使いにくいと感じられやすい適性検査の特徴
使いにくさの感じ方は人によって異なりますが、運用の現場で不満につながりやすい特徴には共通点があります。人事担当者、面接官、受検者のそれぞれの立場から、使いにくさにつながりやすい特徴を3つ取り上げて紹介します。
管理画面で目的の操作にたどり着きにくい
人事担当者が不満を感じやすいのは、受検案内の送信や結果の確認といった日常の操作に、何度も画面を切り替える必要がある場合です。メニューの名前が専門的で、どこに目的の機能があるのかがわかりにくい製品もあります。
操作手順が多いと、繁忙期には作業時間がふくらみ、操作ミスが起こる可能性も高まります。また、機能が多い製品ほど画面の項目が増え、慣れるまでに時間がかかる場合があります。自社で使う機能に対して、画面が複雑すぎないかを確認しましょう。
結果レポートが現場で読み取れない
結果レポートが心理学の専門用語や細かな数値ばかりで構成されていると、面接官や配属先の管理職が内容を読み取れない場合があります。読み取れないレポートは面接で参照されず、適性検査を導入した意味が薄れてしまいます。
また、レポートの項目が多すぎると、どこを重視して読めばよいかがわからなくなります。結果の意味を文章で説明しているか、面接で確認したい点が示されているかは、読みやすさを判断する材料です。実際に面接官にサンプルを見てもらいましょう。
受検画面で受検者の負担が大きい
受検者にとって使いにくい適性検査は、応募者の選考辞退につながる可能性があります。受検の所要時間が長い、スマートフォンでは文字が小さく読みにくい、途中で保存できないといった点が、受検の負担を大きくします。
受検者の負担は、人事担当者が普段目にすることのない部分です。そのため、導入前に担当者自身が受検者として検査を体験し、画面の見やすさや操作のしやすさを確かめることが大切です。受検の完了率を確認できる製品であれば、導入後の改善にも役立ちます。
適性検査の初期設定はどれくらい難しいか
初期設定の難しさは、製品の設計だけでなく、使いたい機能や自社の運用の複雑さによって変わります。短期間で使い始められるケースと、時間がかかるケースを比べながら、人事担当者がつまずきやすい作業を整理します。
設定が短期間で済むケースと時間がかかるケース
クラウド型の適性検査で、標準の検査とレポートをそのまま使う場合は、アカウントの発行後、比較的短期間で受検案内を送り始められる製品が中心です。利用者の登録と案内文の作成程度で運用を始められる場合もあります。
一方で、自社独自の評価基準を設定する、採用管理システムと連携する、拠点や部署ごとに権限を細かく分けるといった場合は、設定作業が増えます。社内の関係者との調整も必要になるため、数週間以上かかるケースも考えられます。必要な期間を事前に確認しましょう。
初期設定でつまずきやすい作業
初期設定でつまずきやすいのは、権限の設計やメールの送信設定など、社内のルールやIT環境に関わる作業です。誰にどの範囲の結果を見せるかが社内で決まっていないと、権限の設定を進められません。
また、受検案内のメールが迷惑メールと判定されないよう、送信元の設定を確認する作業が必要な場合もあります。情報システム部門がない企業では、ベンダーの支援をどこまで受けられるかを契約前に確認しておきましょう。設定の手順書が提供されるかも重要です。
サポートの対応が遅いと感じるケースと背景
問い合わせへの回答が遅いと、選考の進行に影響する場合があります。ただし、対応が遅れる背景は提供会社の体制だけでなく、問い合わせの内容や時期、契約の内容など複数の要因が関係します。背景と対処の方法を紹介します。
対応が遅れる複数の背景
サポートの対応が遅く感じられる背景には、いくつかの事情が考えられます。例えば、問い合わせの窓口がメールのみである、対応時間が平日の日中に限られている、採用の繁忙期に問い合わせが集中しているといった場合です。
また、不具合の調査が必要な問い合わせは、原因の特定に時間がかかる場合があります。契約しているプランによって、対応の優先度や窓口の種類が異なる製品もあります。対応の速さだけで判断せず、どのような条件で対応しているのかを確認することが大切です。
回答を早く得るための問い合わせ方
問い合わせの内容が具体的であるほど、提供会社は状況を把握しやすく、回答までの時間を短くできる可能性があります。問い合わせる際は、発生した日時、対象の受検者の識別番号、操作の手順、表示されたメッセージを伝えましょう。
