名刺管理の方法７選を徹底解説！デジタル・アナログ別にご紹介！

名刺管理の現状

日々の業務を遂行するうえで、取引先などで受け取る名刺の平均枚数は、1,000枚を超えるといわれています。名刺に関わる現状を紹介します。

課題

膨大な量の名刺を整理しない人が約２割を占めているといわれ、名刺探しに多くの時間を費やしているのが現状です。出逢った人をすべて記憶に残し、適切なシチュエーションで思い出すのは困難です。適切な管理ができていないと最適なタイミングで名刺を利用できず、業務に反映できないため機会損失につながるでしょう。

また、営業担当者が各自で名刺を管理している場合、業務の属人化も課題として挙げられます。営業担当者以外は顧客情報を把握していないケースが多く、担当者の不在時に顧客から問い合わせがあっても適切な対応ができません。さらに顧客情報を組織で共有できないので、名刺をもとにテレアポリストの作成をし、営業資源として活用するのも難しいでしょう。

目的

名刺管理の目的は、一度会った人を最適なシチュエーションでビジネスに役立てるためです。名刺交換の時はタイミングでは顧客ではなくても、しばらく経ってから、サービスや商品の利用など利益につながる可能性があります。また、顧客にならなくても、人脈を広げたり協力会社としてプロジェクトを一緒に遂行したりする場合もあるでしょう。必要な時に思い出して利用できる名刺管理は、ビジネスの成功に重要といえます。

名刺管理の方法

名刺管理の方法には、アナログ式・デジタル式の２つがあります。それぞれの方法を紹介します。

アナログ式

名刺をそのままの状態で管理する方法です。名刺の枚数が少ない方におすすめの方法で、コストほぼかかりません。名刺の枚数が多い場合、アナログ式での管理は不向きです。保管できる枚数に限りがあり、名刺が増加すると探すのが困難になります。

１．名刺ホルダー

ホルダーに名刺を差し込む方法で、自分が使用しやすいように保管方法をアレンジできます。定期的に名刺を整理できる方におすすめです。販売されている代表的な名刺ホルダーの種類は以下のとおりです。

回転式名刺ホルダー

机の上に置くタイプのためもち運べませんが、枚数の多い方に最適です。五十音順や時系列順など、自分が検索しやすい方法で名刺を保管できます。

ファイル式名刺ホルダー

各ページ１枚の名刺を収納ポケットに保管するタイプです。時系列での管理に最適ですが、名刺が増えたときの入れ替えが不便です。レフィルを追加できないため、名刺枚数が多い場合は、不向きといえるでしょう。

バインダー式名刺ホルダー

収納ポケットに名刺を差し込むタイプです。ページごと外せるため、名刺の並び順は変更できます。レフィルを追加すれば名刺の保管枚数を増やすのが可能です。

２．ボックスタイプの名刺ケース

専用のボックスを用いた方法で、大量の名刺管理におすすめです。インデックスを使えば五十音順や企業別、業種別など、名刺をカテゴリーごとにわけて保管できます。しかし、カテゴリーが多すぎると、入れ替えに負担がかかるでしょう。カテゴリーわけは、大きく分類するのがおすすめです。

３．ノート

ノートに名刺を貼り付ける方法です。アナログの名刺管理として、もっともコストがかかりません。企業・業種別というように、自由な分類で、名刺管理が可能です。ノートの余白に名刺に関連する情報を記入できるので、振り返り時に役立ちます。

しかし、ノートは名刺の差し替えができません。また、名刺の裏面に記載された情報が確認できるように貼付けましょう。

デジタル式

デジタル式は、名刺をデータ化して管理する方法です。名刺のデータ化による主なメリットは以下のとおりです。

検索性の向上

データにインデックスを付ければ「五十音順」「企業名」「業種別」などで検索できます。

物理的な保管スペースが不要

サーバやHDDの容量があれば、アナログ式よりも膨大な量の名刺データを保管できます。

利便性の向上

クラウドサービスを利用する場合、社外でも名刺のデータベースにアクセス可能です。

デジタル式での主な名刺管理方法は以下のとおりです。

１．名刺スキャナ

名刺スキャナでデータ化します。専用の名刺管理ソフトにスキャナの付帯が一般的です。アナログでの保管に比べ、名刺の保管枚数が大幅にアップします。しかし、スキャナの文字認識の精度が低い場合は手直しが必要です。また、社外へのもち出しが難しい製品もあります。

２．エクセル

エクセルに名刺データを入力する方法です。パソコンにエクセルが入っていればコストをかけずに名刺管理ができますが、手入力の手間がかかります。なおエクセルでの名刺管理は、以下の点に気を付けましょう。

