資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 顧客管理
  3. 名刺管理ソフト
  4. 名刺管理ソフトの関連記事一覧
  5. エクセルによる名刺管理を4ステップで解説!注意点やエクセル以外の管理法も

エクセルによる名刺管理を4ステップで解説!注意点やエクセル以外の管理法も

#顧客管理
2023年06月30日 最終更新
名刺管理ソフトの製品一覧
Twitterでツイートする
Facebookでシェアする
Pocketで後で読む
ITトレンド 編集部
IT製品の比較サイト
ITトレンド 編集部
エクセルによる名刺管理を4ステップで解説!注意点やエクセル以外の管理法も

「社内に溜まりがちな名刺をどうにかしたい」そんな企業は多いはずです。エクセルでも名刺管理は可能ですが、その方法が分からず困っていませんか。

今回は、エクセルで名刺管理する方法を、注意点も踏まえて解説します。名刺管理において重要となる知識を身に付け、業務に役立ててください。

なお、エクセルでの管理にはデメリットもあります。名刺管理ソフトと併用して検討したい方は、以下のボタンより資料請求も可能です。

この記事は2023年6月時点の情報に基づいて編集しています。

名刺管理ソフト人気ランキング | 今週のランキング第1位は?

名刺管理をエクセルで行う際のメリットと注意点

名刺管理をエクセルで行う際の注意点

名刺管理をエクセルで行う場合、コストダウンのメリットもありますが、注意点も多くあります。作り方の前に、どのような点に気を付ければよいのかを整理しましょう。3つの注意点をそれぞれ見ていきましょう。

エクセルのメリット

  • ■初期コストがかかりにくい
  • ■項目や書式を自由にカスタムできる
  • ■テンプレートを使えば導入が比較的簡単

もともとエクセルを導入している企業が多いため、導入の金額的コストは発生しにくく、導入のハードルが低いのが特徴です。

エクセルのデメリット

導入が簡単なエクセルですが、運用・管理の面では負担が大きく、注意が必要です。導入の際は以下の点が問題ないか確認しましょう。

処理速度の低下リスク

エクセルは大量のデータ処理に不向きです。そのため、名刺のデータ量が多くなると、処理速度の低下を招く可能性が高くなります。

セキュリティ上のリスク

エクセルでの名刺管理にはセキュリティリスクが伴います。

データをパソコンに保存すると紛失時に情報流出するリスクがあります。名刺データを保管するエクセルファイルに鍵をかけたとしても第三者に開けられる可能性があることも忘れないでください。近年では、パスワード解読ツールがインターネットで簡単に入手できるようになり、人が設定したパスワードでは容易に解読されてしまいます。

入力の手間や誤入力リスク

名刺データをエクセルに入力する場合、全て手入力になるので入力の手間が発生し、ミスが発生する可能性も高くなります。名刺管理ソフトによっては写真を取るだけで自動入力できるものもあるので、手動管理の手間が気になる方は検討をしてみましょう。

会社やチームとの共有がしづらい

1つのファイルを更新するため、最新のデータをリアルタイムで他メンバーと共有することに不向きです。クラウドでの管理に切り替えるなど、管理方法を徹底する必要があります。

名刺管理ソフトの利用の検討

管理する名刺の枚数が多くなり、エクセルでの名刺管理に限界を感じた場合は、名刺管理ツールの利用を検討しましょう。

名刺管理ツールの中にはスマホのカメラやスキャナで名刺を画像化し、OCR機能によって自動的に文字内容含めデータ化されるので、手入力と比べると誤入力のリスクが低く、手間も省けるでしょう。

製品によっては、オペレータが名刺データの入力を行うオプションサービス付きのものがあり、高い正確性を期待できます。各種製品情報は以下のボタンより資料請求が可能なので、比較したい方は利用ください。

\ 名刺管理ソフト の製品を調べて比較 /
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
資料請求した製品の比較表が無料で作成できます

名刺管理をエクセルで行う方法

名刺管理をエクセルで行う方法

名刺管理をエクセルで行う際、いくつかポイントがあります。管理表を自作する際の4つのポイントをそれぞれ解説します。

1.項目設定

名刺に記載されている情報を項目に設定します。名刺を交換した人やその日付、備考欄も設けましょう。名刺管理を営業先・テレアポリストに活用したいのであれば、業種やジャンルといった属性を項目に追加します。

一般的に設定される項目は以下のとおりです。

  • ■会社名
  • ■部署
  • ■役職
  • ■氏名
  • ■電話番号
  • ■メールアドレス
  • ■URL
  • ■住所
  • ■交換日
  • ■交換者
  • ■備考
  • ■業種、ジャンル

