少人数・情シス不在でも運用できる体制づくり
不動産会社の多くは中小規模で、担当者が少ない環境での業務効率化が課題です。1人の担当者でも月末業務を完結させ、情シスなしでもシステムを運用できる体制を整えることが重要です。
事務員1人でも月末業務を完結できるシステムの条件
月末の業務として特に負担が大きいのが、入金データの取込・消込作業とオーナーへの収支報告書の作成・送付です。銀行の振込明細データを自動でインポートし、家賃と照合して消込を自動化できるシステムを使えば、手作業の時間を大幅に削減できます。さらに収支報告書が物件・オーナーごとに自動生成されて一括印刷・PDF出力できれば、事務員1人でも月末業務を回せる体制が整います。
この体制を実現するシステムの選定ポイントとして、(1)銀行振込データ（全銀データ形式等）の一括インポート機能、(2)家賃データとの自動照合・消込の精度、(3)オーナー別収支報告書の自動作成と一括出力、(4)請求書・領収書の自動発行、の4点を確認してください。月末の処理件数が多い会社では、バルク処理（一括処理）の速度も確認することをお勧めします。自動消込の対象外となった未消込の入金がある場合の手動対応フローについても、デモ時に確認しておくと安心です。
情シスなしでも安心して始められるクラウド賃貸管理の条件
IT専任担当者（情シス）がいない不動産会社がクラウド型の賃貸管理ソフトを導入する場合、「自社でサーバーを用意しなくてよい」「ブラウザからすぐに使い始められる」「アップデートは自動で行われる」クラウド型のメリットが特に有効です。ただし、導入時の初期設定・データ移行・スタッフへの使い方説明には、ベンダーのサポート体制が欠かせません。導入後に現場で困ったときのサポート品質も選定の重要基準です。
情シスなしでの導入を成功させるための確認ポイントとして、(1)初期設定を代行してくれるオンボーディングサービスの有無と費用、(2)操作マニュアル・動画・FAQの充実度、(3)電話・チャット・メールでのサポート対応時間、(4)既存データ（エクセル・他システム）のインポート支援の可否を確認してください。クラウド型で月額費用も抑えられる製品が増えているため、コストと機能のバランスも合わせて比較することをお勧めします。
多拠点管理と本社・現場の分業体制
複数の店舗・支店を持つ不動産会社では、拠点間の情報共有と本社経理・現場担当の分業がスムーズに行えるシステム選定が業務効率を大きく左右します。
複数店舗の空室状況をリアルタイム共有する仕組み
本部・複数の仲介店舗が存在する不動産会社では、各店舗の担当者が管理物件の最新の空室状況をリアルタイムで参照できる環境が重要です。クラウド型のシステムであれば、本部での物件情報の更新が各店舗の端末に即座に反映され、「別の店舗が申込を受けたのに二重申込が起きた」「空室情報が古くて他店舗に案内してしまった」といった連携ミスを防ぐことができます。
複数店舗での空室情報共有に対応するシステムを選ぶ際は、「ユーザーアカウントの店舗別設定と閲覧権限の管理」「物件情報の更新がリアルタイムで全拠点に反映される仕組み」「ポータルサイト（SUUMO・HOME'Sなど）への物件情報の一括配信機能」を確認することが重要です。多店舗展開の規模が大きくなるほど、権限管理の細かさとデータの一元性がシステム選定の重要なポイントになります。また、物件情報のポータルサイトへの一括配信機能を活用することで、更新作業の重複を排除し、各店舗が最新情報を元に接客できる環境を整えられます。
本社経理と現場担当の分業を実現する権限設定
クレーム対応・修繕手配などの現場業務を担う担当者と、入金確認・オーナー送金を担う経理部門では、アクセスする情報と必要な機能が異なります。適切な権限設定ができるシステムを使えば、「現場担当者は物件・入居者情報と修繕記録のみ閲覧・更新できる」「経理担当者は入出金・請求・送金機能にアクセスできる」という分業体制を実現でき、情報の誤操作・不要なアクセスによるリスクを防げます。
全支店の家賃滞納状況や入出金の集計を本社経理が一元管理するには、「全拠点のデータを本社の管理画面で一覧・集計できる機能」「滞納者リストの自動抽出と督促状の発行機能」「支店別・担当者別の業績集計レポート」が必要です。本社集約型のレポーティング機能の充実度はシステムによって大きく異なるため、デモ時に全社集計画面を必ず確認することをお勧めします。家賃滞納の早期発見と督促状の一括発行ができる機能があれば、経理担当者が管理物件数の多い会社でも滞納管理の漏れを防ぐことができます。
運用体制を支える賃貸管理ソフトを比較
少人数運用・クラウド導入・多拠点管理・分業体制など、さまざまな運用形態に対応した賃貸管理ソフトをご紹介します。
クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）
