名刺の管理方法をご紹介|アナログとデジタル/クラウドで名刺管理

アナログで名刺を管理する方法

「名刺」は、営業担当にとってはお客様の連絡先であり、自らが築き上げた人脈です。これから開拓するべき有力な見込み客でもあります。会社の重要な財産の1つということができるでしょう。さて、名刺管理をアナログな方法で管理するにはどのような方法があるのでしょうか。思いつく限りでは名刺フォルダやファイル、ノートに貼るといった管理方法があります。ここでは、多くの人が利用している名刺フォルダについて説明していきます。

名刺フォルダを使った管理

名刺管理はまだまだ、完全にデジタルというわけではなく、多くの人がアナログな方法で管理しています。その代表的なのが名刺フォルダでの管理です。名刺フォルダでの管理はあまりコストがかかりません。基本的には、管理する人が一番見やすく整理することが一般的ですが、会社順に並び替え、名前の50音順にしまっていくのが通例ではないでしょうか。

名刺管理をアナログな方法で管理するすることは、デジタルな名刺管理と比べて、多くのデメリットがあります。一番のデメリットは、名刺を探すのにとても時間がかかることです。管理する名刺が多ければ多いほど、探す手間がかかります。更に、名刺フォルダを管理するスペースも必要になってくでしょう。1つ目と同様に名刺の数が増えれば、それを保管するスペースが必要になってきます。

デジタルな名刺管理の方法

一方で、デジタルな名刺の管理とはどのような方法なのでしょうか。大きく2つに分けられますが、エクセルを使った管理と名刺管理サービスを使った管理方法です。それぞれみていきましょう。

エクセルでの名刺管理

文字とおりエクセルを使って名刺を管理します。この方法では、名刺情報を入力する手間がかかるのが大きなデメリットです。コストはかかりませんが、名刺情報を入力する作業は年間で考えるととても比重が重いように感じます。メリットとしては、先に述べたコストが掛からない点や名刺を検索するのが容易になることが挙げられます。

名刺管理サービスを利用した名刺管理

ITの発展と効率化の背景から様々なITサービスが普及していますが、名刺管理もITサービスをつかった管理ができるようになり、徐々にクラウドでの名刺管理が広まってきています。さて、具体的にどのようにして名刺をインターネット上で管理しているのでしょうか。名刺管理サービスにはスキャナで読み込んでデータベース化するタイプとスマートフォンで撮影してクラウドサービスでデータベース化するタイプの2つがあります。両方の機能を備えている製品もあります。

スキャナで読み込んでデータベース化

まず、古くからあるタイプのシステムがスキャナー読み込み型。名刺をスキャナで読み込んで、付属のOCR機能で電子データ化。この電子データをデータベース化して一元管理します。スキャナは名刺専用のスキャナが付属することもありますし、汎用的なフラットベッドスキャナを利用することもできます。専用スキャナは別途購入することもできます。フラットベッドスキャナで読み込む場合は、1枚ずつ自動送りすることもできますし、複数枚並べてまとめて読み込むことも可能です。

OCRで電子データ化された名刺データは、目視での確認と修正が必要です。データベース化された名刺情報は登録日、会社名、人名など、さまざまな指定で検索することができ、CSV形式でエクスポートして、SFA/CRMシステムへ転送も可能となっています。

スマートフォン撮影してデータベース化

もうひとつは、クラウドとスマートフォンが一般化してから登場したサービスです。スマートフォンがあれば、スキャナは不要となります。入手した名刺を撮影するだけで、クラウドに転送され、OCR機能で電子データ化。ここでデータが正しいか人間がチェックする入力代行サービスが用意されています。名刺には印刷されていない名前のふりがなまで自動で入力してくれるサービスもあります。

全社的に活用でき、全国の拠点からで利用できます。名寄せ機能も用意されており、重複している名刺の指摘や、古い情報から新しい情報への更新も可能となっています。

まとめ

たまった名刺は宝の山。名刺管理サービスで営業力強化の武器に変換しましょう！クラウドでデータ化するタイプはセキュリティ機能も充実しています。通信中のデータは暗号化されていますし、パソコン端末に名刺データを保存する必要がないため、漏えいの危険性も軽減できます。 クラウドを利用するタイプは比較的低コストで利用できるメリットがあり、イニシャルコストも不要で、すぐに開始できます。グループで試験的に利用し、実用的と判断した段階で全社利用に拡大することも容易です。中には無料提供のサービスもあります。この場合にはセキュリティ機能の有無に注意しましょう。