ビジネスにおけるスケジュール管理とは
ビジネスシーンにおいては、単に予定を記録するだけでなく、納期の厳守やチームとの連携、タスクごとの優先順位づけといった「実行につなげる設計」が求められます。時間をただ埋めるだけの管理ではなく、限られたリソースで成果を最大化するための「仕組み」として、戦略的なスケジュール管理を実践することが重要です。
予定管理を成功させるための基本ステップ
スケジュールを立てる前に、まず「何を・いつまでに・誰と」やるのかを明確にする準備が必要です。こうした事前の整理こそが「予定管理」であり、立てた計画を実行・調整していく「スケジュール管理」とはフェーズが異なります。
ここでは、予定管理を成功させるための前提作業＝基本ステップを紹介します。
予定を立てる前に全体像を整理する
まずは、取り組む業務の全体像を可視化しましょう。プロジェクトであれば、タスクの洗い出し・納期・目的・関係者などを一覧にします。個人業務であっても、「今週中に終えるべきこと」「今日中に着手すること」など、期間ごとに切り出すことで予定の粒度が整います。
関係者と期日を事前に確認しておく
業務には他メンバーの確認や承認が必要なものが多くあります。そのため、自分の作業だけでなく「誰と関わるか」「いつまでに提出すべきか」を事前に明確にしておくと、手戻りや対応遅れを減らせます。
口頭での認識だけに頼らず、タスク管理ツールやカレンダーを活用して関係者との認識合わせを行うことで、チーム全体の予定管理の精度も高まります。
タスクの粒度を揃えてからスケジュールに落とし込む
タスクごとに「粒度（細かさ）」がバラバラだと、スケジュールが曖昧になり、実行フェーズで混乱しがちです。例えば「資料作成」と「提案書作成（構成設計・素材集め・執筆・確認）」が並んでいたら、後者はより具体的な見積もりが可能です。
粒度を揃えるには、各タスクに「所要時間」「サブステップの有無」「依存関係」があるかを確認し、必要に応じて分割・統合してからスケジュールに落とし込むとよいでしょう。
スケジュール管理のコツ
スケジュール管理とは、予定管理で整理した計画に基づいて日々の業務を実行・調整していくフェーズです。タスクの実行精度や進捗の見直し方によって、計画通りに進められるかどうかが決まります。
ここでは、スケジュール管理に失敗しないために意識すべき3つのポイントを紹介します。
- ●所要時間の記録と振り返り：ズレを減らして見積もり精度を上げる
- ●タスクの優先順位づけ：迷いを減らして作業に集中する
- ●余裕を持った計画：不測の事態にも柔軟に対応できる
この３点を意識することで、スケジュールの遅延や対応漏れを防ぎ、安定した業務遂行が実現しやすくなります。以下で詳しく解説します。
作業時間の把握と振り返りを欠かさない
まず、一つひとつの作業にかかる時間を正確に見極めて予定を立てることが重要です。資料作成やメール対応などの所要時間を計っておくと、どの作業にどのくらいの時間がかかったのか明確になるのでスケジュールを立てる際に役立ちます。
そして、一日の終わりには予定していた作業と実際にかかった所要時間からどの程度ズレが生じたかを検証しましょう。繰り返していけば予定がずれ込むことはなくなり、作業の順序など、自身の動きやすい計画が立てられるようになります。また普段から時間を気にして仕事をすれば、可能な限り短い時間で効率よく作業を進められるように意識付けができるので、こまめに時計を見る癖付けをするといいでしょう。
仕事の優先順位を決める
仕事の優先順位を決めてから取り組むのも、大事なポイントです。優先順位の高い仕事から取り掛かることで、業務が円滑に進むでしょう。そのためにはまず、わかっている範囲で今やるべき業務内容を書き出してみて、すべてのタスクを把握します。締切や作業内容などの情報が整理されるため、優先順位が決めやすくなるでしょう。
優先順位を決めるときは、明確な基準を設けて仕事を振り分けましょう。たとえば以下のような区分でタスクを分けていくのがおすすめです。
- ■締切が近い
- ■後回しにするとリスクが高い
- ■自分にしかできない
