PMOとは
はじめに、PMOの概要を解説します。
プロジェクトマネジメントを支援する部門や組織のこと
PMOは「Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）」の略です。プロジェクトマネジメントを支援する部門や組織のことです。
多くの場合、プロジェクトを管理するのはPM（プロジェクトマネージャー）です。しかし、プロジェクトの規模が大きいほどPM１人ではすべてを管理しきれません。そこで、PMOがPMの活動を支援します。
小規模のプロジェクトであればPMOは必要ありません。しかし、近年はプロジェクトの大規模化が進んでいるため、多くの現場でPMOを導入しています。
PMとの違い
PMとPMOは混同されることが多くありますが、役割は異なります。
PMは、プロジェクトの総責任者で、重要事項の意思決定をし、全体をマネジメントする立場です。具体的には、プロジェクトメンバーの選定から案件受注、品質管理、進捗管理、コスト管理など幅広い業務を遂行、意思決定をします。プロジェクト全体を見通した上で、的確な判断が重要となるでしょう。
一方、PMOはPMが正しく意思決定するためのサポート、スムーズに進行するために推進や管理など多岐にわたる業務を担当します。対応する範囲を個々のプロジェクトに絞ることもあり、PMでは目が行き届かないところまで把握・管理をするため、さまざまなスキルが必要でしょう。
プロジェクトのスムーズな進行や品質管理、成功させるという目標は、PMもPMOともに同じです。
PMOのプロジェクトへの関わり方
PMOは、プロジェクトによりポジションが異なり決まった形はありません。プロジェクトにひとり配属されることもあれば、複数のPMOが配属されることもあります。
プロジェクトにひとりのPMOが配属される場合は、PMが正しく意思決定できるようにサポートを行うことが一般的でしょう。プロジェクト全体がスムーズに進行できるよう推進や管理を行います。
またPMの補佐役だけではなく、事業部長やチームリーダーのサポートをするために複数人のPMOが配属される場合もあります。プロジェクト全体がスムーズに進行できるように、PMO同士で連携をとることが大切でしょう。
プロジェクト管理ツールを導入することで、PMやPMOの業務である管理作業の効率化、進捗の把握に加えチームメンバー同士で情報共有がしやすくなるでしょう。最新の人気製品から検討してみたい、という方はプロジェクト管理ツールのランキングを参考にしてください。
PMOにおける３つの役割
PMOの役割は、プロジェクトの内容や規模により多岐にわたるでしょう。そこでPMOの代表的な３つの役割を紹介します。
１．プロセスの円滑化を行う「PMOアドミニストレーター」
PMOアドミニストレータとはPMO事務のことであり、プロジェクトに関するプロセスを円滑化します。プロジェクトを効果的に進めるための情報収集から共有、データ管理や会議のセッティング、予算管理や勤怠管理などさまざまな業務を行います。
これらの事務業務をPMOが行うことで、PMはプロジェクトの統括に集中できるでしょう。また、プロジェクトメンバーが個々の作業に集中できます。
２．ルール策定などを行う「PMOエキスパート」
PMOエキスパートはプロジェクトをより前進させるための役割を担い、ルールの策定やプロセスの改善などを行います。プロジェクト全体に関わるプロセスを大きく改善することで、期限に間に合うだけでなく品質も高くなるでしょう。
具体的には、プロジェクトに効果的なツールの開発や調達、プロジェクトに参加しているメンバーの教育など人材開発も行います。
３．マネジメント業務全般を行う「PMOマネジャー」
PMOマネジャーはPMに最も近い存在で、マネジメント業務全般を行う役割があります。複数人いるPMOのマネジメント、PMOメンバーの勤怠状況管理や教育、PMO組織の予算管理などが主な業務です。
プロジェクトを成功させるかどうかはPMOにかかっており、PMOマネジャーは最も上位に位置しているといってもいいでしょう。PMOマネジャーがいることで、プロジェクト環境の整備やルールの維持を行い、パフォーマンスを安定させることが可能です。
PMOを導入するメリット・デメリット
PMOを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
メリット：PMの負担を軽減できる
PMOを導入した場合、意思決定速度が向上し利益を追求したプロジェクトとして成功するというメリットがあります。大規模なプロジェクトにおいて、PMの負担は膨大なものになります。どれほどPMとしての力量が優れていても、ひとりの人間である以上限界があるでしょう。しかし、PMOを導入すればより細かいケアが可能になり、PMのプロジェクト統括、的確な判断に集中できます。
また、PMの力量に依存しがちなプロジェクト管理の方法を、複数人で共有できることにもメリットがあるでしょう。仮にPMが離職してしまっても、PMOという組織にはノウハウが残ります。こうして残ったノウハウは人材育成にも役立つため、長期的な視点で多くの利益をもたらしてくれるでしょう。
デメリット：コミュニケーション不全を起こすリスクがある
基本的に、人数が多いほど業務に費やせる労力も多くなります。一方、同時に求められるコミュニケーションの質や量も増えるのが難点です。
PMO同士のコミュニケーションはもちろん、PMや現場で働くメンバーとも綿密な意思疎通を図らなければなりません。しかし、異なる立場の人がコミュニケーションを取ると、意見の対立が生じる可能性もあります。PMOを導入することで対立が増加し、結果的にプロジェクトの円滑な進行を妨げることがあります。
PMひとりで管理できる小規模なプロジェクトであれば、PMOの導入にはほとんどデメリットしかありません。
また、PMOが主導権を握りすぎないように注意が必要です。なぜなら、中心的な立場でプロジェクト統括をするのはPMだからです。「船頭多くして船山に登る」と言われるように、PMと並んでPMOが主導権を握りすぎると、統率が取れなくなります。
PMOに必要なスキルや資格
PMOに必要なスキル・資格は以下のとおりです。
- 【プログラミング】
- エンジニアと打ち合わせをするために必要です。知識として知っているだけでなく、開発経験があると理想的でしょう。
- 【文書作成】
- 進捗管理やコスト管理などで必要になる能力です。一般的に、Microsoft Office関連のソフトを用いるため、MOS資格があるとよいでしょう。
- 【顧客対応】
- 顧客と直接やり取りするため、接客能力が求められます。
これらのほか、幅広い知識が必要になります。多くの人と関わるため、専門用語や社会のすう勢などを知っていると適切なコミュニケーションが取れるでしょう。
PMOを導入し、プロジェクトを成功につなげよう！
PMOとは、PMの活動を支援し、プロジェクトを成功に導く役割があります。PMだけでは担いきれない大規模なプロジェクトで導入されさまざまなポジションで活躍します。
ただし、PMOを導入するとコミュニケーションコストが増えるという難点があるため、プロジェクトの規模に応じて導入するかどうかを判断しましょう。
