成果物とは？
プロジェクトにおける成果物とは、システム開発やソフトウェア開発のプロジェクト工程が完了した際の成果のことです。例えばプログラムや仕様書・設計書などの文書類などが成果物にあたります。
仕事の証拠となるものが成果物となる
プログラムや仕様書・設計書などの成果物を残すと、プロジェクト工程が完了したという証明ができます。
逆に言うと成果物は「システムやソフトウェアを開発する」というタスクを行ったことの成果や証拠となります。必ずプログラムや仕様書・設計書などの成果物を準備しましょう。
納品物が成果物であるとは限らない
納品物と成果物は同一ではありません。納品物とはクライアントに納品する全てのもののことです。一方で成果物はプロジェクトの成果や証拠にあてはまるもの全てです。中間成果物・最終成果物・受領物に分けられます。
納品物は最終成果物に限られると誤解されることがあります。しかし、クライアントから「途中経過と最終経過に差異がないか確認したいので途中経過の報告書も提出してほしい」と依頼がある場合があります。この場合は中間成果物の一部も納品物になります。
プロジェクトにおける成果物管理のポイント
次に、プロジェクトにおける成果物管理のポイントを２点紹介します。
最終成果物を明確にする
まずはプロジェクトのゴールである最終成果物を決めることが重要です。
最終成果物は目的を達成するために作られるものです。そのため、最終成果物を決めるにあたっては必ず目的を意識しましょう。最終成果物の具体例としては、システムやシステムの運用手順書などが挙げられます。
同時に成果物に必要な要素もリストアップします。 最終成果物が出来上がるためには、画面構成指示書・進捗管理表・契約書などの中間成果物が必要です。このように、タスクの結果出来上がる成果物を一覧にしていきます。
成果物を管理するルールを作成する
成果物を管理するためのルールを作成します。成果物はプロジェクトにおけるゴールであるため、適切に管理しなければなりません。そのため管理するルールを作成し、プロジェクトメンバーに周知することが大切です。ルールの具体例は以下のとおりです。
- ■データのフォーマット
- ■バージョン管理方法
- ■フォルダ保存時の階層
- ■フォルダーの命名ルール
プロジェクト管理ツールの中には成果物管理機能を有したものもあります。ツール導入のメリットやその他の機能を比較するにはこちらから。
成果物管理でよくある課題
成果物を適切に管理できていない場合、プロジェクトの進行や納品時にトラブルが発生しやすくなります。よくある課題は以下のとおりです。
- ■最新版のファイルがわからなくなる
- 成果物をメールや個人フォルダで管理していると、どのファイルが最新版なのかわからなくなることがあります。古い仕様書や設計書をもとに作業を進めてしまうと、手戻りや修正工数の増加につながります。
- ■担当者ごとの進捗状況を把握しにくい
- 成果物はタスクの完了と深く関係しています。しかし、タスクと成果物を別々に管理していると、誰がどの成果物を作成中なのか、いつ完成するのかを把握しにくくなります。
- ■納品漏れや確認漏れが発生しやすい
- 成果物の一覧や提出ルールが明確でない場合、必要な資料の作成漏れや確認漏れが起こる可能性があります。特に複数人・複数部門で進めるプロジェクトでは、成果物の管理ルールを統一することが重要です。
成果物管理にはプロジェクト管理ツールの活用がおすすめ
成果物を適切に管理するには、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。タスクや進捗、ファイルを一元管理できるため、成果物の作成状況や担当者、期限を把握しやすくなります。主なメリットは以下のとおりです。
- ■タスクと成果物を紐づけて管理できる
- プロジェクト管理ツールを活用すれば、各タスクに関連する成果物や担当者、期限をまとめて管理できます。作業の進捗と成果物の完成状況をあわせて確認できるため、対応漏れの防止に役立ちます。
- ■最新版のファイルを共有しやすい
- 成果物をツール上で共有すれば、関係者が最新版のファイルを確認しやすくなります。メールや個人フォルダで管理する場合に比べて、古いファイルを参照してしまうリスクを抑えられます。
- ■進捗状況を可視化できる
- 成果物の作成状況や確認状況を可視化できるため、プロジェクト全体の進捗を把握しやすくなります。遅れが発生しているタスクにも早めに気づきやすく、スムーズな対応につながります。
- ■納品漏れや確認漏れを防ぎやすい
- 成果物の一覧や提出状況を管理できるため、必要な資料の作成漏れや確認漏れを防ぎやすくなります。複数人・複数部門で進めるプロジェクトでも、管理ルールを共有しやすくなります。
成果物の抜け漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたい場合は、自社に合うプロジェクト管理ツールを比較・検討してみましょう。
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成果物を明確にして適切に管理しましょう
成果物は仕事が完了した成果のことで、同時に仕事が完了した証拠とも言えます。また、納品物が成果物とは限らない点にも注意が必要です。
プロジェクトにおける成果物を適切に管理するためには、まず最終成果物を明確にしましょう。そしてタスクごとに出来上がる成果物をリスト化していきます。さらに成果物を管理するルールを作成し、プロジェクトメンバーに周知することも重要です。
成果物を明確に定義し、適切に管理しましょう。
