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プロジェクト管理の計画書とは?初級者でも記載すべき項目がわかる!

プロジェクト管理の計画書とは?初級者でも記載すべき項目がわかる!

プロジェクト管理における計画書とはどのようなものでしょうか。作成する理由が分からず困っていませんか。また、せっかく作成してもプロジェクトの進行に役立てられず、悩んでいる人も多いでしょう。

この記事では、プロジェクト計画書の概要や目的、記載項目、作成ポイントを解説します。ぜひ適切に計画書を作成・活用し、円滑なプロジェクトの進行を目指してください。

この記事は2022年2月時点の情報に基づいて編集しています。
目次

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    プロジェクト管理の計画書とは?

    プロジェクト管理の計画書の概要を解説します。

    ゴール達成までの計画を記載するもの

    プロジェクト管理の計画書とは、プロジェクトのゴール達成までの道のりを記載したものです。プロジェクトを予定からずれることなく進行させるのが目的です。具体的には、以下のような項目が記載されます。

    • ■プロジェクトの目的とゴール
    • ■スコープ
    • ■コスト
    • ■スケジュール
    • ■体制
    • ■品質
    • ■コミュニケーション
    • ■リスク

    計画書の型に決まりはなく、企業やプロジェクト規模によって内容や量は変わります。小規模であれば数十ページ、大規模なものでは百ページ以上になるでしょう。また、プロジェクトが進行するにつれて内容を変更することもあります。

    利害関係者と認識を合わせるために必要

    プロジェクト管理の計画書は、利害関係者(ステークホルダー)との認識をすり合わせるためにも必要です。

    計画書を作るには、関係者間でプロジェクトの進め方を相談したり、アイデアを出したりする必要があります。この過程で関係者間でプロジェクトに関する情報が共有され、計画自体もより洗練されたものになるでしょう。

    逆に、この段階でしっかり話し合っておかなければ、情報共有不足により思わぬ失敗が生じるおそれがあります。結果的に無駄な時間がかかるので、丁寧に計画を練りましょう。

    プロジェクト計画書に記載すべき項目とは?

    プロジェクト計画書に記載すべき内容を、それぞれ見ていきましょう。

    プロジェクトの目的とゴール

    プロジェクトの目的とゴールをはじめに記載しましょう。

    目的を共有することで、完成後に「思っていたのと違った」という認識の食い違いを防げます。また、役員に見せる場合は、企業戦略と結び付けて記載することで、意思疎通がスムーズになるでしょう。

    ゴールとは、QCD(品質・費用・納期)のことです。以下のような内容を記載します。

    Q(品質)
    ソフトウェア自体の品質・運用品質
    C(費用)
    原価率・利益目標
    D(納期)
    マイルストーン・ローンチ日

    できるだけ数値で明確化しておきましょう。

    スコープ

    スコープとは、範囲のことです。プロジェクト管理においては、対象システムの範囲を明確にし、作業内容を階層構造で示したWBSの作成を意味します。作成したWBSはその後の具体的なスケジュールの草案となるため、プロジェクト計画書の添付資料として扱いましょう。

    また、大規模なプロジェクトでは関係者が多くなり、誰が何を担当するのかが分かりづらくなります。その場合はプロジェクト計画書のほかにスコープの詳細を記載したスコープ定義書を作成することがあります。

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    コスト

    プロジェクトにかかるコストを記載しましょう。具体的に、以下のような内容を記載します。

    • ■ソフトウェア費用
    • ■ハードウェア費用
    • ■ネットワーク費用
    • ■人件費
    • ■外注費
    • ■インフラ費用
    • ■保守費用
    • ■ライセンス費用
    • ■備品費

    さらに細かい部分は添付資料として用意しましょう。

    関連記事 プロジェクト管理におけるコスト管理とは?プロセスを解説!

    スケジュール

    スケジュールの要約を記載しましょう。具体的には、以下のような内容を記載します。

    • ■進捗計画方法
    • ■マスタスケジュール
    • ■工程スケジュール
    • ■個別スケジュール
    • ■管理指標

    詳細なスケジュールはWBSとして添付資料にするため、計画書に記載する必要はありません。むしろ、細かすぎると経営層に見せる際に適しません。そのため、ここではマイルストーンやクリティカルパスなどの記載に留めます。

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    体制

    プロジェクト体制は、以下の項目を記載しましょう。

    • ■関係者全員
    • ■責任の所在
    • ■要員の役割

    組織図形式のプロジェクト体制図や、役割表の形式で記載するとよいでしょう。前者では視覚的にプロジェクト体制を把握しやすい分、具体的な役割は記載しづらくなります。逆に役割表形式であれば、視認性は劣るものの、必要事項を漏れなく記載できます。

    品質

    プロジェクトで達成すべき品質を明確に記載しましょう。項目に分けをして記載します。

    品質分類
    機能性・信頼性など
    品質項目
    正確性、合目的性など
    品質指標
    平均故障時間、エラー回数など
    目標値
    割合・回数など

    プロジェクトの規模が大きく、品質に関する記載内容が多すぎる場合は、別途サービスレベル定義書を作成しましょう。

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    コミュニケーション

    会議体やコミュニケーションルールについて記載しましょう。具体的には、以下の項目を記載します。

    【会議体】
    • ■会議体呼称
    • ■出席者
    • ■会議目的
    • ■開催頻度・日時
    【コミュニケーションルール】
    • ■議事録作成ルール(作成者・通知方法など)
    • ■メールのルール(件名の設定方法など)
    • ■利用するプロジェクト管理ツールとその運用ルール

    そのほか、メンバーの教育計画やマニュアルの提供、作業負担の均等化などもこの段階で考えておきましょう。

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    リスク

    予測されるリスクと、その対策を記載しましょう。具体的には、以下の項目を記載します。

    • ■リスク内容
    • ■発生確率
    • ■影響度
    • ■優先度
    • ■対策

    大切なのは、あらゆるリスクを洗い出すことです。予想されるリスクをすべて可視化して共有し、対策を決めましょう。

    プロジェクト計画書の作成ポイント

    プロジェクト計画書を作成する際のポイントは、計画書のフォーマットをあらかじめ決めておくことです。プロジェクト計画は一度定めても、のちに修正が必要になることがあります。その際に、フォーマットがなければ大きな手間がかかるでしょう。

    また、同じ人物が修正できればよいですが、そうでない場合は書き方が分からず困るかもしれません。修正された計画書を閲覧するメンバーも見方が分からず、情報共有に支障をきたすおそれがあります。

    そのような事態を防ぐために、フォーマットを用意し、メンバー間で書き方や見方を共有しておくことが大切です。

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    項目・ポイントを踏まえた計画書の作成を!

    プロジェクト計画書は、プロジェクトのゴール達成までの計画を記載する書類です。関係者間で認識をすり合わせるためにも重要です。計画書には以下の項目を記載します。

    • ■目的・ゴール
    • ■スコープ
    • ■コスト
    • ■スケジュール
    • ■体制
    • ■品質
    • ■コミュニケーション
    • ■リスク

    計画書を作成する前に、フォーマットを用意しておくのがポイントです。ぜひ参考にして、適切な計画書の作成・運用を目指してください。

    また、プロジェクトを進行するために欠かせないプロジェクト管理ツールについても知っておくといいでしょう。

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