的です。仕組み・目的の理解を促し、適切な管理体制を整えましょう。
セキュリティを強固にする必要がある
マイナンバーはガイドラインに基づき、セキュリティ対策を強化しなければいけません。たとえば、マイナンバーの取り扱い担当者を明確化し、担当者以外はマイナンバーに関わらない環境を作ります。さらに担当者には研修を行いましょう。
システム面でのセキュリティ強化も大切です。不正アクセス・ウィルス対策の強化を実施し、情報漏えいが起こらないよう努めなければいけません。
しかし、企業全体で一度にセキュリティレベルを向上させるのは難しいでしょう。そのため、マイナンバーを取り扱う人事・総務部門から対策の強化を実施します。そして、段階的にセキュリティを上げていきましょう。
マイナンバー管理を適切に行うために制度の確認を！
マイナンバー制度は、税・社会保障・災害の分野において業務の効率化を目指します。制度の目的は以下のとおりです。
- ■行政の効率化
- ■国民の利便性向上
- ■公平、公正な社会の実現
マイナンバーは、確定申告や社会保障の手続き、被災時に利用します。また、企業でマイナンバーの利用を開始する場合、ルールに基づいた管理体制の構築やセキュリティの強化が必要です。適切なマイナンバー管理のため、今一度、制度の確認をしましょう。
法人でマイナンバーを適切に管理するためには、マイナンバー管理システムを利用することをおすすめします。興味のある方は、以下の記事をご覧になってみてください。
