PMOとは？役割や必要なスキルなど初心者向けにやさしく解説！

PMOとは

まずはPMOがどのようなものなのか見ていきましょう。

プロジェクトマネジメントの支援部門・システム

PMO組とは「Project Management Office」の略で、織の中で進められるプロジェクトを管理し、成功するためにサポートする機能や機関のことです。

一般的にプロジェクト管理はプロジェクトマネージャー（PM）が行います。しかし、責任重大なプロジェクトを１人で行うのは無理があるでしょう。PMOはPMが適切にマネジメントできるための組織でもあり、支援するために存在しています。

PMは全体、PMOは個々のプロジェクトを管理

PMOはPMのためにあります。PMは複数のプロジェクトの全体を対象としているのに対し、PMOは個々のプロジェクトを管理します。PMがプロジェクトを全て適切に管理して成功させるためには、個々のプロジェクトを成功させる必要があるでしょう。

大規模なプロジェクトを進める場合でもPMOの存在は非常に大きいですが、あくまで最終的な意思決定を行うのはPMです。

PMOの３つの役割とは

PMOが持つ３つの役割を見ていきましょう。

プロセスの円滑化を行う「PMOアドミニストレータ」

PMOアドミニストレータとはPMO事務のことであり、プロジェクトに関する社内プロセスを円滑化します。プロジェクトを効果的に進めるための情報収集から共有、データ管理や会議のセッティング、予算管理や勤怠管理などをさまざまな業務を行います。

プロジェクトメンバーが個々の作業に集中できるよう、各事務を担当しサポートを行う重要なポジションです。

プロジェクトのルール策定などを行う「PMOエキスパート」

PMOエキスパートはプロジェクトをより前進させるための役割を担い、ルールの策定やプロセスの改善などを行います。プロジェクト全体に関わるプロセスを大きく改善することで、期限に間に合うだけでなく品質も高くなるでしょう。

具体的にはプロジェクトに効果的なツールの開発や調達、プロジェクトに参加しているメンバーの教育も行います。

マネジメント業務全般を行う「PMOマネジャー」

PMOマネジャーはPMに最も近い存在で、マネジメント業務全般を行う役割を担っています。複数人いるPMOのマネジメント、PMOメンバーの勤怠状況管理や教育、PMO組織の予算管理などが主な業務です。

プロジェクトを成功させるかどうかはPMOにかかっており、PMOマネジャーは最も上位に位置しています。PMOマネジャーがいることで、プロジェクト環境の整備やルールの維持を行い、パフォーマンスを安定させることが可能です。

PMOに必要なスキルとは

PMOには具体的にどのようなスキルが求められるのか見ていきましょう。

幅広い分野の知識

PMOにはプロジェクトに関する幅広い分野の知識が求められます。プロジェクトメンバーとコミュニケーションを取る際に知らない用語や知識があれば、上手くサポートできません。

PMOはプロジェクトを支援する役割があるため、関連する知識・市場動向・顧客のニーズなどの知識が必要になります。

文書作成能力

PMOはプロジェクトの進捗や有効な情報を共有するため、状況を把握できるような見やすい資料を作成する能力が必要です。

多くの現場で使われているのはMicrosoft Office関連のソフト。そのため、Excel・Word・PowerPointを問題なく操作できるスキルは必要でしょう。PMOになるのであれば、MOS（Microsoft Office Specialist）を取得すると、直接役に立ち自信にも繋がります。

コミュニケーション能力

PMOにはコミュニケーション能力が求められます。プロジェクトメンバーの状態の正確な把握、会議でのプレゼン、情報共有や課題の改善には、円滑な意思疎通が欠かせません。また、取引先との打ち合わせを行うこともあるため、ビジネスマナーも身に着ける必要もあります。

開発経験

IT業界や製造業、クリエイティブな業界のプロジェクトであれば、PMOにも開発経験が求められます。ITに関するプロジェクトの場合、PMOがコードを記述することはありません。しかし、知識や経験があることでコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

PMOはプロジェクトメンバーから信頼されるかどうかが重要です。そのため、スキル・知識・経験があることは大きなプラスになります。

PMOを導入し、業務の効率化を目指しましょう！

PMOはプロジェクトを成功させるために重要なポジションであり、責任者であるPMを支える存在です。そのため、メンバーの進捗管理や教育など効果的な支援が求められます。

PMOの役割や文書作成やコミュニケーションなど必要なスキルを整理して、最適な人員を配置することがポイントです。PMOを導入して、業務の効率化を目指していきましょう。