月2,200社分の請求書発行業務をインボイス対応を機に効率化、導入当初からデジタル化率75%を達成

人材派遣・紹介事業とアウトソーシング事業を主軸とし、全国に人材関連事業を展開する株式会社グロップ。年間1万人規模の人材派遣に関わる請求書の発行業務を、インボイス制度への対応を機に『BtoBプラットフォーム請求書』で効率化。導入当初から75％と高いデジタル化率で、時間に追われていた請求書の処理業務に余裕が生まれました。

この事例のポイント

01

月2,200社分の請求書発行処理を効率化

毎月約2,200社を対象とする請求書発行において、印刷から押印・封入等の手作業を電子化し効率化。

02

導入当初から取引先の75％と高いデジタル化率を実現

既存取引先の多くが既にシステムを導入していたため、目標としていた導入率75％を早々に達成しました。

03

紙の請求書送付で郵送代行を活用、添付したい書類も一括送付

郵送代行機能の活用により、添付ファイルの印刷対応や一括送付が可能になり、郵送の手間を大幅に削減。

導入企業プロフィール

社名株式会社グロップ

業種サービス/外食/レジャー

部署区分経理・財務

従業員規模1,000名以上 5,000名未満

事業内容各種アウトソーシング、人材派遣事業、人材紹介事業、テレマーケティング事業、発送サービス、事務サービス他

導入前の課題

•毎日の発行作業に加え、月末は集中する2,000枚近い書類の印刷やダブルチェック担当者の２人分の押印をひたすら対応し、配送作業を16時の集荷に間に合わせる必要があり、時間に追われていました。

•発行件数の増加に応じて手作業の時間が増え、用紙・封筒代や郵送費などのコストも増大。これらの課題を解決するため、デジタル化による業務効率化が求められていました。

導入を決めた理由

•将来的に請求書の処理件数が2,500件、3,000件と増加しても、紙を介さないデータtoデータの強みにより、業務負担がさほど変わらない運用ができると考えたためです。

•国内シェアNo.1という高い導入実績があり、自社と取引のある企業の8割近くがすでにシステムのアカウントを持っており、移行がスムーズに行えるとわかったためです。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

業務負担4割減・コスト1/3削減を実現したデジタル化、取引先も即日受取＆在宅対応が可能に

✓年間の請求書発行件数や封筒の単価・郵送料等で試算した結果、コストをおよそ3分の1削減できました。また、郵便の締め切りである16時までに処理を終えるプレッシャーから解放されました。

✓データ配信なら即日届くため取引先をお待たせせず、非常に好影響です。特にコロナ禍以降、在宅勤務やリモートワークを導入した取引先にとっても、場所を選ばず確認できる大きな導入効果があったと感じています。

活用している主な機能・工夫点

請求書の発行および郵送代行機能を活用

✓基幹システムから請求書データをアップロードして、電子データとして取引先へ発行予約をする機能。

✓電子データでの受け取りが難しい取引先に対し、システム側で請求書を印刷・封入して送付する郵送代行機能。

✓取引先が活用する受取機能では、発行日に即日データを受け取れるため、郵送のような到着待ちが発生しません。取引先をお待たせしない迅速な共有が実現でき、双方にとって良い影響が出ていると感じています。

事前の社内運用構築とマニュアル整備によるスムーズな移行

✓導入決定後は、実際の運用の流れや検証を入念に行い、社内マニュアルの整備や社内説明会に向けた資料を作成して社内への周知を徹底しました。

✓本稼働の前にテスト環境を活用して何回かシミュレーションとやり直しを行うことで、本番では最初からトラブルなくスムーズに運用を開始できました。

✓取引先の負担軽減とスムーズな移行を目指しました。約8割がすでにIDをもって利用済みのため安心してご案内できました。また、紙希望の取引先には郵送代行を活用しています。

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メーカー/製造経理・財務500名以上 750名未満

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請求書・納品書の95％以上をデジタルで発行。年間600万円のコスト削減を実現

株式会社大平商会

東京・上野に本社を置く、遊技場向けの総合専門商社、株式会社大平商会様。全国のパチンコホールに遊技機以外のあらゆる設備機器・部備品を販売し、月に約1,400通の請求書と3,000通あまりの納品書を発行しています。早くから『BtoBプラットフォーム請求書』で請求書発行をペーパーレス化しており、新たに納品書の発行にも導入、95％以上をデジタル化。業務の効率化と標準化を実現しました。

卸売/小売/商社情報システム50名以上 100名未満

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紙と人手頼りの請求書発行業務を刷新。デジタルなら少人数でも効率的な発行が可能です。

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愛知県名古屋市の医療機器専門商社、株式会社八神製作所様。規模の大小を問わず多くの医療現場に必要な医療機器や医療材料を届けています。医療機関へ発行する請求書は専用フォーマットを求められることも多く、膨大な作業コストが課題に。基幹システムの刷新を機に、請求書発行に『BtoBプラットフォーム請求書』を導入し、少人数でも効率的な請求書の発行が可能になりました。

卸売/小売/商社経理・財務1,000名以上 5,000名未満

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引用情報

BtoBプラットフォーム請求書-導入事例｜株式会社グロップ