- シンプルで誰でも使いこなせるデザインとわかりやすい操作性
- 場所を選ばずスマホ・PC・タブレットのマルチデバイスで利用可能
- コストパフォーマンスに優れたプロ仕様の不動産管理ソフト
クラウド賃貸管理ソフト ReDocS（リドックス）は、ブラウザからすぐに使えるクラウド型の賃貸管理サービスです。初期費用を抑えた価格設定と操作しやすい画面設計が特徴で、情シス担当がいない中小規模の不動産会社での導入実績があります。
賃貸名人
- 賃貸管理業務に必要な機能のすべてが一つに！
- 物件台帳管理の一元管理が可能！バージョンアップも無償対応！
- 初期費用¥198000～驚きの低コストを実現！コスパなら賃貸名人！
賃貸名人は、物件管理・契約管理・入金管理・オーナー管理などの基本機能を一元化した賃貸管理ソフトです。月末の入金消込から収支報告書の作成まで一連の業務フローをシステム上で完結できる設計です。
SimpleUp賃貸管理システム
- 【ＩＴトレンド 3年連続No.１】※賃貸管理システム問い合せ数
- 手続きに関する作業の負担が1/3に！ワンタッチで必要書類を印刷
- 必要な管理機能に厳選、直感操作！使いやすい＆費用も最小限に！
SimpleUp賃貸管理システムは、賃貸管理業務の効率化に特化したシステムです。操作の簡便さにこだわった設計で、担当者が少ない現場でも使いやすい運用を目指しています。
totono （株式会社スマサポ）
- 管理業務の効率化を図る機能が豊富に揃う！
- 入居者に積極的にサービスを提供し入居者満足度を大幅アップ！
- アプリダウンロード促進や利用率を高める機能とフォロー体制！
Dicon （プロテラ株式会社）
- チャット領域で特許3件取得
- QRコードでチャット開始、導入の手間削減
- 最大16言語の自動翻訳で多言語対応
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で賃貸管理ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オーナー対応の効率化と担当者負担の軽減
オーナーからの問い合わせ・収支報告・書類交付をデジタル化することで、担当者の電話・メール対応の負荷を大幅に削減できます。システムの機能を活用した効率化の方法を解説します。
オーナーマイページで電話対応を削減する活用方法
オーナーからの「今月の入金はいくらですか」「空室状況を教えてください」「修繕の進捗はどうなっていますか」といった問い合わせを電話やメールで対応していると、担当者の業務時間の多くが対応に費やされます。オーナー向けのマイページ（Web上の専用ポータル）やアプリを提供しているシステムを導入すれば、オーナーが自分でリアルタイムの収支状況・空室情報・修繕履歴を確認できるため、問い合わせ件数が減り担当者の負担を軽減できます。
オーナーマイページ機能を選定する際のポイントとして、「収支報告書・請求書のオンライン閲覧・ダウンロードに対応しているか」「スマートフォンからも使いやすいUIか」「修繕・工事の進捗状況をオーナーと共有できるか」を確認してください。オーナーへのデジタル化の案内・使い方説明のサポートをベンダーが提供しているかどうかも、導入後の定着に影響するため確認をお勧めします。特に高齢のオーナーが多い場合は、シンプルなUIや電話サポートの体制を合わせて確認しておくことで、移行後もストレスなく利用してもらいやすくなります。
収支報告書の自動作成でオーナー送金業務を効率化する
毎月のオーナーへの送金業務では、「物件ごとの入金集計」「管理費・修繕費の控除」「送金額の計算」「送金明細書・収支報告書の作成と郵送またはメール配信」という一連の作業が発生します。これらを手作業で行うと担当者の時間コストが高く、計算ミスのリスクもあります。収支計算の自動化と報告書の自動生成機能を持つシステムを使えば、月末作業の所要時間を大幅に短縮できます。
収支報告書の自動作成機能を選定する際は、「管理費・修繕費・広告費などの費目別控除項目を柔軟に設定できるか」「オーナーごとに異なる報告書フォーマットに対応できるか」「電子メールやオーナーポータルへのデジタル配信ができるか」を確認することが重要です。郵送コストの削減と配信の自動化を組み合わせることで、月末の送金業務にかかる時間を最小化できます。
まとめ
賃貸管理ソフトの運用体制を整えるには、少人数での月末業務完結・情シス不在でのクラウド導入・多拠点情報共有・本社と現場の分業・オーナー対応のデジタル化といった観点でシステムを選定することが重要です。自社の人員体制・拠点数・オーナー数に合った機能を持つシステムを選ぶことで、少ない人数でも安定した賃貸管理業務が実現します。ITトレンドで複数製品の資料を一括請求し、自社の運用体制に合ったシステムを見つけてください。
