請求業務にかかる作業を大幅削減。財務部からの提案が、会社全体の業務効率化を促すきっかけになりました。
事業拡大に伴った経理書類の増大に伴うコスト削減と、部署ごとに分散していた請求書発行業務の解決を目的に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した同社。その効果について財務部部長、マネージャーにお話を伺いました。
この事例のポイント
01
各部署が発行していた請求書が集約され、一元管理を実現。
分散していた請求書発行業務を財務部に集約し、すべての発行状況や開封状況をオンタイムで把握可能に。
02
98％の電子化で請求書作成の手間から解放。
請求書の電子化率は98％。システム導入によって、ほぼすべての取引先との請求業務を効率化できました。
03
財務部の毎月の請求業務が、最大で14時間軽減。
最も大変な総決算期で約14時間かかっていた一連の発行作業が削減され、総合的な作業量が確実に軽減。
導入企業プロフィール
社名中部薬品株式会社
業種卸売/小売/商社
部署区分経理・財務
従業員規模5,000名以上
事業内容医薬品・健康食品・化粧品・日用品などを主として販売するドラッグストアおよび、処方箋に基づく保険調剤を行う調剤薬局
導入前の課題
•取引先約290社に対し、年に1度の総決算月では発行通数がおよそ800通にのぼり、総決算期には請求書の発行業務だけで通常業務を圧迫する状態でした。
•仕入担当部署の担当者が直接取引先に請求書を発行していたことも課題であり、どの部署でどういう請求書を発行したかという情報を財務部に集約化したいという思いがありました。
導入を決めた理由
•取引件数も年100件単位で増え続け、請求書発行の業務改善は喫緊の課題でした。一方でその対応のために人員を増やすことはできず、業務の効率化によって生産性を上げる必要がありました。
•時間とコストをかけずに導入できるハードルの低さと、印刷、承認、裁断、封入といった弊社の作業フロー改善に非常にマッチしていたため導入を決定しました。
導入後の効果
※導入から6ヶ月の成果業務の劇的な軽減で、ストレスフリーになった決算期
✓請求書1枚1枚に対応していた押印も、ログインして内容をチェックし問題なければ承認。発行予定日に合わせて予約するだけで終了し、押印作業から解放されました。
✓年間で約4,200通の紙の請求書が電子化され、印刷代、紙代、郵送代などがなくなったことで、約42万円のコスト削減を実現できました。
活用している主な機能・工夫点
請求書の発行機能を活用し、会社全体の業務効率化を実現
✓請求書の元となるエクセルデータを一括でアップロードすれば請求書を発行でき、クリックひとつで作成できるという感覚で活用しています。
✓これまで請求書1枚1枚に対応していた押印も、ログインして内容をチェックし、問題なければ承認。あとは発行予定日に合わせて予約するだけで終了です。
✓『BtoB プラットフォーム 請求書』の導入後は、すべて財務部から発行するようになっています。請求書を財務部で一元管理できたことで、すべての発行状況や開封状況をオンタイムで捉えられるようになりました。
導入をキッカケに社内で使用するファイルのフォーマットや情報共有ツールを見直し
✓導入をキッカケに改めて社内で使用するファイルのフォーマットや情報共有ツールを見直し、各部署のやりたいことを出し合う工夫をしています。
✓システム上で承認した後も、念のため請求書の一覧をプリントアウトして、最後に「承認しました」という社内用の書類に押印するルールにして運用しています。
✓請求書の元となるエクセルデータの作成は他の業務でも使用するためあえて作業として残し、これを一括でアップロードして請求書を作成する運用にしています。
関連タグ・類似事例
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コスト削減業務効率化
類似事例
請求書5,000通の印刷・封入・投函をゼロへ。年1,200時間を削減
フジクリーン株式会社
浄化槽・産業廃水処理ユニットの製造販売を手がけるフジクリーン株式会社様では、全国30拠点で毎月4,000〜5,000通にのぼる請求書発行が大きな業務負荷となっていました。月末の残業常態化を改善するため、同社は『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。基幹システムとの連携や拠点ごとの移行を進め、請求書発行の電子化率60％超を実現しました。
メーカー/製造経理・財務500名以上 750名未満
請求書・納品書の95％以上をデジタルで発行。年間600万円のコスト削減を実現
株式会社大平商会
東京・上野に本社を置く、遊技場向けの総合専門商社、株式会社大平商会様。全国のパチンコホールに遊技機以外のあらゆる設備機器・部備品を販売し、月に約1,400通の請求書と3,000通あまりの納品書を発行しています。早くから『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書発行をペーパーレス化しており、新たに納品書の発行にも導入、95％以上をデジタル化。業務の効率化と標準化を実現しました。
卸売/小売/商社情報システム50名以上 100名未満
紙と人手頼りの請求書発行業務を刷新。デジタルなら少人数でも効率的な発行が可能です。
株式会社八神製作所
愛知県名古屋市の医療機器専門商社、株式会社八神製作所様。規模の大小を問わず多くの医療現場に必要な医療機器や医療材料を届けています。医療機関へ発行する請求書は専用フォーマットを求められることも多く、膨大な作業コストが課題に。基幹システムの刷新を機に、請求書発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、少人数でも効率的な請求書の発行が可能になりました。
卸売/小売/商社経理・財務1,000名以上 5,000名未満
