適性検査の連携エラーが起こる場面と対処｜ATS・API制限・求人媒体

適性検査の連携トラブルを考える前提

連携の不具合が起きた際、どちらのシステムに原因があるのかがすぐにはわからない場合があります。個別のケースを見る前に、連携の不具合が起こる仕組みと、関係者の役割をどう整理しておくべきかを確認しましょう。

連携の不具合は複数の要因で起こる

システム連携の不具合は、一つの原因だけで起こるとは限りません。適性検査側の仕様変更やメンテナンス、連携先のシステムの設定変更、認証情報の有効期限切れ、社内のネットワークの制限など、複数の要因が関係します。

例えば、結果が連携先に届かない場合でも、適性検査側で送信に失敗しているのか、連携先で取り込みに失敗しているのかによって対処が異なります。原因を一方に決めつけると、調査の対象を誤り、復旧までに時間がかかる可能性があります。両方の画面で状況を確かめる習慣をつけましょう。

連携の責任範囲を事前に整理する

連携に関わる関係者は、適性検査の提供会社、連携先のシステムの提供会社、自社の人事部門や情報システム部門など複数にわたります。不具合が起きた際に誰が何を確認するのかが決まっていないと、対応が滞る場合があります。

契約前に、連携の設定や保守をどちらの提供会社が担当するのか、問い合わせの窓口はどこかを確認しましょう。社内では、最初に状況を確認する担当者と、提供会社に連絡する担当者を決めておきます。整理した内容は文書にして、関係者で共有しておくと安心です。

採用管理システムとの連携で起こりうる不具合

採用管理システム（ATS）との連携では、応募者の登録や受検案内の送信、結果の取り込みといった処理を自動で行います。処理が多い分、どこかで失敗が起こる可能性もあります。代表的な不具合の例と確認のポイントを紹介します。

応募者の登録や受検案内の送信の失敗

採用管理システムから適性検査へ応募者を自動で登録する際、必須の項目が空欄だったり、文字の形式があわなかったりすると、登録に失敗する場合があります。その結果、受検案内が送られず、応募者が受検できないまま期限を迎えるケースも考えられます。

こうした失敗に気づくには、連携の処理結果を確認できる画面や、失敗時の通知機能があるかが重要です。失敗した処理を手動で再実行できるかもあわせて確認しましょう。応募者の入力項目のルールを、両方のシステムでそろえておくことも有効です。

結果の取り込み漏れや重複登録

受検が完了しているのに、採用管理システムに結果が取り込まれていないというケースがあります。連携の処理が一時的に停止していた、認証エラーが起きていたなど、いくつかの原因が考えられます。

反対に、同じ応募者が二重に登録され、結果が重複して取り込まれる場合もあります。複数の求人に応募した人や、再受検した人の扱いを連携の仕様で確認しておきましょう。定期的に両方のシステムの件数を照らし合わせると、取り込み漏れや重複に早く気づけます。

タレントマネジメントとの連携で起こりうるエラー

入社後の配置や育成に検査結果を活かすため、タレントマネジメントシステムと連携する企業もあります。採用時と入社後ではデータの管理方法が変わるため、ひも付けや項目の対応でエラーが起こる場合があります。起こりうる2つのエラーを紹介します。

応募者データと社員データのひも付けの失敗

採用時の応募者データと入社後の社員データでは、管理に使う番号が異なる場合があります。ひも付けの設定が正しくないと、検査結果が別の社員に登録される、あるいはどの社員にも登録されないといったエラーが起こる可能性があります。

こうしたエラーは、別の社員の情報が見えてしまうおそれがあるため、個人情報の取り扱いの面でも注意が必要です。ひも付けのルールを事前に決め、入社時に応募者番号と社員番号を対応させる手順を設けましょう。連携の初回は少人数で試し、正しく登録されたかを確認してから対象を広げると安心です。

項目の対応関係や表示形式のずれ

適性検査の結果の項目と、タレントマネジメントシステム側の項目の対応が正しく設定されていないとします。その場合、別の欄に値が入る、一部の項目が欠けるといったずれが起こる可能性があります。点数の形式や段階の表し方が異なる場合も、表示が意図しない形になることがあります。

適性検査の製品がバージョンアップで項目を追加や変更した際に、連携の設定が追いつかないこともあります。項目の変更がどのように通知されるかを確認し、変更時には連携の設定を見直す手順を決めておきましょう。

