課題管理とは？
課題管理とは、プロジェクト達成のために解決すべき問題を把握し、改善することです。プロジェクトは計画通り順調に進むことは珍しく、何かしらの問題が発生します。プロジェクト管理における「問題」とは、理想とする本来の姿と現状の差のことです。例えば、スケジュールが遅れているという事象は「問題」であり、スケジュールが遅れている原因がわかっていれば「課題」となります。プロジェクトを理想の姿に近づけるには、問題を分析し、課題を明確にして管理しなければなりません。
なお、リスク管理と課題管理は混同されやすいですが、先ほどの例でいうと、スケジュールの遅れが発生する前が「リスク」、発生後が「問題」となります。また、課題とタスクも似ていますが、課題は「原因が判明している事象」、タスクは「解決するためにやらなければいけない作業」のことです。これらを区別して管理しましょう。
課題管理表の作成方法
課題管理を適切に行うために、課題管理表を作成してチーム内で共有しましょう。ここからは課題管理表の作成方法を紹介します。
課題管理表に項目を作る
課題管理表には大まかに以下のような項目が必要です。
- ■課題番号
- ■課題のタイトル
- ■課題発生日、担当者
- ■課題の詳細
- ■課題の対応方法
- ■対応期限
- ■対応完了日
- ■ステータス
プロジェクトの内容や状態によっては、追加した方が良い項目もあります。課題管理表を作るときはチームで話し合い、より使いやすい表を作成すると良いでしょう。
プロジェクトの規模が大きい場合は、管理すべき課題の数も多くなるため、課題に番号を割り当てます。ほかにも「緊急度」と「重要度」を入れると、対応すべき課題の優先順位が決まり、適切に解決することが可能です。
課題の進捗具合を管理するためには、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスをつけます。また、対応後の結論や気付いたことを記入しておくと、次に同じような課題に直面したときの対応がスムーズになるでしょう。
重要課題から記入する
プロジェクトを円滑に進めるためには、重要度が高い課題から順番に解決しなければなりません。課題の中には、今すぐ対応しなければならない緊急性が高いものが存在する一方で、ある程度時間が経過してから対応しても問題ない課題もあります。
そのため課題管理表では優先度の高さを明確にし、急いで解決しなければならない課題から取り組むことが必要です。また、すべての課題に対応できるのが望ましいですが、予算や期限が限られているプロジェクトの場合は「対応しない」という選択もあります。
ちなみに、Excelで管理している場合は優先順位に数字を振って、更新するごとに並び替えると良いでしょう。課題の進捗具合も、最も確認したいことが最上部になるように、セル内は降順で記載するのがポイントです。
漏れなく登録・更新する
当たり前のことですが、課題管理表に課題を登録しなければ意味がありません。正しく運用するには、課題が発生する度にプロジェクトメンバーが登録し、タスクに対応したら更新する必要があります。メンバー間で常に最新状態の課題管理表を共有しましょう。
課題管理のポイント
課題管理を上手く進めるにはコツがあるので、ポイントを見ていきましょう。
課題への対応方法を明確にする
課題管理の目的は課題管理ではなく、課題を解決してプロジェクトを達成することです。課題のみを記録していても、プロジェクトはプラスには進みません。明確な対応方法があってこそ実用的なものになるのです。
課題の対応方法を考える際は、プロジェクトの課題を担当者１人で解決可能な単位まで細分化しましょう。細分化したら担当と期限を設定し、メンバーにタスクを割り振り、決められたスケジュールの中で対応してください。
課題の終了条件を明確にする
課題管理表では「進行中」「完了」といったステータスで進捗を管理しますが、何をもって課題が解決したといえるのかを明確にしないとメンバーによってバラつきが生じるでしょう。
そこで課題管理表に具体的なゴール（完了条件）を記載すると、どこまで対応したのかが把握しやすくなります。例えば、「アンケート完了」ではなく、「○人のアンケートを全て回収する」というものです。
課題管理を効率的に行うためには？
一般的に、課題管理はExcelやスプレッドシートを使うことが多いです。しかし、従来の管理方法では、「同時に管理表を編集できない」「更新作業に時間がかかる」といったデメリットがあります。漏れなく日々更新し続けるには、常に最新状態の管理表をメンバー間で共有しなければなりません。
そこで、プロジェクト管理ツールを導入すると良いでしょう。プロジェクト管理ツールとは、スケジュール管理やタスク管理、進捗管理、ガントチャート作成などの機能を搭載したシステムのことです。リアルタイムでプロジェクト全体のタスクや進捗を把握でき、メンバー間の情報共有を円滑にします。もちろん表の同時編集も行えて、コメントを残したりチャットしたりすることも可能です。さらに、リマインダー機能を搭載したプロジェクト管理ツールなら、期限が近いタスクがあれば自動で知らせてくれるので、対応漏れをなくせるでしょう。
以下の記事では、導入コストを抑えられるクラウド型プロジェクト管理ツールや無料で使える製品を紹介しているので、ぜひご覧ください。
課題管理効率化のためにシステム導入検討を！
課題管理とはプロジェクトの解決すべき課題を把握・改善することで、円滑に進めるために必須の業務です。効果的に課題を管理するには課題管理表を作成しましょう。そして、管理表を作るときは重要課題から記入し、対応方法・完了条件を詳しく記載するのがポイントです。
また、より効率良く課題を管理するためにはプロジェクト管理ツールの導入も検討してください。最適な方法で課題管理を行い、プロジェクトを完遂させましょう。
