タスク管理ツールとは
タスク管理ツールとは、「タスク管理」をよりスムーズに行うための専用ツールです。個人のタスクを忘れずに管理するだけでなく、チームメンバーのタスクの管理することでプロジェクト進行の手助けをしてくれます。
複数人が携わるプロジェクトを円滑に進めるためには、メンバーそれぞれのタスクを把握することが何よりも重要です。タスク管理ツールを使えば、あらかじめ設定したタスク情報を共有し、進捗状況や達成度をその都度チェックできるため、確認漏れを防ぎ業務効率を高められるでしょう。
タスク管理ツールには有料・無料を含めさまざまな種類がありますが、基本的な使い方はどれも同じです。タスクをリストに登録し、進捗状況に応じてステータスを変更しましょう。同じチームに所属する複数人で利用すれば、誰が今、何のタスクを行っているのか一目瞭然です。進捗が遅れている業務もすぐに把握できるため、メンバー同士でのフォローも可能に。これまで煩雑であったタスク管理業務の負担を大幅に軽減できるでしょう。
タスク管理ツールの導入メリット
専用ツール導入には、手間もコストもかかるものです。本当に導入するべきか悩んだときには、ぜひメリットに注目してみてください。ここでは3つのポイントを紹介します。
個人のタスクを「見える化」できる
タスク管理ツールは、メンバーそれぞれで自身が抱える業務を入力し、共有して使用します。タスクを作成すると、担当者や締め切り、進捗率といった情報の見える化が可能に。メンバー全員のスケジュールを把握しやすくなるため、管理業務の負担が減ります。タスクが集中しているところから、余裕がある人に割り振るなど、臨機応変な対応で作業効率もアップします。
手元のスマートフォンやタブレットからアクセスすれば、離れた場所からでもそれぞれの進捗状況を確認することが可能です。リモートワーク中や外回り中の担当者がいる場合でも、情報の見える化によって、綿密な管理が行えます。
作業漏れを防いで業務を効率化できる
誰がどの業務を担当しているのか、一目で把握できるタスク管理ツール。「担当者が決まっておらず、漏れてしまっているタスク」の把握にも役立つでしょう。タスク漏れの発見が遅くなればなるほど、プロジェクト全体に及ぼす影響も大きくなってしまいます。
また途中でタスクが追加された場合でも、専用ツールがあれば既存タスクの進捗状況とあわせて、一括で管理できます。複数のタスクの状況を確かめつつ、優先順位を決定するのにも役立ちます。
過去のタスク情報を蓄積し未来に活かせる
タスク管理ツールには、以下のような過去のタスク情報が蓄積されます。
- ・どのメンバーにどういったタスクの経験があるのか
- ・タスクを終えるまでにどれぐらい時間がかかったのか
- ・成功させるために、どういった準備を行ったのか
過去の情報をもとに、タスクの割り振りやスケジュール管理を行うことで、より効率的に動けるはずです。
これら3つのメリットから、タスク管理ツールは以下のような条件に当てはまる方におすすめです。
タスク管理の最適化で、生産性の向上を図りたい
メンバーごとの業務負担の差を解消したい
個々のタスクが見えづらいために、コミュニケーション不足に陥っている
リモートワーク中のメンバーの業務状況が把握できていない
タスク管理ツールを使えば、これらの課題をすっきり解決できます。
プロジェクト管理ツールとの違いとは
タスク管理ツールと混同しやすいのが、プロジェクト管理ツールです。プロジェクトとは、目標を達成するためのチームや計画そのもののこと。プロジェクトを進めていくために、多数のタスクが存在しており、この計画全体を管理対象としているのが、プロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理ツールのなかには、数ある機能のひとつとしてタスク管理機能を搭載している製品もあります。タスク管理ツールでは各人のタスクのみを管理しますが、プロジェクト管理ツールではガントチャートでの管理や顧客情報、与信情報などプロジェクトに関する情報の管理も可能になります。どこまでの機能が必要で、どのような目的で導入したいのかをはっきりさせたうえで、ツールを選択してみてください。
無料ツールを使う場合の注意点
まずは試しに無料ツールを使いたい、という場合もあるでしょう。無料ツールには、コストを抑えて手軽に利用できるメリットがあります。一方で、利用する人数や使用できる機能に制限がかかる可能性も。本格的な導入には注意が必要です。