2.入力・参照の効率化

エクセルには表の作成・参照を効率化する機能を搭載しています。名刺管理においては以下のように活用できます。

表へのデータ入力を効率化したいとき
  1. 1.入力範囲のセルを選択後、「データ」タブ→「フォーム」を選択
  2. 2.表示されるウォーニングメッセージでは「OK」をクリック→入力フォームが表示される
  3. 3.フォームに入力後Enterを押せば、セルに反映される
住所から都道府県の情報を抽出したいとき
  1. 1.セルD2の住所からセルC2に都道府県名を抽出するとき、C2セルに次の式を入力
    =IF(MID(D2,4,1)=”県”,LEFT(D2,4),LEFT(D2,3))
会社の社名にフリガナを付けたいとき
  1. 1.セルA2の会社名のフリガナをセルB2に記入したいとき、セルB2に次の式を入力
    =PHONETIC(A2)

3.複数人での共有・操作設定

エクセルで名刺管理する場合、複数人での操作を見越してあらかじめ設定を変更しておくのをおすすめします。複数人での共有・操作に便利な設定は以下のとおりです。

ブックの共有
この設定を行えば、複数人での同時編集が可能です。
  1. 1.タイトルバーにある「ブックの共有」をクリック
セルに制限をかける
誤操作によるセルの削除や書式の崩れを防ぐ設定です。
  1. 1.入力可能なセルをすべて選択し、右クリック→「セルの書式設定」を選択
  2. 2.「保護」の項目内の「ロック」のチェックを外し、ロックを解除
  3. 3.タイトルバー内の「校閲」を選択
  4. 4.シートの保護画面の表示後、「ロックされたセル範囲の選択」「ロックされていないセル範囲の選択」の2つにチェックを入れる→「OK」をクリック

4.パスワード設定

名刺は個人情報であるため、セキュリティ対策は必須です。ファイルに鍵をかけ、情報の流出防止に努めてください。鍵のかけ方は以下のとおりです。

  1. 1.名前を付けて保存を選択
  2. 2.「保存」の隣にある「ツール」をクリック
  3. 3.「全体オプション」を選択後、パスワードを設定
関連記事
【法人・個人】名刺管理ソフト19選を比較!選ぶ際の注意点も

watch_later 2023.09.11

【法人・個人】名刺管理ソフト19選を比較!選ぶ際の注意点も
続きを読む ≫

【2023年09月版】

名刺管理の資料請求ランキング

資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキングの第1位は? play_circle_outline

名刺管理を適切に行い、業務を効率化!

名刺管理をエクセルで行う際のポイントは以下のとおりです。

  • ■項目の設定
  • ■入力、参照機能の活用
  • ■複数人での利用による共有、操作の設定
  • ■パスワードの設定

また、Googleのスプレッドシートを活用して名刺管理する方法もあります。エクセルと酷似した機能や使用感をもちつつ、インターネットさえ接続できれば利用できるという汎用性の高さが魅力です。無料で利用できるため、自社の名刺管理のフォーマットを定めていくフェーズの企業にもおすすめの方法といえます。

ただし、エクセルでの名刺管理には処理速度の低下・セキュリティ・入力工数の増加や誤入力といったリスクが伴うのを覚えておきましょう。

そういったデメリットを解決できるのが名刺管理ソフトです。効率的な管理を実現するため、まずは名刺管理ソフトの比較検討のため資料請求をしてみましょう。

名刺管理ソフト人気ランキング | 今週のランキング第1位は?
この記事を読んだ人は、こちらも参考にしています
最新ビジネス書を手軽に学べる
著者出演の動画メディア
電球
仕事で活かせるビジネスノウハウが
動画で学べる
電球
たった10分で学べるビジネス書の
動画解説が見放題
チラヨミロゴ bizplay動画ページリンク
動画を見てみる arrow
こちらもおすすめ!
名刺管理ソフト 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このコンテンツの執筆者

ITトレンド 編集部
IT製品の比較サイト
勤怠管理・就業管理
プロジェクト管理
会計ソフト
経歴・実績
ITトレンドはイノベーションが2007年より運営している法人向けIT製品の比較・資料請求サイトであり、2020年3月時点で、累計訪問者数2,000万人以上、1,300製品以上を掲載しています。サイトを閲覧し利用する企業内個人であるユーザーは、掲載されている製品情報や口コミレビューなどを参考に、自社の課題に適したIT製品を複数の製品・会社から比較検討ができ、その場で資料請求が一括でできるサイトです。
ITトレンド 編集部

このカテゴリーに関連する記事

【法人・個人】名刺管理ソフト19選を比較!選ぶ際の注意点も

【法人・個人】名刺管理ソフト19選を比較!選ぶ際の注意点も

無料の名刺管理アプリ12選を徹底比較!安全性・注意点も解説

無料の名刺管理アプリ12選を徹底比較!安全性・注意点も解説

法人向けクラウド型名刺管理ソフト・アプリ16選!無料製品も紹介

法人向けクラウド型名刺管理ソフト・アプリ16選!無料製品も紹介

名刺をスキャンするおすすめの方法とは?効率的な管理方法も紹介

名刺をスキャンするおすすめの方法とは?効率的な管理方法も紹介

名刺管理の方法7選を徹底解説!デジタル・アナログ別にご紹介!

