名刺整理の２つの方法
名刺整理の方法には、アナログ式・デジタル式の２つがあります。コストを抑えて名刺整理を行いたい場合や、管理対象の名刺が少ない場合はアナログ式がおすすめです。一方、大量の名刺を整理したい場合や社外から閲覧したい場合にはデジタル管理をおすすめします。整理方法ごとの違いやメリット・デメリットは、以下のとおりです。
| アナログ式 | デジタル式 | |
|---|---|---|
| 管理 | 適宜フォルダの整理・入れ替え・更新に手間がかかる | スキャンするだけで自動で名刺情報を整理、肩書などの更新も自動化される |
| コスト | 数百円から （１００均のアイテムでも可） | 従量課金制：2,000円前後/１アカウントあたり 月額固定制：２万円～３万円程度 |
| 検索 | 大量枚数は検索に時間がかかる。 | 「五十音順」「企業名」「業種別」でインデックス化すれば瞬時に検索可能、クラウド型なら社外からもアクセスできる |
| 共有 | 各自管理する場合は共有しづらい | 個人が受け取った名刺でも、システム管理すれば社内展開できる |
| 保管 | かさばるため持ち歩きには不向き、保管スペースが必要 | スキャンしたあとは保管不要、省スペースにもなる |
| オンライン商談 | 不可 | 対応可 |
| セキュリティ | 紛失のリスクがある | 情報漏えいやデータ消失などの危険性がある |
管理の手間や有用性を重視するなら、デジタル式の名刺管理がおすすめです。さっそく人気の名刺管理ソフト・アプリをチェックしたい方は以下からご覧ください。
【アナログ式】名刺整理
アナログ式の名刺管理は以下で紹介するアイテムを用いて、名刺を紙の状態で管理する方法です。アナログ式は保管できる枚数に限りがあり、名刺が増加すると管理しづらくなります。またオンライン商談の場合、紙の名刺を貰わないため別途情報を管理しておく必要があります。
名刺ホルダー
ホルダーに名刺を差し込む方法で、自分が使用しやすいように保管方法をアレンジできます。販売されている代表的な名刺ホルダーの種類は、以下のとおりです。
- ■回転式名刺ホルダー
- 机のうえに置くタイプのため持ち運び不可だが、枚数が多い場合に使いやすい。五十音順や時系列順など、自分が検索しやすい方法で名刺を保管できる。
- ■ファイル式名刺ホルダー
- 各ページ１枚の名刺を収納ポケットに保管するタイプ。時系列での管理に最適だが、名刺が増えたときの入れ替えが不便。レフィルを追加できないため、名刺枚数が多い場合は不向きといえる。
- ■バインダー式名刺ホルダー
- 収納ポケットに名刺を差し込むタイプ。ページごと外せるため名刺の並び順は変更が可能。レフィルを追加すれば名刺の保管枚数を増やせる。
ボックスタイプの名刺ケース
専用の名刺ボックスを用いた方法で、大量の名刺管理におすすめです。インデックスを活用すれば、五十音順や企業別、業種別など名刺をカテゴリごとにわけて整理できます。しかし、カテゴリが細かすぎると入れ替えに負担がかかるため、大きめに分類するのがおすすめです。
ノート
ノートに名刺を貼りつける方法です。企業別・業種別など自由な分類で、名刺管理が可能です。ノートの余白に関連情報を記入できるので、振り返り時に役立ちます。しかし、最終的に１冊のノートには収まらないうえ、目当ての名刺情報を探し出すのには手間がかかります。
【デジタル式】名刺整理
デジタル式は、名刺をデータ化して管理する方法です。名刺の枚数が多くても簡単かつ効率的に管理ができます。デジタル式の主な名刺管理方法について解説します。
名刺スキャナ
専用の名刺ソフトに付帯した名刺スキャナです。名刺のデータ化と保管が簡単にできるため、保管枚数を大幅に増やせるのがメリットです。
また専用スキャナは、高画質かつ、PDFやJPEGなどのファイル形式での保存も可能です。複合機でのスキャンに対応しているものであれば、複数の名刺をまとめてスキャンできます。
エクセル
エクセルに名刺データを入力する方法です。コストは抑えられますが、入力の手間がかかります。また誤入力や漏れなど人為的ミスが発生する場合もあるでしょう。さらに、エクセルは同時編集が難しいため、チーム全体でのリアルタイムな情報共有は困難といえます。
アプリ
名刺管理機能を搭載したアプリを活用する方法です。スマホで名刺を撮影して情報をデータ化します。クラウド上でデータの保管・管理ができるアプリも多くあるため、外出先でも名刺の登録が可能です。
名刺交換後、迅速に営業アプローチをかけたい企業におすすめです。なかには、無料で利用できる製品もあり、「名刺の整理に費用はかけられない」という場合には、無料アプリからはじめてみるのもよいでしょう。
外注
外注の名刺管理サービスには、外注先へデータを送るタイプと、自社に出向いてもらうタイプの２とおりがあります。外注先へデータを送る場合は、自社で名刺のスキャンまでを行う必要があり、外注先はデータの修正と管理を行います。
自社に出向いてもらう場合は、外注先の担当者が来社しデータのスキャンからアップロード、保管まで依頼可能なケースが多いです。アウトソーソングによって手間をかけずに名刺をデータ化できますが、ほかの名刺管理方法と比べるとコストはかかります。また名刺は個人情報であるため、委託先のセキュリティ対策も事前に調べる必要があります。
名刺整理のポイント
いずれの方法でも、名刺を有効活用できるよう保存するためには工夫が必要です。以下では整理方法別に、名刺管理の成功ポイントを解説します。
