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顧客情報の一元化や共有が容易となり、社内に存在する人脈の可視化が図れるという名刺管理システム。同じ様な機能は、営業支援システムのSFAにおいても多く見られます。両者の違いはどこにあるのでしょう？名刺管理システムならではの特徴や長所、注目される背景について考えます。
名刺管理システムは、その名の通り名刺の情報を効率的かつ有効に管理することを目的としたツールです。顧客へのコンタクト履歴など、簡単な営業情報を記録する機能を持つシステムもありますが、あくまでも補足の機能です。
一方SFAは、Sales Force Automationの略で営業業務の効率アップや営業力の強化を目的とした営業支援システムです。顧客情報の管理や共有といった機能は、そのための要素の一つでしかなく、営業活動の可視化に役立つ機能を中心に、数多くの機能が搭載されています。
両者を比べると、名刺管理システムの方ができることが少ないことは否めません。しかし、あえて豊富な機能を必要としない企業、またその高度さ故にSFAの定着に失敗した企業などによる名刺管理システムへのニーズは高く、近年は特に多くの関心が寄せられています。
ビジネスパーソンにとって、名刺の交換は日常茶飯事。商談相手だけでなく、展示会・発表会といった場や知人に紹介された際など、顧客以外の人と交換することも多くあります。こうした相手の名刺も情報として取り込み、活用できる点では、“名刺”管理に特化したシステムが適しています。
一方SFAは、営業支援の一環として顧客情報を管理するというそのスタンスから、「挨拶を交わした程度の相手」のように、どの案件にも関連しない人の情報を有効活用するのには適しません。
また名刺管理システムは、社内の人脈、相手の企業の組織図や関連ニュース、コンタクト履歴といった蓄積されているほぼすべての情報が名刺に紐づけられるなど、“名刺”というツールの情報価値を高めることに的を絞っています。対象を特化することで、その分野における突出した効果を実現している商品です。
SFAでは情報の入力は利用者自身が行うのが一般的で、顧客情報においても例外ではありません。営業情報なども入力する必要のあるSFAでは、情報入力の手間軽減は利用率向上を図る上で課題の一つとされています。
一方、名刺管理システムでは、近年の名刺管理システムの普及に大きく貢献しているクラウド型サービスを中心に、スキャナやスマートフォンを使って名刺を取り込むだけで、高精度なデータとして蓄積できるシステムが採用されています。
このシステムを用いることで、利用者側のデータ登録に要する手間の大幅な軽減を実現しました。この手軽さは多くの支持を集め、名刺管理システムの大きな特徴として認知されています。
名刺管理システムを利用する目的は、業務の効率化、突き詰めれば自社の業績アップであり、その点はSFAも同じです。それであれば、より多くの業務において効率化が図れる高機能なシステムの方が良いようにも思えますが、企業のニーズは必ずしもそうではないのが現実です。
自社の経営スタイルにおいて、そこまでの機能は不要と考える場合だけでなく、「操作が難しいのではないか」「有効に運用できず費やしたコストが無駄になるのではないか」といった不安から、高度な機能を持つシステムの導入に二の足を踏む企業も少なくはありません。
名刺管理システムは、対象を特化したからこそのシンプルな操作性、安価な価格設定により、導入への敷居を下げることに成功していると言えます。現代のニーズである企業のICT化にこれらの要素がマッチしたことが、ここ数年の躍進につながったと言えるでしょう。
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株式会社ハンモック
| 9月17日(月) 更新 | |
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