ベンダーマネジメントとは
ベンダーマネジメントとは、企業が外部のベンダー（サービスなどを提供する業者）と効果的に協働するために行う一連の活動を指します。この活動は、主にベンダーの選定、契約交渉、パフォーマンス評価、関係構築などが含まれるのが一般的です。
ベンダーに依存する現代のビジネス環境
現代のビジネス環境では、多くの企業が専門性の高い分野をベンダーに委託しています。例えばITシステムの開発・運用、物流、広告宣伝など、さまざまな業務がアウトソーシングされています。そして、この傾向は今後さらに加速すると予想されるでしょう。つまり、ビジネスの成功は、自社の能力だけでなく、ベンダーの能力にも大きく左右されるのです。
ベンダーマネジメントの必要性
ベンダーに依存する以上、そのマネジメントは非常に重要になります。ベンダーの選定を誤れば、質の低いサービスを高い価格で購入することになりかねません。また、ベンダーとの関係が悪化すれば、サービスの停止や機密情報の漏えいといったリスクが高まります。このようなリスクを回避し、ベンダーとのシナジーを最大化するためには、戦略的なベンダーマネジメントが不可欠なのです。
プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントの課題
まずは、プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントの課題を見ていきましょう。
ベンダーの管理が複雑
ベンダーマネジメントの最大の課題は、ベンダーの数が多く管理が複雑になっていることです。以前まではプロジェクトや普段の業務に必要なものは自社で開発を行っていました。しかし、今では外部から調達するのが当たり前になっています。
実際に、アウトソーシング先が増えたことにより、ベンダーの管理が複雑かつ困難になっている企業は少なくありません。
現在はさまざまシステムがクラウド化し、低コストで導入できることから、取引するベンダーの数が膨大となっています。それにより、取引があるベンダーの契約内容の管理や最適なベンダーを選定できない問題が発生しています。
プロジェクトの作業領域が曖昧
プロジェクトの作業領域が曖昧なこともベンダー管理の大きな課題です。ベンダーと自社との間に認識の差が生じてしまいます。自社には自社の作業領域（スコープ）があるように、ベンダーにはベンダーのスコープがあるでしょう。
スコープとはプロジェクトの要求から要件を絞ったタスクの実行範囲を意味します。そのため、システムを導入するときはベンダーと作業内容のすり合わせを行うことが重要です。
基本的にベンダーは契約内容にないことはやらないため、具体的かつ明確に作業内容を指示する必要があります。このように、ベンダーマネジメントが適切に行われていないと、プロジェクトに遅れが発生してしまうでしょう。
質の高いプロジェクト開発を行うためには、適切なベンダーマネジメントとともに、自社にあったプロジェクト管理ツールの導入も重要です。具体的な製品情報が知りたい方は、以下の資料請求をご活用ください。
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ベンダーマネジメントを成功させる方法
プロジェクト管理におけるベンダーマネジメントを成功させる方法を見ていきましょう。
ベンダーのプロジェクトに積極的に関与する
ベンダーのプロジェクトに積極的に関与することが重要です。ベンダーに丸投げで依存している状態が、プロジェクトの失敗につながることが多いためです。必ずしもベンダーのプロジェクトの質が高いとはいい切れず、リスク管理を行うためにも関わっていかなければなりません。
積極的に関わることでベンダー側と信頼関係を結べるため、プロジェクトの情報も共有しやすくなります。また、トラブルなどの緊急性が高い情報も上がってきやすくなるため、失敗を未然に防ぎ、原因に対処できるでしょう。
ベンダー側とプロジェクトの認識を綿密に共有しておけば、プロジェクトは成功しやすくなります。
明確なコミュニケーション戦略を立てる
ベンダーとの良好な関係を維持するには、明確なコミュニケーション戦略が欠かせません。
プロジェクトの目的、期待される成果、タイムライン、報告の頻度などを、プロジェクト開始時にベンダーと合意しておくことが重要です。また、定期的な進捗報告会や問題解決のための会議を設定し、ベンダーとの情報共有を密にすることも効果的でしょう。
コミュニケーションの方法や頻度を明確にしておくことで、ミスコミュニケーションのリスクを最小限に抑えられます。
ベンダーのパフォーマンスを継続的に評価する
ベンダーのパフォーマンスを継続的に評価し、改善点を特定することも重要です。