【アナログ式】属性ごとに並び替え・分類をする
アナログ式の場合はインデックスを活用し、名刺を分類して検索性を高めましょう。代表的な分類方法は、以下のとおりです。
- ■五十音順
- 企業・個人名で名刺を分類する。もっともオーソドックスでわかりやすい分類方法。
- ■業種別
- 名刺に記載されている人物の業種・ジャンル別（物流、金融、教育など）に分類する。特定の業種に助力してほしい場面で役立つ方法。
- ■時系列
- 名刺交換をした順に名刺を分類する。月別のインデックスを活用し名刺に付箋などで日付を貼っておけば、いつどこで交換した名刺かがわかりやすくなる。
【デジタル式】使いやすいシステム設計とセキュリティ対策を行う
デジタル式で名刺を整理する場合、以下のポイントに着目してみましょう。
- ■使いやすいシステム設計
- スマホや専用スキャナなどを用いて簡単かつ正確に名刺整理できることが大切。誰もが社内外どこからでもスムーズにアクセスできれば、情報共有しやすくなり名刺管理の属人化も防げる。
- ■セキュリティ対策
- 名刺は個人情報に該当するため、データ流出による情報漏えいに注意する。暗号化や二重のログイン認証、強固なデータセンターでの管理など、万全なセキュリティ対策が求められる。
自社で、これらのポイントを押さえたシステム開発は容易ではありません。そこで活用したいのが名刺管理ソフト（アプリ）です。正確かつハイセキュアな名刺管理が叶うITトレンドおすすめの名刺管理ソフトは、以下のボタンから一括資料請求（無料）が可能です。ぜひご利用ください。
名刺整理にはソフト・アプリの利用がおすすめ
デジタル式の方法の一つとして紹介したように名刺管理ソフトとは、スキャナやスマホから名刺を取り込んでデータ化し、一元管理するためのツールです。散在する名刺を一箇所に集約できるので、社内共有もしやすくなります。製品によっては人事異動などがあった場合に通知が届くものや、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客情報管理システム）などとの連携機能があり、営業先の情報を集約できます。
以下の記事では名刺管理ソフト（アプリ）の製品を法人向け・個人向けに分けて比較紹介しています。あわせてご覧ください。
名刺管理ソフト・アプリの選び方
名刺管理ソフトを選ぶ際には、OCR（光学文字認識）の精度や価格、連携性などをチェックしましょう。以下で具体的に解説します。
- ■OCRの精度
- 読み取り精度はソフトによって異なる。特殊なデザインやフォントは読み込めないケースもあるためトライアルを活用して精度を確認する。精度が低ければ、オペレーターによる補正サービスもあり。
- ■価格形態
- クラウド型の月額利用料は、ユーザー数や管理枚数に応じて変わる可能性があるため注意する。製品検討時に、運用費の合計額や費用対効果を算出する。
- ■連携性
- 名刺整理・保管のみを目的とする場合は、ベーシックな名刺管理機能でOK。チームでの共有やスピード勝負の営業アプローチにつなげたい場合は、CRMやSFAなどの連携機能もチェックする。
- ■スマホ対応
- ITトレンドに掲載中の製品の大部分はスマホでの読み込みに対応しているが、iPhone・Android両対応でない場合も。自社の端末に適合するか確認する。
人気の名刺管理ソフト・アプリを紹介
ITトレンドユーザーから特に問い合わせ（資料請求）が多い、人気の名刺管理ソフト・アプリを紹介します。気になった製品は、ぜひ資料請求をご活用ください。
SKYPCE
- 「使いやすく」「高精度」「スピーディ」に名刺をデータ化
- 営業支援・マーケティング・名刺管理まで。名刺をビジネスに活用
- いつでも・どこからでも、毎日の営業活動で便利に使える
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、名刺をスキャンするだけで簡単にデータベース化できるサービスです。オペレーターによる補正機能を搭載しています。
Eight Team
- 5,000社を超える中小企業に選ばれています
- Eightの名刺を社内で一元管理します
- 名刺データを一括でCSVダウンロードし活用できます
Sansan株式会社が提供する「Eight Team」は、個人の名刺を集約してデータベース化し、管理できる名刺管理サービスです。使いやすく、手ごろなコストで導入できるため中小企業で多く導入されています。
トーニチ・ネクスタ・メイシ
- AIによる機械学習機能で読み取り精度向上
- 世界最高峰の開発エンジニアの高い技術が注ぎ込まれている！
- コスト削減しながら人脈を共有したいというユーザー様にお勧め！
東日印刷株式会社が提供する「トーニチ・ネクスタ・メイシ」は、AI搭載で読み取り精度も高く、使いやすい画面設計がポイントです。オンライン名刺交換機能が標準で搭載されています。
ITトレンドでは、このほかにも多彩な名刺管理ソフトを取り扱っています。最新の人気傾向を参考にしたうえで製品選定を進めたい方は、ぜひ以下の月間ランキングページもご覧ください。
まとめ
名刺交換をしても適切な管理ができていなければ、探す手間が発生したり、属人化によって共有しづらかったりするでしょう。
管理にはさまざまな方法がありますが、スムーズに名刺管理を効率化し有効活用したいのであれば、名刺管理ソフトの利用がおすすめです。まずは複数製品の資料請求を行い、自社に最適な名刺整理方法を検討することからはじめてみましょう。
