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PMOとは?PMとの違いや役割、メリット・デメリットを解説

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2021年01月12日 最終更新
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PMOとは?PMとの違いや役割、メリット・デメリットを解説

PMOとはどのようなものを言うのでしょうか。PMと似た存在であるため、両者の違いが分からず困っていませんか。また、自社のプロジェクトで導入すべきかどうか判断しかねている人も多いでしょう。

この記事ではPMOの概要からPMとの違い、主な役割、メリット・デメリット、求められるスキルまで幅広く解説します。

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PMOとは

始めに、PMOの概要を解説します。

プロジェクトマネジメントを支援する部門や組織のこと

PMOは「Project Management Office」の略です。プロジェクトマネジメントを支援する部門・組織を指します。

多くの場合、プロジェクトを管理するのはPMです。しかし、プロジェクトの規模が大きいとPM1人だけではすべてを管理しきれません。そこで、PMOを設立し、PMの活動を支援します。

小規模のプロジェクトであればPMOは必要ありません。しかし、近年はプロジェクトの大規模化が進んでいるため、多くの現場がPMOを導入しています。

PMとの違い:持っている権限の範囲

PMは、プロジェクトの進行に責任を持ち、品質や納期などを管理する立場です。具体的には、プロジェクトメンバーの選定から案件受注、品質管理、進捗管理、コスト管理など幅広い業務を遂行します。一度に複数のプロジェクトを管理することもあり、その負担は膨大です。

一方、PMOは個々のプロジェクトを管理します。対応する範囲を個々のプロジェクトに絞ることにより、PMでは目が行き届かないところまで把握・管理できます。

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PMOにおける3つの役割

続いて、PMOの役割を3つ紹介します。

1.プロセスの円滑化を行う「PMOアドミニストレーター」

PMOアドミニストレータとはPMO事務のことであり、プロジェクトに関する社内プロセスを円滑化します。プロジェクトを効果的に進めるための情報収集から共有、データ管理や会議のセッティング、予算管理や勤怠管理などをさまざまな業務を行います。

プロジェクトメンバーが個々の作業に集中できるよう、各事務を担当しサポートを行う重要なポジションです。

2.ルール策定などを行う「PMOエキスパート」

PMOエキスパートはプロジェクトをより前進させるための役割を担い、ルールの策定やプロセスの改善などを行います。プロジェクト全体に関わるプロセスを大きく改善することで、期限に間に合うだけでなく品質も高くなるでしょう。

具体的にはプロジェクトに効果的なツールの開発や調達、プロジェクトに参加しているメンバーの教育も行います。

3.マネジメント業務全般を行う「PMOマネジャー」

PMOマネジャーはPMに最も近い存在で、マネジメント業務全般を行う役割を担っています。複数人いるPMOのマネジメント、PMOメンバーの勤怠状況管理や教育、PMO組織の予算管理などが主な業務です。

プロジェクトを成功させるかどうかはPMOにかかっており、PMOマネジャーは最も上位に位置しています。PMOマネジャーがいることで、プロジェクト環境の整備やルールの維持を行い、パフォーマンスを安定させることが可能です。

PMOを導入するメリット・デメリット

PMOを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

メリット:PMの負担を軽減できる

大規模なプロジェクトにおいて、PMの負担は膨大なものになります。どれほどPMとしての力量が優れていても、1人の人間である以上限界があるでしょう。しかし、PMOを導入すれば人数が少ないことによる不都合を解消できます。多くの人間が関わることで、より細かいケアが可能になるのです。

また、PMの力量に依存しがちなプロジェクト管理の方法を、複数人で共有できることにもメリットがあります。仮にPMが離職してしまっても、PMOという組織にはノウハウが残ります。こうして残ったノウハウは人材育成にも役立つため、長期的な視点で多くの利益をもたらしてくれるでしょう。

デメリット:コミュニケーション不全を起こすリスクがある

基本的に、人数が多ければ多いほど業務に費やせる労力も多くなります。一方、同時に求められるコミュニケーションの質や量も増えるのが難点です。

プロジェクト管理においては、PMO内のコミュニケーションはもちろん、PMや現場で働くメンバーとも綿密な意思疎通を図らなければなりません。しかし、異なる立場の人がコミュニケーションを取ると、意見の対立が生じがちです。PMOを導入したせいで余計な対立が発生し、結果的にプロジェクトの円滑な進行を妨げることがあります。

PM1人で管理できる小規模なプロジェクトであれば、PMOの導入にはほとんどデメリットしかありません。

また、PMOが主導権を握りすぎないように注意が必要です。なぜなら、中心的な立場でプロジェクトを引っ張るのはあくまでPMだからです。「船頭多くして船山に登る」と言われるように、PMと並んでPMOが主導権を握りすぎると、統率が取れなくなります。

PMOに必要なスキルや資格

PMOに必要なスキル・資格は以下のとおりです。

【プログラミング】
エンジニアと打ち合わせをするために必要です。単に知識として知っているだけでなく、開発経験があると理想的です。
【文書作成】
進捗管理やコスト管理などで必要になる能力です。一般的に、Microsoft Office関連のソフトを用いるため、MOS資格があると良いでしょう。
【顧客対応】
顧客と直接やり取りするため、接客能力が求められます。

これらのほか、幅広い知識が必要になります。多くの人と関わる以上、専門用語や社会の趨勢などを知っていないと適切なコミュニケーションが取れないからです。

PMOを導入し、プロジェクトを成功につなげよう!

PMOとは、PMの活動を支援する組織のことです。PMだけでは担いきれない大規模なプロジェクトで導入されます。主な役割は以下の3つです。

  • 1.PMOアドミニストレーター
  • 2.PMOエキスパート
  • 3.PMOマネジャー

ただし、PMOを導入するとコミュニケーションコストが増えるという難点があります。プロジェクトの規模に応じて導入するかどうかを判断しましょう。

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