資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 顧客管理
  3. 名刺管理ソフト
  4. 名刺管理ソフトの関連記事一覧
  5. 名刺管理をエクセルで行う方法を4ステップで解説!注意点は?

名刺管理をエクセルで行う方法を4ステップで解説!注意点は?

2020年04月21日 最終更新
名刺管理ソフトの製品一覧
名刺管理をエクセルで行う方法を4ステップで解説!注意点は?

「社内に溜まりがちな名刺をどうにかしたい」そんな企業は多いはずです。エクセルでも名刺管理を行えますが、その方法が分からず困っていませんか。

今回は、エクセルで名刺管理を行う方法を、注意点も踏まえて解説します。名刺管理を行ううえで重要となる知識を身に付け、業務に役立ててください。

無料で資料請求!
名刺管理ソフトの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
名刺管理ソフトの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

名刺管理をエクセルで行う方法

名刺管理をエクセルで行う際、いくつかポイントがあります。管理表を自作する際の4つのポイントをそれぞれ解説します。

1.項目設定

名刺に記載されている情報を項目に設定します。名刺を交換した人やその日付、備考欄も設けると良いでしょう。名刺管理を営業先・テレアポリストに活用したいのであれば、業種やジャンルといった属性を項目に追加します。

一般的に設定される項目は以下のとおりです。

  • ■会社名
  • ■部署
  • ■役職
  • ■氏名
  • ■電話番号
  • ■メールアドレス
  • ■URL
  • ■住所
  • ■交換日
  • ■交換者
  • ■備考
  • ■業種、ジャンル

2.入力・参照の効率化

エクセルには表の作成・参照を効率化する機能を搭載しています。名刺管理においては以下のように活用できます。

表へのデータ入力を効率化したいとき
  1. 1.入力範囲のセルを選択後、「データ」タブ→「フォーム」を選択
  2. 2.表示されるウォーニングメッセージでは「OK」をクリック→入力フォームが表示される
  3. 3.フォームに入力後Enterを押せば、セルに反映される
住所から都道府県の情報を抽出したいとき
  1. 1.セルD2の住所からセルC2に都道府県名を抽出するとき、C2セルに次の式を入力
    =IF(MID(D2,4,1)=”県”,LEFT(D2,4),LEFT(D2,3))
会社の社名にフリガナを付けたいとき
  1. 1.セルA2の会社名のフリガナをセルB2に記入したいとき、セルB2に次の式を入力
    =PHONETIC(A2)

3.複数人での共有・操作設定

エクセルで名刺管理を行う場合、複数人での操作を見越してあらかじめ設定を変更しておくのをおすすめします。複数人での共有・操作に便利な設定は以下のとおりです。

ブックの共有
この設定を行えば、複数人での同時編集が可能です。
  1. 1.タイトルバーにある「ブックの共有」をクリック
セルに制限をかける
誤操作によるセルの削除や書式の崩れを防ぐ設定です。
  1. 1.入力可能なセルをすべて選択し、右クリック→「セルの書式設定」を選択
  2. 2.「保護」の項目内の「ロック」のチェックを外し、ロックを解除
  3. 3.タイトルバー内の「校閲」を選択
  4. 4.シートの保護画面の表示後、「ロックされたセル範囲の選択」「ロックされていないセル範囲の選択」の2つにチェックを入れる→「OK」をクリック

4.パスワード設定

名刺は個人情報であるため、セキュリティ対策は必須です。ファイルに鍵をかけ、情報の流出防止に努めてください。鍵のかけ方は以下のとおりです。

  1. 1.名前を付けて保存を選択
  2. 2.「保存」の隣にある「ツール」をクリック
  3. 3.「全体オプション」を選択後、パスワードを設定

名刺管理をエクセルで行う際の注意点

名刺管理をエクセルで行う場合、どのような点に気を付ければ良いのでしょうか。3つの注意点をそれぞれ見ていきましょう。

処理速度の低下リスク

エクセルは大量のデータ処理に不向きです。そのため、名刺のデータ量が多くなると、処理速度の低下を招く可能性が高くなります。

そこで、日付別や用途別など複数のファイルを準備してデータを分散させましょう。ファイル1つあたりのデータ量を小さくすれば、処理速度の低下を防ぐことが可能です。

なお、パソコンのスペックもデータの処理速度に影響します。スペックが低ければ処理速度は遅くなるので、高スペックなパソコンへの買い替えを視野に入れるべきでしょう。

セキュリティ上のリスク

エクセルでの名刺管理には2つのセキュリティリスクが伴います。

まず1つめは、外出先での利用によるリスクです。名刺の閲覧時にパソコン・スマートフォンの画面を盗み見されたり、デバイスを置き忘れたりといった可能性が高まります。また、フリーWi-Fiの利用によるハッキングリスクも考慮すべきです。

