WBSとは？プロジェクト管理での作り方・メリット・活用方法を解説

WBSとは

WBS（Work Breakdown Structure）とは、プロジェクトの成果物や必要な作業を階層的に分解し、全体の作業範囲を明確にする手法です。日本語では「作業分解構成図」や「作業分解構造図」などと呼ばれます。

例えば、「Webサイトを制作する」という大きなプロジェクトを、要件定義・設計・デザイン・コーディング・テストなどの単位に分け、さらに実行・管理できる大きさまで細分化します。

WBSを作成すると、プロジェクトに必要な作業の全体像を把握できるため、タスクの抜け漏れや重複を防ぎやすくなります。また、工数やコストの見積もり、担当者の割り当て、スケジュール作成などを行う際の土台としても活用できます。

WBSの構成要素

WBSは、プロジェクト全体から徐々に細かい単位へ分解して階層化します。一般的な構造は以下のとおりです。

WBSの最下層に位置し、コストや工数、期間、リソースなどを見積もり・管理できる作業単位を「ワークパッケージ」と呼びます。

WBSとガントチャートの違い

WBSとガントチャートは、どちらもプロジェクト管理に利用されますが、役割が異なります。

ガントチャートは「WBSの一部」ではありません。WBSで必要な作業を洗い出したあと、それぞれの開始日・終了日や依存関係などを設定し、ガントチャートへ展開してスケジュールを管理するのが一般的です。

WBSのメリット

WBSを作成すると、プロジェクトに必要な作業を可視化できるだけでなく、工数の見積もりや役割分担などにも活用できます。主なメリットを紹介します。

タスクの抜け漏れや重複を防げる

プロジェクト全体を細かな作業へ分解することで、必要なタスクを把握しやすくなります。

大きな作業単位だけで計画すると、細かな作業を見落としたり、複数の担当者が同じ作業を行ったりする可能性があります。WBSで階層的に整理すれば、作業範囲が明確になり、タスクの抜け漏れや重複を防ぎやすくなるでしょう。

工数やコストを見積もりやすくなる

大きなプロジェクト全体の工数を一度に見積もるのは容易ではありません。WBSによって管理可能な単位まで作業を細分化すると、タスクごとの工数や必要なリソースを見積もりやすくなります。

各タスクの見積もりを積み上げることで、プロジェクト全体に必要な工数やコストを算出する際の根拠として活用できます。

役割分担を明確にできる

WBSで作業を細分化すると、それぞれのタスクを誰が担当するのか割り当てやすくなります。

担当範囲が明確になれば、「誰が対応するかわからない」「複数人が同じ作業を進めていた」といったトラブルを防ぎやすくなります。また、担当者ごとの業務量を確認しながら割り振ることで、負荷の偏りを把握する際にも役立ちます。

スケジュールを作成しやすくなる

WBSによって必要な作業が明確になれば、それぞれに必要な期間や作業の依存関係を整理し、スケジュールへ落とし込みやすくなります。

ただし、WBS自体はスケジュールではありません。WBSで「何を行うか」を整理したあとに、作業の順序や開始日・終了日などを設定し、ガントチャートなどを用いてスケジュールを作成します。

プロジェクト全体の認識を共有しやすい

WBSをチームで共有すると、プロジェクト全体で必要な作業と各メンバーの担当範囲を確認できます。

プロジェクトマネージャーだけでなくメンバーも全体像を把握できるため、自分の作業がプロジェクトのどこに位置するのか理解しやすくなり、チーム内の認識合わせにも役立ちます。

WBSの作り方

WBSでは、いきなり細かなタスクを書き出すのではなく、プロジェクトの目的や成果物を明確にしたうえで段階的に分解することが重要です。基本的な作成方法を４つの手順で紹介します。

手順１：プロジェクトの目的・成果物を明確にする

まず、プロジェクトによって何を実現するのか、どのような成果物を完成させるのかを明確にします。

ゴールや成果物が曖昧な状態で作業を洗い出すと、本来必要のないタスクが含まれたり、必要なタスクが抜けたりする可能性があります。プロジェクトのスコープや完了条件を関係者間で確認しておきましょう。

手順２：主要な成果物や作業を洗い出す

次に、プロジェクトのゴールを達成するために必要な大きな単位の成果物や作業を洗い出します。

例えば、システム開発であれば「要件定義」「設計」「開発」「テスト」「リリース」など、大きな単位から整理すると全体像を把握しやすくなります。

手順３：管理可能な単位まで作業を分解する

大きな成果物や作業を、担当者が実行・管理できる単位まで細分化します。

例えば「テスト」であれば、「テスト計画作成」「テストケース作成」「テスト実施」「不具合修正」「再テスト」などに分解できます。

細かく分けすぎるとWBSの管理そのものに手間がかかる一方、粒度が粗すぎると工数や進捗を把握しにくくなります。担当者や工数、完了条件を明確にできる程度を目安に分解しましょう。