評価基準は、プロジェクト開始時に設定したKPIにもとづいて行うのが一般的です。品質、コスト、納期、コミュニケーションなど、多角的な視点からベンダーのパフォーマンスを評価しましょう。
評価結果はベンダーにフィードバックし、必要に応じて改善策をともに検討します。継続的な評価と改善により、ベンダーのパフォーマンスを最適化できます。
リスク管理を徹底する
ベンダーマネジメントには、さまざまなリスクが伴います。機密情報の漏えい、サービスの停止、予期せぬコスト増大など、思わぬリスクが発生するかもしれません。
これらのリスクを特定し、その影響度と発生確率を評価しましょう。そのうえで、リスク軽減のための対策を立て、継続的にモニタリングする必要があります。
また、ベンダーとの契約において、リスク分担を明確にしておくことも忘れてはいけません。徹底したリスク管理により、ベンダーとのトラブルを未然に防げるのです。
ベンダーマネジメントのフレームワークを活用する
ベンダーマネジメントを効果的に行うためには、体系的なアプローチが必要です。そこで、ベンダーマネジメントのフレームワークを活用することをおすすめします。代表的なフレームワークとしては、次のようなものがあります
- ●ITIL（ITインフラストラクチャライブラリ）のサプライヤ管理プロセス
- ●COBIT（Control Objectives for Information and Related Technologies）のベンダー管理プロセス
- ●ISO 9001の調達プロセス
- ●PMBOK（プロジェクトマネジメント知識体系）の調達マネジメント
これらのフレームワークは、ベンダー選定、契約管理、パフォーマンス管理、リスク管理など、ベンダーマネジメントのあらゆる側面をカバーしているものです。
自社の状況に合ったフレームワークを選択し、それぞれにもとづいてベンダーマネジメントのプロセスを設計・実行することで、より効果的で効率的なマネジメントが可能になるでしょう。
VMO組織を編成する
よりベンダーマネジメントを効果的に行うためには専門の組織であるVMOを編成するとよいでしょう。
VMOとは「Vender Management Office」の略であり、今後の社内プロジェクトを円滑に進めるためにも必要です。VMOは、ベンダーを管理しコストとパフォーマンス、社内のガバナンスを強化する方法を意味します。
プロジェクト管理を行う担当者だけでベンダーマネジメントを行うと、失敗しやすくなってしまいます。また、ほかのタスクと同時進行でベンダー管理も行うため、状況を適切に把握しにくいでしょう。
そこで専門の組織であるVMOを設立すれば、会社全体のノウハウを蓄積し各プロジェクトへ共有が可能です。これにより、効果的な運用を実現できます。
VMO組織が行う業務
それでは、上述したベンダーマネジメントのための組織であるVMOが行う業務を見ていきましょう。
契約管理
VMOの業務で最も重要度が高いものが契約管理であり、ベンダーとの契約内容を最適化してトラブルを防止します。プロジェクトに関わる契約前段階の見積りから契約交渉を行い、プロジェクトの効果が最大化するよう管理するのが役割です。
プロジェクト管理では、コスト管理が重視されますが契約内容も重要です。契約内容を最適化することで調達に関するリスクを削減できます。
パフォーマンス管理
調達したものをプロジェクト内で有効活用できなければ意味がないため、最適なパフォーマンスを発揮できるように管理します。プロジェクト全体のパフォーマンスを上げられるようにゴールを設定し、見積金額やサービスレベルを精査するのが役割です。
パフォーマンス管理を行うためには、ベンダーからの提案内容を精査し、内容とコストを把握します。そこから、業界の相場や他社の見積り、契約条件などを揃え、総合的に判断してベンダーと交渉を行わなければなりません。
コストだけに目を向けるとベンダーの優秀な人材を採用できずパフォーマンスが上がらなくなるため、注意が必要です。
関係管理
VMOではベンダーとの心理的な関係調整を行う役割があります。プロジェクトに積極的に参加するだけでなく、ベンダーと一緒にプロジェクトを成功させるように協力することが大切です。ベンダーに重要な顧客だと思ってもらえれば、やり取りや交渉をしやすくなるでしょう。
コストを削減するために値引きだけを行うと品質は下がっていく傾向にあります。
適切なベンダーマネジメントで、システム開発の質を高めよう
プロジェクト管理を成功させるためにはベンダーマネジメントが重要です。ベンダーの数が多くなると契約内容を把握できず、開発も丸投げ状態になるでしょう。
ベンダーマネジメントを成功させるためには、ベンダーに積極的に関わり契約やパフォーマンス管理を行うVMO組織の編成が必要です。適切なベンダーマネジメントで質の高いシステム開発を行いましょう。