このように振り分けていけば、他の人にパスできる仕事がわかり、万が一スケジュールどおりに進まなかったとしても、臨機応変に仕事を進められるでしょう。
想定外の事態に備えて余裕をもつ
仕事にイレギュラーな出来事はつきものである以上、それを想定してスケジュールを組むのが賢明でしょう。もちろん、どのような不測の事態が起きるかは誰にもわかりません。しかし、時間の余裕がある場合とない場合では対応に割ける時間とリソースが変わります。なかには、余裕を持った対応を行ったことで早期に解決するものもあるでしょう。
ただし、余裕を持ちすぎるのも良くありません。余裕がありすぎると、逆に期限ぎりぎりになってしまう可能性があります。プロジェクト全体のバッファを管理し、適切な時間配分を行うことが大切です。
スケジュール管理の方法とメリット
ビジネスにおけるスケジュール管理では、自分のタスクと期日が明確になること、またスケジュールを共有できることが求められます。それらを踏まえたうえで、スケジュール管理にはどのような方法があるか解説します。
手帳を使って管理する
オードソックスな方法として挙げられるのは、手帳を使った管理でしょう。
予定の確認が容易で、誤操作によるデータ消失の危険性がありません。また、必要に応じてパッと取り出しすぐに書き込めるのには代え難い利便性があります。ただし、手帳が手元にない時に予定が入ってしまうと書き込めないため、予定の重複や時間の変更忘れなどのミスが発生するといったデメリットもあるでしょう。また、上司や同じチームの従業員に予定を知らせるためには転記が必要となります。
なお、手帳にはいくつかの種類がありますが、ベーシックなものはマンスリータイプです。マンスリータイプは１か月の予定を一目で確認でき、区切りがわかりやすいのも特徴です。
エクセルやガントチャートを使って管理する
エクセルにはToDoリストやスケジュール表などのテンプレートが無料で提供されているので、それを使ったり自作したりするのもよいでしょう。
また複数人の予定を管理したい場合は、ガントチャートを使うのもひとつの手段です。ガントチャートとは棒グラフで作業の進捗を示した表のことで、横軸に日付、縦軸にタスクが並びます。プロジェクト全体のタスクと進捗状況を可視化できるので、スケジュール調整がしやすくなります。ガントチャートもエクセルで作ることはできますが、作成に手間がかかり効率的ではないため、専用ツールを使うとよいでしょう。
ガントチャートの作り方やおすすめツールはこちらからご覧いただけます。
スケジュール管理ツールやアプリを使って管理する
スマホやタブレットの普及により、スケジュール管理ツールやアプリなどのツールを使ってスケジュール管理する手法も一般的になりました。個人向けのスマホアプリもありますが、組織内で使うのであればスケジュールが共有できるものや、法人向けのスケジュール管理ツールのほうが利便性が高いでしょう。チャットなどのコミュニケーションツールが付属しているものや、休暇申請などのワークフロー機能が搭載された製品もあるためです。
同期設定さえすませておけば、PCで入力したスケジュールをスマホで確認することも可能です。それにより、いつでもどこでも予定を入力・確認でき、スケジュール管理が捗ります。
スケジュール管理ツールを使うメリット
企業においてスケジュール管理にツールを導入すると得られるメリットは以下のとおりです。
- ●予定の記入・確認・変更が手軽に行える
- ●社内で共有しやすい
- ●PCやスマホなど、複数端末で利用できる
ツールのなかにはガントチャートの作成機能を搭載した製品もあり、全体のタスクを一覧で表示したり進捗を把握したりできます。そのほか、チーム内でほかの従業員が今何をしているのかなどを共有することも可能で、想定外の出来事があってもスケジュール調整がしやすくなるでしょう。
なお、企業でスケジュール管理ツールを導入しようとする場合、多くはスケジュール管理機能の搭載されたプロジェクト管理ツールやタスク管理ツール、コラボレーションツールやERPなどを検討するのが一般的でしょう。ほかの業務の効率化ができ、複数ツール導入するよりもコストを抑えられるためです。