もう1つは、名刺データを保管するエクセルファイルに鍵をかけたとしても第三者に開けられる可能性があることも忘れないでください。近年では、パスワード解読ツールがインターネットで簡単に入手できるようになり、人が設定したパスワードでは容易に解読されてしまいます。

誤入力リスク

名刺データをエクセルに入力する場合、手入力になるのでミスが発生する可能性が高いです。名刺の枚数が少なければミスをする可能性は低いですが、枚数が多くなると「早く入力しなければ」という焦りが誤入力を引き起こします。

管理する名刺の枚数が多くなり、エクセルでの名刺管理に限界を感じた場合は、名刺管理ツールの利用を検討しましょう。

名刺管理ツールはソフトやアプリなど、さまざまな製品が販売されています。スマホのカメラやスキャナで名刺を画像化し、OCR機能によって自動的にデータ化されるので、手入力と比べると誤入力のリスクが低いです。

製品によっては、オペレータが名刺データの入力を行うオプションサービス付きのものがあり、高い正確性を期待できます。

名刺管理をエクセルや専用ツールで行い、業務を効率化!

名刺管理をエクセルで行う際のポイントは以下のとおりです。

  • ■項目の設定
  • ■入力、参照機能の活用
  • ■複数人での利用による共有、操作の設定
  • ■パスワードの設定

また、エクセルでの名刺管理には処理速度の低下・セキュリティ・誤入力といったリスクが伴うのを覚えておきましょう。

名刺管理ソフトを利用すれば人的ミスを軽減し、効率的な管理を実現します。名刺管理ソフトの利用も検討し、業務の効率化を目指しましょう。

関連記事
選定ポイントをチェック! 名刺管理ソフト・アプリの選び方

watch_later 2021.06.03

選定ポイントをチェック! 名刺管理ソフト・アプリの選び方

続きを読む ≫
無料で資料請求!
名刺管理ソフトの製品をまとめて資料請求! play_circle_outline
名刺管理ソフトの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
名刺管理ソフト 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このカテゴリーに関連する記事

【法人・個人別】名刺管理ソフトを徹底比較!比較表や料金・選び方も

【法人・個人別】名刺管理ソフトを徹底比較!比較表や料金・選び方も

無料の名刺管理アプリ6選!安全なアプリの選び方・注意点も解説

無料の名刺管理アプリ6選!安全なアプリの選び方・注意点も解説

名刺管理を行う方法7選を徹底解説!デジタル・アナログ別にご紹介!

名刺管理を行う方法7選を徹底解説!デジタル・アナログ別にご紹介!

名刺管理アプリおすすめ11選!オフライン・クラウド別に比較

名刺管理アプリおすすめ11選!オフライン・クラウド別に比較

法人向けクラウド型名刺管理ソフト・アプリ17選!無料製品も紹介

法人向けクラウド型名刺管理ソフト・アプリ17選!無料製品も紹介

名刺管理の目的・課題とは?ソフトの導入効果もあわせて解説!

名刺管理の目的・課題とは?ソフトの導入効果もあわせて解説!

iPhone対応の名刺管理アプリ12選比較!安全なアプリの選び方も解説

iPhone対応の名刺管理アプリ12選比較!安全なアプリの選び方も解説

改正個人情報保護法における名刺管理のポイントは?注意点も解説!

改正個人情報保護法における名刺管理のポイントは?注意点も解説!

名刺管理を無料で行う方法は?名刺管理アプリ・ソフトを厳選!

名刺管理を無料で行う方法は?名刺管理アプリ・ソフトを厳選!