名刺管理の方法7選を徹底解説!デジタル・アナログ別にご紹介!

iPhone対応の名刺管理アプリ14選比較!安全なアプリの選び方も解説

iPhone対応の名刺管理アプリ14選比較!安全なアプリの選び方も解説

名刺の個人情報保護法における管理ポイントは?注意点も解説!

名刺の個人情報保護法における管理ポイントは?注意点も解説!

【2023年版】Android対応の名刺管理アプリ比較18選!選び方も紹介

【2023年版】Android対応の名刺管理アプリ比較18選!選び方も紹介

名刺管理ソフトのメリット・デメリットは?機能と導入効果を徹底解説

名刺管理ソフトのメリット・デメリットは?機能と導入効果を徹底解説

名刺管理アプリは安全?情報漏えいなどのセキュリティリスクを解説!

名刺管理アプリは安全?情報漏えいなどのセキュリティリスクを解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「エクセルによる名刺管理を4ステップで解説!注意点やエクセル以外の管理法も」というテーマについて解説しています。名刺管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード こちらをクリック
名刺管理
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
Sky株式会社
SKYPCE
Sky株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.4 5件
ソフトブレーン株式会社
eセールスマネージャーRemix Cloud
ソフトブレーン株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
3.6 111件
ユーソナー株式会社
名刺ソナー
ユーソナー株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.1 7件
株式会社ハンモック
ホットプロファイル
株式会社ハンモック
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.0 47件
東日印刷株式会社
トーニチ・ネクスタ・メイシ
東日印刷株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.3 14件
東京オフィスサービス株式会社
PRINT BAHN PLUS
東京オフィスサービス株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.5 2件
Sansan株式会社
Eight Team
Sansan株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.2 332件
ブルーテック株式会社
Knowledge Suite
ブルーテック株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
3.9 163件
Sansan株式会社
Sansan
Sansan株式会社
☆☆☆☆☆ ★★★★★
4.2 2936件
カテゴリー資料請求ランキング
9月25日(月) 更新
第1位
  • ビジネスのつながりをチームで活用するEight Team
  • Sansan株式会社
第2位
  • 【シェア82%・利用企業8,000社】法人向けクラウド名刺管理サービスSansan
  • Sansan株式会社
第3位
  • 名刺印刷取引実績3800社の名刺屋さんが本気になって考えたPRINT BAHN PLUS
  • 東京オフィスサービス株式会社
4位以下のランキングはこちら
ログイン ログイン
新規会員登録 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 【法人・個人】名刺管理ソフト19選を比較!選ぶ際の注意点も
    この記事では名刺管理ソフトを法人・個人向けにわ...
  • 名刺管理サービスの市場規模・動向は?変化の要因もあわせて解説!
    名刺をデータ化して会社全体で管理・共有する名刺...
  • 名刺管理システムとは?導入検討時に役立つ基礎知識を紹介!
    名刺管理は、名刺フォルダーや名刺ボックスを使っ...
  • iPhone対応の名刺管理アプリ14選比較!安全なアプリの選び方も解説
    【2022年版】この記事ではiPhone対応の名刺管理ア...
  • 無料の名刺管理アプリ12選を徹底比較!安全性・注意点も解説
    溜まった名刺を効率的に管理するため、名刺管理ア...
  • 名刺管理アプリは安全?情報漏えいなどのセキュリティリスクを解説!
    名刺管理アプリを利用する企業が増加しています。...
  • 名刺管理の方法7選を徹底解説!デジタル・アナログ別にご紹介!
    この記事では、名刺管理の課題・目的やデジタル・...
  • 名刺の個人情報保護法における管理ポイントは?注意点も解説!
    この記事では、改正個人情報保護法の変更点や名刺...
  • 【2023年版】Android対応の名刺管理アプリ比較18選!選び方も紹介
    この記事では、Androidに対応した名刺管理アプリを...
  • 名刺管理ソフトの基本機能・オプション機能を徹底解説!
    名刺管理ソフトは、紙の名刺を簡単にデータ化する...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc |
Matchup

Copyright (C) 2023 IT Trend All Rights Reserved.

名刺管理ソフトの製品をまとめて資料請求
0件の製品が資料請求リストにあります。
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?