名刺管理を法人で行うメリット
個人で名刺管理したほうがコストは低く済みます。しかし、法人向けソフトのほうが利便性や資産活用などの観点からみて優れています。
名刺情報を社内で利用可能
名刺データを社内で一元管理することによって情報を共有することができます。一度、社内の誰かが会ったことがあるとその後のビジネスの可能性が広がる可能性も多くあります。
名刺情報の検索の手間がかからない
名前や電話番号などの情報から名刺をすぐに検索できるため、名刺を探す手間を省くことができます。会社全体で導入すれば、社内で名刺情報を共有することも可能です。これらの機能を生かせば突然の異動や退職にも対応しやすいでしょう。
セキュリティリスク軽減
個人で名刺管理を行うことをやめれば、盗難や紛失といったセキュリティリスクを軽減することができます。また、名刺を捨てる際、適正な処理を行いやすくなります。名刺の一元管理は、名刺は企業の所有物であるという認識を植えつける効果も望めるでしょう。
クラウド型ツールなら、導入・運用が手軽に
名刺管理の有料サービスにはクラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型名刺管理ソフトの特徴
クラウド型名刺管理ソフトはさまざまな製品が存在しています。サービス内容や料金体系などに違いがありますが、クラウド型の大きな特徴自体は共通しています。自社に合った製品を探す前に、クラウド型の特徴を押さえておいたほうが良いでしょう。
初期コストかからない
一般的にクラウドなら初期費用無料である場合が多いです。新規にシステム構築する際も費用がかかりません。サーバ台数も最小限で始められて低コストです。必要な時にサーバを増やしたり、減らしたりすることができます。コストを最適化しやすいというのは大きなメリットでしょう。
運用までに時間があまりかからない
クラウドはスピーディに希望通りの環境を構築しやすいです。社内ネットワークでシステムを構築するため、自社にある他のシステムとの連携が可能だからこそ素早く作ることができます。社内システムとの統合もしやすく、導入が容易です。
外出先でもアクセスが可能
クラウドなら名刺の情報をデータ化しているため、外出先でもアクセスができます。外出中でも名刺をすぐに確認して、情報を活用することができます。インターネットに繋がるデバイスさえ用意しておけば、すべての名刺情報を利用できて便利です。
既存のシステムと連携できない製品もある
社内システムと一口にいっても、会社ごとに社内ネットワークのシステムは異なります。そのため既存のシステムと上手く連携できない製品もあります。しかし、クラウドの特徴は既存のシステムとの連携や統合ですから、製品次第では望み通りの環境にすることも可能です。
クラウド型のセキュリティは安全？
クラウド型は、セキュリティ面において情報漏洩とデータの喪失という2つのリスクが重要視されています。これらはクラウド型の特徴ゆえに存在するリスクです。クラウド上にデータを保存し、さまざまなデバイスでアクセスできるようにしているため、セキュリティに不安を覚える企業も少なくありません。
情報漏洩のリスク
クラウドへのアクセスは、社内のパソコンからだけでなく、外出先でスマートフォンからということもあり得ます。さまざまなデバイスでアクセスする環境下では、情報漏洩のリスクを完全にゼロにすることは難しいです。しかし近年ではセキュリティ面にも力を入れているため、不安視されているリスクが起こる可能性は非常に低くなっています。例えば、他のユーザーのネットワークと仮想的にネットワークを分ける機能も存在するのです。セキュリティ性の高い機能を選定しましょう。
データの喪失のリスク
企業にとって情報漏洩と並んで避けたいのは、貴重なデータの消失です。クラウド上にデータを保存し、社外からもアクセスできる状態にしているため、サイバー攻撃の対象となる可能性があります。しかし、クラウドの安全性や安定性が向上しているため、そうした事態はまず起こりません。
自社用にカスタマイズしたい場合はオンプレミス型も
クラウド型は手軽でおすすめですが、もし機能面のカスタマイズ性を重視したいなら、オンプレミス型という選択肢もあります。オンプレミス型とは、サーバやネットワーク機器を購入して、自社で導入・運用するものです。以下オンプレミスの特徴をご紹介しています。
自社に合わせて開発可能
