名刺整理の方法【アナログ式】
名刺整理の方法には、アナログ式・デジタル式の2つがあります。アナログ式の名刺管理は以下で紹介するアイテムを用いて、名刺をそのままの状態で管理する方法が一般的です。
名刺の枚数が少ない場合は、アナログ管理でもある程度は対応できますが、保管できる枚数に限りがあり、名刺が増加すると管理が困難になります。また、最近増加しつつあるオンライン商談の場合、紙の名刺を貰わないため別途情報を管理しておく必要があります。
名刺ホルダー
ホルダーに名刺を差し込む方法で、自分が使用しやすいように保管方法をアレンジできます。名刺をまとめて整理したい方におすすめです。販売されている代表的な名刺ホルダーの種類は、以下のとおりです。
- ■回転式名刺ホルダー
- 机の上に置くタイプのため持ち運び不可だが、枚数が多い場合に使いやすい。五十音順や時系列順など、自分が検索しやすい方法で名刺を保管できる。
- ■ファイル式名刺ホルダー
- 各ページ1枚の名刺を収納ポケットに保管するタイプ。時系列での管理に最適だが、名刺が増えたときの入れ替えが不便。レフィルを追加できないため、名刺枚数が多い場合は不向きといえる。
- ■バインダー式名刺ホルダー
- 収納ポケットに名刺を差し込むタイプ。ページごと外せるため名刺の並び順は変更が可能で、レフィルを追加すれば名刺の保管枚数を増やせる。
ボックスタイプの名刺ケース
専用の名刺ボックスを用いた方法で、大量の名刺管理におすすめです。インデックスを活用すれば、五十音順や企業別、業種別など名刺をカテゴリごとにわけて整理できます。しかしカテゴリが多すぎると入れ替えに負担がかかるでしょう。カテゴリは大きく分類するのがおすすめです。
ノート
ノートに名刺を貼りつける方法です。企業別・業種別など自由な分類で、名刺管理が可能です。ノートの余白に名刺に関連する情報を記入できるので、振り返り時に役立ちます。しかし、最終的に1冊のノートには収まらないうえ、どのノートのどこにあるのかがわかりにくく特定の名刺情報を探し出すのに手間がかかるでしょう。
名刺整理の方法【デジタル式】
デジタル式は、名刺をデータ化して管理する方法で、名刺の枚数が多くても簡単かつ効率的に管理ができます。ここでは、デジタル式での主な名刺管理方法について解説します。
名刺スキャナ
専用の名刺ソフトに付帯した名刺スキャナで、名刺をデータ化します。名刺のデータ化と保管が簡単にできるため、保管枚数を大幅に増やせます。
しかしスキャナの文字認識精度が低い場合は、手直しが必要になる可能性もあるでしょう。また、社外への持ち出しが難しい場合もあるため、導入前に製品の大きさや持ち運びの可否などを確認するとよいでしょう。
エクセル
エクセルに名刺データを入力する方法です。コストをかけずに名刺を管理できますが、入力の手間がかかります。また手入力では、誤入力や漏れなど人為的ミスが発生する場合もあるでしょう。
さらに、パソコンのスペック次第で、処理能力が低下する恐れもあります。1つのファイルデータ量が膨大になると、パソコンの動きが遅くなるため、企業や業種ごとに複数のファイルを準備するなどして対処しましょう。
アプリ
名刺管理機能を搭載したアプリを活用する方法です。スマホで名刺を撮影して情報をデータ化します。クラウド上でデータの保管・管理ができるアプリも多くあるため、外出先でも名刺の登録が可能です。名刺取り込みはスマホで撮影するだけで、手間なく利用できるでしょう。
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また、名刺管理アプリには無料で利用できる製品もあります。「名刺の整理に費用はかけられない」という場合には、無料アプリからはじめてみるのもおすすめです。ただし、無料名刺管理アプリには、有料製品との違いやデメリットもあるため、注意点を理解したうえで利用しましょう。以下の記事では、無料で使える名刺管理アプリを紹介しています。安全性や注意点についても詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
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外注
