名刺をデータ化するメリット
名刺をデータ化することで、従業員とクライアントのつながりを把握しやすくなります。紙の名刺を個人が管理する場合、チームでの情報共有が難しいため、それぞれの営業活動やネットワークが不透明になりがちです。
名刺をデータ化し一元管理することで、顧客情報を社内共有できるほか、個人の動きもクリアになります。営業活動の重複を削減できたり、最終決裁権をもつキーパーソンを把握しやすくなったりするため、組織としての営業機会も増やせるでしょう。
名刺をデータ化するなら、名刺管理ソフトの活用がおすすめです。以下の記事では、ソフトでデータ化した場合に得られるメリットについて詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
名刺をデータ化する方法
名刺をデータ化する方法としては、スキャナーや専用アプリを利用するのが一般的です。またエクセルやGoogleなどのツールを活用したり、代行業者に依頼したりするのも一手でしょう。以下で詳しく解説します。
スキャナーを使用する
名刺スキャナーは、名刺のスキャンに特化したもので、据え置き・モバイルタイプの２種類があります。据え置きタイプは名刺だけでなく、書類のスキャンも可能です。自動給紙装置を搭載していれば、名刺をセットするだけでスキャンできます。
一方、モバイルタイプはコンパクトなハンディサイズで、社外へのもち出しも可能です。データ化された名刺情報はCSVやエクセル出力ができたり、データベースへ自動登録されたりと、製品によって取り扱い方法が異なります。
エクセルを活用する
エクセルの表計算ソフトを利用して、名刺情報を入力し一覧表を作成します。名刺管理に必要な項目が網羅された専用テンプレートもあり、エクセルを導入済みの企業はコストをかけずに名刺管理できるのがメリットです。
ただし、手作業での入力や更新作業は手間がかかるうえ、ヒューマンエラーも生じやすいでしょう。また、複数ユーザーでの同時編集が難しいのも難点といえます。
代行業者に依頼する
名刺のスキャンを代行業者に依頼する場合、依頼企業に、代行業者が高速スキャナーをもちこんでデータ化したり、名刺を代行業者へ郵送したりと形式はさまざまです。料金は500枚までなら〇〇円、１枚〇〇円、という体系がほとんどです。
スキャン代行サービスは名刺管理システムのオプションであることが多く、データ化された名刺情報はシステムのアカウントと結びつけられ、集約されます。代行業者を利用する場合、スキャンの手間はかかりませんが、反映までに時間がかかるのがデメリットでしょう。
Google Keepを活用する
Google Keepは、Googleが提供する無料のメモアプリです。Googleアカウントを保持していれば利用料は無料です。スマートフォンで名刺を撮影し、タグ付けすれば名刺の整理や保管が可能なうえ、画像内のテキストを抽出してデータ化できます。
ただし、Google Keepには、入力文字数に制限があるほか、名刺管理ソフトのOCR機能と比較すると、精度が高くない場合もあります。
名刺管理ソフトやアプリを使用する
専用の名刺管理ソフトを利用すれば、ソフトの専用スキャナーやスマートフォンでのアプリでデータ化できます。OCR機能の精度も高い製品が多く、文字が認識しづらいものでも、オペレーターによる補正も可能です。
スマートフォンのアプリで名刺を撮影して、データ化されたものはクラウドで管理されます。名刺管理アプリは、一度に複数の名刺をデータ化できないものの、外出先でもデータ取り込みができるのがメリットです。
以下の記事では、iPhoneやAndroidに対応した名刺管理アプリを厳選して紹介しています。あわせてご覧ください。
名刺をデータ化する際のポイント
名刺をスキャンする際はどのような点に気を付ければよいのでしょうか。スキャンする際の注意点を解説します。
不要となった名刺の取り扱いに注意する
名刺を交換したらこまめにスキャンし、時系列で保管すれば紛失・破損を防げます。また読み取りの失敗に備えて、スキャン後は名刺をすぐに廃棄せず、半年や四半期に１度と廃棄時期を決めるのがおすすめです。なお名刺は個人情報が含まれるため、シュレッダーや溶解処理などで確実に廃棄しましょう。
表面だけでなく裏面もスキャンする
