名刺管理アプリのセキュリティは安心？おすすめアプリ製品も紹介

名刺管理アプリの種類

まずは、名刺管理の種類について解説していきます。名刺管理アプリには無料と有料の2パターンがありますが、それぞれの特徴をおさえていきましょう。

無料アプリ

名刺管理アプリの中には無料版のみのものと、オプションが有料で使えるものなどがあります。基本機能は無料で使用することが出来ても、一定の枚数以上になると有料にする必要があったりするものなど形態はさまざまです。もちろん、個人で少量の枚数をデータ化し管理するだけであれば無料版だけでも十分ですし、必要な機能が使えているのであれば無理に有料のアプリを使用する必要はありません。

有料アプリ

名刺管理アプリの有料アプリには、有料のシステムのものと有料のアプリ単体のものがあります。有料のシステムのものに関してですが、契約してアプリ内でログインして使用するという形です。

有料のアプリ単体のものにも大きく分けて2種類があり、「買い切りタイプ」と「月額払いタイプ」があります。買い切りタイプはダウンロードする際に料金を支払うことで、その後の支払いは一切不要で使用することが出来るというものです。

月額払いタイプは毎月クレジットカードや口座振替などで使用料金を支払って使用するという形です。使用期間が長ければ長くなるほど買い切りタイプの方がお得になりますが、月額払いタイプの方が不満が出てきた時などに切り替えやすいというメリットがあります。

名刺管理アプリのセキュリティリスク

名刺管理アプリの考えられるセキュリティリスクとはとのようなものがあるのでしょうか。具体的にアプリを使う際のセキュリティの懸念は大きく2つあります。

情報の漏洩

個人情報は重要な機密で、最近では欧州によるGDPR（一般データ保護規則）が施行されました。各企業では、対応を迫られているケースも多く個人情報の取扱には最新の注意が必要です。以下のパターンが漏洩につながる原因です。

登録データを盗み取られる

情報漏洩のパターンの1つとしてハッキングなどによって登録データを盗み取られるというケースがあります。 他にも、名刺管理アプリの中にはスマートフォンやタブレットに保存している連絡先の情報を抜き取ってしまう悪質なアプリも存在しています。アプリの権限として連絡先へのアクセス権限を求めてくるタイプのアプリは情報を盗み取られるリスクが高いです。 アプリをダウンロードする時にも注意する必要がありますが、インストール後も必要に応じて権限の変更やそのアプリを使用しないなどの対策を取る必要があります。

端末の紛失

情報漏洩のもう1つのパターンが端末の紛失によるものです。スマートフォンやタブレットを紛失することで情報が漏れてしまうため、端末のロックを厳重にするなどの対策が必要です。名刺管理アプリの中には端末にデータを置かないクラウド型の名刺管理アプリもあり、そういったサービスを利用すれば万が一端末を紛失してしまった場合でもデータをすぐに閲覧することが可能となります。

退職時の対策

社員の個人端末で管理させていた場合、その社員が退職した時に持ち出されてしまうことがあるためしっかりとした利用ルールを設けることが必要です。社員は退職したとしても会社で所有して共有化することが必要になるため、退職時の対策も必要不可欠になります。

意図しないSNSやメールなどとの連携

名刺管理アプリの中にはさまざまなSNSと自動的に連携することが出来る機能が搭載されていることがあります。上手く活用できるのであれば便利な機能ではありますが、繋がりたい人もそうでない人もいる場合もありますので事前に設定をよく確認しておくことが必要です。 取引先の人に失礼になるケースもありますので、社内で方針を決めて対策を行う必要があります。

これらが考えてれる情報漏えいの原因です。次にこれらのリスクを回避するため、どのような名刺管理アプリを選ぶと良いのか、そのポイントをご紹介していきます。

セキュリティ対策が安全なアプリを選ぶ方法

このようなリスクにどのように対処しているのでしょうか。企業だけでなく個人にとっても信頼に関わるため、安全なアプリを選びましょう。以下に具体的に提供会社が行っているセキュリティ対策を紹介していきます。

プライバシーマーク等を取得している提供会社を選ぶ

客観的な目安となるのが名刺管理アプリを提供している会社がプライバシーマークなどを取得しているかどうかで判断するというものです。 プライバシーマークは、個人情報保護の体制ができていると認定された事業者に使用が認められるマークです。その会社そのものが厳しく個人情報を管理出来ていると第三者によって認められているため安全性がある程度担保されていると考えて良いでしょう。

IP制限をかけられるツールを選ぶ

名刺管理アプリの中にはデータセンター内のセキュリティ対策に加えて、ユーザー側の方でIPアドレス制限がかけられるものも存在しています。 IPアドレス制限がかけられるということは、外部からのアクセスをシャットアウトすることが出来ますしデータの持ち出しにも対応することが出来るため安全性をかなり高めることが可能です。

結論、法人向けの名刺管理ツールを利用する

法人向け（有料）のツールなら、Pのマーク取得企業も多く、セキュリティも比較的安全であるといえます。しかしどのような対策も決して完璧というわけではありません。現在の名刺管理アプリの提供会社のほとんどがクラウド上のデータを格納しています。提供会社にサイバー攻撃が仕掛けられ、データが流出してしまうリスクも考慮しておかなければなりません。

まとめ

名刺管理アプリには無料のものから有料のものまで多数存在しています。しかし、セキュリティ対策に関してはそれぞれのアプリによって力の入れ方は異なっていますし、中には情報を抜き取ろうとするものもあるのが実際のところです。

実際に名刺管理アプリを使用する際は、ダウンロードする前にそのアプリの情報や実際に使用している人の声などをよく調べた上で使用することが大切です。また、個人なら無料のものでもいいですが、法人の場合であれば無料のものよりも機能はもちろんセキュリティ面でも安心な有料のシステムを検討するのも良いのではないでしょうか。