Webサイト翻訳ツールの運用はなぜ失敗する？担当1人・多拠点・分業の立て直し方

Web担当1人でWebサイト翻訳ツールが回らなくなるケース

Web担当者が1人でWebサイト翻訳ツールを運用している会社では、日々の業務と翻訳の確認が重なり、作業が滞る場合があります。担当者1人の体制で起こりうる2つのケースと、その要因を紹介します。

確認待ちの翻訳が積み上がる

日本語ページを更新するたびに、翻訳結果の確認や修正の作業が発生します。担当者が他の業務で忙しい時期には確認が後回しになり、確認待ちの翻訳ページが積み上がる可能性があります。

確認待ちが増えると、機械翻訳のまま公開されるページや、更新が反映されないページが残るおそれがあります。要因としては、確認するページの範囲が広すぎる、確認の優先順位が決まっていないなどが考えられます。重要なページだけを確認対象にするなど、作業量を担当者の時間にあわせて調整することが大切です。

担当者の不在時に作業が止まる

担当者1人だけが管理画面のアカウントを持ち、操作方法を知っている状態では、休暇や異動の際に翻訳作業が止まる可能性があります。急ぎの更新が必要になっても、代わりに対応できる人がいない状況です。

また、用語集の訳語を決めた理由や、ベンダーとのやり取りの経緯が担当者の記憶にしか残っていない場合、引き継ぎに時間がかかります。担当者1人の体制でも、代わりに操作できる人を決めてアカウントを発行し、作業手順を文書にまとめておくことが大切です。

情シス不在で導入した場合に起こりうるトラブル

情報システム部門がない会社でも、導入方式によってはWebサイト翻訳ツールを始められます。ただし、技術的な設定や管理が後回しになると、導入後にトラブルが起こる可能性があります。起こりうる3つのケースを解説します。

ドメインやタグの設定不備で翻訳ページが表示されない

翻訳ページを独自のサブドメインで公開する方式では、DNSと呼ばれるドメインの設定を変更する必要がある場合があります。設定を誤ると、翻訳ページが表示されなかったり、セキュリティ証明書のエラーが出たりする可能性があります。

タグを貼る方式でも、サイトの改修でタグが削除されると翻訳が機能しなくなります。こうした設定は、サイトの制作会社やドメインの管理会社と連携して進めることが大切です。誰がどの設定を担当したかを記録しておくと、問題が起きた際に確認しやすくなります。

アカウントと権限の管理があいまいになる

情報システム部門がない会社では、管理画面のアカウントの発行や削除のルールが決まっていない場合があります。退職者のアカウントが残ったままになったり、全員が管理者権限を持っていたりする状態は、誤操作や情報管理の面で課題が残ります。

対策として、アカウントを発行する人と承認する人を決め、権限を役割に応じて分けましょう。人事異動の時期にアカウントを点検する手順を決めておくと、管理の抜け漏れを抑えられます。パスワードの管理方法もあわせて決めておくことが大切です。

障害時の切り分けができない

翻訳ページが表示されない、更新が反映されないといった問題が起きる場合があります。その際に、原因が翻訳ツール側か、元のサイト側か、ドメインやCDNの設定かを判断できないケースも考えられます。切り分けに時間がかかると、復旧までの時間も長くなるおそれがあります。

導入時に、問題が起きた際の問い合わせ先と、確認する順番を簡単な手順書にまとめておきましょう。翻訳ツールの提供会社が障害情報を公開しているかも、事前に確認したい点です。制作会社と保守契約を結んでいる場合は、翻訳ツールに関する問い合わせが対象に含まれるかも確認しておきます。

複数拠点で翻訳データと用語集が混乱するケース

海外拠点や国内の複数拠点がそれぞれWebサイトを運用している場合、翻訳データや用語集の管理が拠点ごとに分かれ、混乱が生じる可能性があります。起こりうる2つのケースと、その要因を紹介します。

拠点ごとに訳語が分かれる

各拠点が独自に用語集を作ると、同じ製品名や部署名が拠点のサイトごとに別の訳語で表示される可能性があります。取引先が複数の拠点のサイトを見比べた際に、別の製品や組織だと誤解するおそれもあります。

要因としては、グループ共通の訳語を決める担当者がいない、拠点ごとに別の翻訳ツールを契約しているといった状況が考えられます。共通で統一したい用語を本社で決め、各拠点が参照できる形で共有することが大切です。拠点独自の用語は別に管理できるようにしておきましょう。

