名刺管理システムの基本機能
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顧客維持、新規顧客の獲得など、営業担当を始め多くの社員が日々活用するのは名刺交換をした相手の名刺情報です。 名刺管理システムは、紙の名刺をデータ化し、社内で一元管理できるシステムです。特に営業担当にとっての名刺管理業務を短縮し、見込み客や新規顧客へのアプローチにつながる重要なシステムです。 名刺を企業の資産として活用できる、名刺管理システムの基本的な３つの機能をご紹介します。
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名刺管理システムの基本的な３つの機能
機能1 マルチデバイス対応の閲覧・検索機能
名刺管理システムで名刺データを管理すると、PC・スマホ・タブレットなどから顧客情報を簡単に検索することができます。外出先から確認できる点も便利です。また、紙の名刺を手作業で探す時間と比較して、時間短縮につながります。 さらに、社内全体もしくは部署などの単位で名刺データを共有管理することで、同じ担当者へ営業をかけるバッティングを防ぐこともできます。
機能2 OCR機能で素早く名刺情報の取込み
紙の名刺から名刺データを作成するには、スマートフォンで撮影するだけで可能です。名刺管理システムには、OCR（光学文字認識）機能があるため、画像から文字をデジタル化して自動的にデータが作成されます。そのため、手元にある膨大な数の名刺をデータ化する負担を軽減してくれます。
OCRでの読み取り内容について、目で見た正誤確認を代行で行うオプションを用意している名刺管理システムもあります。
機能3 名寄せ機能で同一人物の情報をまとめる
名刺管理は、同一人物の名刺が複数枚存在することがよくあります。住所や連絡先、肩書きの変更や部署移動などで新たに名刺交換を行うからです。
名刺管理システムを導入すると、同一人物の名刺データかどうか判断され、自動的に名寄せされます。数枚の名刺管理であれば目で見てチェックすることもできますが、名刺の数が多ければ多いほど、その作業は煩雑を極めます。名刺管理システムではその負担を軽減してくれます。
名刺管理システムで「名刺＝企業の資産」として活用
名刺交換で得た顧客情報は、企業の重要な資産です。営業担当個々人で管理するよりも、全社や部署で一元管理することでさらに有効活用できます。 名刺管理システムは、名刺データを一元管理し資産として活用するために必須のツールです。営業実績のさらなるアップや売上拡大のために、名刺管理システムの導入をご検討ください。
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名刺管理
| 8月13日(月) 更新 | |
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