外注の名刺管理サービスには、外注先へデータを送るタイプと、自社に出向いてもらうタイプの2とおりがあります。外注先へデータを送る場合は、自社で名刺のスキャンまでを行う必要があり、外注先はデータの修正と管理を行います。
自社に出向いてもらう場合は外注先の担当者が来社し、データのスキャンからアップロード、保管まで依頼可能なケースが多いでしょう。外注は手間をかけずに名刺をデータ化できますが、ほかの名刺管理方法と比べるとコストはかかります。また名刺には個人情報が記載されているため、外注先のセキュリティ対策も事前に調べる必要があるでしょう。
なお、デジタル式の名刺管理ソフト(アプリ)についてはこちらから資料請求も可能です。複数製品をじっくり比較したい方はぜひご利用ください。
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整理方法別のメリット・デメリット
コストを抑えて名刺整理を行いたい場合や、管理対象の名刺が少ない場合はアナログ式が向いているでしょう。一方、大量の名刺を整理したい場合や社外から閲覧したい場合にはデジタル管理をおすすめします。以下で、整理方法ごとのメリット・デメリットについて詳しく解説します。
【アナログ式】名刺整理のメリット・デメリット
アナログ名刺管理のメリット・デメリットは以下のとおりです。
- メリット
- ●名刺ホルダー1つあたり数百円からとコストがかからない
- ●枚数が少なければ見やすく管理しやすい
- デメリット
- ●管理に手間がかかり煩雑になりがち
- ●紛失のリスクがある
- ●オンライン商談ではデータで名刺交換するため活用しづらい
- ●各自管理する場合は社内共有しづらい
- ●大量に名刺がある場合は検索に時間がかかる
- ●かさばるため持ち歩きには不向き
【デジタル式】名刺整理のメリット・デメリット
以下では、デジタル名刺管理のメリット・デメリットをまとめました。
- メリット
- ●「五十音順」「企業名」「業種別」などでインデックス化すれば検索性が高い
- ●サーバやHDDの容量があれば物理的な保管スペースが不要
- ●クラウド型の名刺管理システムであれば、社外からもアクセスできる
- ●個人が受け取った名刺をシステムで管理すれば、誰でも閲覧でき社内共有がしやすい
- デメリット
- ●コストがかかる(従量課金プランで1アカウントあたり2,000円前後、月額固定プランで2万円~3万円程度の利用料が相場)
- ●読み取り精度が低いと、再読み込みや修正などの手間がかかる場合もある
- ●情報漏えいやデータ消失などの危険性がある
以下の記事では、名刺管理ソフト(アプリ)を導入するメリットについて詳しく解説しています。名刺管理ソフトの導入効果についてさらに詳しく知りたい方は参考にしてください。
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名刺整理を成功させるポイント
名刺を受け取ったら、すぐに収納できるよう管理の手間を削減したり、必要ときに見やすく取り出しやすいよう検索性を向上させたりと工夫が必要です。以下では、整理方法別に、名刺管理の成功ポイントを解説します。
【アナログ式】属性ごとに並び替え・分類をする
アナログ式の場合はインデックスを活用し、名刺を分類して検索性を高めましょう。代表的な分類方法は、以下のとおりです。
- ■五十音順
- 企業・個人名で名刺を分類する。もっともオーソドックスでわかりやすい分類方法。
- ■業種別
- 名刺に記載されている人物の業種・ジャンル別(物流、金融、教育など)に分類する。特定の業種に助力してほしい場面で役立つ方法。
- ■時系列
- 名刺交換をした順に名刺を分類する。月別のインデックスを活用し名刺に付箋などで日付を貼っておけば、いつどこで交換した名刺かがわかりやすくなる。
【デジタル式】使いやすいシステム設計とセキュリティ対策を行う