用語集の更新が共有されない

共通の用語集を作っても、ある拠点が訳語を変更した内容が他の拠点に伝わらない場合があります。用語集のファイルを各拠点が手元で管理していると、どれが最新版か分からなくなる可能性があります。

対策として、用語集を1か所で管理し、変更できる人と変更の手順を決めましょう。用語集を複数のサイトで共有できる翻訳ツールであれば、変更が各サイトに反映される仕組みを作れます。変更の履歴と理由を記録し、定期的に各拠点へ周知することも重要です。

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広報部門と制作・開発部門の分業で起こる問題

広報部門が原稿を作り、制作・開発部門がサイトを更新する分業体制では、作業の受け渡しのタイミングで行き違いが起こる可能性があります。分業で起こりうる2つの問題と、行き違いを減らすための対策を紹介します。

原稿の確定前に翻訳が始まる

制作・開発部門が日本語ページを公開すると、翻訳ツールが自動で翻訳を始める設定の場合、広報部門の最終確認前の原稿が翻訳されることがあります。その後に原稿を修正すると、再翻訳と再確認の作業が発生します。

確認前の訳文が公開されてしまうおそれもあるため、公開と翻訳のタイミングを部門間で決めておくことが大切です。翻訳結果を下書きとして保存し、確認後に公開する設定ができるかも確認しましょう。作業の流れを図にして両部門で共有すると、行き違いを減らせます。

サイト改修で翻訳設定が外れる

制作・開発部門がサイトのデザインや構成を改修した際に、翻訳ツールのタグが外れたり、翻訳対象外の設定が変わったりする可能性があります。広報部門が気付かないまま、翻訳ページが正しく表示されない状態が続くおそれもあります。

改修の際は、翻訳ツールへの影響を確認する項目を作業の手順に加えましょう。改修後には、両部門で主要な翻訳ページを開いて表示を確認する手順を設けると安心です。改修の予定を広報部門へ事前に共有するルールも有効です。

Webサイト翻訳ツールの運用を立て直すためのルールづくり

運用が回らなくなった場合は、ツールを替える前に、作業の分担と判断基準を見直すことが大切です。立て直しのために整えたいルールと、それを支えるツールの活用方法を紹介します。ルールは一度決めて終わりではなく、運用の変化にあわせて見直していきましょう。

作業手順と判断基準を文書にする

まずは、翻訳の確認、修正、公開、用語集の更新、アカウントの管理といった作業ごとに、手順と担当者を文書にまとめましょう。どのページを人が確認するか、どんな場合に訳文を修正するかといった判断基準も書き出します。

文書があれば、担当者が変わっても同じ基準で作業を続けられます。文書は共有フォルダなど誰でも参照できる場所に置き、運用を変えた際には更新する担当者も決めておきましょう。ベンダーとのやり取りの記録も、同じ場所で管理すると引き継ぎに役立ちます。

定期的に翻訳状況を点検する

ルールを決めても、時間がたつと守られなくなる場合があります。月に1回など時期を決めて、確認待ちのページ数、用語集の更新状況、アカウントの一覧を点検しましょう。

点検は1人ではなく、関係する部門の担当者が集まって行うと、課題を共有しやすくなります。点検で見つかった課題は、手順の見直しやツールの設定変更につなげます。ツールの機能で対応できない課題が続く場合は、プランの変更や他の製品との比較を検討する材料にしましょう。

ツールの通知や権限の機能を活用する

ルールを支える仕組みとして、翻訳ツールに備わった機能も活用しましょう。例えば、確認待ちのページが一定数を超えた際に通知する機能や、役割ごとに操作できる範囲を分ける権限の機能があります。

通知の送り先を担当者1人ではなく複数人やチームのチャットにすると、作業の滞りに気付きやすくなります。利用中のツールにどんな機能があるかは、ヘルプページやベンダーへの問い合わせで確認できます。未使用の機能を見直すだけで、運用の負担を抑えられる場合もあります。

運用の立て直しにあわせて見直したい翻訳ツール

担当者の不足や拠点間の用語の不一致など、運用上の課題を踏まえて比較したい製品を紹介します。ツールを見直す際は、運用ルールとあわせて誰がどこまで操作するかを決めておきましょう。

Autolingual

株式会社Enju

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まとめ

Webサイト翻訳ツールの運用が回らなくなる要因は、体制とルールに関わるものが中心です。担当者1人への集中、技術的な設定や管理の後回し、拠点ごとの訳語のばらつき、部門間の受け渡しの行き違いが代表例です。作業手順と判断基準を文書にし、複数人で定期的に点検する仕組みを整えましょう。体制にあう機能を持つ製品を比較したい場合は、資料請求で詳細を確認してください。