部署ごとに違う請求書フォーマットを統一。担当者の負荷を最小限に抑え、法令対応を実現。

東京地下鉄株式会社では、各部署の請求書作成担当ごとに請求書のフォーマットが異なるなど、請求書業務に課題を持っていました。インボイス制度への対応を機にフォーマットの統一を目指し、システムを導入。各部署の担当者に法令対応の知識がなくても、これまでのようにワードやエクセルに入力していた作業を『BtoBプラットフォーム請求書』の画面上で行うだけで、法令に則った請求書を作成できるようになりました。

この事例のポイント

01

担当者ごとにバラバラだった請求書フォーマットを統一

各部署の請求書作成担当ごとに異なっていた請求書フォーマットを統一し、請求書の一元管理を実現しました。

02

画面に沿って入力するだけでインボイスの発行が可能に

担当者に法令対応の知識がなくても、画面に沿って入力するだけでインボイスの発行ができ安心できます。

03

受け取った請求書の支払状況の確認が容易に

受領した請求書はインボイス対応をしているので安心感があり、一元管理により支払漏れも防げます。

導入企業プロフィール

社名東京地下鉄株式会社

業種運輸

部署区分経理・財務

従業員規模5,000名以上

事業内容旅客鉄道事業の運営、都市・生活創造事業の運営、不動産事業、ライフサービス事業等

導入前の課題

•請求書の発行に関わる各部署の担当者は各々で、ワードやエクセルなどを使った紙の請求書を作成、郵送しており、フォーマットが不揃いだったり、通し番号がなかったりと、管理の面で課題がありました。

•請求書の受領を行う部署が100を超えるため、法令対応の教育や研修の調整が大変であり、社内規定に則った確実なフォルダ保存を全員で徹底できるのか、受領者任せになる懸念がありました。

導入を決めた理由

•基幹システムの更新と経理効率化のため請求書クラウドを検討中に、大手鉄道事業者から『BtoBプラットフォーム請求書』導入の通知を受領。取引が多岐に渡り複数部署で対応が進み、前向きな検討が始まりました。

•大手鉄道事業者の通知が全社的な追い風となり、各部署の意識が変化。制度対応を機に請求書業務のデジタル化の機運が高まり、検討中だった『BtoBプラットフォーム請求書』のシステム連携等の調査が進みました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

フォーマットの統一が実現でき、発行のデジタル化はおよそ5割達成

✓発行において一番の課題だったフォーマットの統一も実現できました。一部、紙の請求書での発行を希望する取引先も残っておりますが、発行のデジタル化はおよそ5割達成しています。

✓各部署の担当者に法令対応の知識がなくても、これまでのようにワードやエクセルに入力していた作業をプラットフォームの画面上で行うだけで、法令に則った請求書を作成できるようになりました。

活用している主な機能・工夫点

請求書の発行機能および受取機能の活用

✓請求書の発行機能を利用し、各部署の担当者がプラットフォーム上で法令に則ったインボイス制度対応の請求書を作成・発行しています。

✓月約100通の請求書を受領。『BtoBプラットフォーム請求書』で届く請求書は、インボイス制度対応のため各担当者が安心して処理でき、一元管理により支払漏れの確認も容易になりました。

✓基幹システムの更新プロジェクトを成功させ、請求書の受取と発行も自動連携して、経理業務のさらなる効率化を図っていきます。

業務フローを変えないデジタル化の模索

✓システム導入にあたり、取引先の要望で既にアカウントを持つ部署が多いと判明。サービスの高い認知度も手伝い、全社的に拒否反応はほとんどなくスムーズに受け入れられました。

✓『BtoBプラットフォーム請求書』は指定画面で入力するだけで自動でインボイス対応の税率計算が可能です。担当者に専門知識がなくても、これまでの作業の延長で法令に則った請求書を安心して作成できます。

✓基幹システム移行後、『BtoBプラットフォーム請求書』の受取データと会計システムが完全ペーパーレスで連携されれば、現場の効率化実感が高まり、社内のデジタル化率も大きく向上すると期待しています。

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引用情報

BtoBプラットフォーム請求書-導入事例｜東京地下鉄株式会社