名刺をデータ化するメリット
名刺をデータ化することで、従業員とクライアントのつながりを把握しやすくなります。紙の名刺を個人が管理する場合、チームでの情報共有が難しいため、それぞれの営業活動やネットワークが不透明になりがちです。
名刺をデータ化し一元管理することで、顧客情報を社内共有できるほか、個人の動きもクリアになります。営業活動の重複を削減できたり、最終決裁権をもつキーパーソンを把握しやすくなったりするため、組織としての営業機会も増やせるでしょう。
名刺をデータ化するなら、名刺管理ソフトの活用がおすすめです。以下の記事では、ソフトでデータ化した場合に得られるメリットについて詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
名刺をデータ化する方法
名刺をデータ化する方法としては、スキャナーや専用アプリを利用するのが一般的です。またエクセルやGoogleなどのツールを活用したり、代行業者に依頼したりするのも一手でしょう。以下で詳しく解説します。
スキャナーを使用する
名刺スキャナーは、名刺のスキャンに特化したもので、据え置き・モバイルタイプの２種類があります。据え置きタイプは名刺だけでなく、書類のスキャンも可能です。自動給紙装置を搭載していれば、名刺をセットするだけでスキャンできます。
一方、モバイルタイプはコンパクトなハンディサイズで、社外へのもち出しも可能です。データ化された名刺情報はCSVやエクセル出力ができたり、データベースへ自動登録されたりと、製品によって取り扱い方法が異なります。
エクセルを活用する
エクセルの表計算ソフトを利用して、名刺情報を入力し一覧表を作成します。名刺管理に必要な項目が網羅された専用テンプレートもあり、エクセルを導入済みの企業はコストをかけずに名刺管理できるのがメリットです。
ただし、手作業での入力や更新作業は手間がかかるうえ、ヒューマンエラーも生じやすいでしょう。また、複数ユーザーでの同時編集が難しいのも難点といえます。
代行業者に依頼する
名刺のスキャンを代行業者に依頼する場合、依頼企業に、代行業者が高速スキャナーをもちこんでデータ化したり、名刺を代行業者へ郵送したりと形式はさまざまです。料金は500枚までなら〇〇円、１枚〇〇円、という体系がほとんどです。
スキャン代行サービスは名刺管理システムのオプションであることが多く、データ化された名刺情報はシステムのアカウントと結びつけられ、集約されます。代行業者を利用する場合、スキャンの手間はかかりませんが、反映までに時間がかかるのがデメリットでしょう。
Google Keepを活用する
Google Keepは、Googleが提供する無料のメモアプリです。Googleアカウントを保持していれば利用料は無料です。スマートフォンで名刺を撮影し、タグ付けすれば名刺の整理や保管が可能なうえ、画像内のテキストを抽出してデータ化できます。
ただし、Google Keepには、入力文字数に制限があるほか、名刺管理ソフトのOCR機能と比較すると、精度が高くない場合もあります。
名刺管理ソフトやアプリを使用する
専用の名刺管理ソフトを利用すれば、ソフトの専用スキャナーやスマートフォンでのアプリでデータ化できます。OCR機能の精度も高い製品が多く、文字が認識しづらいものでも、オペレーターによる補正も可能です。
スマートフォンのアプリで名刺を撮影して、データ化されたものはクラウドで管理されます。名刺管理アプリは、一度に複数の名刺をデータ化できないものの、外出先でもデータ取り込みができるのがメリットです。
以下の記事では、iPhoneやAndroidに対応した名刺管理アプリを厳選して紹介しています。あわせてご覧ください。
名刺をデータ化する際のポイント
名刺をスキャンする際はどのような点に気を付ければよいのでしょうか。スキャンする際の注意点を解説します。
不要となった名刺の取り扱いに注意する
名刺を交換したらこまめにスキャンし、時系列で保管すれば紛失・破損を防げます。また読み取りの失敗に備えて、スキャン後は名刺をすぐに廃棄せず、半年や四半期に１度と廃棄時期を決めるのがおすすめです。なお名刺は個人情報が含まれるため、シュレッダーや溶解処理などで確実に廃棄しましょう。
表面だけでなく裏面もスキャンする
名刺の裏面にも、組織情報などが記載されているケースがあります。事業内容が多岐に渡る企業ではその内容であったり、取引に関する重要な情報がメモされていたりすることもあります。名刺をスキャンする際は、両面をスキャンして漏れなく情報をデータ化しましょう。
データのセキュリティを確保する
企業が名刺をデータベース化している場合は、個人情報保護法による規制の対象となります。そのため、名刺データのセキュリティに関して、個人情報を扱う組織体制の整備や従業員教育はもちろんのこと、データのもち出しや不正利用などの情報漏えい対策を十分に講じる必要があります。
ITトレンドでは、多彩な機能を搭載した名刺管理ソフト・アプリを多数取り扱っています。さっそく製品情報を取り寄せ比較したい方は、以下のボタンから一括資料請求（無料）できるので、ぜひご利用ください。
安全かつ効率的にデータ化するには名刺管理ソフトがおすすめ
名刺管理ソフトを活用すれば、安全かつ効率的に名刺をデータ化して管理できます。社内共有もしやすくなり、営業活動も効率化されます。名刺管理ソフトの主な機能は以下のとおりです。
- ■名刺情報のデータ化
- スキャナーやスマートフォンのカメラなどを利用して情報を取り込みデータ化する。オペレーターによる文字補正が受けられる場合もある。
- ■名刺情報の名寄せ
- 同一人物の情報をまとめ、重複を省く。常に最新の情報を保ち、役職の変更にも対応可能。
- ■検索、閲覧
- 会社名、担当者名で検索できる。アプリであれば社外でも閲覧可能。
- ■情報のデータベース化
- 名刺情報をデータベース化し、社内共有しやすくする。
名刺管理ソフトの機能や基本概要、おすすめの製品については、以下の記事で詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。
人気の名刺管理アプリ・ソフトを紹介
ITトレンド年間ランキング2023「名刺管理ソフト」より、名刺のデータ化におすすめな製品TOP３を紹介します。
Eight Team
- 5,000社を超える中小企業に選ばれています
- Eightの名刺を社内で一元管理します
- 名刺データを一括でCSVダウンロードし活用できます
中小企業向けサービスで、共有した名刺を従業員同士で検索・閲覧可能です。名刺と接点がある人物を自動表示し、その場でメッセージできる機能を搭載しています。
Sansan
- 名刺管理の市場シェア84％・利用企業は業種、規模問わず1万社
- 精度99.9%でデータ化、正確な顧客情報を全社で可視化、共有
- 名刺や企業情報、営業履歴など、商談に必要な情報の管理が可能
名刺情報は、OCR機能とあわせてオペレーターによって入力されるため、精度が高いのもポイントです。利用企業は9,000社、メガバンクや官公庁での導入実績があります。
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まとめ
名刺をデータ化するには、スキャナーやエクセルを活用したり、代行業者に依頼したりする方法があります。しかし、データ化の手間や安全性を考慮すると、名刺管理ソフトを活用するのがおすすめです。
名刺データを活用し営業活動を効率化するためにも、まずは資料を取り寄せ、さまざまな製品を比較することからはじめてみましょう。