メンバー全員が利用するツールだからこそ、一度導入したシステムを変更するのは容易ではありません。安易に導入した後に「想定していた使い方ができなかった」とならないためには、広い視野をもつ必要があります。有料製品についても、「資料請求する」「ネット上で情報を収集する」といった方法で、詳細を把握してみてください。
有料ツールのなかには、無料トライアルを実施している製品もあります。「まずはコストをかけずに試してみたい」という場合には、無料ツールではなくこちらを選択するのがおすすめです。
タスク管理ツールでできること
タスク管理ツールを使えば、以下のような作業ができます。
- ・プロジェクトやチーム別のタスク管理
- ・ToDoリストの作成や管理
- ・タスクごとのコメント作成
- ・タスクに必要な書類、データの添付
- ・過去のタスク情報の検索
タスク管理ツールでは、ボードを使ってプロジェクト別にタスクを管理します。ボードは複数作成できるので、情報が混ざる恐れもありません。メンバー招待や削除は、ボード別で管理が可能です。また、必要なメンバーのみが情報をチェックする仕組みです。
やるべきことをリスト化したり、コメントのやりとりを行ったりと、さまざまな用途で活用できます。ツール上で、タスクに関連した書類や情報を授受することで、データ管理も楽になるでしょう。
タスク管理ツールの選び方
機能も価格も多種多様なタスク管理ツール。導入時には、「どれを選べばよいのかわからない」と悩むケースも少なくありません。3つの比較ポイントを紹介します。
搭載されている機能や使い勝手
タスク管理ツールを選ぶ際には、まず搭載されている機能に注目してみてください。あらかじめ「どういった使い方をしたいのか」を明らかにしておき、それを実現できるツールを選択しましょう。
「メンバー同士の交流を活性化させたい」と思うなら、コミュニケーション機能が充実したものを選びましょう。タスク管理業務全般を楽にしたいなら、機能が豊富なオールインワンタイプを選択するのがおすすめです。
また「導入したものの操作性が悪く使えない」といった事態も避けなければいけません。チームメンバー全員がストレスなく操作できるよう、使い勝手のよさにも注目してみてください。
既存システムとの互換性
IT化が推進される今、タスク管理以外のツールを導入している企業も多いでしょう。しかし導入ツールが増えれば増えるほど、管理や使用の手間は増加します。新たに導入するタスク管理ツールを既存システムと互換性のあるものにすれば、負担は最小限に抑えられます。導入時のデータ移行やレイアウト作成も楽になるでしょう。
価格
タスク管理ツールの多くは、ユーザーごとに費用が発生する仕組みを採用しています。利用人数が増えれば増えるほど、必要コストは上昇します。継続的に利用しても無理なく使い続けられる価格かどうか、冷静に見極める必要があるでしょう。
また、ランニングコストに対して抵抗がある場合は、買い切り型のツールを検討してみてください。利用人数が増えてもコストが変わらないため、人数の心配が無くなります。ただし買い切り型のツールの種類は、それほど多くはありません。それぞれの特徴を理解したうえで選択してみてください。
おすすめのタスク管理ツール
ITトレンド編集部おすすめのタスク管理ツールを紹介します。各製品の機能や特徴を詳しく知りたい方は、製品詳細ページをご覧ください。
《Backlog》のPOINT
- タスク・プロジェクト管理に必要な機能がオールインワン
- ガントチャートやカンバンボードでタスクの進捗を一目で把握
- シンプルで直感的に使えるデザインだからすぐに使いこなせる
《CrowdLog》のPOINT
- 常識を覆す!1日1分、半自動でカンタン工数入力
- 脱Excel!リアルタイムで予実を管理し、集計作業の手間を95%削除
- 急成長企業から大手まで、750社以上が導入
業務管理を楽にしたいならタスク管理ツールを導入しよう
業務管理の重要性が増す今だからこそ、タスク管理ツールを導入し業務負担を軽減しましょう。「GoogleのToDoリストとカレンダーを使う」「エクセルで管理する」といった方法もありますが、専用ツールの有用性や機能性には劣ります。
まずは各ツールの資料を請求し、それぞれの特徴やメリットをリサーチしてみてください。業務管理にまつわる悩みを解決するためのヒントを手にできるのではないでしょうか。