「名刺管理システム」の基本とタイプを理解する

名刺管理の課題と解決策

「名刺」は、営業担当にとってはお客様の連絡先であり、自らが築き上げた人脈です。これから開拓するべき有力な見込み客でもあります。会社の重要な財産の1つということができるでしょう。 しかし、その名刺の所有者である営業担当が退社してしまうと、経営者にとっては大変な痛手となります。日頃から、営業担当者の名刺は共有しておかなければなりません。お客様の情報を共有しておけば、ビジネスチャンスが拡大できる可能性もあるからです。

しかし、名刺が「紙」のままではこれら共有に限界があります。50音順に並べ替えて名刺ホルダに整理するのも面倒ですし、加工してDMを打ち出すのも手間になります。時間がたつと肩書きや所属名が古くなり、どれが最新かわからなくなります。名刺管理に費やす時間と手間は、営業活動の妨げになりかねません。

そこで、開発されたのが「名刺管理システム」です。紙の名刺を読み取り電子データ化して、管理するツールです。展示会やセミナーで得られた大量の名刺も電子データに変換でき、すばやいフォローが可能となります。 個人で管理していた名刺を社内で一元的に管理する仕組みを構築することで、名刺を顧客資産に変え、新たな営業活動に結びつけることができます。

名刺管理システムのタイプ

名刺管理システムにはスキャナで読み込んでデータベース化するタイプとスマートフォンで撮影してクラウドサービスでデータベース化するタイプの2つがあります。両方の機能を備えている製品もあります。

スキャナで読み込んでデータベース化

まず、古くからあるタイプのシステムがスキャナー読み込み型。名刺をスキャナで読み込んで、付属のOCR機能で電子データ化。この電子データをデータベース化して一元管理します。

スキャナは名刺専用のスキャナが付属することもありますし、汎用的なフラットベッドスキャナを利用することもできます。専用スキャナは別途購入することもできます。フラットベッドスキャナで読み込む場合は、1枚ずつ自動送りすることもできますし、複数枚並べてまとめて読み込むことも可能です。

OCRで電子データ化された名刺データは、目視での確認と修正が必要です。データベース化された名刺情報は登録日、会社名、人名など、さまざまな指定で検索することができ、CSV形式でエクスポートして、SFA/CRMシステムへ転送も可能となっています。

スマートフォン撮影してデータベース化

もうひとつは、クラウドとスマートフォンが一般化してから登場したサービスです。スマートフォンがあれば、スキャナは不要となります。

入手した名刺を撮影するだけで、クラウドに転送され、OCR機能で電子データ化。ここでデータが正しいか人間がチェックする入力代行サービスが用意されています。名刺には印刷されていない名前のふりがなまで自動で入力してくれるサービスもあります。

全社的に活用でき、全国の拠点からで利用できます。名寄せ機能も用意されており、重複している名刺の指摘や、古い情報から新しい情報への更新も可能となっています。

クラウドでデータ化するタイプはセキュリティ機能も充実しています。通信中のデータは暗号化されていますし、パソコン端末に名刺データを保存する必要がないため、漏えいの危険性も軽減できます。 クラウドを利用するタイプは比較的低コストで利用できるメリットがあり、イニシャルコストも不要で、すぐに開始できます。グループで試験的に利用し、実用的と判断した段階で全社利用に拡大することも容易です。 中には無料提供のサービスもあります。この場合にはセキュリティ機能の有無に注意しましょう。

たまった名刺は宝の山。名刺管理システムで営業力強化の武器に変換しましょう！

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