名刺管理ソフトの基本機能・オプション機能を徹底解説！

【図解】名刺管理ソフトの機能一覧

名刺を一括で管理することのできる名刺管理ソフトですが、具体的には以下のような機能が搭載されています。

ここから各機能について詳しく解説します。

名刺管理ソフトの基本的な３つの機能

早速、名刺管理ソフトの基本機能をみていきましょう。

機能１　名刺の取り込み機能

名刺をシステム上へ取り込むには２つの手法が取られています。

OCR機能で取り込む

スマートフォンで紙の名刺を撮影するだけでシステム上に名刺を取り込めます。OCR（光学文字認識）機能がある名刺管理ソフトでは、撮影した画像から文字をデジタル化して自動的にデータが作成されるのです。スキャナを使うと膨大な数の名刺を一気に読みこめるため、負担を軽減できます。

ただし、「Ｉ」と「l」など、フォントによっては見分けにくい文字があるため、正しく変換されたのか目視で確認する必要があります。

ベンダー側のオペレータが取り込む

これは法人向けに提供されている名刺の取り込みサービスです。機械で名刺を取り込むわけではなく、オペレータが目視で確認しデータ化します。正確性が高く、面倒な作業を委託できるため、名刺管理に時間を割けない場合におすすめです。

ただし、データが反映されるまでに数日かかりますので注意してください。

機能２　マルチデバイス対応・検索機能

名刺管理ソフトのほとんどが、PC・スマホ・タブレットなどマルチデバイス対応です。これにより、出先であっても名刺管理が可能になります。社内全体もしくは部署単位で名刺データをリアルタイムで共有できるため、同じ企業へ営業をかけるバッティングを防げるでしょう

さらに、検索機能を使えば簡単に目的の顧客情報が見つけられ、リスト化もできます。紙の名刺を手作業で探す時間と比較して、時間短縮につながります。

機能3　名寄せ機能

同一人物の名刺が複数枚存在することがよくあります。住所や連絡先、肩書きの変更や部署移動などで新たに名刺交換を行うからです。

名刺管理ソフトを使うと、名刺を取り込むたびに同一人物の名刺がないか判断し、自動的に名寄せされます。数枚の名刺管理であれば目で見てチェックすることもできますが、名刺の数が多ければ多いほどその作業は煩雑を極めます。名刺管理ソフトはその負担を軽減してくれるのです。

名刺管理ソフトのオプション機能

ここからは、多くのソフトに搭載されている付帯的な機能をご紹介します。ソフトによって機能の有無が異なるため、導入時に必要な機能が搭載されているか確認すると良いでしょう。

営業支援機能

名刺から顧客情報を整理してダイレクトメールを配信できたり、複数の名刺から相手企業の組織ツリーや人事異動情報を表示できたり、営業に役立つ機能です。また、顧客情報と地図を連携し、商圏分析ができる機能もあります。

システム連携機能

SFAやCRMなど、ほかのシステムと連携できる機能です。SFAと連携した場合、名刺管理ソフトに登録された名刺情報と、SFA内の商談記録の紐づけが可能になり、転記の手間がありません。SNSと連携できるシステムもあり、顧客の趣味嗜好まで把握できます。

便利な機能を搭載した名刺管理ソフトを導入しましょう

名刺管理ソフトは名刺を一元管理し、企業の資産として活用するために必須のツールです。名刺管理ソフトの基本機能を整理すると、以下のようになります。

• ●名刺の取り込み機能
• ●マルチデバイス対応、閲覧・検索機能
• ●名寄せ機能

このほか、営業効率を上げるために、営業支援機能やシステム連携機能があると良いです。自社に合った利便性の高い名刺管理ソフトを導入しましょう。

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