名刺管理をエクセルで行う方法を４ステップで解説！注意点は？

名刺管理をエクセルで行う方法

名刺管理をエクセルで行う際、いくつかポイントがあります。管理表を自作する際の４つのポイントをそれぞれ解説します。

１．項目設定

名刺に記載されている情報を項目に設定します。名刺を交換した人やその日付、備考欄も設けると良いでしょう。名刺管理を営業先・テレアポリストに活用したいのであれば、業種やジャンルといった属性を項目に追加します。

一般的に設定される項目は以下のとおりです。

• ■会社名
• ■部署
• ■役職
• ■氏名
• ■電話番号
• ■メールアドレス
• ■URL
• ■住所
• ■交換日
• ■交換者
• ■備考
• ■業種、ジャンル

２．入力・参照の効率化

エクセルには表の作成・参照を効率化する機能を搭載しています。名刺管理においては以下のように活用できます。

表へのデータ入力を効率化したいとき

1. １．入力範囲のセルを選択後、「データ」タブ→「フォーム」を選択
2. ２．表示されるウォーニングメッセージでは「OK」をクリック→入力フォームが表示される
3. ３．フォームに入力後Enterを押せば、セルに反映される

住所から都道府県の情報を抽出したいとき

1. １．セルD2の住所からセルC2に都道府県名を抽出するとき、C2セルに次の式を入力
   =IF(MID(D2,4,1)=”県”,LEFT(D2,4),LEFT(D2,3))

会社の社名にフリガナを付けたいとき

1. １．セルA2の会社名のフリガナをセルB2に記入したいとき、セルB2に次の式を入力
   =PHONETIC(A2)

３．複数人での共有・操作設定

エクセルで名刺管理を行う場合、複数人での操作を見越してあらかじめ設定を変更しておくのをおすすめします。複数人での共有・操作に便利な設定は以下のとおりです。

ブックの共有

この設定を行えば、複数人での同時編集が可能です。

1. １．タイトルバーにある「ブックの共有」をクリック

セルに制限をかける

誤操作によるセルの削除や書式の崩れを防ぐ設定です。

1. １．入力可能なセルをすべて選択し、右クリック→「セルの書式設定」を選択
2. ２．「保護」の項目内の「ロック」のチェックを外し、ロックを解除
3. ３．タイトルバー内の「校閲」を選択
4. ４．シートの保護画面の表示後、「ロックされたセル範囲の選択」「ロックされていないセル範囲の選択」の２つにチェックを入れる→「OK」をクリック

４．パスワード設定

名刺は個人情報であるため、セキュリティ対策は必須です。ファイルに鍵をかけ、情報の流出防止に努めてください。鍵のかけ方は以下のとおりです。

1. １．名前を付けて保存を選択
2. ２．「保存」の隣にある「ツール」をクリック
3. ３．「全体オプション」を選択後、パスワードを設定

名刺管理をエクセルで行う際の注意点

名刺管理をエクセルで行う場合、どのような点に気を付ければ良いのでしょうか。３つの注意点をそれぞれ見ていきましょう。

処理速度の低下リスク

エクセルは大量のデータ処理に不向きです。そのため、名刺のデータ量が多くなると、処理速度の低下を招く可能性が高くなります。

そこで、日付別や用途別など複数のファイルを準備してデータを分散させましょう。ファイル１つあたりのデータ量を小さくすれば、処理速度の低下を防ぐことが可能です。

なお、パソコンのスペックもデータの処理速度に影響します。スペックが低ければ処理速度は遅くなるので、高スペックなパソコンへの買い替えを視野に入れるべきでしょう。

セキュリティ上のリスク

エクセルでの名刺管理には２つのセキュリティリスクが伴います。

まず１つめは、外出先での利用によるリスクです。名刺の閲覧時にパソコン・スマートフォンの画面を盗み見されたり、デバイスを置き忘れたりといった可能性が高まります。また、フリーWi-Fiの利用によるハッキングリスクも考慮すべきです。

もう１つは、名刺データを保管するエクセルファイルに鍵をかけたとしても第三者に開けられる可能性があることも忘れないでください。近年では、パスワード解読ツールがインターネットで簡単に入手できるようになり、人が設定したパスワードでは容易に解読されてしまいます。

誤入力リスク

名刺データをエクセルに入力する場合、手入力になるのでミスが発生する可能性が高いです。名刺の枚数が少なければミスをする可能性は低いですが、枚数が多くなると「早く入力しなければ」という焦りが誤入力を引き起こします。

管理する名刺の枚数が多くなり、エクセルでの名刺管理に限界を感じた場合は、名刺管理ツールの利用を検討しましょう。

名刺管理ツールはソフトやアプリなど、さまざまな製品が販売されています。スマホのカメラやスキャナで名刺を画像化し、OCR機能によって自動的にデータ化されるので、手入力と比べると誤入力のリスクが低いです。

製品によっては、オペレータが名刺データの入力を行うオプションサービス付きのものがあり、高い正確性を期待できます。

名刺管理をエクセルや専用ツールで行い、業務を効率化！

名刺管理をエクセルで行う際のポイントは以下のとおりです。

• ■項目の設定
• ■入力、参照機能の活用
• ■複数人での利用による共有、操作の設定
• ■パスワードの設定

また、エクセルでの名刺管理には処理速度の低下・セキュリティ・誤入力といったリスクが伴うのを覚えておきましょう。

名刺管理ソフトを利用すれば人的ミスを軽減し、効率的な管理を実現します。名刺管理ソフトの利用も検討し、業務の効率化を目指しましょう。

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