手順４：担当者や工数を設定する

作業の分解が完了したら、各タスクの担当者や必要な工数などを設定します。

その後、作業同士の依存関係や優先順位を確認し、開始日・終了日を設定してスケジュールへ展開します。ガントチャートを活用すれば、WBSで整理した作業を時間軸に沿って可視化できます。

WBSの作成例

例えば、「企業サイトをリニューアルするプロジェクト」をWBSにすると、以下のように整理できます。

実際のWBSでは、プロジェクトの規模や管理方法に応じて、WBS番号、担当者、工数、開始日、終了日、進捗状況などの項目を追加します。

WBSを作成する際の注意点

最後にWBSを作成する際の注意点を２点説明します。

不明確な作業を作らない

作業を洗い出す際に、不明確な作業を作らないように注意しましょう。作業名称はあるもののアウトプットが明示されていないようでは、担当者との意識がずれてしまいます。

とはいえ、情報が不足して作業を確定できない場合もあるでしょう。不確定な情報を元にタスクを分解しても実際の作業と合わなくなる可能性があります。そのため、確定できない作業がある場合には段階的に詳細化しながらWBSを作成していく手もあります。

ちなみにWBSはプロジェクトごとに新規で作るのではなく、ひな形を作成しておくのがお勧めです。毎回一から作成していては作業の抜け漏れが発生する可能性が高くなるからです。類似するプロジェクトごとにWBSのひな形を用意しておけば作成の手間が省けます。

さらに改善点をブラッシュアップすることでWBSが洗練されていくでしょう。

日数を正確に見積もる

日数を見積もるにあたっては過剰に見積もらず、且つ納期ありきの見積をしないように注意が必要です。

分割されたタスクごとに見積にリスク分を加えていては、全体では過剰見積もりになってしまいます。タスク単位では妥当な見積に抑え、プロジェクト全体でバッファを見るようにしましょう。

また、納期ありきで日数を見積もっても無理が生じてしまいます。各作業工程やタスク間の依存関係をしっかり検討した上で妥当な日数を見積もりましょう。

WBSの作成・管理に使えるツール

WBSはExcelやスプレッドシートでも作成できますが、プロジェクトの規模や参加人数が増えるほど、更新や情報共有に手間がかかります。代表的な作成・管理方法を紹介します。

Excel・スプレッドシート

ExcelやGoogleスプレッドシートを利用すれば、表形式で手軽にWBSを作成できます。項目やレイアウトを自由に設定できるため、小規模なプロジェクトや、まずWBSを試してみたい場合に活用しやすいでしょう。

一方、複数人が関わる大規模なプロジェクトでは、更新漏れやファイルのバージョン管理、進捗状況の共有などが負担になる場合があります。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールには、タスクの階層管理や担当者の割り当て、期限・進捗の管理、ガントチャートなどの機能を搭載した製品があります。

WBSで整理したタスクとスケジュール、担当者、進捗状況などを一元管理できるため、複数のメンバーが関わるプロジェクトにも適しています。

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WBSについてよくある質問

ここでは、WBSについてよくある疑問をQ&A形式で解説します。

WBSとは何の略ですか？

WBSは「Work Breakdown Structure」の略です。プロジェクトの成果物や必要な作業を階層的に分解・構造化する手法で、日本語では「作業分解構成図」や「作業分解構造図」などと呼ばれます。

WBSとガントチャートの違いは何ですか？

WBSは「プロジェクトで何を行う必要があるか」を階層的に整理するものです。一方、ガントチャートは各作業を「いつ行うか」を時間軸で可視化し、スケジュールや進捗を管理するものです。

一般的には、WBSで必要な作業を洗い出したあと、その作業をガントチャートへ展開してスケジュールを作成します。

WBSは誰が作成しますか？

プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーが中心となって作成するケースが一般的です。ただし、作業の抜け漏れや不正確な工数見積もりを防ぐため、実際の作業を担当するメンバーと内容を確認しながら作成するとよいでしょう。

WBSはどこまで細かく分解すればよいですか？

一律の基準があるわけではありません。担当者や必要な工数、完了条件などを明確にでき、進捗を管理できる単位まで分解するのが目安です。細かすぎると管理の負担が増えるため、プロジェクトの規模や管理方法に応じて調整しましょう。

WBSを活用してプロジェクト管理を効率化しよう

WBSとは、プロジェクトの成果物や必要な作業を階層的に分解・構造化するプロジェクト管理手法です。必要な作業を明確にすることで、タスクの抜け漏れ防止や工数の見積もり、役割分担などに役立ちます。

まずプロジェクトの目的や成果物を明確にし、主要な作業から管理可能な単位へ段階的に分解しましょう。その後、担当者や工数を設定し、ガントチャートなどへ展開することで、スケジュールや進捗も管理しやすくなります。

ExcelなどでのWBS管理に手間がかかっている場合は、プロジェクト管理ツールを活用するのも一つの方法です。タスクや担当者、スケジュール、進捗などをまとめて管理できるため、自社に適した製品を比較してみましょう。