名刺管理システムがもつセキュリティ上のリスクを知る
名刺は氏名や役職、連絡先など個人情報を含む書類です。紙のまま保管する場合とシステムで管理する場合とでは、注意すべきリスクの内容が異なります。まず代表的な2つの観点を確認します。
名刺の管理方法を見直す際は、便利さだけでなく、情報がどこにどのように保管されているかを把握することが出発点といえます。
紙の名刺で起こりやすい情報漏えいの経路
紙の名刺は、名刺入れごと社外で紛失したり、退職者が持ち出したまま返却されなかったりするケースがあります。誰がどの名刺を保管しているか把握しづらく、担当者が異動や退職をした際に情報の所在が分からなくなることも課題として挙げられます。
共有スペースに名刺を放置してしまうと、関係者以外の目に触れる可能性も否定できません。名刺の保管場所や持ち出しルールを明確にしておくことが、紙の状態でのリスクを抑える基本的な対策といえます。加えて、保管期間が長い名刺は定期的に見直し、不要になったものを適切に処分する仕組みも有効です。
クラウド型ツール利用時に注意したい設定
クラウド型の名刺管理システムは、複数の拠点や在宅勤務の社員とも情報を共有しやすい一方、初期設定のまま利用すると閲覧範囲が想定より広くなっている場合があります。導入時に確認をせずに運用を始めると、後から範囲を絞り込む作業に手間がかかることもあります。
導入時には、誰がどの名刺情報を閲覧・編集できるかをあらかじめ設計しておくことが重要です。全社共有が前提のツールでは、部署ごとの公開範囲を調整できるかも確認しておくとよいでしょう。設定変更の履歴が残る仕組みであれば、後から見直す際にも役立ちます。
名刺データを安全に管理する仕組みを整える
名刺データを安全に扱うためには、権限設定と技術的な保護の両面から仕組みを整える必要があります。ここでは実務で確認しやすい2つのポイントを紹介します。
これらは導入後に変更しづらい部分も含まれるため、契約前の段階で仕様を確認しておくことが望ましいでしょう。
アクセス権限を役職や部署で分ける方法
名刺管理システムの多くは、利用者ごとに閲覧・編集・共有の権限を設定できます。営業部門は自部署の名刺のみ閲覧可能にするなど、業務内容に応じた権限設計が有効です。管理者・編集者・閲覧のみといった段階を設けられる製品もあり、業務内容にあわせて細かく調整できます。
権限を一律に広く設定すると、必要のない情報にまでアクセスできる状態になりがちです。定期的に権限設定を見直し、異動や担当変更にあわせて調整する運用をあわせて検討しましょう。棚卸しの時期をあらかじめ決めておくと、見直し漏れを防ぎやすくなります。
通信・保存データの暗号化を確認する
名刺データを安全にやり取りするには、通信経路の暗号化と、保存時のデータ保護の両方が関係します。SSL/TLSなど、通信を暗号化する仕組みが導入されているかを、導入前に確認しておきましょう。専門用語が多く分かりにくい場合は、担当営業に平易な言葉で説明してもらうことも一つの方法です。
保存データについても、サーバー上でどのように保護されているかは製品によって異なります。公式サイトや資料で暗号化方式を確認し、不明な点はベンダーに問い合わせることをおすすめします。データセンターの所在地や運用体制も、比較検討の材料といえます。
名刺管理システム選定時のセキュリティ確認項目
導入する製品を選ぶ際は、機能面だけでなくセキュリティ体制も比較検討の材料といえます。ここでは選定時に確認したい2つの観点を紹介します。
機能や価格の比較だけに目が向きがちですが、長期的に利用することを踏まえ、体制面もあわせて確認しておくと安心です。
第三者認証や監査の取得状況を確認する
ISMSやプライバシーマークなど、第三者機関による認証を取得しているかは、事業者のセキュリティ管理体制を確認する一つの目安といえます。認証の有無は公式サイトで公開されている場合が多くあります。
認証を取得していない場合でも、独自のセキュリティ基準を設けている事業者もあるため、資料請求時にあわせて確認するとよいでしょう。比較の際は、複数の製品情報を取り寄せて確認する方法が有効です。問い合わせ窓口の対応スピードも、あわせて確認しておくと安心材料のひとつです。
退職者・異動者のアカウント管理を確認する
社員の退職や異動があった際、アカウントの削除や権限変更が遅れると、不要なアクセス権が残ったままになる可能性があります。アカウント管理の仕組みがどこまで自動化されているかも確認材料です。
人事システムと連携し、退職・異動情報を反映できる製品もあります。自社の運用フローに合わせて、手動での対応が必要な範囲を事前に把握しておくと安心です。連携できない場合は、担当者の変更を確認するタイミングを社内ルールとして決めておくとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で名刺管理ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
名刺管理の運用ルールを社内で整える
システムを導入するだけでなく、日々の運用ルールを整えることもセキュリティ対策の一部です。ここでは実務で意識したい2つの取り組みを紹介します。
ルールが担当者ごとに異なっていると、対応にばらつきが生まれやすくなります。共通の手順として文書化しておくことがポイントです。
名刺の取り込みから廃棄までの手順を決める
名刺をスキャンして取り込んだ後、原本をどのように保管・廃棄するかを決めておくことが大切です。取り込み後すぐに廃棄するのか、一定期間保管するのかはルールとして明文化しておきましょう。担当者ごとに判断が分かれないよう、フローチャートのような形で手順を示す方法も有効です。
