プロジェクト管理の計画書とは？初級者でも記載すべき項目がわかる！

プロジェクト管理の計画書とは？

プロジェクト管理の計画書とは、プロジェクトのゴール達成までの道のりを記載したものです。プロジェクトを予定からずれることなく進行させるのが目的です。

具体的には、以下のような項目が記載されます。

• ■プロジェクトの目的とゴール
• ■スコープ
• ■コスト
• ■スケジュール
• ■体制
• ■品質
• ■コミュニケーション
• ■リスク

計画書の型に決まりはなく、企業やプロジェクト規模によって内容や量は変わります。小規模であれば数十ページ、大規模なものでは百ページ以上になるでしょう。また、プロジェクトが進行するにつれて内容を変更することもあります。

利害関係者と認識を合わせるために必要

プロジェクト管理の計画書は、利害関係者（ステークホルダー）との認識をすり合わせるためにも必要です。

計画書を作るには、関係者間でプロジェクトの進め方を相談したり、アイデアを出したりする必要があります。この過程で関係者間でプロジェクトに関する情報が共有され、計画自体もより洗練されたものになるでしょう。

逆に、この段階でしっかり話し合っておかなければ、情報共有不足により思わぬ失敗が生じるおそれがあります。結果的に無駄な時間がかかるので、丁寧に計画を練りましょう。

プロジェクト計画書に記載すべき項目とは？

プロジェクト計画書に記載すべき内容を、それぞれ見ていきましょう。

プロジェクトの目的とゴール

プロジェクトの目的とゴールをはじめに記載しましょう。

目的を共有することで、完成後に「思っていたのと違った」という認識の食い違いを防げます。また、役員に見せる場合は、企業戦略と結び付けて記載することで、意思疎通がスムーズになるでしょう。

ゴールとは、QCD（品質・費用・納期）のことです。以下のような内容を記載します。

Q（品質）

ソフトウェア自体の品質・運用品質

C（費用）

原価率・利益目標

D（納期）

マイルストーン・ローンチ日

できるだけ数値で明確化しておきましょう。

スコープ

スコープとは、範囲のことです。プロジェクト管理においては、対象システムの範囲を明確にし、作業内容を階層構造で示したWBSの作成を意味します。作成したWBSはその後の具体的なスケジュールの草案となるため、プロジェクト計画書の添付資料として扱いましょう。

また、大規模なプロジェクトでは関係者が多くなり、誰が何を担当するのかが分かりづらくなります。その場合はプロジェクト計画書のほかにスコープの詳細を記載したスコープ定義書を作成することがあります。

コスト

プロジェクトにかかるコストを記載しましょう。具体的に、以下のような内容を記載します。

• ■ソフトウェア費用
• ■ハードウェア費用
• ■ネットワーク費用
• ■人件費
• ■外注費
• ■インフラ費用
• ■保守費用
• ■ライセンス費用
• ■備品費

さらに細かい部分は添付資料として用意しましょう。

スケジュール

スケジュールの要約を記載しましょう。具体的には、以下のような内容を記載します。

• ■進捗計画方法
• ■マスタスケジュール
• ■工程スケジュール
• ■個別スケジュール
• ■管理指標

詳細なスケジュールはWBSとして添付資料にするため、計画書に記載する必要はありません。むしろ、細かすぎると経営層に見せる際に適しません。そのため、ここではマイルストーンやクリティカルパスなどの記載に留めます。

体制

プロジェクト体制は、以下の項目を記載しましょう。

• ■関係者全員
• ■責任の所在
• ■要員の役割

組織図形式のプロジェクト体制図や、役割表の形式で記載するとよいでしょう。前者では視覚的にプロジェクト体制を把握しやすい分、具体的な役割は記載しづらくなります。逆に役割表形式であれば、視認性は劣るものの、必要事項を漏れなく記載できます。