名刺をスキャンするおすすめの方法とは?効率的な管理方法も紹介

名刺をスキャンするおすすめの方法とは?効率的な管理方法も紹介

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「名刺管理をエクセルで行う方法を4ステップで解説!注意点は?」というテーマについて解説しています。名刺管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
名刺管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
資料請求で
比較表が作れる!
株式会社NTTデータNJK
株式会社NTTデータNJK
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
リストに追加
名刺管理クラウドサービス「THE 名刺管理 Business」
名刺情報を手入力している企業様に最適。OCR機能でスキャン後即電子化されるため、キーボード入力作業から解放されます。電子化のチェックも有償訂正サービス利用でお任せ可能です。
株式会社ハンモック
株式会社ハンモック
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9
リストに追加
クラウド型名刺管理・営業支援ツールホットプロファイル
旧型の現場負担が大きく、複雑難解なツールと異なり、 営業部門が本当に活用でき「定着」するツールです。 *ITreview Grid Award 2022 Spring  名刺管理・SFA・MA・CRMの4部門受賞!
ナレッジスイート株式会社
ナレッジスイート株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8
リストに追加
【導入社数7,500社】高精度な文字認識に定評!名刺管理Knowledge Suite
働き方改革×営業ツール 顧客情報と営業報告の入力だけで営業プロセスを可視化し、PDCAサイクルの高速化を実現するクラウド型SFA/CRM。 自社の業務内容に合った項目カスタマイズが可能!
東日印刷株式会社
東日印刷株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3
リストに追加
【インド工科大卒エンジニア開発のAI名刺管理】トーニチ・ネクスタ・メイシ
理系世界最高峰と称されるインド工科大学卒エンジニアが開発した法人企業向け名刺管理アプリケーションです。1ユーザーあたり月額660円と業界屈指のコストパフォーマンスを誇ります。
ソフトブレーン株式会社
ソフトブレーン株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.5
リストに追加
総合満足度No,1のCRM/SFAeセールスマネージャーRemix Cloud
eセールスマネージャーRemix Cloudは「日本の営業のプロ」が開発した、純国産CRM/SFAです。案件管理や商談管理、名刺・人脈管理などのさまざまな機能で、フィールドセールスをサポートします。
Sansan株式会社
Sansan株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
リストに追加
【シェア83%・利用企業8,000社】法人向けクラウド名刺管理サービスSansan
名刺管理から、営業を強くする Sansanは、会社・人物単位で名刺情報を集約し人脈を共有・可視化。そのほか、企業ニュース・人事異動情報、メルマガ配信機能などで、企業の成長を後押しします。
Sansan株式会社
Sansan株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.2
リストに追加
企業の営業チャンスを拡大させるEight Team
『Eight Team』は、Eightの中小企業向け名刺管理サービスです。 名刺情報をチームで共有することで組織の営業チャンス拡大と業務効率化を推進します。
ヤマトシステム開発株式会社
ヤマトシステム開発株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1
リストに追加
名刺活用販促支援サービス名刺de商売繁盛
社内の眠っている名刺を活用しましょう。 「名刺de商売繁盛」は、営業やマーケティングに活用するために、社内の営業名刺を一元管理、共有することができるSaas型の名刺管理サービスです。
カテゴリー資料請求ランキング
6月27日(月) 更新
第1位
  • 【導入社数7,500社】高精度な文字認識に定評!名刺管理Knowledge Suite
  • ナレッジスイート株式会社
第2位
  • 【シェア83%・利用企業8,000社】法人向けクラウド名刺管理サービスSansan
  • Sansan株式会社
第3位
  • 企業の営業チャンスを拡大させるEight Team
  • Sansan株式会社
4位以下のランキングはこちら
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 法人向けクラウド型名刺管理ソフト・アプリ17選!無料製品も紹介
    この記事では、法人向けのクラウド型名刺管理ソフ...
  • 名刺管理ソフトの導入後に行う5つのステップ
    名刺管理導入後に行っておきたい5つのことを紹介し...
  • 名刺管理ソフトのメリット・デメリットは?機能と導入効果を徹底解説
    経営トップや営業担当者など、社外の人に会う機会...
  • 名刺をスキャンするおすすめの方法とは?効率的な管理方法も紹介
    名刺を探す手間が省けたり、社内での情報共有を実...
  • 【法人・個人別】名刺管理ソフトを徹底比較!比較表や料金・選び方も
    この記事では、名刺管理ソフト・アプリを法人・個...
  • 【2022年】Android対応の名刺管理アプリ比較19選!選び方も紹介
    この記事では、Androidに対応した名刺管理アプリを...
  • 名刺管理アプリおすすめ11選!オフライン・クラウド別に比較
    名刺管理ソフトの多くがスマホアプリに対応し、情...
  • iPhone対応の名刺管理アプリ12選比較!安全なアプリの選び方も解説
    【2021年版】この記事ではiPhone対応の名刺管理ア...
  • 無料の名刺管理アプリ6選!安全なアプリの選び方・注意点も解説
    溜まった名刺を効率的に管理するため、名刺管理ア...
  • 名刺はデータベース化すべき!名刺管理ソフトなど管理方法を解説!
    取引先が増えるにつれ、溜まっていく名刺。デスク...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2022 IT Trend All Rights Reserved.

名刺管理ソフトの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