名刺の裏面にも、組織情報などが記載されているケースがあります。事業内容が多岐に渡る企業ではその内容であったり、取引に関する重要な情報がメモされていたりすることもあります。名刺をスキャンする際は、両面をスキャンして漏れなく情報をデータ化しましょう。
データのセキュリティを確保する
企業が名刺をデータベース化している場合は、個人情報保護法による規制の対象となります。そのため、名刺データのセキュリティに関して、個人情報を扱う組織体制の整備や従業員教育はもちろんのこと、データのもち出しや不正利用などの情報漏えい対策を十分に講じる必要があります。
安全かつ効率的にデータ化するには名刺管理ソフトがおすすめ
名刺管理ソフトを活用すれば、安全かつ効率的に名刺をデータ化して管理できます。社内共有もしやすくなり、営業活動も効率化されます。名刺管理ソフトの主な機能は以下のとおりです。
- ■名刺情報のデータ化
- スキャナーやスマートフォンのカメラなどを利用して情報を取り込みデータ化する。オペレーターによる文字補正が受けられる場合もある。
- ■名刺情報の名寄せ
- 同一人物の情報をまとめ、重複を省く。常に最新の情報を保ち、役職の変更にも対応可能。
- ■検索、閲覧
- 会社名、担当者名で検索できる。アプリであれば社外でも閲覧可能。
- ■情報のデータベース化
- 名刺情報をデータベース化し、社内共有しやすくする。
名刺管理ソフトの機能や基本概要、おすすめの製品については、以下の記事で詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。
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人気の名刺管理アプリ・ソフトを紹介
ここでは、ITトレンド2026年上半期ランキング「名刺管理ソフト」でトップ３に選ばれた製品を紹介します。名刺のデータ化や社内共有、営業活動への活用方法などを比較し、自社に適した製品選びの参考にしてください。
Sansan
- 名刺管理市場シェア84%。業種・規模を問わず1万1000社が導入
- 精度99.9%でデータ化。名刺情報を正確にデータ化し、全社で共有
- 企業情報や営業履歴を一元管理し、商談準備を効率化
ITトレンド上半期ランキング2026（名刺管理ソフト）１位
Sansan株式会社が提供する「Sansan」は、名刺情報を高精度でデータ化し、顧客データとして全社で共有・活用できる法人向けクラウド名刺管理サービスです。企業情報や営業履歴も一元管理できるため、名刺のデータ化だけでなく、顧客との接点把握や商談準備にも役立ちます。
SKYPCE
- 法人向け・営業・セキュリティに強い名刺管理サービス
- スマホ撮影ですぐに登録でき、精度99.9％で名刺をデータ化
- 164万社超の企業情報データベースを活用。CRM／SFAとも連携可能
ITトレンド上半期ランキング2026（名刺管理ソフト）２位
Sky株式会社が提供する「SKYPCE」は、スマートフォンなどから取り込んだ名刺を高精度でデータ化し、社内で共有できる法人向け名刺管理サービスです。企業情報データベースの活用やCRM・SFAとの連携にも対応しており、名刺情報を営業活動へ展開したい企業に向いています。
ホットプロファイル
- 毎日、「購買意欲の高い見込み客情報」が営業に届きます。
- 営業の組織力を強化し営業の効率的な活動を支援
- BtoBビジネスで求められるサービスを容易に拡張
ITトレンド上半期ランキング2026（名刺管理ソフト）３位
株式会社ハンモックが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理と営業支援を組み合わせたクラウドサービスです。名刺情報のデータ化・共有に加えて、見込み客の把握や営業活動の管理にも活用できます。名刺をデータ化するだけでなく、新規開拓や営業効率化につなげたい企業に適しています。
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まとめ
名刺をデータ化するには、スキャナーやエクセルを活用したり、代行業者に依頼したりする方法があります。しかし、データ化の手間や安全性を考慮すると、名刺管理ソフトを活用するのがおすすめです。
名刺データを活用し営業活動を効率化するためにも、まずは資料を取り寄せ、さまざまな製品を比較することからはじめてみましょう。
