法人なら名刺管理ソフト・アプリを使うべき？
個人ならアナログで名刺管理したほうがコストは安く済みます。しかし、法人向けの名刺管理ソフトやアプリを利用して管理したほうが、利便性や資産活用などの観点からみて優れています。
名刺情報の社内共有が可能になる
個人で名刺管理していては、社員が退職がした場合、名刺情報は社内に残らないでしょう。そこで名刺管理ソフトやアプリを導入すると、個人が管理していた名刺は社内で一元管理され、情報共有が容易になります。さらに、社員がどの企業と面識があるのかといった社内の人脈を可視化でき、ビジネスの可能性が広がるでしょう。
名刺情報の検索が簡単になる
名刺管理ソフトやアプリは、アナログでの管理よりも検索性に優れています。企業名や担当者の名前、電話番号などを検索条件に打ち込めば目的の情報をすぐに検索でき、名刺を探す手間は要りません。
セキュリティリスクが軽減される
名刺管理ソフトやアプリで名刺を一元管理すれば、盗難や紛失といったセキュリティリスクを軽減することができます。名刺情報を廃棄したい場合にも適切に処理されます。また、一元管理により、名刺は企業の所有物であるという認識を植えつける効果があり、社員の内部不正も防げるでしょう。
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これで失敗ゼロ！法人向けの名刺管理ソフト・アプリの選び方
法人向けの名刺管理ソフト・アプリは、さまざまなベンダーからリリースされています。自社に合ったものを見つけるために、選び方を押さえておきましょう。
クラウド型を選ぶ
名刺管理ソフトはクラウド型とオンプレミス型に大別されますが、今の主流はクラウドです。拡張性を重視したいならオンプレミス型という選択肢もあります。ただし、サーバやネットワーク機器を購入して自社で導入・運用するため、相応の時間とコストとスキルが必要です。初めて導入する場合や、社内にリソースがない場合はクラウド型を選択すべきでしょう。
クラウド型なら法人向けであっても初期費用が無料または安い場合が多く、すぐに利用を開始できます。スモールスタートすれば最小限のコストで運用が実現します。
また、クラウド上で名刺情報が管理されているため、ネット環境があれば外出先でもスマホやタブレットから閲覧可能です。通常、さまざまなデバイスでアクセスできる環境下で情報漏洩のリスクをゼロにすることは難しいですが、近年はセキュリティ対策に力を入れているため安全といえるでしょう。通信の暗号化やアクセス制限ができるなど、セキュリティ性の高いソフト・アプリを選定すると、より安心です。
既存システムとの連携できるものを選ぶ
クラウド型名刺管理ソフト・アプリの場合は、すでに構築されているシステムを利用するため、社内で使っているシステムと上手く連携できない可能性があります。連携できなければ、余計な手間やコストがかかるかもしれません。ソフトやアプリに連携機能があるか確認し、十分に比較検討しましょう。
費用対効果が高いものを選ぶ
クラウド型名刺管理ソフト・アプリの利用料金は、管理する名刺の枚数やアカウント数で変動することが大半です。オプションサービスの有無によっても料金は異なります。機能やサービスが充実していても、それを使いこなすことができず、コストだけがかかっているケースも珍しくありません。必要な機能を備えているか確認し、無駄なく活用できるかを考慮しましょう。
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選定ポイントをチェック！ 名刺管理ソフト・アプリの選び方
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ITトレンドおすすめ！法人向け名刺管理ソフト・アプリ５選
数ある法人向けの名刺管理ソフト・アプリから本当におすすめできるものを５つ厳選しました。さっそくご紹介します。
Eight 企業向けプレミアム
Sansan株式会社
- checkスマホで撮影するだけで、会社のビジネスネットワークが広がる
- check社内の名刺情報を共有して営業効率アップ
- check登録された名刺リストはCSVでダウンロードも可能
Sansan株式会社が提供しています。スマホで名刺を撮影するだけでデータ化が可能です。メッセージ機能が搭載されています。たとえば、ある企業とつながりがある社員が自社にいれば、その社員に営業の仲介を依頼するメッセージを送れます。また、集約した名刺情報はCSVでまとめてダウンロードでき、メールの一括送信などに役立ちます。
- check名刺管理サービスの市場シェア83%
- check利用企業は数名規模から大手まで6,000社
- check名刺をスキャンするだけ。最高精度の「AI名刺管理」
Sansan株式会社が提供しています。名刺をスマホなどからスキャンするだけでデータ化されます。名刺に書かれた人物と接点がある社員を可視化し、営業に活かせるでしょう。取り込んだ名刺情報はCSV出力し、さまざまなアプリケーションで活用できます。
- check名刺スキャンでかんたんデータ化。人手でほぼ100％の高精度
- check名刺だけでなくお客様に関するあらゆる情報を集約管理
- check使い勝手のいいスマホアプリで働き方改革を実現
株式会社ハンモックが提供しています。社内にあるスキャナやスマホアプリで名刺をスキャンすればデータ化は完了です。正しくスキャンされたのか、オペレーターが目視で確認してくれるサービスもあります。また、名刺のデータ化を繰り返すことで、相手企業の組織ツリーを自動生成され、営業支援ツールとしての機能が豊富です。
Knowledge Suite
ナレッジスイート株式会社
- check名刺管理と顧客台帳が連携！手入力なしで顧客情報が最新に更新！
- check簡単3ステップで取込み完了！有益な顧客データを蓄積・管理！
