チケット管理とは
チケット管理は、もともとは開発現場で使われる手法ですが、プロジェクト管理でも活用できる概念です。
実施するべき作業をチケットとして管理する方法
チケット管理とは、実施するべき作業や課題を「チケット」として管理する方法です。発生日や作業内容、優先度、担当者や期日を登録して管理します。プロジェクト管理ではチケットの発行・処理枚数により、プロジェクト全体の状況を把握する手段として活用されます。
タスクの詳細を確認できる
チケット管理では、作業内容や緊急度、期日といったタスクの詳細を確認できます。
作業の進捗状況に応じてチケットが更新されるため、内容は時系列で登録されます。そのためトラブルの際は、チケットを遡ることで問題点に気づきやすいでしょう。また、タスクごとにチケットが発行されるため、タスクとチケットを紐づけた管理が可能です。
さらにタスクの内容を細かく管理できるため、問題点に気づきやすくなります。チケットを確認すれば、チーム内で誰がどのタスクを担当し、作業をどこまで進めているのかを把握しやすくなるでしょう。
チケット管理のメリット
チケット管理を導入するメリットを詳しく解説します。
作業の進捗・残作業の把握ができる
チケット管理は、作業の進捗状況や残タスクの把握がしやすくなります。タスクごとにチケットを発行し、タスクの詳細や進捗状況などを全て記録します。
チケットの消化状況を確認すればプロジェクト全体の残タスク量が把握できるため、PM(プロジェクトマネージャー）はリアルタイムでタスクの管理がしやすくなるでしょう。
またチケット管理は、タスクごとに必要な情報を集約できるので、関連タスクや情報の整理も効率化できます。
過去の記録を参照できる
プロジェクトが長期間に及ぶと、作業に関する重要な変更は発生しやすくなります。そこで変更内容がメンバーに共有できないと、トラブルに発展しかねません。
チケット管理においては、タスクごとに詳細な内容、作業の変更があった際の内容を時系列で記録可能なため、そのようなトラブルを回避できます。
プロジェクトの途中で問題が発生した場合など、チケットを遡れば問題点の所在を突き止めやすくなるでしょう。
ガントチャート作成やコスト計算に役立つ
ガントチャートとは、工程管理に用いられる表の一種で、横軸に日付、縦軸にタスクを並べ、タスクごとの予定や進捗を記入することで、作業計画を視覚的に表現するために用いられる表のことを指します。
チケット管理を利用することで、すべての工程の中で何にどれくらいの作業時間を要したかの集計を取ることも容易になるため、ガントチャートの作成やコスト計算をするにあたり役立つでしょう。
チケット管理のデメリット
チケット管理にはプロジェクト管理ツールなどチケット管理ツールの利用に伴うデメリットも存在するため、それぞれ解説します。
タスクの入力に手間がかかる
エンジニアなどの業種では、ソフトの仕様や要件、正確な情報を把握する必要があるためチケット管理ツールは好まれる傾向にありますが、多くの情報を具体的に記入する必要があり非効率的として、他の部署のメンバーには敬遠されてしまうこともあります。
エンジニア以外の部門での利用を行う場合には、入力箇所の整理など、運用しやすい体制づくりが重要でしょう。
作業の優先度や関連性を明らかにしづらい
チケット管理はタスク同士の関連性や優先度がわかりづらくなることがあります。プロジェクトを円滑に進めるためには、優先度の高いタスクから処理しなければいけませんが、緊急度の高いタスクが複数ある状態では、優先度が把握しづらくなり、結果として早急に対応する必要のないタスクを先に処理してしまうケースが多発します。
その場合、スケジュールや納期の遅延につながる可能性が高くなるでしょう。優先度の定義付けや最終優先課題が増えすぎていないかなどを確認をすることで対応していきましょう。
全体の仕様設計が見えなくなる可能性がある
チケット管理は、課題を切り分けて一つ一つのタスクを処理していくには優れていますが、各メンバーがプロジェクト全体を理解することができなくなるリスクもあります。本来プロジェクトの全体を俯瞰して見れば見えたはずの課題やより良い改善策に気づけなくなってしまう可能性があるのです。
また、各自がやりやすい簡単なタスクから完了させてしまい重要なタスクが残ってしまうといったデメリットも生じやすくなります。
チケット管理のデメリットへの対処法
プロジェクト管理において、チケット管理だけでは上述したようなデメリットが生じる場合があるため、｢進捗管理ツール｣や｢工数管理ツール」など、必要に応じて他のプロジェクト管理ツールを併用することをおすすめします。
また必要なチケットを必要なタイミングで発行し、無駄な作業を発生させないためにも、メンバー同士のコミュニケーションが必要不可欠です。チケット管理ツールを活用する場合は、各々のタスクの進捗や、課題を共有しやすかったり、チャットやコメント機能などで情報交換のためのコミュニケーションをとりやすいツールを選択するとよいでしょう。
自社の環境に応じてチケット管理を行いましょう！
チケット管理は、タスクの管理に特化しています。タスクの詳細な情報を時系列で管理でき、タスクの進捗状況が把握しやすくなるメリットがあります。しかし入力に手間ががかり、タスクの優先度や関連性を明らかにしづらいデメリットもあります。
チケット管理ツールの特性を理解し、自社にあったツールを導入してプロジェクト管理の効率化を図りましょう。プロジェクト管理ツールを利用すれば、チケット管理も行うことが可能です。以下の記事も参考にしてください。
