WBSとは？
ここからWBSの内容およびガントチャートの違いを説明します。
プロジェクトの作業を分解・構造化すること
WBSとはWork Breakdown Structureの頭文字をとった言葉で、作業を分解・構造化する方法です。作業を分解した最小単位をワークパッケージと言います。それぞれの作業にかかる時間や担当者を見積もります。システム開発の場では、WBSを利用してプロジェクトを管理します。
ガントチャートは「WBSの一部」
ガントチャートはWBSではなく、あくまでもWBSの一部です。ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュール・進捗・マイルストーン（プロジェクト内の大きな節目でテストや検収を行うタイミング）などを表形式で管理する手法です。
ガントチャートは単体では作られず、WBSが作られてはじめて作成できます。
WBSのメリットは？
次にWBSのメリットを３点説明します。
作業の分解によってやるべき作業を整理できる
WBSを作成することで、どのような作業が存在するかを把握できます。WBSはトップダウン式に作業を分解し、階層構造でタスクを管理します。そのため、やるべき作業を整理し、タスクの抜け漏れや重複を防ぐことができます。
また、プロジェクトメンバーやユーザーがプロジェクトのスコープを共有でき、トラブルを避けられます。
細かなスケジュールによって進捗管理ができる
WBSによって各作業の進捗状況を管理できます。
タスクを洗い出したら、分担や手順を明確にしてガントチャートに展開します。各タスクのスケジュールを記載した上に、どのタスクの何割が完了しているか実際の進捗状況をプロットして予実管理を行います。
各タスクの進捗状況が一目で分かり、遅れている作業に対するフォローが可能になります。あらかじめ各タスクのボリュームをそろえておけば、完了した作業の数で全体の進捗率を把握できます。
工数の可視化によって役割分担ができる
WBSによってタスクの分解ができれば、全体の工数の見積もりが可能になります。
タスクを最小に分解し、タスク単位の工数を積み上げれば精度の高い見積もりができます。逆にタスクが十分に分割できていないと、どんぶり勘定になり誤差が大きくなるでしょう。
また、タスクの分解で各作業の役割分担がしやすくなります。タスクを適切に分解できていれば各担当者の責任範囲がはっきりします。
よくタスクの分解があいまいで複数の担当者が存在したり、空欄になっているケースが見受けられます。このような場合には作業分担があいまいになり、トラブルや遅延が発生してしまう恐れがありますので注意しましょう。
WBSの作成方法
ここからはWBSの作成方法を説明します。以下の３つの手順を行うことでWBSが作成できます。
手順１：作業の洗い出しを行う
WBSを作成には作業の洗い出しが必要です。そのためにまず、何を作るプロジェクトなのかを明確にしましょう。なぜなら最終的な納品物を明確にしておかないと必要な作業にずれが生じ、手戻りが発生するからです。
納品物は機能要件と非機能要件の両方を確定しましょう。システム構築の場合、機能要件は画面や帳票処理などの機能。非機能要件は24時間稼働やブラウザの対応状況など機能以外のサービスです。
納品物の作成に必要な作業を洗い出し、WBSを作成してタスクと担当者を明確化する際には担当者の合意を得ておくことも重要です。
手順２：作業の順番を決める
作業を洗い出した後は作業の順番を設定します。特定の作業が終わらないと次の作業が開始できないものと、他の作業進捗に関わらず独立して作業できるものがあります。作業同士の依存関係を意識して順番を設定しましょう。
作業の順序を決めていくことで、予定通りに進めないとプロジェクト全体の遅延に直結する作業の連なりが見えてきます。これをクリティカルパスと言い、慎重に進捗管理を行わなければなりません。
手順３：作業を構造化させる
最後に作業を構造化させます。作業の流れにあわせて同じレベルの作業に分類します。プロジェクトの工程ごとに作業を分けるのが一般的であり、テンプレートに当てはめるのもよいでしょう。
下位階層の作業を足し合わせると上位階層の作業になります。逆に、上位階層の作業は下位階層の作業に分解できます。このような構造化ができれば、作業に抜けや漏れがなくなるでしょう。
WBSを作成する際の注意点
最後にWBSを作成する際の注意点を２点説明します。
不明確な作業を作らない
作業を洗い出す際に、不明確な作業を作らないように注意しましょう。作業名称はあるもののアウトプットが明示されていないようでは、担当者との意識がずれてしまいます。
とはいえ、情報が不足して作業を確定できない場合もあるでしょう。不確定な情報を元にタスクを分解しても実際の作業と合わなくなる可能性があります。そのため、確定できない作業がある場合には段階的に詳細化しながらWBSを作成していく手もあります。
ちなみにWBSはプロジェクトごとに新規で作るのではなく、ひな形を作成しておくのがお勧めです。毎回一から作成していては作業の抜け漏れが発生する可能性が高くなるからです。類似するプロジェクトごとにWBSのひな形を用意しておけば作成の手間が省けます。
さらに改善点をブラッシュアップすることでWBSが洗練されていくでしょう。
日数を正確に見積もる
日数を見積もるにあたっては過剰に見積もらず、且つ納期ありきの見積をしないように注意が必要です。
分割されたタスクごとに見積にリスク分を加えていては、全体では過剰見積もりになってしまいます。タスク単位では妥当な見積に抑え、プロジェクト全体でバッファを見るようにしましょう。
また、納期ありきで日数を見積もっても無理が生じてしまいます。各作業工程やタスク間の依存関係をしっかり検討した上で妥当な日数を見積もりましょう。
WBSの活用により効率的なプロジェクト管理を行いましょう
WBSは作業を分解・構造化することで、作業の整理・正確な進捗管理・作業分担の明確化などに役立つ手法です。
WBSは作業の洗い出し・順番決め・構造化の３つのステップで作成できます。ただし有効に利用するためには、不明確な作業を作らず、日数を正確に見積もるなどの注意が必要です。WBSを正しく活用して、効率的なプロジェクト管理を行いましょう。
