プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントの課題・解決策は？

プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントの課題

まずは、プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントの課題を見ていきましょう。

ベンダーの管理が複雑

ベンダーマネジメントの最大の課題はベンダーの数が多く管理が複雑になっていることです。以前まではプロジェクトや普段の業務に必要なものは自社で開発をしていました。しかし、今では外部から調達するのが当たり前になっています。

実際に、アウトソーシング先が増えたことにより、ベンダーの管理が複雑かつ困難になっている企業は少なくありません。

現在はさまざまシステムがクラウド化し、低コストで導入できることから、取引するベンダーの数が膨大となっています。それにより、取引があるベンダーの契約内容の管理や最適なベンダーを選定できない問題が発生しています。

プロジェクトの作業領域が曖昧

プロジェクトの作業領域が曖昧ということもベンダー管理の大きな課題です。ベンダーと自社との間に認識の差が生じてしまいます。実際に自社には自社の作業領域（スコープ）があるように、ベンダーにはベンダーのスコープがあるでしょう。

スコープとはプロジェクトの要求から要件を絞ったタスクの実行範囲を意味します。そのため、システムを導入するときはベンダーと作業内容のすり合わせを行うことが重要です。

基本的にベンダーは契約内容にないことはやらないため、具体的かつ明確に作業内容を指示する必要があります。このように、ベンダーマネジメントが適切に行われていないと、プロジェクトに遅れが発生してしまうでしょう。

ベンダーマネジメントを成功させる方法

プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントを成功させる方法を見ていきましょう。

ベンダーのプロジェクトに積極的に関与する

ベンダーのプロジェクトに積極的に関与することが重要です。ベンダーに丸投げで依存している状態が、プロジェクトの失敗につながることが多いためです。必ずしもベンダーのプロジェクトの質が高いとは言い切れず、リスク管理を行うためにも関わっていかなければなりません。

積極的に関わることでベンダー側と信頼関係を結べるため、プロジェクトの情報も共有しやすくなります。また、トラブルなどの緊急性が高い情報も上がってきやすくなるため、失敗を未然に防ぎ、原因に対処できるでしょう。

ベンダー側とプロジェクトの認識を綿密に共有しておけば、プロジェクトは成功しやすくなります。

VMO組織を編成する

よりベンダーマネジメントを効果的に行うためには専門の組織であるVMOを編成すると良いでしょう。

VMOとは「Vender Management Office」の略であり、今後の社内プロジェクトを円滑に進めるためにも必要です。このVMOは、ベンダーを管理しコストとパフォーマンス、社内のガバナンスを強化する方法を意味します。

プロジェクト管理を行う担当者だけでベンダーマネジメントを行うと、失敗しやすくなってしまいます。また、他のタスクと同時進行でベンダー管理も行うため、状況を適切に把握しにくいです。

そこで専門の組織であるVMOを設立すれば、会社全体のノウハウを蓄積し各プロジェクトに共有することが可能です。これにより、効果的な運用を実現できます。

VMO組織が行う業務

ではベンダーマネジメントのための組織であるVMOが行う業務を見ていきましょう。

契約管理

VMOの業務の中で最も重要度が高いものが契約管理であり、ベンダーとの契約内容を最適化してトラブルを防止します。プロジェクトに関わる契約前段階の見積りから契約交渉を行い、プロジェクトの効果が最大化するよう管理するのが役割です。

プロジェクト管理では、コスト管理が重視されますが契約内容も重要です。契約内容を最適化することで調達に関するリスクを削減できます。

パフォーマンス管理

調達したものをプロジェクト内で有効活用できなければ意味がないため、最適なパフォーマンスを発揮できるように管理します。プロジェクト全体のパフォーマンスを上げられるようにゴールを設定し、見積金額やサービスレベルを精査するのが役割です。

パフォーマンス管理を行うためには、ベンダーからの提案内容を精査し、内容とコストを把握します。そこから、業界の相場や他社の見積り、契約条件などを揃え、総合的に判断してベンダーと交渉を行わなければなりません。

コストだけに目を向けるとベンダーの優秀な人材を採用できずパフォーマンスが上がらなくなるため、注意が必要です。

関係管理

VMOではベンダーとの心理的な関係調整を行う役割があります。プロジェクトに積極的に参加するだけでなく、ベンダーと一緒にプロジェクトを成功させるように協力することが大切です。ベンダーに重要な顧客だと思ってもらえれば、やり取りや交渉をしやすくなるでしょう。

実際にコストを削減するために値引きだけを行うと品質は下がっていく傾向にあります。

適切なベンダーマネジメントで、質の高いシステム開発を！

プロジェクト管理を成功させるためにはベンダーマネジメントが重要です。ベンダーの数が多くなると契約内容を把握できず、開発も丸投げ状態になるでしょう。

ベンダーマネジメントを成功させるためには、ベンダーに積極的に関わり契約やパフォーマンス管理を行うVMO組織の編成が必要です。適切なベンダーマネジメントで質の高いシステム開発を行いましょう。