名刺をスキャンするおすすめの方法とは？効率的な管理方法も紹介

名刺をスキャンする方法

従来はフォルダーやバインダーなどで名刺を管理するのが一般的でした。近年では名刺をスキャンしてデータ化し、端末やシステム上で管理する方法が主流になっています。

では、名刺のスキャンはどのように行うのでしょうか。３つの方法を見ていきましょう。

スキャナーを使用する

スキャナーを使用し、名刺をデータ化します。名刺スキャナーは、名刺のスキャンに特化したもので、据え置き・モバイルタイプの２種類があります。

据え置きタイプは名刺だけでなく、書類のスキャンも可能です。自動給紙装置を搭載していれば、名刺をセットするだけでスキャンできます。一方、モバイルタイプは場所を問わず名刺をスキャンできます。コンパクトな造りでデスクの引き出しの中に収納できるのが特徴です。

データ化された名刺情報はCSVやエクセル出力できたり、データベースへ自動登録されたり、製品によって取り扱い方法が異なります。

スマートフォンを使用する

スマートフォンに名刺管理アプリをインストールし、名刺をデータ化します。カメラで名刺を撮影してデータ化し、そのデータはクラウドで管理されます。一度に複数の名刺をデータ化できないものの、外出先でもデータ取り込みが可能です。

代行業者に依頼する

名刺をスキャンする代行業者も存在します。

サービスマンが客先に高速スキャナを持ちこんでデータ化したり、名刺を代行業者へ郵送（送料無料）したりと各社異なるサービスを提供しています。料金は500枚までなら〇〇円、１枚〇〇円、という体系がほとんどです。各代行業者へ確認してみるとよいでしょう。

スキャン代行サービスは名刺管理システムのオプションであることが多く、データ化された名刺情報はシステムのアカウントと結びつけられ、集約されます。

名刺を代行業者に郵送してスキャンしてもらう場合は、名刺データのアップロードが済み次第、随時名刺検索が可能です。１週間程度で名刺は返却されます。

名刺をスキャンしデータ化するメリット

名刺をデータ化することで、従業員とクライアントのつながりを把握しやすくなります。紙で個人が管理しているだけでは、いわゆる上司の立場に該当する人間は部下がどのようにクライアントと関わっているかわかりにくいでしょう。名刺をスキャンしてデータ化することで従業員の動きを把握しやすくなり、かつ名刺データを活用して顧客を管理できるようになります。

また、名刺をスキャンしてデータ化しておけば、営業メールなどのアプローチが一斉にできるようになります。紙媒体での管理では、顧客ごとに個別でアプローチをかけなければなりません。データ化しておくことでアプローチが容易になり、営業効率がアップするでしょう。

名刺をスキャンする際のポイント

名刺をスキャンする際はどのような点に気を付ければよいのでしょうか。スキャンする際の注意点を２つ解説します。

不要となった名刺は廃棄する

いつ名刺交換したか記憶がハッキリしている間に、こまめに名刺をスキャンし時系列的に保管すれば、紛失・破損を防げます。

また、スキャン後は名刺をすぐに廃棄せず、半年や四半期に１度と廃棄時期を決めるのがおすすめです。名刺をすぐに廃棄してしまうとスキャンの失敗に対応できません。スキャンミスが小さいほど、ミスに気付きにくくなるでしょう。

廃棄はシュレッダーで確実に行ってください。名刺が小さく、シュレッダーが上手く作動しない場合もありますが、手で破ることは避けましょう。手で破ると名刺を元の形に再現しやすく、情報漏えいのリスクが高まります。

表面だけでなく裏面もスキャンする

名刺の裏面にも大切な情報が記載されているケースがあります。名刺のレイアウトに工夫を凝らし、表面だけでなく裏面にも組織の情報を掲載する企業が増えてきているためです。事業内容が多岐に渡る企業ではその内容だったり、取引に関する重要な情報がメモされていたりすることもあります。

名刺をスキャンする際は、両面をスキャンして漏れなく情報をデータ化しましょう。

安全かつ効率的に名刺のデータ化と管理を行う方法

名刺管理ソフトを活用すれば、安全かつ効率的に名刺をデータ化して管理できます。ソフトの主な機能は以下のとおりです。

名刺情報のデータ化

スキャナやスマートフォンのカメラなどを使って情報を取り込みます。名刺管理ソフトではOCR（光学文字認識機能）によりデータ化します。その際、OCRの結果をチェックし、誤認識された文字を修正します。名刺紛失のリスクが軽減する効果があります。

名刺情報の名寄せ

同一人物の重複登録のリスクを軽減します。常に最新の情報を保ち、役職の変更にも対応可能です。

検索、閲覧

名刺情報はあいうえお順に表示されます。会社名、担当者名で検索可能です。検索性が増し、名刺探しにかかる時間を削減できます。スマートフォンやタブレットにより社外でも閲覧できます。

情報のデータベース化

データベース化し、顧客情報の共有が可能です。取引先の情報をいち早くキャッチし、戦略的な営業活動を実現します。

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名刺をスキャンする方法は以下のとおりです。

• ■スキャナーの使用
• ■スマートフォンの使用
• ■代行業者の活用

名刺の両面をスキャンし、時期を決め適切に廃棄しましょう。名刺管理ソフトを利用すれば自社に合ったスキャン方法と効率的な名刺管理が行えます。

自社に最適で効率的な名刺管理を実現しましょう。