オンプレミス型は、社内サーバを利用するため、専門の人材さえいれば自社に合わせたカスタマイズが可能となります。要望に合わせて自由度の高いカスタマイズが可能な点が、オンプレミス型の最大のメリットの1つといえるでしょう。
既存の社内システムや他システムとの連携がしやすい
オンプレミス型は、既存の社内システムや他のシステムとの連携がしやすいという長所があります。同一の企業が同じネットワーク内でシステムを運用するため、統合などの自由度も高くなります。連携や統合のしやすさはオンプレミス型の大きなメリットです。
構築に時間がかかる
オンプレミスは、自社で初めから構築するため、事前に用意されている環境を使うよりも時間がかかってしまいます。現場に合わせて自由にカスタマイズできますが、場合によっては構築までに数か月かかることもあります。構築にかかる期間を見積もることが大切でしょう。
クラウド型名刺管理ツール19製品紹介
それでは実際に、法人向けクラウド型名刺管理ツールをご紹介していきます。
ITトレンド編集部がオススメする名刺管理ツール5つ紹介！
名刺管理シェア81％！数名規模から大手まで７０００社の導入実績とノウハウがあります。必要なのは、名刺をスキャンする、これだけ。スマホアプリからもデータ化可能です。その人が所属する企業と自社の全ての接点を可視化します。営業の異動連絡や、顧客情報の引継ぎなども手間なく行えます。外部アプリケーションで名刺情報を利用。また、CSV出力が可能なのでさまざまなアプリケーションでデータの活用が可能。WEBフォームからの問い合わせ情報を、名刺情報として自動で登録することもできます。ライセンス費用は月額50,000円～。サービス開始と同時に全従業員にユーザーアカウントが割り振られます。
スケジュール管理やワークフロー、ファイル共有だけでなく、営業支援や顧客管理といったビジネスに必要なものがすべてひとつに！行動履歴の入力は、名刺情報に紐付けて最短３ステップで可能。有効な顧客情報が蓄積されます。一気に全ての機能を利用するのではなく、段階的に増やしていくことができ、少しずつ機能を使って慣れていっていただく運用が可能。スマートフォンやタブレットでも、パソコンと変わらない機能がご利用いただけます。5GBで50,000円～。データ蓄積量に応じて利用した分だけのお支払い。アカウント数を気にせず利用できます。
名刺管理のみならず、営業支援ツールとしても使えるソフトです。名刺のスキャンの際に日報も作成し、営業報告を完了。業務に集中する環境を作ることができます。また、名刺データ化を繰り返すことで顧客の組織ツリーを自動生成して参照できます。自身が接触したことの無い顧客も、社内のほかの誰かが既に話したことがあるかも。顧客への送信メールの開封率だけではなく、WEBサイトで顧客がどのくらいの時間、何を見たか調べられます！ニーズに合った顧客だけに優先的にアプローチできます。スキャン用機器はお客様保有の機材でOKです！名刺管理機能のみからスタート可能。1アカウント月額3,000円から。低コストで開始できます。
他にもクラウド名刺管理ツール14製品！
https://maysee.jp/
たまった名刺を送るだけ！担当者だけではなく、社内で情報を共有できます。
スマホアプリでも利用できるので、外出先で電話をかける時、道を調べたい時なども安心です！
複数アカウントのご契約で、社内の人脈をチーム全体で利用。
データは安全なセンターに格納されます。名刺を持ち歩くより安全で、端末に保存するより便利です。
他のサービスとの連携も可能。
営業、経理などの他ソフトでも、名刺の情報がそのまま利用できます。
名刺を送付するのも面倒なときには、出張スキャンサービスもあります！
月額基本料金1,980円、名刺１枚データ入力25円、スキャン料金10円の格安料金も魅力です。
Salesforce専用の名刺管理サービス。
情報はSalesforce組織に取り込まれますので、その他のサーバーには残りません。
Salesforceご利用者様なら、違和感なく導入できます。
登録はスキャンまたはカメラ撮影でも可能！会社全体で情報を共有できます。
担当者ごとの名刺交換の実績や、親密度などのレポート機能もあります。
素早くデータ化がされるので、翌日からすぐにお礼メールやフォロー電話、集客データの分析などに名刺情報を活用することができます。
初期費用50,000円、年間利用料96,000円～。
個人用途向けサービスです。法人用は別に用意されています。
なんと枚数無制限で無料利用が可能。