パソコンへの負荷

パソコンのスペック次第で、処理能力が低下するおそれもあります。データ量が膨大になると、パソコンの動きが遅くなるケースもあります。企業や業種ごとに複数のファイルを準備し、データ量を削減しましょう。

社外での使用リスク

社外で名刺データの入力や閲覧をすると、情報漏えいのリスクがあります。フリーWi-Fi利用時のハッキングや、情報の窃取といった被害に遭う可能性もあるでしょう。

人的ミスのリスク

手作業で打ち込んでいくので、入力間違いや漏れなどミスが発生しやすいです。

３．スマホアプリ

名刺管理アプリを活用する方法です。スマートフォンで名刺を撮影して情報をデータ化します。クラウドでデータの保管・管理ができるアプリも多くあるため、外出先でも名刺の登録が可能です。しかし、名刺の読み取りは１枚ずつ実施する製品が多いため、大量の名刺交換が発生する場合は、不向きといえるでしょう。

４．外注

名刺のデータ化を外注に依頼する方法です。外注先へデータを送るケースと自社まで出向いてもらうサービスの２種類があります。外注先へデータを送る場合は、自社で名刺のスキャンをして、データの修正・管理を外注先が実施します。自社に出向くサービスでは、外注先の人材が社内でデータのスキャン・アップロードをして、データの保管も外注先が担当するため、管理の手間がかからないでしょう。

名刺管理を外注に依頼すれば、専用の機器を用意する必要はありません。さらに、手間をかけずに名刺をデータ化できます。しかし、ほかの名刺管理方法と比べるとコストがかかりやすいです。また、外注先のセキュリティ対策を事前に調べる必要があるでしょう。

デジタル式で名刺を管理する際は、名刺管理アプリがおすすめです。以下のボタンより無料で一括資料請求が可能です。

名刺管理を成功させるポイント

アナログ式・デジタル式それぞれの名刺管理において、効果的に実施するための注意点を、解説します。

アナログ：属性ごとに並び替え・分類をする

アナログ式の場合はインデックスを活用し、検索性を高めましょう。名刺の分類が重要といえます。代表的な分類方法は、以下のとおりです。

五十音順

企業・個人名で名刺を分類します。もっともオーソドックスでわかりやすいルールです。

業種別

名刺に記載されている人物の業種・ジャンル別（物流、金融、教育など）に分類します。特定の業種に助力してほしい場面で役立つ方法です。

時系列

名刺交換をした順に名刺を分類します。ビジネスで関わりの深い人が前列に来る仕組みです。分類するスパンは、名刺交換をする頻度によって１か月、３か月、６か月と区切るとよいでしょう。

デジタル：バックアップ・セキュリティ対策を講じる

名刺は個人情報の集まりですが、紙のままだと紛失しても個人情報保護法違反に該当しません。しかし、データ化して紛失・流出してしまうと個人情報の漏えいに該当し、罰せられます。そのため、デジタル式の名刺管理は、万全なセキュリティ対策を講じることが大切です。

特に手軽さゆえに利用者が多い名刺管理アプリは、注意が必要です。スマートフォンのストレージへアクセス許可を求めるアプリもあります。アクセスを許可すると、意図せずに名刺データが第三者へ流出する事態に発展しかねません。そして、名刺データは定期的にバックアップをとり、データ喪失のリスクに備えてください。データ喪失が発生した場合は、すべての顧客情報が白紙になります。被害を最小限に抑えるためにも、組織での取り組みが非常に重要です。

名刺管理ソフトの導入がおすすめ

名刺管理ソフトは、専用のスキャナーや入力代行サービスなどで名刺をデータ化し管理できるシステムです。散在する名刺や従業員別に管理している名刺を一元管理できるため、社内での共有も可能です。名刺交換をした相手が人事異動など情報更新した際に、通知が届く製品や営業管理・顧客管理システムと連携できる製品もあります。

無料製品や無料プランのある製品など、さまざまな料金設定があります。また、セキュリティ面も製品により特徴があるため、導入前の比較がおすすめです。

まずは人気の製品を知りたい方は、以下のボタンより名刺管理ソフトの最新ランキングをご覧ください。

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名刺管理の最適な方法を選択しビジネスチャンスを増やそう

名刺交換をしても、適切な管理ができず必要な時に探す手間や属人化などの課題があります。最適なタイミングでビジネスの役に立てるために、適切な名刺管理が求められるでしょう。

アナログ式とデジタル式の名刺管理方法があり、名刺の量や利用用途などを考慮し自社にあう管理方法を選択しましょう。名刺管理ソフトでは、他システムとの連携や名刺情報更新の際に通知が届きます。自社にあう名刺管理を実施して、ビジネスに役立ててください。