そもそもSFAとは？
「Sales Force Automation」の略語であるSFAは、営業支援ツールの一種として知られています。業務の自動化や分析など、従来の仕事を効率化する意味で導入されるのが特徴です。
SFAにおける名刺管理機能
SFAには、名刺に記載されている情報のデータ化と、データ化した情報の管理といった機能が搭載されています。紙ベースの名刺をデータ化することで、管理のしやすさといった観点でのメリットが期待できるでしょう。データが破損するリスクはあるものの、名刺を紛失することがなくなるのも魅力です。
SFAを選ぶうえでのポイント
名刺管理をSFAで効率化する場合は、以下を基準にして選びましょう。
- ・自社に適した使いやすさか
- ・マルチデバイスに対応しているのか
- ・必要な機能がしっかり搭載されているか
- ・他のシステムと連携できるか
- ・費用面がネックにならないか
- ・サポート体制が十分か
名刺管理ソフトとSFAの違い
名刺管理ソフトとSFAの違いは「目的」にあります。
名刺管理ソフトは、その名の通り「名刺の情報を効率的かつ有効に管理することを目的」としたツールです。顧客へのコンタクト履歴など、簡単な営業情報を記録する機能を持つソフトもありますが、あくまでも補足機能です。
一方SFAは、Sales Force Automationの略で「営業効率の向上や営業力の強化を目的」とした営業支援システムです。顧客情報の管理や共有といった機能は、そのための要素の一つでしかなく、営業プロセスを可視化したり進捗を把握したりする機能がメインとなります。
なぜ名刺管理ソフトが求められるの？SFA連携のメリットは？
名刺管理ソフトとSFAを比べると、名刺管理システムの方ができることが少ない傾向にあります。SFAだけでは不十分なのでしょうか。ここでは、名刺管理ソフトがなぜ求められるのか、SFAと連携するメリットを含めて紹介します。
リードの情報を漏れなく管理できる
ビジネスパーソンにとって、名刺交換は日常茶飯事。商談相手だけでなく、展示会・発表会や知人を介して知り合った相手など、顧客以外の人とも名刺交換することは多いでしょう。大量の名刺が溜まっていくと管理が困難になり、名刺が活用されないこともしばしばです。そこで名刺管理ソフトが役立ちます。
名刺管理ソフトでは個々人が交換したすべての名刺を一元管理するため、社内にどのような人脈があるのか把握でき、営業に活かせます。案件にまだつながらない相手の名刺も管理することになりますが、潜在層にアプローチする際に活躍し、リードの創出もスムーズでしょう。
対してSFAは、営業支援の一環として顧客情報を管理するというそのスタンスから、「挨拶を交わした程度の相手」のように、どの案件にも関連しない人の情報は管理しません。したがって、幅広くリードの情報を管理できる名刺管理システムとの連携が必要とされています。
顧客情報の入力負担を軽減できる
SFAを単独で利用していた場合、営業日報などを作成する際は顧客情報を手入力しなくてはなりません。忙しい営業社員にとっては大きな負担となります。そのようなケースにおいて、名刺管理システムとの連携が効果的です。
名刺管理ソフトは、スキャナやスマートフォンを使って名刺を取り込むだけでリード情報を蓄積できます。そのうえ、SFAと連携することで顧客情報の入力は不要となり、顧客情報と営業履歴を簡単に紐づけられます。これにより営業社員の負担は軽減し、本来の業務に注力できるでしょう。
さらに、名刺管理ソフトはシンプルな機能かつ、クラウドサービスによって安価に導入できます。そのため、あえて豊富な機能を必要としない企業、またその高度さ故にSFAの導入に失敗した企業からのニーズも高く、近年関心が寄せられています。
名刺管理ソフトとSFAを連携して活用する際のポイント
先述したように、名刺管理ソフトとSFAの連携は非常に効果的です。ただし、両者をうまく活用するには２つのポイントを把握しておく必要があります。
１つめのポイントは「利便性に優れているツールを選択する」ということです。使いにくいツール同士を連携すると管理が複雑になってしまいます。まず、名刺管理ソフトのデータをそのままSFAに移行できることは大前提です。そのうえで、名刺管理ソフトには名寄せ機能などがあると便利でしょう。名寄せ機能とは、スキャンした名刺の中に同一のものがあれば自動的に統合される機能のことで、顧客管理がしやすくなります。
２つめのポイントは「モバイル対応したツールを選択する」ということです。スマホやタブレットに対応していると、出先で営業社員が操作できます。リアルタイムで、名刺情報が更新されたり営業の進捗が把握できたりすれば、営業効率は上がるでしょう。
営業を効率化するために、名刺管理ソフトとSFAを連携しよう
名刺管理ソフトは「名刺の情報を効率的かつ有効に管理することを目的」とし、SFAは「営業効率の向上や営業力の強化を目的」としています。それぞれ単体でもさまざまなメリットをもたらしますが、連携することでシナジー効果が期待できます。連携により、リードの情報を漏れなく管理し、営業効率を上げましょう。