OCR処理のみでオペレーターによる修正がないので、スピーディーに利用できます。
名刺を取り込むと自動的にスマートフォンの連絡先にそのまま同期。
名刺を読み込んだ次の動作から、そのまま電話ができます。
画像、テキスト、相手とのやりとりの履歴も保存。
リマインダー設定やタグ追加もできるので、簡易的なスケジュール機能としても機能します。
また、ユーザー自身の名刺情報をアプリ内で作成しておくと、利用者同士はアプリだけで名刺交換完了。
法人版の検討のお試しにもぜひご利用ください。
10日間無料トライアル実施中！
OCR機能が利用できるので、名刺をスマホで撮影するだけ！
登録後5分以内にオペレーターが補正します。
パソコンでも、スマホでも利用可能。
商談情報やタスクを名刺情報に紐付けて作成できるので、スケジュールの管理ができます。
名刺を社内で共有すれば、現在の商談の進捗まで名刺情報から読み取りが可能。
セキュリティも安心。端末利用制限をかけることができます。
情報の共有範囲は管理者が細かく設定。
17ヶ国語に対応しているので、グローバルな企業様も安心です。
月額1,500円～。低価格で始められます。
取り込んだ名刺から、御社と取引先企業様の人物相関図が作成できるので、会社全体でアプローチが可能。
取り込んだ名刺が何枚あるかだけを計算した明確な料金体系でお得です。14日間無料トライアルもあります。
オフィスのスキャナーや複合機、デジタルカメラ、スマートフォンで撮影したものをそのままデータ化することが可能です。チェック機能はオプションです。
公式アプリで、外でもすぐに全ての名刺情報にアクセス。
名刺情報をCSV,ｖCard形式で出力できるので、顧客リストの作成も簡単です。
Android/iPhoneをベースとした、スマートフォン向けのサービスです。
全社のデータベースを作るのではなく、担当者個人で管理であればおすすめ。
カメラで撮影した画像をOCRで処理。部分的な領域を指定して、間違えた部分は再認識が可能。
アプリにパスコードがかけられます。バックアップをとることもできるので、セキュリティも安心。
Android版では、Gmail連絡先と連携してPCでも情報を閲覧、CSV出力が可能。
iPhone版では、名刺交換機能が搭載。同じアプリを利用しているiPhone同士であれば、端末間のみで名刺交換が完了できます。
名刺10枚まで無料、1,800円で5,000枚。
Evernoteとの連携が優れているiPhone専用サービス。
名刺の読み取りは簡単OCR処理で、Evernoteを経由しPCスキャナ取り込みで。
パソコンからもスマホからも登録・編集が簡単にできるのでとても便利です。
データは全てEvernoteにアップデートできるので、iPhoneの容量の消費を気にする必要はありません。
取り込んだ際に同時にメモを追記し、イベント名を選択するのみで、あのイベントで会った方だ、と一目瞭然。大量の名刺交換をする方、後でイベント名で名刺を検索したい方にとても便利です。
初回30枚、毎月10枚までなら無料。1,400円でアプリをアップデートすれば、何枚でもご利用頂けます。
名刺をデータ化し、全社で活用していきたい方向け。
専用だけではなく、御社に元々ある複合機、スキャナでも名刺取り込みができる。
取り込みの際の金額は、修正を自分でするなら0円。オペレーターが目で見て修正するサービスは１枚40円。どちらのモードを利用してもいいと思います。
初期費用無料で月額30,000円なので、この価格で全社共有の名刺管理ができるのであればおそらくかなりお得。
理由はしっかりした追加機能。
PCはもちろん、スマートフォンやタブレットでも利用できます。
訪問履歴や人物の特徴などを名刺にメモしておくと、ナレッジの共有ができます。
もちろんCSV出力にも対応していますので、別ソフトとの連携も簡単。
スマホで撮影するだけで、名刺がスマホ内に。
登録された名刺はリストで確認可能。
「ラベル」を利用して、分類もできます。
同僚と人脈を共有すれば、新たな接点が見つかることも。効率的に仕事ができます。名刺情報をCSVでダウンロードできます。
Eightは、PCやMacからも利用できます。
あなたのオンライン名刺が作成できます。
「名刺データをダウンロードして管理したい」
Eightプレミアム（基本使10,000円、月額480円または年額4,800円）なら可能です。
Eightに、御社の採用情報ページを作成できます。ユーザーはEightのプロフィールを利用して応募できるので、応募率の高い方法です。
