社内にたまった名刺の活用方法
社内にたまった名刺はどのように活用すればよいのでしょうか。まずは社内にたまった貴重な情報源である名刺の効果的な活用方法を紹介します。
顧客セグメンテーションを行う
名刺情報をもとに顧客を業種、規模、地域などでセグメント化します。セグメント化をすることで、よりターゲットにあわせたマーケティング戦略の立案や、効率的な営業活動が可能です。例えば、特定の業界に向けた新製品発表会の案内を、関連する顧客にピンポイントで送れるようになります。
クロスセルとアップセルの機会を発見する
既存顧客の名刺情報を分析し、追加で提案できる製品やサービス（クロスセル）、より上位の製品やサービス（アップセル）の機会を見出すことも、立派な活用方法です。顧客の業種や役職から、ニーズを予測し、適切なタイミングで提案を行うことで、売上増加につなげられます。
イベント参加者リストの作成と追跡をする
展示会やセミナーで集めた名刺であれば、イベント参加者リストを作成するのも効果的です。イベント後のフォローアップや次回イベントの案内などを効率的に行い、見込み客の育成や商談につなげます。また、過去のイベント参加履歴をトラッキングすることで、顧客の興味関心の変化も把握できます。
社内の人脈ネットワークを構築する
従業員がもつ名刺情報を共有することで、社内の人脈ネットワークを可視化しましょう。これにより、新規取引先へのアプローチ時に、社内に紹介できるメンバーがいないかを確認しやすくなります。人的なつながりを活用することで、商談成功の確率を高められます。
なお、社内にたまった名刺を有効活用するには、煩雑になりがちな名刺管理業務の効率化も重要です。以下の記事では、企業や個人におすすめの名刺管理ソフトを比較しています。あわせてご覧ください。
名刺管理と関連する冬眠人脈とは
「冬眠人脈」とは、つながりの薄かった人たちが潜在化してしまい、完全に活用されなくなった人脈を指す用語です。社内にたまった名刺情報の非共有や不活用などによって、冬眠人脈が生み出されます。そのため、冬眠人脈を名刺管理と関連させて活用することで、ビジネス機会の創出や生産性の向上など、さまざまな効果が期待できます。
次に、名刺管理の観点で冬眠人脈を活用する重要性やポイントについて詳しく解説します。
冬眠人脈を活用する重要性
まずは、冬眠人脈をなぜ活用すべきなのか、２つの側面から見ていきましょう。
年間で約120億円もの経済機会損失が発生
冬眠人脈による経済機会の損失は、従業員１人あたり年間60％強、１企業あたりの金額に換算すると120億円以上にのぼるといわれています。これは、名刺管理サービスを提供するSansan株式会社が自社データや国勢調査（総務省）、経済センサス活動調査（総務省）のデータにもとづき、算出したものです。
そして、同社の調査によると冬眠人脈が要因の経済機会損失は業界全体、１社あたりの両方で製造業がトップです。業界別では、卸売業・小売業、医療・福祉と続き、１社あたりでは、情報通信業、生活関連サービス業・娯楽業となります。
名刺１枚の価値は74万円といわれています。しかし、この人脈を活かしきれていない企業が数多く存在することが、上記の調査により明らかになりました。今一度、名刺の価値を再認識し、資産として活用していく企業努力が求められます。
活用している営業マンの生産性が向上
冬眠人脈を活用した場合、利用していないケースと比べると生産性が2.6倍高いとの結果が、Sansan株式会社の調査で明らかになりました。営業活動別に比較した結果は以下のとおりです。
- ■新規アポイント件数（１か月あたり）
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- 冬眠人脈活用：18.0件
- 非活用：16.4件
- ■受注率
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- 冬眠人脈活用：22.9％
- 非活用：17.4％
- ■アポイントから受注までのリードタイム
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- 冬眠人脈活用：24.9日
- 非活用： 30日
この結果からも、冬眠人脈を活用する重要性の高さがわかるでしょう。
参照：営業職のビジネスパーソン1000人に聞く、「人脈に関する意識調査」を実施｜Sansan株式会社
冬眠人脈の活用ポイント
冬眠人脈を掘り起こし、情報資源として再活用するにはどうすればよいのでしょうか。活用時のポイントを３つ見ていきましょう。
すべての顧客情報をデータベースに蓄積する
企業はあらゆる顧客情報をデータベースに蓄積しています。このとき登録する顧客情報の内訳は、名前や住所といった基本情報や購買履歴、問い合わせ内容などが挙げられます。多くの企業は、売上につながりやすい既存・見込み顧客やWebから問い合わせのあった顧客の情報をデータベースに登録しがちです。
しかし、冬眠人脈を活用するのであれば、成約に至る可能性の低い顧客や、取引中の企業といったあらゆる顧客情報をデータベースに蓄積すべきです。これらの顧客は、売上につながらないように思われがちですが、どういった契機で取引相手へ変わるかわかりません。
また、蓄積された情報が増えれば増えるほど顧客のニーズがわかり、真に求められているものを提供できるようになります。人脈はあらゆる可能性を秘めています。それを活用してこそ、新たなビジネスチャンスをつかめるでしょう。
人脈の共有システムを構築する
人脈は活用されてこそ価値を高められるものの、今までは個人資産と見なされていました。しかし、企業の情報資産として共有・活用しようという認識に変わってきています。