画面の画像を添付できる窓口であれば、あわせて送ると状況が伝わりやすくなります。急ぎの場合は、選考の日程など期限を伝えることも有効です。問い合わせの内容と回答は社内で記録し、同じ疑問が出た際に参照できるようにしておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で適性検査の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
スマートフォンで適性検査を使う際の制限
スマートフォンで適性検査を使えると便利ですが、受検者側と管理者側のどちらにも、制限が設けられている場合があります。制限の内容は製品によって異なるため、自社の使い方にあわせて確認しましょう。主な制限の例を紹介します。
受検者側で起こりうる制限
受検者側では、性格検査はスマートフォンで受検できても、能力検査はパソコンでの受検を推奨している製品があります。図表を使う問題などは、画面の小さいスマートフォンでは見づらくなる可能性があるためです。どの検査をどの端末で受けられるかは、製品の資料で確認しましょう。
また、推奨されているOSやブラウザのバージョンが指定されている場合もあります。受検中に電話の着信や通知で画面が切り替わると、受検が中断するおそれもあります。受検案内には、推奨環境と注意事項を具体的に記載しておきましょう。
管理者側で起こりうる制限
管理者側では、スマートフォンから管理画面にアクセスできても、閲覧できる情報や操作できる機能が限られている場合があります。例えば、結果の確認はできても、受検者の一括登録や設定の変更はパソコンでしか行えないケースです。
面接官が外出先から結果を確認したい場合は、スマートフォンでのレポートの見やすさも確認しましょう。社外から結果を閲覧できるようにする場合は、情報管理の面から、端末の制限やログインの方法も社内で検討しておく必要があります。
使いにくさを導入前に見抜く確認方法
使いにくさは、資料を読むだけでは見抜きにくい部分です。トライアルやデモを活用し、実際の画面で確かめることが大切です。導入前に確認したい項目と、評価の進め方を紹介します。複数の製品を同じ方法で確認すると違いが見えやすくなります。
トライアルで確認したいチェック項目
トライアルでは、日常の運用で行う操作を一通り試しましょう。資料やデモの説明を聞くだけでなく、自社の担当者が自分の手で操作することが大切です。説明を受けながらの操作では、つまずく箇所に気づきにくいためです。
確認したい主な項目は次のとおりです。項目ごとに気づいた点をメモしておくと、製品同士を比べやすくなります。
- ■受検案内の送信
- 応募者の登録から案内の送信までの手順の数
- ■受検画面の操作
- スマートフォンとパソコンでの見やすさと中断時の扱い
- ■結果レポートの読みやすさ
- 面接官が内容を理解できるか
- ■問い合わせへの対応
- 窓口の種類と回答までの時間
操作の途中でマニュアルを何度も確認する必要があった箇所は、導入後にもつまずく可能性がある部分です。
複数の立場の担当者による評価
使いやすさの評価は、1人の担当者だけで行うと、その人の慣れや好みに左右される可能性があります。人事担当者、面接官、若手社員など、立場の異なる人に試してもらいましょう。ITの操作に慣れていない人の意見も貴重な判断材料です。
若手社員には受検者として検査を受けてもらい、画面の見やすさや所要時間の感想を聞くと、応募者の目線に近い評価が得られます。評価の結果は項目ごとに点数とコメントで記録し、関係者で共有したうえで判断することが大切です。
使いにくさがないか操作感を確かめたい適性検査
結果のわかりやすさや受検時間、導入後の支援体制に特徴がある製品を選びました。スマートフォンでの受検やサポートの対応時間は、トライアルや資料で確認しましょう。
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まとめ
使いにくい適性検査には、管理画面の操作手順の多さ、現場で読み取れない結果レポート、受検者の負担が大きい受検画面といった特徴があります。初期設定の期間やサポートの対応条件、スマートフォン利用時の制限も製品によって異なります。トライアルで複数の立場の担当者が操作を確かめたうえで、資料請求で複数の製品を比較してみてください。
