プロジェクト管理の計画書とは？
プロジェクト管理の計画書の概要を解説します。
ゴール達成までの計画を記載するもの
プロジェクト管理の計画書とは、プロジェクトのゴール達成までの道のりを記載したものです。プロジェクトを予定からずれることなく進行させるのが目的です。具体的には、以下のような項目が記載されます。
- ■プロジェクトの目的とゴール
- ■スコープ
- ■コスト
- ■スケジュール
- ■体制
- ■品質
- ■コミュニケーション
- ■リスク
計画書の型に決まりはなく、企業やプロジェクト規模によって内容や量は変わります。小規模であれば数十ページ、大規模なものでは百ページ以上になるでしょう。また、プロジェクトが進行するにつれて内容を変更することもあります。
利害関係者と認識を合わせるために必要
プロジェクト管理の計画書は、利害関係者（ステークホルダー）との認識をすり合わせるためにも必要です。
計画書を作るには、関係者間でプロジェクトの進め方を相談したり、アイデアを出したりする必要があります。この過程で関係者間でプロジェクトに関する情報が共有され、計画自体もより洗練されたものになるでしょう。
逆に、この段階でしっかり話し合っておかなければ、情報共有不足により思わぬ失敗が生じるおそれがあります。結果的に無駄な時間がかかるので、丁寧に計画を練りましょう。
プロジェクト計画書に記載すべき項目とは？
プロジェクト計画書に記載すべき内容を、それぞれ見ていきましょう。
プロジェクトの目的とゴール
プロジェクトの目的とゴールをはじめに記載しましょう。
目的を共有することで、完成後に「思っていたのと違った」という認識の食い違いを防げます。また、役員に見せる場合は、企業戦略と結び付けて記載することで、意思疎通がスムーズになるでしょう。
ゴールとは、QCD（品質・費用・納期）のことです。以下のような内容を記載します。
- Q（品質）
- ソフトウェア自体の品質・運用品質
- C（費用）
- 原価率・利益目標
- D（納期）
- マイルストーン・ローンチ日
できるだけ数値で明確化しておきましょう。
スコープ
スコープとは、範囲のことです。プロジェクト管理においては、対象システムの範囲を明確にし、作業内容を階層構造で示したWBSの作成を意味します。作成したWBSはその後の具体的なスケジュールの草案となるため、プロジェクト計画書の添付資料として扱いましょう。
また、大規模なプロジェクトでは関係者が多くなり、誰が何を担当するのかが分かりづらくなります。その場合はプロジェクト計画書のほかにスコープの詳細を記載したスコープ定義書を作成することがあります。
コスト
プロジェクトにかかるコストを記載しましょう。具体的に、以下のような内容を記載します。
- ■ソフトウェア費用
- ■ハードウェア費用
- ■ネットワーク費用
- ■人件費
- ■外注費
- ■インフラ費用
- ■保守費用
- ■ライセンス費用
- ■備品費
さらに細かい部分は添付資料として用意しましょう。
スケジュール
スケジュールの要約を記載しましょう。具体的には、以下のような内容を記載します。
- ■進捗計画方法
- ■マスタスケジュール
- ■工程スケジュール
- ■個別スケジュール
- ■管理指標
詳細なスケジュールはWBSとして添付資料にするため、計画書に記載する必要はありません。むしろ、細かすぎると経営層に見せる際に適しません。そのため、ここではマイルストーンやクリティカルパスなどの記載に留めます。
体制
プロジェクト体制は、以下の項目を記載しましょう。
- ■関係者全員
- ■責任の所在
- ■要員の役割
組織図形式のプロジェクト体制図や、役割表の形式で記載するとよいでしょう。前者では視覚的にプロジェクト体制を把握しやすい分、具体的な役割は記載しづらくなります。逆に役割表形式であれば、視認性は劣るものの、必要事項を漏れなく記載できます。
品質
プロジェクトで達成すべき品質を明確に記載しましょう。項目に分けをして記載します。
- 品質分類
- 機能性・信頼性など
- 品質項目
- 正確性、合目的性など
- 品質指標
- 平均故障時間、エラー回数など
- 目標値
- 割合・回数など
プロジェクトの規模が大きく、品質に関する記載内容が多すぎる場合は、別途サービスレベル定義書を作成しましょう。
コミュニケーション
会議体やコミュニケーションルールについて記載しましょう。具体的には、以下の項目を記載します。
- 【会議体】
-
- ■会議体呼称
- ■出席者
- ■会議目的
- ■開催頻度・日時
- 【コミュニケーションルール】
-
- ■議事録作成ルール（作成者・通知方法など）
- ■メールのルール（件名の設定方法など）
- ■利用するプロジェクト管理ツールとその運用ルール
そのほか、メンバーの教育計画やマニュアルの提供、作業負担の均等化などもこの段階で考えておきましょう。
リスク
予測されるリスクと、その対策を記載しましょう。具体的には、以下の項目を記載します。
- ■リスク内容
- ■発生確率
- ■影響度
- ■優先度
- ■対策
大切なのは、あらゆるリスクを洗い出すことです。予想されるリスクをすべて可視化して共有し、対策を決めましょう。
プロジェクト計画書の作成ポイント
プロジェクト計画書を作成する際のポイントは、計画書のフォーマットをあらかじめ決めておくことです。プロジェクト計画は一度定めても、のちに修正が必要になることがあります。その際に、フォーマットがなければ大きな手間がかかるでしょう。
また、同じ人物が修正できればよいですが、そうでない場合は書き方が分からず困るかもしれません。修正された計画書を閲覧するメンバーも見方が分からず、情報共有に支障をきたすおそれがあります。
そのような事態を防ぐために、フォーマットを用意し、メンバー間で書き方や見方を共有しておくことが大切です。
項目・ポイントを踏まえた計画書の作成を！
プロジェクト計画書は、プロジェクトのゴール達成までの計画を記載する書類です。関係者間で認識をすり合わせるためにも重要です。計画書には以下の項目を記載します。
- ■目的・ゴール
- ■スコープ
- ■コスト
- ■スケジュール
- ■体制
- ■品質
- ■コミュニケーション
- ■リスク
計画書を作成する前に、フォーマットを用意しておくのがポイントです。ぜひ参考にして、適切な計画書の作成・運用を目指してください。
また、プロジェクトを進行するために欠かせないプロジェクト管理ツールについても知っておくといいでしょう。