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適性検査のAPI呼び出し回数の制限と対処

APIとは、異なるシステム同士でデータをやり取りするための仕組みです。API連携では、一定時間内に呼び出せる回数に上限が設けられている場合があります。上限はシステム全体の安定した運用のために設定されるもので、連携の設計によっては上限に達することがあります。影響と対処の考え方を解説します。

呼び出し回数の上限に達すると起こること

APIの呼び出し回数が上限に達すると、それ以降のリクエストが一時的に受け付けられなくなる場合があります。その間に送ろうとした応募者の登録や結果の取得が失敗し、データの反映が遅れる可能性があります。

特に、新卒採用の繁忙期に受検者が集中すると、普段は問題のない連携でも上限に近づく場合があります。上限の値や、上限に達した際の応答の内容、制限が解除されるまでの時間は製品によって異なるため、仕様書で確認しましょう。

上限を踏まえた連携の設計

上限に達しにくい連携にするには、データのやり取りの方法を工夫することが有効です。例えば、1件ずつ頻繁に呼び出すのではなく、まとめて取得できる機能があれば活用します。処理を夜間など利用の少ない時間帯に分散させる方法も考えられます。

また、失敗したリクエストを、時間をおいて自動で再試行する仕組みを、連携先のシステム側で設定できるかも確認しましょう。上限の引き上げが契約内容によって可能かどうかも、ベンダーに確認しておきたい点です。想定するデータ量を伝えたうえで、設計の妥当性について助言を受けると安心です。

求人媒体と連携しても手作業が残るケース

求人媒体と適性検査を連携させても、作業が残らず自動化されるとは限りません。媒体ごとの仕様の違いや、例外的な応募への対応など、手作業が残る場面があります。手作業が残る理由と、負担を減らす工夫を紹介します。

媒体ごとの応募者の取り込み方法の違い

複数の求人媒体を使っている場合、媒体によって適性検査や採用管理システムへの取り込み方法が異なることがあります。ある媒体は自動で連携できても、別の媒体はCSVファイルでの取り込みや手入力が必要というケースです。

また、自社の採用サイトや紹介経由の応募など、媒体以外からの応募は連携の対象外になる場合もあります。応募の経路ごとに、自動化できる範囲と手作業が必要な範囲を一覧にしておくと、担当者の作業を把握しやすくなります。

手作業を減らすための運用の工夫

手作業をなくせない場合でも、作業の手順を決めておくことで負担とミスを減らせます。例えば、手入力が必要な応募者は、決まった曜日にまとめて登録するといった方法です。作業の担当者も交代制にしておくと、特定の人への負担の集中を避けられます。

CSVファイルで取り込む場合は、媒体ごとに項目の並び順を整えるひな形を用意しておくと、加工の手間を減らせます。手作業の量が多い媒体については、次の契約更新時に連携の対応状況を確認し、媒体の見直しも含めて検討しましょう。

異常に早く気づくための確認の仕組み

自動化した部分と手作業の部分が混在すると、どこかで漏れが起きても気づきにくくなります。応募者数、受検案内の送信数、受検完了数を週ごとに記録し、数字の差を確認する方法が有効です。

連携の失敗を知らせる通知を受け取れる場合は、通知先を複数の担当者に設定しておきましょう。1人の担当者だけが通知を受け取る設定では、不在時に対応が遅れる可能性があります。確認の手順を文書にして共有し、担当者が替わっても続けられる状態にしておきましょう。

連携の範囲を確かめて選びたい適性検査

ATSやタレントマネジメントシステムとの連携、人材データとの掛け合わせに対応する製品を紹介します。API呼び出し回数の上限やエラー時の再送方法は、各社に確認しましょう。

カオナビ適性検査

株式会社カオナビ

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まとめ

適性検査のシステム連携では、ATSとの登録失敗や取り込み漏れ、タレントマネジメントとのひも付けの失敗が起こる場合があります。APIの呼び出し回数の上限到達や、求人媒体ごとの手作業の残存にも注意が必要です。原因は双方のシステムにありえるため、責任範囲の整理と異常に気づく仕組みが大切です。連携の仕様やエラー時の対応を、資料請求で複数の製品から確認してみてください。