「名刺管理システムの導入がもたらす5つのメリット」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

名刺管理システムの導入メリット

メリット1：整理、検索、流用性の向上による業務効率アップ

名刺管理システムでは、名刺の情報を1件ごとにデジタルデータ化することで、アナログでの管理に比べて分類や検索の性能が大きく向上します。

名刺の分類方法や抜粋の仕方を変更することでデータとしての使い勝手が向上するケースは多くありますが、紙の名刺をファイリングしている場合、分類のやり直しは手間のかかる作業です。

一方、名刺管理システムを使えば、特定のプロジェクトに関わるメンバーの名刺を企業に関わらずまとめる、各社の人事担当者の名刺のみを抜粋するといったことも簡単です。膨大な名刺情報から有用なデータのみを素早く入手できる環境は、業務の効率アップにつながります。

またこうして得たデータをメールの一斉送信に利用する、企業の最新情報を名刺に紐づけるなど、デジタルデータならではの流用性の高さも名刺管理システムの利用で得られる大きなメリットの一つです。

メリット2：共有機能により実現する社内人脈活用の利便性

集めたデータを共有することで社内に存在するさまざまな人脈を容易に可視化できる点は、企業向けの名刺管理システムの大きなメリットの一つです。

従業員が得た人脈は企業の貴重な資産であり、相互に利用し合うことでその価値をより高める活用が可能です。しかし企業の規模によっては社内においても面識のない相手がいることも珍しくはなく、他者のすべての人脈を把握し合うのは困難です。

名刺管理システムを使った情報の共有機能は、こうした問題の解決に大きな効果が期待できます。「新規の顧客にアプローチをする時は、社内に面識を持つ人がいないかを名刺管理システムで事前に確認する」といったひと工程を加えることで、人脈という資産を無駄なく活用した営業活動が可能となります。

メリット3：名刺管理に要する手間の大幅な軽減

近年中心となっているクラウド型の名刺管理システムは、スキャナやスマートフォンのカメラによる取り込みだけで良いなど、名刺情報の登録に要する手間の少なさも魅力となっています。

取り込んだ画像から正確に情報が読み取れているかの確認、修正までがパッケージされたシステムも多く、自身で仕分けが必要だった旧来の名刺のファイリングより手軽な作業量で、よりレベルの高い名刺の活用が可能となります。

これまで名刺の管理に割いていた時間を、顧客への対応や企画の立案など本来の業務に充てることで、生産性の向上につながります。

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メリット4：柔軟なワークスタイルの実現と個人情報の保護

日々増え続ける名刺をすべて持ち歩くのは現実的ではありませんが、名刺管理システムを使えばスマートデバイスを用いてどこからでもすべての名刺データを見ることができます。従来はオフィスで名刺のファイルを見ながら行っていた作業を出先での空き時間を使ってこなすといったことが可能となり、より自由で効率的なワークスタイルを実現できます。

また、増え続ける名刺の保管場所の削減、うっかり紛失したことによる情報の流出を避ける効果も期待できます。

メリット5：引き継ぎの迅速化と情報損失の回避

名刺管理システムを利用した情報の一元化は、旧来の属人的な管理の弊害として危惧されていた離職による顧客情報損失への対策としても非常に有効です。

また人事異動や離職による担当者の変更においても、伝達ミスなどによる情報漏れを防ぐとともに、迅速かつ効率的な引継ぎが可能となります。名刺を個別に管理している場合、情報を引き継いだ側が前任者の整理の仕方を把握する、また自身の使いやすいように再度整理をするといった手間が発生します。

その点全社共通の名刺管理システムであれば、新たな担当者であっても情報の整理や検索といった扱い方に窮することはなく、速やかに業務に取り組むことが可能です。

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