課題管理とは？プロジェクトを成功させる課題管理表の作り方を解説！

課題管理とは？

課題管理とは、プロジェクトの進行を妨げる要因を洗い出し、対応状況を追跡して解消まで管理することです。発生した事象への対処だけでなく、将来起こり得る支障を先回りして扱う点が重要です。

課題が放置されると、納期や品質、コストに影響が及びます。そのため、課題の内容、担当者、期限、優先度などを見える化し、関係者で共有できる状態を維持します。

問題・課題・タスク・リスクの違い

用語を混同すると、対応の優先度や責任範囲が曖昧になります。まずは、管理対象を言葉の意味で切り分けておくと、課題管理表の運用が安定します。

実務では「課題の解消のためのタスク」を切り出して管理する場面もあります。どちらを課題管理表に含めるかは、チームの運用ルールで統一することが大切です。

課題管理表を使うと、課題の可視化や共有ができ、優先順位をつけて合理的に処理できます。結果として、プロジェクトの成功につながりやすくなります。課題管理表には、作業者や課題の内容、対応策、期限などを記載して管理します。一般的に、Excelやスプレッドシートを使って作成するケースが多いです。次項で詳しく解説します。

課題管理表の作成方法

課題管理を適切に行うために、課題管理表を作成してチーム内で共有しましょう。ここからは課題管理表の作成方法を紹介します。

課題管理表に項目を作る

課題管理表には大まかに以下のような項目が必要です。

• ■課題番号
• ■課題のタイトル
• ■課題発生日、担当者
• ■課題の詳細
• ■課題の対応方法
• ■対応期限
• ■対応完了日
• ■ステータス

プロジェクトの内容や状態によっては、追加した方が良い項目もあります。課題管理表を作るときはチームで話し合い、より使いやすい表を作成すると良いでしょう。

プロジェクトの規模が大きい場合は、管理すべき課題の数も多くなるため、課題に番号を割り当てます。ほかにも「緊急度」と「重要度」を入れると、対応すべき課題の優先順位が決まり、適切に解決することが可能です。

課題の進捗具合を管理するためには、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスをつけます。また、対応後の結論や気付いたことを記入しておくと、次に同じような課題に直面したときの対応がスムーズになるでしょう。

重要課題から記入する

プロジェクトを円滑に進めるためには、重要度が高い課題から順番に解決しなければなりません。課題の中には、今すぐ対応しなければならない緊急性が高いものが存在する一方で、ある程度時間が経過してから対応しても問題ない課題もあります。

そのため課題管理表では優先度の高さを明確にし、急いで解決しなければならない課題から取り組むことが必要です。また、すべての課題に対応できるのが望ましいですが、予算や期限が限られているプロジェクトの場合は「対応しない」という選択もあります。

ちなみに、Excelで管理している場合は優先順位に数字を振って、更新するごとに並び替えると良いでしょう。課題の進捗具合も、最も確認したいことが最上部になるように、セル内は降順で記載するのがポイントです。

漏れなく登録・更新する

当たり前のことですが、課題管理表に課題を登録しなければ意味がありません。正しく運用するには、課題が発生する度にプロジェクトメンバーが登録し、タスクに対応したら更新する必要があります。メンバー間で常に最新状態の課題管理表を共有しましょう。

運用で起きやすい失敗例と対策

【失敗例】忙しくて更新されず、情報が古いまま残る。
対策：定例の冒頭で数分だけ更新状況を確認し、更新タイミングを固定します。

【失敗例】優先度が形骸化し、結局は声が大きい課題が先に動く。
対策：影響×緊急度など、優先度の判断軸を１つに統一します。

【失敗例】完了の判断が人により異なり、いつまでもクローズできない。
対策：完了条件の欄を必須にし、起票時点で合意します。

課題への対応方法を明確にする

課題の内容だけでなく、対応方針まで明確にします。誰が、いつまでに、何をするかが曖昧だと、課題は解消に向かいません。対応方針を決める際は、原因を整理したうえで打ち手を検討します。原因が複数ある場合は、課題を分解してタスク化することも有効です。

課題の終了条件を明確にする

課題は、解消したと判断できる基準が必要です。終了条件が曖昧だと、対応中のまま残り続け、優先順位付けも崩れやすくなります。終了条件は「誰が見ても同じ判断になる」形にします。たとえば、承認済みの成果物がある、テストが完了しているなど、確認可能な状態で定義します。

課題管理のポイント

課題管理は、課題管理表の整備に加え、運用の型を作ることが重要です。運用が曖昧だと、課題がたまり、プロジェクト全体の優先順位が見えなくなります。

課題管理の基本フロー（起票〜クローズ）

課題管理の流れを揃えると、対応漏れや属人化を防ぎやすくなります。基本フローは、次のように設計します。

・起票：課題を登録し、関係者に共有します。
・分析：原因と影響範囲を整理します。
・打ち手決定：対応方針と必要なタスクを決めます。
・期日設定：期限とマイルストーンを定めます。
・実行：担当者が対応を進めます。
・監視：定例でステータスと阻害要因を確認します。
・クローズ：完了条件を満たしたら終了にします。

上記の流れを前提に、課題の優先順位付けや定例会議の進め方を決めます。運用ルールは、最初から細かくしすぎず、回しながら調整するほうが定着しやすいです。

課題管理を効率的に行うためには？

一般的に、課題管理はExcelやスプレッドシートを使うことが多いです。しかし、従来の管理方法では、「同時に管理表を編集できない」「更新作業に時間がかかる」といったデメリットがあります。漏れなく日々更新し続けるには、常に最新状態の管理表をメンバー間で共有しなければなりません。

そこで、プロジェクト管理ツールを導入すると良いでしょう。プロジェクト管理ツールとは、スケジュール管理やタスク管理、進捗管理、ガントチャート作成などの機能を搭載したシステムのことです。リアルタイムでプロジェクト全体のタスクや進捗を把握でき、メンバー間の情報共有を円滑にします。もちろん表の同時編集も行えて、コメントを残したりチャットしたりすることも可能です。

さらに、リマインダー機能を搭載したプロジェクト管理ツールなら、期限が近いタスクがあれば自動で知らせてくれるので、対応漏れをなくせるでしょう。

以下の記事では、導入コストを抑えられるクラウド型プロジェクト管理ツールや無料で使える製品を紹介しているので、ぜひご覧ください。

「自社に合うプロジェクト管理ツールを診断してみたい」、「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。

課題管理効率化のためにシステム導入検討を！

課題管理とはプロジェクトの解決すべき課題を把握・改善することで、円滑に進めるために必須の業務です。効果的に課題を管理するには課題管理表を作成しましょう。そして、管理表を作るときは重要課題から記入し、対応方法・完了条件を詳しく記載するのがポイントです。

また、より効率良く課題を管理するためにはプロジェクト管理ツールの導入も検討してください。最適な方法で課題管理を行い、プロジェクトを完遂させましょう。