課題管理とは？概要や管理表の作成ポイントについて解説！

課題管理とは？

まずは課題管理とはどのようなもなのかを見ていきましょう。

解決すべき問題を把握・改善すること

課題管理とは、プロジェクト達成のために解決すべき問題を把握し、改善することです。プロジェクトは計画通り順調に進むことは珍しく、何かしらの問題が発生します。

プロジェクト管理における「問題」とは、理想とする本来の姿と現状の差のことです。例えば、スケジュールが遅れている事態は「問題」であり、その原因が「課題」となります。プロジェクトを理想の姿に近づけるには、問題を分析し、課題を明確にして管理しなければなりません。

プロジェクト管理では似ている言葉に「リスク管理」があります。課題管理は既に起きている現象に対して使われる言葉です。それに対し、リスク管理はこれから起こる可能性がある未来のことに対して使われます。

課題とは正確にいうと、今まさに解決する必要がある問題のことです。既に起きている解決すべき問題と、リスクの管理を徹底して行うことで、計画は滞りなく進むでしょう。

課題管理表を使って管理する

課題管理を適切に行うためには、課題管理表を作成しチーム内で共有するのがおすすめです。

プロジェクトは一人で進めるのではなく、チームで取り組むことが多いでしょう。円滑にプロジェクトを進めるためには、個人の課題よりもプロジェクトの課題を解決しなければなりません。つまりメンバー間で課題を共有することで、効果的に課題解決できるようになります。

課題管理表を作成し、チーム間で共有していればプロジェクトの状態を適切に把握できます。共有していれば、タスクが終わっていながらも解決できていない課題に対しても最適な対応を行えるでしょう。

課題管理表の作成方法

つづいて、課題管理表の作成方法について見ていきましょう。

課題管理表に項目を作る

課題管理表には大まかに以下のような項目が必要です。

• ■課題のタイトル
• ■優先度
• ■課題の詳細
• ■完了条件
• ■記載日
• ■担当者

プロジェクトの内容や状態によっては、追加した方が良い項目もあります。課題管理表を作るときはチームで話し合い、より使いやすい表を作成すると良いでしょう。

プロジェクトの規模が大きい場合は、管理すべき課題の数も多くなるため、課題の番号を割り当てます。他にも「緊急度」と「重要度」を入れると、対応すべき課題の優先順位が決まり、適切に解決することが可能です。

課題の進捗具合を管理するためには、「未着手」「進行中」「完了」といったステータスをつけます。

重要課題から記入する

プロジェクトを円滑に進めるためには、重要度が高い課題から順番に解決しなければなりません。課題の中には、今すぐ対応しなければならない緊急性が高いものも存在します。

一方で、ある程度時間が経過してから対応しても問題ない課題もあります。課題管理表には優先度の高さを明確にし、急いで解決しなければならない課題から取り組むことが必要です。

Excelで管理している場合は優先順位に数字を振って、更新するごとに並び替えると良いでしょう。また課題の進捗具合も、最も確認したいことが最上部になるように、セル内は降順で記載するのがポイントです。

課題管理のポイント

最後に、課題管理のポイントについて見ていきましょう。

課題への対応策を明確にする

まずは課題への対応策を明確にしましょう。課題管理の目的は課題管理ではなく、課題を解決してプロジェクトを達成することです。課題のみを記録していても、プロジェクトはプラスには進みません。明確な対応策まで落とし込むことで実用的なものになるのです。

課題の対応策を考えるときは、プロジェクトの課題を担当者１人で解決可能な単位まで細分化します。対応策を細分化したら担当と期限を設定し、メンバーに割り振り１日の業務として対応してください。このように具体的な解決策を出すことで円滑に課題を解消できるでしょう。

課題の終了条件を明確にする

有効な課題管理を行うためには、何をもって課題が解決したかを明確にすることが大切です。課題管理表で進捗をチェックしていると、進行している課題の状態がわかりにくいことがあります。

そこで課題管理表に具体的なゴール（完了条件）を記載すると、課題解決の進捗確認ができるようになります。例えば、「アンケート完了」ではなく、「○人のアンケートを全て回収する」というものです。

課題管理を効率的に行うためには？

課題管理を効率的に行うためには課題管理システムを活用すると良いでしょう。一般的に課題管理はExcelやホワイトボードを使うことが多いです。しかし、従来の管理方法では、「同時に編集ができない」「更新作業に時間がかかる」といった課題があります。

課題管理表にデメリットを感じているのであれば、課題管理システムの導入も視野に入れましょう。

課題管理システムを活用すれば、メンバー全員でシステム上の課題管理表を同時編集でき、コメントを残すことも可能です。中にはチャット機能を搭載しているものもあり、チーム内の円滑な情報共有に役立ちます。

課題管理システムで管理を行い業務を行えば、プロジェクトの状態を一目で把握できるようになるでしょう。

課題管理効率化のためにシステム導入検討を！

課題管理とはプロジェクトの解決すべき課題を把握・改善することで、円滑に進めるために必須の業務です。効果的に課題を管理するには課題管理表を作成してください。そして、管理表を作るときは重要課題から記入し、解決策・完了条件を記載するのがポイントです。

また、より効率良く課題を管理するためには課題管理システムの導入も検討してください。自社に最適な方法で課題管理を行い、プロジェクトを完遂させましょう。