名刺をスキャナーで取り込む。名刺データ化の手間は、たったこれだけです。
社員ごとに、閲覧範囲が設定できるので、皆様のデータが全て見られてしまう、ということではございません。スマートフォンからの利用もできます。
名刺に紐づいて日報登録機能があるため、営業の事務処理も軽減。
社内の人脈マップを作成できるので、あの担当者があのスタッフが接触している担当者と知り合いだと気づいたり、以前からの接触者に相手の好みなどを聞いたり。効果的なマーケティングに役立ちます。
初期費用0円、月額費用はIDごとに2.500円。
一斉メール送信機能もあり、5,000通であれば10,000円。その他便利なオプションもございます。
スキャナで簡単名刺取り込み！オペレーターがしっかり訂正し、読み込み自体がお手数であれば出張読み込みの代行サービスがあります。
サービスは、PCはもとよりスマートフォン、タブレットからもアクセス可能。
権限が付与されていれば、社内の名刺を検索してアポ取りに役立ちます。
PCからもメール作成が簡単なので、お礼メールもすぐに送信できる。
また、地図機能が個性的。今まで名刺交換した会社の場所を表示できます。
データのCSV出力ができるので、年賀状ソフトなどの連携もすぐに可能。
初期費用48,000円～、月額5,000円～、その他名刺1枚取り込み30円。
シンプルで明快な名刺管理ソフト。
登録した名詞の社内共有、複合機・スキャナー・スマートフォンでアクセスでき、名刺画像を登録することで社内でその情報が共有されます。
シンプルな費用。初期費用0円、月額420円～、登録上限100,000枚～。
オペレーターのスキャン情報修正など、オプションで利用できる機能をふやすこともできます。
操作権限と、操作するデバイスの指定ができるのでセキュリティも安心。
２週間の無料お試し期間があります。
CSVの取り込みにも対応しておりますので、現在何らかの方法で管理されていてもデータ移行は安心です。
無料名刺アプリ。１名１アカウント利用が基本になるサービスです。
最大の特長は、人工知能と機械学習。画像情報の読み込みも、使えば使うほど精度が上がります。1枚の写真で、最大10枚の名刺を一気にデータ化可能です！
データ化した名刺は、LINEやSMS、メールなどで共有も可能。自分の名刺にプロフィール情報を、紙より詳細に掲載も可能です。
名刺交換をきっかけに、人工知能が相手に関連する情報を見つけてきます。
名刺情報の処理は全て人工知能が行っており、情報が漏れる心配はありません。送信されたデータは、高いセキュリティ機能を持つデータセンターで厳重に管理されます。
法人として、名刺を管理する際に気をつけること
名刺は個人情報の塊です。法人として名刺の管理を行う際には、いくつか気をつけておくべきことがあります。
名刺情報の用途を決めておこう
名刺情報は用途を決めて、何のための情報なのかはっきりとさせることが大切です。自社にとって有用な情報が何かを見極めることによって、名刺管理の効果が上がります。そのためには自社に合った独自のルールが必要でしょう。
名刺管理のルールを決めよう
名刺管理のルールでまず徹底すべきなのは、名刺はすぐに登録するということです。後回しにして登録を忘れると、せっかくのクラウドが活用できませんから早めに登録するようにしましょう。整理の方法も、会社の共有情報として利用しやすくなるように工夫しなくてはなりません。
既存のシステムと連携できるかどうかを確認しよう！
既存のシステムがクラウドと連携できるかどうか十分に検討しましょう。クラウド化のメリットであるコスト削減をより効果的にするには、現状のシステムとマッチしていることが重要です。セキュリティ面や運用面からみても社内システムと連携できるかチェックしましょう。
費用対効果を確認しておこう
クラウド型はコストパフォーマンスを確認して選ぶことが大切です。サービスによって料金体系がさまざまだからです。データの目視チェックの有無や名刺の枚数などで、どのように料金が変わるのかをチェックします。その際、自社で扱う名刺の枚数や管理に割ける社員の労力なども考慮します。
まとめ
名刺管理を会社で一元管理することで、さまざまな業務を効率化させることが可能です。クラウド型なら初期コストを抑えられるため、多くの企業が導入を行っています。名刺管理ツールにもさまざまな料金体系や機能、特徴などの違いがありますから比較検討してみてください。