スケジュール管理ツールの選び方
スケジュール管理ツールのタイプはさまざまで、プロジェクト管理ツールやグループウェアの機能のひとつとして提供されている製品や、スケジュール管理機能だけに特化したアプリなどがあります。個人で利用する場合は単体の機能で十分かもしれませんが、社内のプロジェクトなどチームで利用する場合はチャット機能などを搭載し、情報共有がしやすい製品が望ましいでしょう。どのような機能を求めているかや、既存のシステムと機能が被っていないかなどを確認しながら製品選びを行ってください。
なお、無料の製品は運用サポートやセキュリティ面で劣ることがあるので、製品の特徴をよく調べたうえで導入してください。無料トライアル期間が設けられている有料製品があれば試してみて、無料製品と比較してみるのもよいでしょう。
【法人向け】スケジュール共有や管理が得意なおすすめ製品
ここからは、IT製品取扱数・カテゴリ数業界一のITトレンド編集部がおすすめする、スケジュール管理機能を搭載したプロジェクト管理ツールやERPを紹介します。
Jira
- 世界12万社以上が活用するプロジェクト管理のスタンダード
- 組織全体の動きを可視化することで、的確な意思決定を支援
- Jiraに組み込まれたAIにより、タスク作成をより効率化
Backlog
- 担当者と期限が明確で、確認漏れや遅延を防止
- 直感的な操作と親しみやすいデザインで誰でも使いやすい
- 人数無制限の定額制で、チーム拡大も安心
プロジェクトマネジメントDX Flagxs（フラッグス）
- 計画から実行、レポートまで考え抜かれた設計思想
- 現場の定着にこだわった圧倒的に使いやすいExcelライクな操作性
- 円滑なマネジメントサイクルを実現するコンサルティングサポート
Time Krei （株式会社テンダ）
- 1,100社以上の導入実績！
- 全メンバーの予定や実績を一元的に見える化！
- 作業者単位で実績や作業効率を分析可能！
こちらからプロジェクト管理ツールの最新の資料請求ランキングをご覧いただけます。スケジュール管理とあわせてタスク管理を行いたい方や、導入製品に迷っている方はぜひ参考にしてください。
【無料】スマホでも使いやすいスケジュール管理アプリ
無料で使えるサービスでも、ビジネスで活用できるものはあります。ここからは、スマホからも簡単にスケジュール管理ができるアプリを紹介します。
Googleカレンダー
Googleからリリースされている「Googleカレンダー」は、Googleアカウントを作成すれば誰でも無料で使えます。スマホアプリからも操作ができ、Gmailと同期させて受信したメールから予定を自動作成することも可能です。シンプルなカレンダーなので、ビジネスだけでなくプライベートでも活躍するでしょう。
ジョルテ
「ジョルテ」は、株式会社ジョルテからリリースされている無料のカレンダー＆システム手帳アプリです。ソーシャルサービス「ジョルテPF」を使えば予定がPCに同期され、グループ内でのスケジュール共有も可能です。イベント情報の公開機能が搭載されており、社内だけでなく家族や友人間でのスケジュール共有にも多く使われています。
TimeTree
株式会社TimeTreeが提供する「TimeTree」は、スケジュールの共有を前提に作られたカレンダーシェアアプリです。iPhoneとAndroidに対応しており、チャット機能やメモ機能が搭載されています。また、タイムラインで最新情報をすぐに確認でき、Googleカレンダーとの連携も可能です。
スケジュール管理ツールで効率よく管理しよう
スケジュール管理ツールやアプリは予定の入力や共有が簡単にでき、手帳で管理するよりも効率がよいでしょう。ツールを選定する際は機能や運用サポート、セキュリティ面などに注目してさまざまな製品を比較してください。
また、作業にかかる時間を正確に把握して優先順位をつけてスケジュールを立てることも重要です。想定外の事態が起きても余裕をもって対処できるようにしておきましょう。
