名刺管理ソフトのメリット・デメリットを解説

名刺管理ソフトでできること

まずはじめに、名刺管理ソフトでできることについてご紹介します。大きくは以下の4つです。

名刺情報の読み取り

紙の名刺から、カメラ、スキャナーなどを使って名刺情報を読み取ることができます。OCRと呼ばれる文字認識機能を使って、読み取った名刺画像にかかれている情報を文字データとして読み取ります。書かれている文字は、自動的に企業名、部署、性・名、電話番号、メールアドレスなど適切な情報に振り分けられます。

名刺情報のデータ化

読み取った名刺情報は、名刺管理ソフトの中にデータとして保管されます。他にも、ExcelやCSV形式のファイルをソフトの中にインポートすることも可能です。

顧客の名刺情報検索

データ化された名刺情報は、ソフト内で検索し、該当の名刺情報を閲覧することができます。

マルチデバイス対応

クラウド型の名刺管理ソフトであれば、名刺情報はPCだけでなくスマートフォンやタブレットで検索・閲覧することもできます。

名刺管理ソフトのメリット

これらの機能を備えている名刺管理ソフト、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、3つのメリットについてご紹介します。

名刺検索の手間削減

交換した名刺を紙の状態で保管していると、いざ探すときにはファイリングしている状態の名刺を1枚1枚めくって探す必要があり、非常に大幅な時間がかかります。名刺管理ソフトに保管していれば、検索機能を使って簡単に探し出すことができます。

データの紛失や重複リスクを回避

紙の名刺は各営業担当がそれぞれ保管している場合が多くあるでしょう。そうすると、名刺入れや机の中に散在している状態となり、紛失のリスクが高くなる可能性もあります。また、企業内で何人も同じ方と名刺交換していたために、同じ名刺が社内に何枚も存在することになる可能性もあります。

名刺管理ソフトを導入し、名刺交換した担当者がすぐにソフトに登録しておけば、名刺紛失のリスクも少ないですし、同じ名刺を何枚も保管しておくことも防げるでしょう。

顧客情報の記録や更新が行われる

名刺を属人的に管理している状態では、情報のアップデートがされない可能性もあります。名刺交換した際には部署Aにいた方が、次に名刺交換したら部署Bに異動していたということは可能性としてよくあります。

顧客情報を名刺管理ソフトで管理していれば、名刺交換する度に情報がアップデートされるため、常に最新の顧客情報に保つことができます。

名刺管理ソフトのデメリット

一方で、名刺管理ソフトを導入する際に気をつけなければならないデメリットもあります。ここでは、3つの注意点をご紹介します。

コストがかかる

組織的に名刺管理ソフトを導入しようとなると、どうしてもコストがかかります。毎月の利用料と、名刺管理ソフトを導入することによるメリットを比較して、費用対効果を確認することをおすすめします。

個人的な利用であったり、一定のトライアル期間中であれば無料で使える製品もあります。本格的な導入の前に一度、試験的に無料ソフトで導入メリットを検討してみるのもよいでしょう。

名刺のデータ化に時間がかかる

名刺をスキャンしてデータベースに登録する作業は、1枚ずつであれば短い時間で終了しますが、枚数が多くなればなるほど長い時間がかかります。1日何件も名刺交換をするような営業担当者などは、面倒に感じてしまうこともあるでしょう。

名刺データを有効活用することの必要性を理解してもらうことに合わせて、文字認識機能がついたソフトや名刺データ化の代行サービスに依頼するなどの工夫も重要になります。

複数ソフトに多重登録する手間が発生する場合がある

すでにSFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）を導入している企業であれば、それぞれのソフトに名刺情報を登録しているでしょう。新たに名刺管理ソフトを導入すると、更に名刺データを登録する手間が発生します。

中にはソフト同士が連携したり、データをCSVで簡単にやり取りできるものもありますので、一度確認してみましょう。

まとめ

ここまで名刺管理ソフトのメリット・デメリットを解説してきました。ソフト導入によって、社内の顧客情報を一元管理できるという大きなメリットがある一方、機能の重複や工数の増加など、注意点となるデメリットもあります。

これらを総合的に鑑みて、デメリットが小さく、かつメリットが大きくなるようなソフトを導入できるように、各製品を比較してみましょう。