社内に溜まった名刺の活用方法をご紹介！実例を交えて解説！

社内に溜まった名刺の活用方法

社内に溜まった名刺はどのように活用すれば良いのでしょうか。効果的な活用方法を２つ紹介します。

ビジネスチャンスを拡大できる

名刺には営業活動に活かせる有益な情報が詰まっています。これらを適切に管理して情報を可視化すれば、さらなるビジネスチャンスを掴めるでしょう。名刺を基に営業先リストを作成したり、重複している顧客データを一本化できたりします。これにより、見込み客を見つけやすくなり、効率的な営業活動が可能です。

加えて、名刺情報を組織内で共有できれば、人脈を活用した営業活動が実現します。取引を開始したい企業と面識のある社員を見つけやすく、仲介をお願いすることもできるでしょう。「企業へ電話をかけ、アポイントをとる」といったフローを省き、該当企業へのアプローチを迅速に行えます。

名刺管理すると名刺を活用しやすくなる

社員に管理を一任して紙のままで管理していては、名刺を有効活用できません。名刺探しに時間がかかるだけでなく、ほかの社員と情報を共有できないためです。

そこでおすすめなのが名刺管理ツールの利用です。

このツールは名刺をデータ化し、効率的な管理を実現します。物理的な管理スペースが不要となり、机の中がすっきりするでしょう。また、さまざまな項目で絞り込みを行えるので、検索性が向上します。そして、すべての社員がデータベースにアクセスできるため、組織の横のつながりを最大限に活かした営業活動が実現するでしょう。

名刺管理ツールの活用方法

名刺管理ツールを活用すると、ビジネスにどのようなメリットをもたらすのでしょうか。２つのメリットをそれぞれ見ていきましょう。

スマホ利用による働き方改革の実践

名刺管理の方法が従来のままだと、業務の生産性は上がりません。営業担当者が机の引き出しに名刺ホルダーを入れていると、外出先で名刺を閲覧できません。外出先でホルダー内の名刺が必要になった場合、電話で事務員に探すようお願いすることが多いでしょう。

こうなると、担当者は名刺が見つかるのを待たなければならず、事務員は作業を中断して探さなければいけません。これは双方にとってロスでしかありません。

名刺管理ツールを導入すると、スマートフォンでも名刺を閲覧できます。外出先でも利用可能なので、事務員の手を煩わせません。また、場所や時間を制限されずに各自のペースで業務に臨めるので、生産性の向上につながります。このような働き方は、残業の減少につながるだけでなく、テレワーク促進の一助にもなります。

システム・サービス連携による業務の底上げ

名刺管理ツールはSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）との連携で、その価値を高めることが可能です。SFAと連携させると、顧客情報だけでなく営業活動の可視化につながります。

これにより営業担当者がどの顧客にどういった行動を取れば良いかが分かります。さらに、状況を適切に把握し、部下をサポートすることも可能です。そのため、属人的な営業活動を平準化でき、部署全体の業務底上げが実現します。

また、CRMとの連携で見込み客を育成したり、顧客との関係を構築できたりします。名刺を基に適切なセグメントが行えれば、一斉メールやパーソナライズメールを最適なタイミングで顧客へ送付できるでしょう。

名刺管理ツールの活用事例

A社は名刺を資源と認識していましたが、管理を社員に一任していたので活用できていませんでした。また、CRMに顧客情報を集約することも検討していました。

そこで名刺管理ツールを導入してデータの集約を実現し、営業活動の効率化に成功します。住所や地図を外出先で閲覧可能なので、顧客の要望にもスムーズに対応できるようになりました。また、CRMとの連携で顧客情報を自動で取り込め、業務負荷やミスの削減につながっています。

B社の名刺管理ツール導入の目的は、顧客情報の一元化によって業務のロスを省き、社員が本来の業務に注力できる環境の構築です。

実際に導入したら名刺のデータ化や名刺探しにかかる時間の削減に成功し、これにより社員のモチベーションがアップします。さらに、顧客を属性別に分類するフィルタリング機能により、適切なセグメントを実現します。顧客のニーズに合うメルマガを配信できるようになりました。

名刺の活用方法を知り、ビジネスチャンスを拡大させよう！

名刺を活用するとビジネスチャンスを拡大できます。管理を行う際はツールを利用しましょう。名刺管理ツールは、下記のような活用方法が考えられます。

• ■スマートフォン利用での働き方改革
• ■他システムとの連携による業務の底上げ

実際に多くの企業がツールを導入し、名刺活用による業務の効率化に成功しています。名刺の活用方法を正しく認識し、ビジネスチャンスを拡大させましょう。