廃棄する際は、シュレッダーを利用するなど、個人情報が読み取れない状態にしてから処分することが求められます。取り込み作業を複数人で分担する場合は、手順を統一しておくと管理のばらつきを防げます。取り込み精度を確認する担当を決めておくと、入力ミスによる誤登録も防ぎやすくなります。
社外持ち出し・共有時の注意点を周知する
名刺情報をエクスポートして社外の関係者と共有する場面では、ファイルの送付方法にも注意が必要です。パスワード保護のないまま送信すると、誤送信時の被害が広がりやすくなります。
共有が必要な範囲を最小限にとどめ、必要がなくなった時点でデータを削除する運用も検討しましょう。社員向けに具体的な注意点をまとめた資料を配布しておくと、周知が行き届きやすくなります。
セキュリティ事故が起きた際の対応を準備する
対策を講じていても、情報漏えいなどの事故を完全に防げるとは限りません。万一に備え、対応の流れをあらかじめ準備しておくことが重要です。
発生を前提とした準備をしておくことで、実際に問題が起きた際にも落ち着いて対応しやすくなります。
事故発生時の報告・連絡体制を整える
情報漏えいの疑いに気づいた際は、まず社内の管理者や情報システム部門へ速やかに報告する体制が必要です。報告先が明確でないと、誰に伝えればよいか迷い、対応の初動が遅れる可能性があります。
利用しているシステムがクラウド型の場合、提供事業者への連絡経路も確認しておくとよいでしょう。契約時に緊急連絡先を控えておくと、実際の対応を落ち着いて進めやすくなります。休日や夜間の連絡先が別に用意されているかも、あわせて確認しておくと安心です。
データ復旧とお客様への対応を検討する
事故の内容によっては、取引先や名刺交換をした相手への説明が必要になる場合があります。事実関係を整理したうえで、影響範囲や経緯を誠実に説明する準備をしておくことが望ましいでしょう。
復旧作業とあわせて、同様の事故を防ぐための再発防止策を検討することも欠かせません。運用ルールの見直しや、権限設定の再確認を定期的に行う体制づくりが役立ちます。対応の経緯を記録に残しておくと、社内での振り返りにも活用できます。
セキュリティ機能が充実した名刺管理サービス
顧客情報を安全に一元管理するために活用できる名刺管理サービスを紹介します。
Sansan
- 名刺管理市場シェア84%。業種・規模を問わず1万1000社が導入
- 精度99.9%でデータ化。名刺情報を正確にデータ化し、全社で共有
- 企業情報や営業履歴を一元管理し、商談準備を効率化
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、法人向けのクラウド名刺管理サービスです。名刺をスキャンしてデータ化し、営業担当者間で顧客情報を共有できます。100万件を超える企業データベースを搭載しており、営業履歴や企業情報を一元管理することで商談準備の効率化を支援します。メガバンクから中小企業まで幅広い規模の企業に導入されています。
ホットプロファイル
- 毎日、「購買意欲の高い見込み客情報」が営業に届きます。
- 営業の組織力を強化し営業の効率的な活動を支援
- BtoBビジネスで求められるサービスを容易に拡張
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理と営業支援を組み合わせたクラウド型ツールです。紙の名刺をデジタル化し、複数の営業担当者が持つ同一人物の情報を自動で名寄せします。人事異動ニュースの通知や顧客データの自動更新、営業報告機能など営業プロセス全体を支援する機能を備え、SalesforceやkintoneなどのツールともAPIで連携できます。
PHONE APPLI PEOPLE
- 名刺はスマホで撮影するだけで登録でき、ペーパーレスを促進
- 社員のスキルを可視化。コラボレーション活性化や人的資本活用
- 顔写真と居場所が表示されるため誰がどこにいるかが即座に分かる
株式会社 Phone Appliが提供する「PHONE APPLI PEOPLE」は、名刺管理機能を含む社内コミュニケーションポータルです。スマートフォンで撮影した名刺をOCR機能で読み取り、デジタル化して社内で共有できます。従業員のスキルや業務内容を管理する人材データベース、Microsoft 365との連携、社内コミュニケーション機能なども搭載し、7,500社以上に導入されています。
名刺ファイリングCLOUD （株式会社NTTデータNJK）
- OCR機能で名刺情報を自動データ化し、検索や管理に活用可能。
- クラウド上で名刺情報を一元管理・共有
- 無料と有料の併用で、信頼を築き継続的な収益化を実現する。
ApeosPlus Cards R （富士フイルムビジネスイノベーション株式会社）
- 名刺をスマホなどで取り込み、JPEG/PDF/XDW形式で簡単に登録
- OCRで文字をデータ化し、重複防止と資産整理に貢献。
- 営業支援や人脈共有、CRM連携にも活用可能。
まとめ
名刺管理システムのセキュリティは、紙の名刺とは異なるリスクを踏まえて検討することが大切です。アクセス権限や暗号化の確認、選定時の第三者認証の有無、運用ルールの整備まで幅広く見ておくと、安心して活用できる体制を築きやすくなります。導入や乗り換えを検討する際は、複数の製品を比較しながら自社にあう仕組みを探してみてください。日々の運用ルールとあわせて見直すことで、無理のない体制を維持しやすくなります。
