PMOとは？PMとの違いや役割、メリット・デメリットを解説

PMOとは

始めに、PMOの概要を解説します。

プロジェクトマネジメントを支援する部門や組織のこと

PMOは「Project Management Office」の略です。プロジェクトマネジメントを支援する部門・組織を指します。

多くの場合、プロジェクトを管理するのはPMです。しかし、プロジェクトの規模が大きいとPM１人だけではすべてを管理しきれません。そこで、PMOを設立し、PMの活動を支援します。

小規模のプロジェクトであればPMOは必要ありません。しかし、近年はプロジェクトの大規模化が進んでいるため、多くの現場がPMOを導入しています。

PMとの違い：持っている権限の範囲

PMは、プロジェクトの進行に責任を持ち、品質や納期などを管理する立場です。具体的には、プロジェクトメンバーの選定から案件受注、品質管理、進捗管理、コスト管理など幅広い業務を遂行します。一度に複数のプロジェクトを管理することもあり、その負担は膨大です。

一方、PMOは個々のプロジェクトを管理します。対応する範囲を個々のプロジェクトに絞ることにより、PMでは目が行き届かないところまで把握・管理できます。

PMOにおける３つの役割

続いて、PMOの役割を３つ紹介します。

１．プロセスの円滑化を行う「PMOアドミニストレーター」

PMOアドミニストレータとはPMO事務のことであり、プロジェクトに関する社内プロセスを円滑化します。プロジェクトを効果的に進めるための情報収集から共有、データ管理や会議のセッティング、予算管理や勤怠管理などをさまざまな業務を行います。

プロジェクトメンバーが個々の作業に集中できるよう、各事務を担当しサポートを行う重要なポジションです。

２．ルール策定などを行う「PMOエキスパート」

PMOエキスパートはプロジェクトをより前進させるための役割を担い、ルールの策定やプロセスの改善などを行います。プロジェクト全体に関わるプロセスを大きく改善することで、期限に間に合うだけでなく品質も高くなるでしょう。

具体的にはプロジェクトに効果的なツールの開発や調達、プロジェクトに参加しているメンバーの教育も行います。

３．マネジメント業務全般を行う「PMOマネジャー」

PMOマネジャーはPMに最も近い存在で、マネジメント業務全般を行う役割を担っています。複数人いるPMOのマネジメント、PMOメンバーの勤怠状況管理や教育、PMO組織の予算管理などが主な業務です。

プロジェクトを成功させるかどうかはPMOにかかっており、PMOマネジャーは最も上位に位置しています。PMOマネジャーがいることで、プロジェクト環境の整備やルールの維持を行い、パフォーマンスを安定させることが可能です。

PMOを導入するメリット・デメリット

PMOを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

メリット：PMの負担を軽減できる

大規模なプロジェクトにおいて、PMの負担は膨大なものになります。どれほどPMとしての力量が優れていても、１人の人間である以上限界があるでしょう。しかし、PMOを導入すれば人数が少ないことによる不都合を解消できます。多くの人間が関わることで、より細かいケアが可能になるのです。

また、PMの力量に依存しがちなプロジェクト管理の方法を、複数人で共有できることにもメリットがあります。仮にPMが離職してしまっても、PMOという組織にはノウハウが残ります。こうして残ったノウハウは人材育成にも役立つため、長期的な視点で多くの利益をもたらしてくれるでしょう。

デメリット：コミュニケーション不全を起こすリスクがある

基本的に、人数が多ければ多いほど業務に費やせる労力も多くなります。一方、同時に求められるコミュニケーションの質や量も増えるのが難点です。

プロジェクト管理においては、PMO内のコミュニケーションはもちろん、PMや現場で働くメンバーとも綿密な意思疎通を図らなければなりません。しかし、異なる立場の人がコミュニケーションを取ると、意見の対立が生じがちです。PMOを導入したせいで余計な対立が発生し、結果的にプロジェクトの円滑な進行を妨げることがあります。

PM１人で管理できる小規模なプロジェクトであれば、PMOの導入にはほとんどデメリットしかありません。

また、PMOが主導権を握りすぎないように注意が必要です。なぜなら、中心的な立場でプロジェクトを引っ張るのはあくまでPMだからです。「船頭多くして船山に登る」と言われるように、PMと並んでPMOが主導権を握りすぎると、統率が取れなくなります。

PMOに必要なスキルや資格

PMOに必要なスキル・資格は以下のとおりです。

【プログラミング】

エンジニアと打ち合わせをするために必要です。単に知識として知っているだけでなく、開発経験があると理想的です。

【文書作成】

進捗管理やコスト管理などで必要になる能力です。一般的に、Microsoft Office関連のソフトを用いるため、MOS資格があると良いでしょう。

【顧客対応】

顧客と直接やり取りするため、接客能力が求められます。

これらのほか、幅広い知識が必要になります。多くの人と関わる以上、専門用語や社会の趨勢などを知っていないと適切なコミュニケーションが取れないからです。

PMOを導入し、プロジェクトを成功につなげよう！

PMOとは、PMの活動を支援する組織のことです。PMだけでは担いきれない大規模なプロジェクトで導入されます。主な役割は以下の３つです。

• １．PMOアドミニストレーター
• ２．PMOエキスパート
• ３．PMOマネジャー

ただし、PMOを導入するとコミュニケーションコストが増えるという難点があります。プロジェクトの規模に応じて導入するかどうかを判断しましょう。