このような冬眠人脈の活用に最適なのが、名刺管理システムです。名刺管理システムは、企業に蓄積されている名刺データを網羅的に集約し、管理します。さまざまな項目で顧客情報を検索できるので、目的の情報を見つけやすく、人脈の可視化に役立つでしょう。外出先で名刺を新たに登録したり、情報を閲覧したりすることも可能で、業務の効率化につながります。
また、企業の最新ニュースや人事異動の情報を入手できるシステムもあり、人脈を駆使した戦略的な営業活動が実現します。
共有しやすい雰囲気をつくる
冬眠人脈を活用するには、企業に属する従業員一人ひとりが名刺の役割を再認識することが重要です。その認識にもとづき、個人が保有する人脈を共有・活用する仕組みを構築してください。
そして、企業全体がシームレスにつながれる、オープンな雰囲気づくりに努めましょう。従業員同士のやり取りを誰でも見られ、そして、そのやり取りに参加できるようにするのです。そこから商談のチャンスをつかめるかもしれません。
情報を共有する仕組みに高い透明性を確保できれば、眠っている人脈を掘り起こしやすくなるでしょう。
名刺管理ツールを活用した人脈管理の方法
冬眠人脈を生み出さないためにも、適切な名刺管理は欠かせません。そこでおすすめなのが、名刺管理ツールです。名刺管理ツールを活用すると、ビジネスにどのようなメリットをもたらすのでしょうか。２つのメリットをそれぞれ見ていきましょう。
スマートフォン利用による働き方改革の実践
名刺管理の方法が従来のままでは、業務の生産性は上がりません。営業担当者が机の引き出しに名刺ホルダーを入れていると、外出先で名刺を閲覧できません。外出先でホルダー内の名刺が必要になった場合、電話で事務員に探すようお願いすることが多いでしょう。
こうなると、担当者は名刺が見つかるのを待たなければならず、事務員は作業を中断して探さなければいけません。これは双方にとってロスでしかありません。
名刺管理ツールを導入すると、スマートフォンでも名刺を閲覧できます。外出先でも利用可能であるため、事務員の手を煩わせません。また、場所や時間を制限されずに各自のペースで業務に臨めるので、生産性の向上につながります。このような働き方は、残業の減少につながるだけでなく、テレワーク促進の一助にもなります。
システム・サービス連携による業務の底上げ
名刺管理ツールはSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）との連携で、価値を高めることが可能です。SFAと連携させると、顧客情報だけでなく営業活動の可視化につながります。
これにより、営業担当者がどの顧客にどういった行動を取ればよいかが分かります。さらに、状況を適切に把握し、部下をサポートすることも可能です。そのため、属人的な営業活動を平準化でき、部署全体の業務底上げが実現します。
また、CRMとの連携で見込み客の育成や、顧客との良好な関係構築が行えます。名刺をもとにした適切なセグメントによって、一斉メールやパーソナライズメールを最適なタイミングで顧客へ送付できるでしょう。
名刺管理ツールの活用事例・口コミ
次に、名刺活用ツールの利用ユーザーから寄せられた活用事例を紹介します。
飲食店・宿泊業の大手企業での活用事例
大手飲食店・宿泊業企業（従業員1,000名以上）では、営業担当者が紙の名刺をファイルに入れて持ち歩いていたため、顧客情報の確認に時間がかかっていました。名刺管理ツールを導入後、次のような効果が得られました。
- 営業先での顧客情報確認が迅速化：スマートフォンで簡単に短時間で確認できるようになり、業務効率が大幅に向上。
- 名刺の整理・保管の手間を削減：デジタル化により、物理的な名刺の管理が不要に。
- データ入力ミスの減少：メールでのやり取り時に、手動でアドレスを入力する必要がなくなりミスが減少。
- 営業活動の効率化：名刺ファイルを持ち歩く必要がなくなり、機動力が向上。
導入の結果、業務時間の大幅な削減と、顧客とのコミュニケーション品質の向上を実現しました。
参考：営業先での確認作業が楽に Eight Team｜ITトレンド
製造業での活用事例
製造業企業（従業員500名以上）では、名刺情報の共有や顧客対応の引き継ぎに課題を感じていました。名刺管理ツールの導入により、以下のような効果が得られました。
- 社内での迅速な情報共有：各従業員が持つ名刺情報を即座に共有可能に。
- 顧客対応の質の向上：担当者交代時も、アプリを通じて新旧担当者がコミュニケーションを取りながら対応することで、顧客対応の質が向上。
- 営業活動の可視化：Salesforceとの連携により、営業の行動を見える化。名刺管理ツールから電話をかけることで、Salesforceに自動で記録が残るようになった。
- 戦略的な営業活動の実現：顧客情報の分析により、次のアクションが取りやすくなった。
導入の結果、単なる名刺管理だけでなく、顧客情報を活用した戦略的な営業活動が可能になり、売上向上のヒントを得られるようになりました。
参考：名刺情報の社内管理がスピーディーになりました Sansan｜提供元
両社の事例から、名刺管理ツールの導入により、業務効率の向上、顧客対応の質の改善、そして戦略的な営業活動の実現といった多面的な効果を得られることがわかります。特に営業職にとっては、顧客とのコミュニケーション改善や時間の有効活用において大きなメリットがあるといえるでしょう。
まとめ
名刺を効果的に活用することで、ビジネスチャンスを拡大できます。名刺管理の際はツールを利用しましょう。名刺管理ツールは、下記のような活用方法が考えられます。
- ●スマートフォン利用での働き方改革
- ●他システムとの連携による業務の底上げ
実際に多くの企業がツールを導入し、名刺活用による業務の効率化に成功しています。冬眠人脈の重要性なども踏まえたうえで名刺の活用方法を正しく認識し、ビジネスチャンスを拡大させましょう。