品質

プロジェクトで達成すべき品質を明確に記載しましょう。項目に分けをして記載します。

品質分類

機能性・信頼性など

品質項目

正確性、合目的性など

品質指標

平均故障時間、エラー回数など

目標値

割合・回数など

プロジェクトの規模が大きく、品質に関する記載内容が多すぎる場合は、別途サービスレベル定義書を作成しましょう。

コミュニケーション

会議体やコミュニケーションルールについて記載しましょう。具体的には、以下の項目を記載します。

【会議体】

• ■会議体呼称
• ■出席者
• ■会議目的
• ■開催頻度・日時

【コミュニケーションルール】

• ■議事録作成ルール（作成者・通知方法など）
• ■メールのルール（件名の設定方法など）
• ■利用するプロジェクト管理ツールとその運用ルール

そのほか、メンバーの教育計画やマニュアルの提供、作業負担の均等化などもこの段階で考えておきましょう。

リスク

予測されるリスクと、その対策を記載しましょう。具体的には、以下の項目を記載します。

• ■リスク内容
• ■発生確率
• ■影響度
• ■優先度
• ■対策

大切なのは、あらゆるリスクを洗い出すことです。予想されるリスクをすべて可視化して共有し、対策を決めましょう。

プロジェクト計画書を作成しても、進捗やタスクの管理が属人化していると、計画どおりに進めるのは難しくなります。計画書の内容を実際の業務に落とし込み、進捗を可視化したい場合は、プロジェクト管理ツールの導入も有効です。

プロジェクト計画書の作り方・作成手順

プロジェクト計画書を作成する際は、いきなり書き始めるのではなく、目的や体制、スケジュールなどを順番に整理することが大切です。ここでは、基本的な作成手順を解説します。

１．プロジェクトの目的とゴールを明確にする

まずは、プロジェクトを実施する目的と、最終的に達成すべきゴールを明確にします。目的が曖昧なままだと、関係者間で認識のずれが生じやすくなります。QCD（品質・費用・納期）などの観点から、できるだけ数値や期限を用いて具体的に設定しましょう。

２．スコープと成果物を整理する

次に、プロジェクトで対応する範囲と、対象外とする範囲を整理します。あわせて、最終的に納品・完成させる成果物も明確にしておきましょう。スコープが不明確だと、作業の追加や手戻りが発生しやすくなるため、関係者と事前に合意しておくことが重要です。

３．体制と役割分担を決める

プロジェクトに関わるメンバーや責任者、承認者などを整理します。誰が何を担当するのかを明確にすることで、作業の抜け漏れや責任の所在が不明確になるのを防げます。必要に応じて、体制図や役割表を作成するとわかりやすいでしょう。

４．スケジュールとコストを見積もる

プロジェクト全体のスケジュールを作成し、主要なマイルストーンや納期を設定します。あわせて、人件費や外注費、システム費用など、必要なコストも見積もりましょう。スケジュールやコストは途中で変更される可能性があるため、余裕をもった計画にすることが大切です。

５．品質基準とリスク対策を設定する

成果物に求める品質基準や、確認方法を決めます。また、スケジュール遅延や予算超過、メンバーの離脱など、想定されるリスクも洗い出し、対応策を検討しておきましょう。事前にリスクを共有しておくことで、問題が発生した際にも迅速に対応できます。

６．関係者に共有し、合意を得る

作成したプロジェクト計画書は、関係者に共有して内容を確認してもらいます。目的やスコープ、スケジュール、役割分担などに認識のずれがないかを確認し、必要に応じて修正しましょう。関係者の合意を得ておくことで、プロジェクト開始後のトラブルを防ぎやすくなります。

プロジェクト計画書の作成ポイント

プロジェクト計画書を作成する際のポイントは、計画書のフォーマットをあらかじめ決めておくことです。プロジェクト計画は一度定めても、のちに修正が必要になることがあります。その際に、フォーマットがなければ大きな手間がかかるでしょう。

また、同じ人物が修正できればよいですが、そうでない場合は書き方が分からず困るかもしれません。修正された計画書を閲覧するメンバーも見方が分からず、情報共有に支障をきたすおそれがあります。

そのような事態を防ぐために、フォーマットを用意し、メンバー間で書き方や見方を共有しておくことが大切です。また、プロジェクト計画の作成や運用を効率化するには、プロジェクト管理ツールの活用も有効です。

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項目・ポイントを踏まえた計画書の作成を！

プロジェクト計画書は、プロジェクトのゴール達成までの計画を記載する書類です。関係者間で認識をすり合わせるためにも重要です。計画書には以下の項目を記載します。

• ■目的・ゴール
• ■スコープ
• ■コスト
• ■スケジュール
• ■体制
• ■品質
• ■コミュニケーション
• ■リスク

計画書を作成する前に、フォーマットを用意しておくのがポイントです。ぜひ参考にして、適切な計画書の作成・運用を目指してください。

また、プロジェクトを進行するために欠かせないプロジェクト管理ツールについても知っておくといいでしょう。