名刺管理アプリのセキュリティリスクとは？
個人情報の流出に関するニュースに触れる機会が、増えているのではないでしょうか。近年、個人情報の取り扱いについて、厳重な対策が求められています。取引先や顧客の名刺には個人情報が含まれているため、管理には細心の注意が必要です。
名刺情報を端末保存ではなく、クラウド上に格納する名刺管理アプリが多く提供されています。インターネット上のクラウドサーバで名刺情報を管理するため、サイバー攻撃によって名刺データが盗まれる可能性もゼロではありません。
ただし、プライバシーマークを取得している名刺管理アプリや、通信の暗号化やIPアドレスによるログイン制限などの十分なセキュリティ対策を行っているアプリなら、安全な名刺の管理・運用が可能です。取引先や顧客情報が盗まれた場合は、企業の社会的信用の低下に直結するため、名刺管理の際は、セキュリティ対策が万全なシステムやアプリを選びましょう。
また、SNSと自動的に連携される名刺管理アプリもありますが、不特定多数の人に見られるため、情報漏えいの危険性があります。SNSでつながりたくない場合でも、連携されてしまうケースもあるでしょう。SNSと連携する名刺管理アプリを使用する際は、アクセス制限などの設定方法も把握しておく必要があります。
以下の記事では、クラウド型のおすすめ名刺管理アプリを紹介しながらセキュリティ面にも触れています。より安全に名刺データの有効活用ができるように、製品を十分に比較しましょう。
無料の名刺管理アプリは安全？危険？
無料で使用できる名刺管理アプリは、セキュリティ面に不安を感じる製品もあるでしょう。例えば、無料名刺管理アプリのダウンロード時に、名刺情報へのアクセス権を求められる場合があります。アクセスを認めると、アプリの運営者が名刺の個人情報を利用できるため、悪用される恐れもあるでしょう。無料製品はセキュリティ対策がぜい弱な可能性があるので、利用する前によく確認しましょう。
対して有料の名刺管理システムは、ベンダー側でセキュリティ対策をしている場合が大半であるため、安全が高いでしょう。一概に無料アプリが危険で有料アプリは安全といい切れませんが、法人の場合は有料システムを利用した方が安全です。さらに有料システムは、機能が豊富でデータ容量も大きい傾向にあり、使い勝手がよいといえるでしょう。
なお、有料の名刺管理システムの付帯的な機能として、アプリを提供している製品もあります。有料製品でも、基本機能は無料で利用できる製品も増えています。以下のボタンから名刺管理アプリの資料請求が可能なので、さまざまな製品を比較して、自社にあう名刺管理システム・アプリを探してください。
エクセルで名刺を管理する場合
エクセルやGoogleスプレッドシートなど、表計算ソフトを利用して名刺を管理する方法もあります。企業全体で使い慣れたソフトであれば誰でも操作できるため、データ管理や情報共有がしやすいでしょう。
なお名刺管理アプリでは、登録した名刺を名前・会社名・支所・部署などで簡単に検索できます。表計算ソフトには、検索に特化した機能がありません。項目の追加は可能ですが、情報量が膨大になるため管理が困難になるでしょう。
また表計算ソフトは、データの修正が容易なため、情報の書き換えや流出のリスクがあります。一方名刺管理アプリでは、通信の暗号化や更新履歴の確認、データのバックアップなどによって、安全に名刺データを管理・運用できるでしょう。特に有料の名刺管理システムやアプリはセキュリティ対策が強化されているため、安心して利用できます。
以下の記事では、エクセルをはじめ、デジタルやアナログで名刺の情報管理を行う方法を解説しています。注意点も紹介しているので、名刺を適切に管理するための参考にしてください。
セキュリティ面で安全な名刺管理アプリの選び方
有料の名刺管理アプリやシステムでも、製品によりセキュリティ対策の方法や強度は異なります。セキュリティ強度が高い名刺管理システムやアプリを選ぶために、必要なポイントを紹介します。
プライバシーマーク等を取得しているか
プライバシーマークは、個人情報保護の体制が整っていると認定された事業者に与えられます。厳しい基準を満たさないとプライバシーマークは与えられません。専門機関が評価しているため信頼性は高く、プライバシーマークのある名刺管理システムやアプリであれば安全といえるでしょう。
さらに、導入実績や口コミも確認しましょう。多数の企業が利用している場合、セキュリティ対策やサービス面も安心です。
IP制限をかけられるか
名刺管理システムやアプリには、データセンター内のセキュリティ対策に加えて、ユーザーのアクセス管理ができる製品もあります。その代表例が、IPアドレス制限です。IPアドレス制限により、外部からのアクセスをシャットアウトし、データの持ち出しを予防できるため安全でしょう。
最新の人気製品から検討したい方は、以下のITトレンド資料請求ランキングをご覧ください。製品ごとに機能や料金などを詳しく紹介しています。
安全な名刺管理システムやアプリで名刺情報を守ろう
名刺管理アプリの利用によって、名刺情報を個人管理するだけでなく、チームで共有できるようになることは、営業業務の効率や質の向上につながる大きなメリットです。
名刺管理システムやアプリには、完全無料で利用できる製品や一部無料で利用できる製品、有料製品があります。無料で利用できる製品は、セキュリティ対策が不十分な場合もあります。そのため無料アプリは、「お試しで使ってみたい」「短期間での利用を検討したい」といった個人向けの利用に有効でしょう。一方、有料の名刺管理アプリはセキュリティ対策に強みがあります。高精度の名刺データ化やオンライン名刺交換、顧客管理など、名刺管理以外の機能も豊富な製品も多く、営業業務を加速したい法人向けといえます。
なお、有料製品でもセキュリティ対策の内容は異なるため、プライバシーマークがあるか、IPアドレス制限をかけられるかなど確認が大切です。セキュリティ面や機能面を比較するために資料請求を利用して、名刺管理システムやアプリの導入を検討しましょう。
以下の記事では、個人向け・法人向けの名刺管理システムを紹介しています。アプリで利用できる製品もあるので、気になった製品は早速資料請求してみましょう。
