スコープ管理とは
スコープ管理とは、プロジェクトの目標を設定し、そのために必要な作業内容や成果物を決める手法を指します。社内の各部門がこれらを共有することで、タスク漏れを防止し、同じ目標に向かってプロジェクトに取り組めるので成功につながるのです。
なお、スコープ管理は、プロジェクト（作業）スコープと成果物スコープに大別されます。それぞれの概要を見ていきましょう。
作業スコープ
作業スコープ管理は、プロジェクトにおいてこなすべき作業範囲を明確にし、プロジェクトを成功させる手法です。
各工程の中で、どのような作業が求められるのかをあらかじめ明確化しておきましょう。これを怠ると、途中で予期せぬ工程が発生し、プロジェクトが計画通りに進まなくなります。たとえば、自社で新しいITツールを開発するプロジェクトの場合、以下のような工程が必要となります。
- ■要件定義
- ■基本設計
- ■詳細設計
- ■製造
- ■テスト
これらをさらに細分化し、作業内容を明確にします。基本設計であれば、データベース設計や基本機能の洗い出しなどの作業が必要でしょう。
成果物スコープ
成果物スコープは、プロジェクトで得るべき成果物を管理することです。作業スコープが「何をするか」を管理するのに対し、成果物スコープは「何を作るか」に焦点を当てた管理方法といえます。
たとえば、基本設計の工程では、仕様書や設計書が成果物となります。また、システム構築の場合は搭載する機能が成果物です。
成果物を目安とするため、作業スコープよりも正確にプロジェクトの達成度合いを把握できるのがメリットです。ただし、工程によっては成果物を定義しづらいデメリットがあります。
スコープ管理のプロセス
スコープ管理の定義から検証までの３つのプロセスを解説します。
１．スコープの定義・決定
始めに、スコープを定義しましょう。そのためには、求められる作業を洗い出しておきます。必要な要件をリストアップし、それぞれにかかる工数を見積もります。そして、コストや納期を踏まえたうえで、実際にやるべきこと（スコープ）を抜き出しましょう。
ただし、要件は出そうと思えば際限なく出てきます。一方、スコープとして設定できる範囲には限りがあります。そのため、あらかじめ期限を決めて要件を洗い出しましょう。
２．スコープの具体化
スコープを定義したら、それを実際の作業内容として具現化しましょう。具体的には、WBSを作成します。WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、作業内容をツリー構造状に細分化したものです。
要求事項文書やスコープ記述書をもとに、プロジェクトの成果物や作業内容をWBSに落とし込みます。トップダウンで作業内容を明確にし、ツリー構造で表示するため、抜け漏れが生じにくいのが特長です。
３．スコープの検証とコントロール
スコープが具体化したら、それが妥当なものであるか検証し、調整を加える必要があります。具体的には、以下の２点を行いましょう。
- ■成果物がスコープに準じて作成されているか
- ■ベースラインと現状に乖離がないか
成果物がスコープに準じていない場合、それを改善するための是正処置が必要となります。また、計画であるベースラインと現状に乖離がある場合は、スコープに変更を加えなければなりません。計画して終わりではなく、常に状況を監視しながらスコープと作業を調整しましょう。
スコープ管理の注意点
スコープ管理を行いプロジェクトを成功させるために押さえておきたい注意点を解説します。
プロジェクト関係者の目的を一致させる
プロジェクト関係者の目的は一致させましょう。多くのプロジェクトでは、顧客の要求を第一に考えがちです。ところが、その要求が目的に適したものかは分かりません。それを鵜呑みにすると修正などの余計な作業が増えるだけでなく、顧客のニーズさえも満たせない恐れがあります。
そのため、顧客の要望の背景や業務のフローを理解した上で要件を整理したり、実務に詳しい関係者の意見を取り入れたりして、顧客の真のニーズを引き出しましょう。
そもそもプロジェクトの成功とは関係者全員の利害関係が一致することです。顧客や経営者、開発部門、営業部門などを含め、プロジェクトに関わるステークホルダー全員が満足して初めて成功といえます。
スコープは可視化して共有する
スコープは可視化し、顧客と共有しましょう。プロジェクト失敗の原因の多くは要件定義や詳細の確認漏れです。顧客側は当然含まれていると思っていた要件が入っておらず、プロジェクトの終局にそれが判明し、スケジュールの遅延やコストオーバーが生じてしまうことがあります。
このような事態を防ぐためには、要件や要望の内容を可視化しておくことが大切です。要件一覧の書類などを作成し、顧客と共有しておきましょう。認識の食い違いを防止できるだけでなく、問題が起きたときに顧客の問題か、ベンダーの問題かの責任の所在が明確になります。
また、顧客だけでなくプロジェクトメンバーとも共有しましょう。全体を俯瞰できるため、自分の作業がプロジェクトの進行に寄与していることを実感し、モチベーションが上がります。
スコープ管理を行いプロジェクトを成功させましょう！
スコープ管理はプロジェクトの成功において欠かせない手法です。ステークホルダー間でスコープの共有や確認を行いプロジェクトの進行を行えば、さまざまなリスクを回避できるだけでなくプロジェクトの成功につながるでしょう。
なお、こちらの記事では、プロジェクトのスムーズな進行に欠かせないプロジェクト管理ツールを比較紹介していますので、ぜひあわせて参考にしてください。
