ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトの進捗に応じて、日々変化するメンバーと仕事内容の推移を帯状グラフで表したものです。まずは、どのようなことができるのか見ていきましょう。
タスクのタイムラインビュー
ガントチャートの横軸は時間推移を、縦軸はメンバーや作業内容を割り当てます。各工程やタスクの進捗状況を帯で表します。
このようなグラフをプロジェクトの計画時に作成することで、誰が・いつ・何をすれば良いのか一目でわかるでしょう。また、日々のプロジェクト管理で活用すれば、チーム内の進捗管理にも役立ちます。
プロジェクトを成功させるためには、実現可能な計画を立てなければなりません。また、その計画は細かいタスクで構成されているため、日々のタスクを計画通り完了させることがもとめられます。
つまり、タスクの完了具合を見える化することで、プロジェクト管理の品質を向上させられるでしょう。
タスク可視化により、プロジェクトが円滑に進む
ガントチャートを活用すれば、プロジェクトの計画や進捗具合を把握でき、円滑に進めやすくなります。例えば、今日やるべきことを確認したり、自分のスケジュールもガントチャートを見れば簡単に把握できるでしょう。
また、メンバー個人のタスクの内容や進捗具合をチームで共有しやすいことも特徴です。
個人でスケジュールやタスクを管理していると、全体の進捗状況は確認できなため、プロジェクトが遅延していても気づけない可能性があります。そこで、ガントチャートを使ってミーティングを行えば、お互いにタスクを確認できます。
タスクや進捗具合を見える化することで、プロジェクトのスケジュールや人員を調整しながら進行できるため、成功しやすくなるでしょう。
ガントチャートの作り方
つづいて、ガントチャートの作り方を見ていきましょう。
１：タスクを洗い出す
ガントチャートを作成するときに最も重要なことは、プロジェクトに必要なタスクを全て洗い出すことです。
もしタスクが漏れていれば、プロジェクトを管理できなくなり失敗に帰することもあるでしょう。ガントチャートの作成は、プロジェクトを立ち上げてスケジュールを組むときがおすすめです。必要なタスクを洗い出し、正確なスケジュールを立てることが可能になります。
また、できるだけタスクを細分化することも重要です。作業範囲が広いタスクであれば、どれくらいの日数が必要になるか想定しにくくなります。
タスクの内容や工数に関しては責任者だけで決めるのではなく、プロジェクトメンバーと意見交換することも重要です。メンバーと認識のズレがあれば、プロジェクトが始動した後思い通りに進まなくなるでしょう。
２：タスクの順序を決める
プロジェクトを完了するために必要なタスクを洗い出したら、次にタスク間の依存関係を考慮してタスクの順序を設定します。
先行すべきタスクが完了していれば、後続するタスクを開始できます。まずは、着手可能なタスクから順に全タスクを並べましょう。
次に、各タスクの所要日数を考慮し、全タスクが期限内に完了するかチェックします。期限内に完了しないと想定できれば、開始可能で所要日数の大きなタスクは並行して進めるように調整し、決まったタスクの順序はプロジェクトメンバー間で共有しましょう。
３：作業日程を決める
タスクの順序が決まった後は、タスクを実行する具体的な日程を決めていきます。
この時点で、プロジェクトメンバーが取得している休日などのスケジュールを把握し、期限内にタスクが完了できるか確認を行いましょう。足りなくなるリソースを想定して調整することが重要です。
ガントチャートを作成するときは、作業量やスケジュールの不備も同時に確認します。調整が完了したら、各タスクの作業日程を組み込み、具体的なスケジュールに落とし込んでいきます。また、進捗を確認する意味も含めてマイルストーンを設定しましょう。
ガントチャートの注意点
つづいて、実務でガントチャートを活用するときの注意点を見ていきましょう。
常に最新情報がわかるようにする
ガントチャートは、プロジェクトの進捗やタスク管理のために活用するため、常に最新情報を把握できる必要があります。