デジタル式で名刺を整理する場合、名刺のデータ化が簡単であることがポイントです。大量の名刺を手打ちで入力するよりは、スマホなどで取り込めれば手間もかからず正確に名刺の整理が行えます。また名刺情報をスムーズに社内共有できるようなシステム設計が必要です。誰もが社内外どこからでもスムーズにアクセス可能になれば、名刺管理の属人化も防げるでしょう。
なお、名刺は個人情報に該当するため、データ流出による情報漏えいに注意しなければなりません。そのため、デジタル式の名刺管理は、万全なセキュリティ対策を講じることが大切です。
しかし自社で、これらのポイントを押さえたシステム開発は容易ではありません。そこで活用したいのが名刺管理ソフト(アプリ)です。
名刺整理には名刺管理ソフト・アプリがおすすめ
名刺管理ソフトとは、スキャナやスマホから名刺を取り込んでデータ化し、一元管理するためのツールです。散在する名刺を1箇所に集約できるので、社内共有もしやすくなります。製品によっては名刺交換した取引先で人事異動などがあった場合に通知が届くものや、SFA(営業支援システム)やCRM(顧客情報管理システム)などとの連携機能があり、顧客管理や商談管理も可能です。
以下の記事では名刺管理ソフト(アプリ)の製品を法人向け・個人向けにわけて比較紹介しています。あわせてご覧ください。
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2024.01.24
【法人・個人】名刺管理ソフト19選を比較!選ぶ際の注意点も解説
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名刺管理ソフト・アプリの導入効果
名刺管理ソフトの取り込み機能や名寄せ機能で、データ化における手間を軽減します。また検索機能により、情報抽出を迅速化できるでしょう。パソコンだけではなくスマホからも名刺データが確認できる製品もあり、外出先における営業活動にも役立ちます。
さらに、SFAやCRMなどのツールと連携すれば、取り込んだ情報をもとに相手企業の組織図や人事情報を表示したり、コンタクト履歴を残したりすることが可能です。名刺管理ソフトは、名刺管理業務全般における負担軽減や、顧客管理効率化の効果も期待できるでしょう。
名刺管理ソフト・アプリの選び方
名刺管理ソフトを選ぶ際には、提供形態や価格、機能などをチェックしましょう。また名刺は個人情報が記載されているため、十分なセキュリティ対策が講じられているかも確認すべきポイントです。
- ■提供形態
- ベンダーのサーバを利用する「クラウド型」は、導入・運用の手間がかからないが、ランニングコストがかかる。自社のサーバで運用できる「オンプレミス型」は、導入コストがかかるがランニングコストは不要、セキュリティ性が高い。
- ■価格形態
- クラウド型の月額利用料は、ユーザー数や管理枚数に応じて変わる可能性があるため注意する。製品検討時に、運用費の合計額や費用対効果を算出する。
- ■機能
- ベーシックな名刺管理機能以外に、データ連携機能やスマホ対応の有無など自社に必要な機能が搭載されているかを確認する。
- ■セキュリティ
- 権限設定や暗号化されているかなどの対策を確認する。
人気の名刺管理ソフト・アプリを紹介
ITトレンドユーザーから特に問い合わせ(資料請求)が多い、人気の名刺管理ソフト・アプリを紹介します。気になった製品は、ぜひ資料請求をご活用ください。
《Eight Team》のPOINT
- 4,000社を超える中小企業に選ばれています
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《Sansan》のPOINT
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名刺管理の最適な方法を選択しビジネスチャンスを増やそう
名刺交換をしても適切な管理ができていなければ、探す手間が発生したり、管理が属人化されているため共有しづらかったりするでしょう。取得した情報を最適なタイミングで有効活用するためには、適切な名刺管理が求められます。
名刺管理や名刺情報の活用を効率化したいのであれば、名刺管理ソフトの利用がおすすめです。まずは名刺管理ソフトの資料請求をし、自社に最適な名刺整理方法を検討することからはじめてみましょう。