名刺管理システムの基本機能

2019年01月21日最終更新
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顧客維持、新規顧客の獲得など、営業担当を始め多くの社員が日々活用するのは名刺交換をした相手の名刺情報です。名刺管理システムは、紙の名刺をデータ化し、社内で一元管理できるシステムです。特に営業担当にとっての名刺管理業務を短縮し、見込み客や新規顧客へのアプローチにつながる重要なシステムです。名刺を企業の資産として活用できる、名刺管理システムの基本的な３つの機能をご紹介します。

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名刺管理システムの基本的な３つの機能

早速、名刺管理システムの機能をみていきましょう。

機能1　マルチデバイス対応の閲覧・検索機能

名刺管理システムで名刺データを管理すると、PC・スマホ・タブレットなどから顧客情報を簡単に検索することができます。外出先から確認できる点も便利です。また、紙の名刺を手作業で探す時間と比較して、時間短縮につながります。さらに、社内全体もしくは部署などの単位で名刺データを共有管理することで、同じ担当者へ営業をかけるバッティングを防ぐこともできます。

機能2　名刺の取り込み機能

名刺データを取り込むには2つの手法が取られています。どちらもスマホなどのデバイスで名刺を撮影しますが、データの反映プロセスにそれぞれ違いがあります。

OCR機能で素早く名刺情報の取込み

紙の名刺から名刺データを作成するには、スマートフォンで撮影するだけで可能です。名刺管理システムには、OCR（光学文字認識）機能があるため、画像から文字をデジタル化して自動的にデータが作成されます。そのため、手元にある膨大な数の名刺をデータ化する負担を軽減してくれます。

人力での名刺データ入力

もう一つの方法として、人力での入力があります。これは、撮影したデータをシステム上に取り込んで人が手入力でデータをシステムに反映させる方法を取ります。OCR機能との違いは正確さと名刺データ反映の速さに違いがあります。人力での入力は情報が相対的に正確ですが、人力であるためデータの反映には時間がかかります。無料と有料のサービスを展開している提供会社にはこのタイプが多いようです。

名刺を専用のスキャナで読み込む

法人向けに提供されている名刺管理システムのデータの読み込み方法です。専用のスキャナに名刺を挿入しデータを反映させます。手法は上述した2つのパターンで主に反映されますが、有料である点データ情報の反映が早いのが特徴です。また、社内にスキャナをおいておくと営業から帰ってきた社員が名刺をスキャナに取り込むだけでデータが反映されるのでとても便利です。

機能3　名寄せ機能で同一人物の情報をまとめる

名刺管理は、同一人物の名刺が複数枚存在することがよくあります。住所や連絡先、肩書きの変更や部署移動などで新たに名刺交換を行うからです。名刺管理システムを導入すると、同一人物の名刺データかどうか判断され、自動的に名寄せされます。数枚の名刺管理であれば目で見てチェックすることもできますが、名刺の数が多ければ多いほど、その作業は煩雑を極めます。名刺管理システムではその負担を軽減してくれます。

まとめ

名刺交換で得た顧客情報は、企業の重要な資産です。営業担当個々人で管理するよりも、全社や部署で一元管理することでさらに有効活用できます。名刺管理システムは、名刺データを一元管理し資産として活用するために必須のツールです。営業実績のさらなるアップや売上拡大のために、名刺管理システムの導入をご検討ください。

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