- checkエラー文字のみ国内オペレーターの目視補正で極めて安心、安全！
ナレッジスイート株式会社が提供しています。スマホアプリまたはスキャナーで名刺をスキャンし、データ化します。上手く読み込めなければオペレーターが修正し、精度が高いです。名刺管理以外に、スケジュール管理やワークフロー、ファイル共有、営業支援などが１つになっています。全機能を一気に利用せず、段階的に増やしていくことも可能です。
- check 社員、お客様の情報をクラウドで一元管理できます
- check スマホやスキャナなどを利用して簡単に名刺情報を登録できます
- check スマホ内にお客様情報が0件でも誰からの着信かが分かります
株式会社 Phone Appliが提供しています。Web電話帳の機能がメインですが、名刺管理も可能です。名刺はスマホで撮影してデータ化されます。連絡先を一元管理するため、さまざまなアプリケーションと連携できます。社外に電話する機会が多い企業におすすめです。
まだまだある！クラウド型名刺管理ソフト・アプリ10選
厳選した５製品以外にも、多くのクラウド型名刺管理ソフト・アプリがありますので、簡単にご紹介します
Wantedly People
ウォンテッドリー株式会社が提供しています。スマホで名刺を撮影するだけでデータ化されます。最大10枚もの名刺を同時読み込みできるのが特徴です。取引先に関する情報の検索やSNSとの連携ができます。
CAMCARD BUSINESS
ワウテック株式会社が提供しています。スマホやスキャナで名刺を撮るだけですぐにデータ化されます。オペレーターによるデータ補正サービスもあります。外部サービスとの連携機能やSFA機能があり、活用の幅が広がるでしょう。
メイシー
株式会社もぐらが提供しています。名刺をベンダーへ送るだけでオペレーターがデータ化してくれます。名刺を送付するのも面倒な場合には、出張スキャンサービスもあります。スマホアプリでも名刺情報を閲覧可能です。他のクラウドサービスと連携し、名刺の情報を転記しなくてもそのまま利用できます。
名刺ファイリングCLOUD
株式会社NTTデータNJKが提供しています。スマホ撮影で簡単に名刺をデータ化します。スキャンやデータ補正をアウトソーシングできるサービスもあります。アプリで名刺情報を閲覧でき、端末にデータを残しません。
名刺バンク
株式会社アイネットが提供しています。オフィスのスキャナーや複合機、デジタルカメラ、スマートフォンで撮影した名刺をそのままデータ化します。オプションサービスとなりますがデータ補正も可能です。名刺を集約すると人物相関図が表示されたり、CSV、vCard形式で出力したりできます。
名刺de商売繁盛
ヤマトシステム開発株式会社が提供しています。複合機やスキャナ、スマホを使って名刺を撮るだけでデータ化は完了です。訪問履歴や人物の特徴などの付帯情報を名刺にメモできる機能や、CSV形式でダウンロードする機能も搭載しています。
Ultima Blue
キヤノンエスキースシステム株式会社が提供しています。名刺をスキャナや複合機、スマホで取り込めばデータ化されます。社員ごとに閲覧範囲が設定でき、セキュリティ面で安心です。営業支援機能も充実しています。
biz compass
株式会社BizCompassが提供しています。スキャナかスマホで簡単に名刺をデータ化します。初回はデータ化をアウトソーシングでき、運用が楽になります。付帯情報を名刺に紐づけたり、CSV出力したり、便利な機能が豊富です。
SkyDesk Cards R
富士ゼロックス株式会社が提供しています。スキャナやスマホで名刺を撮るだけでデータ化が完了します。アクセス制限や操作履歴の管理ができ、セキュリティを強化できます。シンプルな機能で、必要な機能はオプションとして付けられます。
SmartVisca
株式会社サンブリッジが提供しています。Salesforce専用の名刺管理サービスです。スキャンまたはカメラ撮影で名刺のデータ化が完了します。オペレータの目視で正確性の確認が行われます。社員ごとの名刺交換実績や、親密度などのレポート機能も搭載しています。
さらに名刺管理ソフトを比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。
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必見！法人向け名刺管理ソフト・アプリを使いこなすポイント
法人向け名刺管理ソフト・アプリの効果を最大限に引き出すには、いくつかポイントがあります。
名刺情報の用途を決める
名刺情報を何のために使うのか、用途をハッキリさせることが大切です。単に名刺情報を保管しているだけでは、名刺管理ソフト・アプリの効果を引き出せません。名刺情報を社内で共有して、どう活かすのかを考えましょう。「見込み客リストを作成するために各部署の名刺情報を共有する」「社内の人脈を把握し最短経路で営業をかけるために名刺管理する」というように目的をもって名刺管理をするのが望ましいです。
名刺管理のルールを決める
法人向け名刺管理ソフト・アプリは１人で使うのではなく、複数の社員が使うでしょう。そのため、運用のルールを統一しておかなければなりません。「名刺交換したらすぐに登録する」「企業ごとに分類して登録する」など細かくルールを決めておくと、混乱なく運用できます。
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法人向け名刺管理ソフト・アプリで、名刺を有効活用！
法人向け名刺管理ソフト・アプリは社内に点在する名刺を一元管理し、新規開拓やスムーズな営業に活かすことができます。製品を選ぶにあたり、注目すべきポイントは以下のとおりです。
- ●クラウド型である
- ●既存システムと連携できる
- ●費用対効果が高い
以上を踏まえてよく比較検討し、自社に最適な名刺管理ソフト・アプリを導入しましょう。