実際にプロジェクトの進行ではトラブルが発生することが多く、スケジュールやタスクの変更は少なくありません。変更が生じた場合、ガントチャートも同時に更新します。そのため、ガントチャートを作成・管理するときは、変更に対応しやすいツールを使うと良いでしょう。
エクセルのテンプレートを利用した場合、変更が手間だという声もあります。スムーズな変更ができるガントチャートツールを活用するのがおすすめです。プロジェクトメンバーがタスクやスケジュールを意識して作業できるように、実用的なガンチャートにしましょう。
タスクの依存関係を明確にする
ガンチャートではタスクの依存関係がわかりにくくなるため、依存関係の明確化が求めまれます。
例えば1つのプロジェクト内で、Aという工程が完了できなければ、 Bという工程に進めないとします。しかし、タスクの依存関係が不明瞭、またはプロジェクト管理者が依存関係を把握できていない場合、誤ってA工程のタスクを削ってしまい、結果B工程が開始できなくなってしまうことがあります。
このようにタスクの依存関係がわからなければ、予定通りに進められないというトラブルが起きやくなります。
- ■依存関係にあるタスクの項目をまとめて並べる
- ■帯に色を付け
- ■帯を矢印で結ぶ
上記のような工夫があり、タスクの依存関係が明確化できるガンチャートツールがおすすめです。
ガンチャート有料ツールおすすめ３選
つづいて、有料のガントチャートツールを見ていきましょう。（４月15日時点）
InnoPM
InnoPMは工数や勤怠管理をスムーズに行い、的確に分析できます。ITの知識がない人でもドラッグ＆ドロップで簡単な操作が可能であり、使いやすいツールです。スマートフォンからも計画を登録できるため、社外からでも迅速に対応できるでしょう。
複数のプロジェクトの登録を行えるだけでなく、正確な原価計算も可能です。
Backlog
Backlogはさまざまな業種で使うことができるプロジェクト管理ツールです。直感的に操作できるデザインであり、ITの知識がない人でも簡単に扱うことが可能でしょう。プロジェクト管理に必要な機能が揃っており、進捗率や達成率も簡単に管理できます。
また、課題と紐づいているガントチャートで進捗状況を一目で把握できます。
Smartsheet
Smartsheetは無駄なコミュニケーションを省き、必要な行動を実行できるプロジェクト管理ツールです。適切にプロジェクトを管理することで、ビジネス価値を生み出すことができるでしょう。
Smartsheetはさまざまなツールと連携することを前提に開発されており、既存の環境にも柔軟に対応できます。
ガンチャート無料ツールおすすめ２選
最後に、ガントチャートを作成できるおすすめのフリーツールを見ていきましょう。（４月15日時点）
Elegantt for Trello
Elegantt for Trelloはタスク管理から情報管理まで、総合的なプロジェクト管理に役立つツールです。無料で利用できるプロジェクト管理ツールですが、拡張機能を使うことで多様な使い方ができます。
プロジェクトのタスクを階層別に表示するので、今何をすべきか分かりやすいでしょう。
Redmine
Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ツールです。自社で開発をする必要はありますが、チームが使いやすいようなシステムを構築するのに向きます。プロジェクトに必要なタスクを記録・管理し、適切に情報を共有できるでしょう。
Redmineを使えば、現状の進捗状況を明確にして計画通りにプロジェクトを進められます。
ガントチャートでプロジェクト管理を円滑にしよう！
プロジェクト管理を行うときには、タスクとスケジュールを一度に確認できるガントチャートを活用するのがおすすめです。タスクの進捗具合を見える化するため、プロジェクトを円滑に進めるからです。
また、ガントチャートを活用するときには、常に最新版にしてタスクの依存関係を明確に表示する必要があります。そのため、自社に合ったプロジェクト管理ツールを使って的確な管理を行うと良いでしょう。プロジェクト管理ツールについて知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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