名刺管理アプリは安全？情報漏えいなどのセキュリティリスクを解説！

名刺管理アプリのセキュリティリスクとは？

個人情報の流出に関するニュースに触れる機会が増えているのではないでしょうか。近年、個人情報の取り扱いについて、厳重な対策が求められています。取引先や顧客の名刺には個人情報が含まれているため、管理には細心の注意が必要です。

名刺情報を端末保存ではなく、クラウド上に格納する名刺管理アプリが多く提供されています。しかし、クラウドに格納している場合サイバー攻撃によってデータが盗まれるおそれもあります。取引先や顧客の情報が盗まれた場合は、企業の社会的信用が低下するでしょう。名刺管理の際は、セキュリティ対策が万全なシステムやアプリの利用をおすすめします。

また、SNSと自動的に連携される名刺管理アプリもありますが、不特定多数の人に見られるため、情報漏えいの危険性があります。SNSでつながりたくない場合でも、連携されてしまうケースもあるでしょう。SNSと連携する名刺管理アプリを使用する際は、アクセス制限などの設定方法も把握しておく必要があります。

無料の名刺管理アプリは安全？危険？

無料で使用できる名刺管理アプリは、セキュリティ面に不安を感じる製品もあるでしょう。最悪の場合、名刺情報を抜き取られてしまうケースもあります。例えば、無料アプリのダウンロード時に、名刺情報へのアクセス権を求められる場合があります。アクセスを認めると、アプリの運営者が名刺の個人情報を利用できるため、悪用されるおそれもあるでしょう。

対して有料の名刺管理システムは、ベンダー側でセキュリティ対策をしている場合が大半であるため比較的安全です。一概に無料が危険で有料は安全と言い切れませんが、法人の場合は有料システムをおすすめします。さらに有料システムは、機能も豊富でデータ容量も大きい傾向にあり、使い勝手がよいといえるでしょう。

なお、有料の名刺管理システムの付帯的な機能としてアプリを提供している製品も存在します。また、有料製品でも基本機能は無料で利用できる場合もあります。さまざまな製品を比較して自社にあう名刺管理システム・アプリを探してください。

エクセルで名刺を管理する場合

エクセルやGoogleスプレッドシートなど、表計算ソフトを利用して名刺を管理する方法もあります。企業全体で使い慣れたソフトであれば誰でも操作できるため、情報共有がしやすいでしょう。

名刺管理アプリでは、名前・会社名・支所・部署などの検索機能が搭載されています。しかし、表計算ソフトでは検索に特化した機能がありません。項目の追加は可能ですが、情報量が膨大になるため管理が困難になるでしょう。

また表計算ソフトは、コピーペーストやデータの修正が誰でも簡単にできるため、情報が流出するリスクもあります。一方名刺管理アプリでは、データの暗号化や更新履歴の確認、バックアップなど安全な運用が可能です。取引先の個人情報が漏えいした場合は、社会的信用の低下につながるため、有料の名刺管理システムやアプリの導入がおすすめです。

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セキュリティ面で安全な名刺管理アプリの選び方

有料の名刺管理アプリやシステムでも、製品によりセキュリティ対策の方法や強度は異なります。セキュリティ強度が高い名刺管理システムやアプリを選ぶために、必要なポイントを紹介します。

プライバシーマーク等を取得しているか

プライバシーマークは、個人情報保護の体制が整っていると認定された事業者に与えられます。厳しい基準を満たさないとプライバシーマークは与えられません。専門機関が評価しているため信頼性は高く、プライバシーマークのある名刺管理システムやアプリであれば安全といえるでしょう。

さらに、導入実績やユーザーの声も確認しましょう。多数の企業が利用している場合、セキュリティ対策やサービス面も安心です。

IP制限をかけられるか

名刺管理システムやアプリには、データセンター内のセキュリティ対策に加えて、ユーザーがIPアドレス制限をかけられる製品もあります。IPアドレス制限により、外部からのアクセスをシャットアウトし、データの持ち出しを予防できるため安全でしょう。

最新の人気製品から確認したい方は、ITトレンド資料請求ランキングをご覧ください。

安全な名刺管理システムやアプリで名刺情報を守ろう

名刺管理システムやアプリには、完全無料で利用できる製品や一部無料で利用できる製品、有料製品があります。無料で利用できる製品は、セキュリティ対策が不十分な場合もあります。また、エクセルなど表計算ソフトで名刺を管理する場合は、簡単にコピーペーストなど修正できるため、情報が流出するリスクも高いでしょう。

有料製品でも、セキュリティ対策の内容は異なるため、プライバシーマークがあるか、IP制限をかけられるかなど確認が大切です。セキュリティ面や機能面を比較して、名刺管理ソフトやアプリを検討しましょう。

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