【図解】名刺管理ソフトの機能一覧
名刺を一括で管理できる名刺管理ソフトには、以下のような機能が搭載されています。
名刺管理ソフトの基本的な３つの機能
ここでは、名刺管理ソフトの各機能について詳しく解説します。
機能１ 名刺の取り込み機能
名刺をシステム上へ取り込むには２つの手法が取られます。
OCR機能で取り込む
スマートフォンやスキャナで紙の名刺を撮影するだけで、システム上に名刺を取り込めます。OCR（光学文字認識）機能がある名刺管理ソフトでは、撮影した画像から文字をデジタル化して自動的にデータが作成されるのです。膨大な数の名刺を一気に読み込めるため、名刺情報をデータ化する負担が大幅に軽減します。
ただし、「Ｉ」と「l」など、フォントによっては見分けにくい文字があるため、正しく変換されたのか目視で確認しなければなりません。
ベンダー側のオペレーターが取り込む
法人向けに提供されている名刺の取り込みサービスです。機械で名刺を取り込むわけではなく、オペレーターが目視で確認しデータ化します。正確性が高く、面倒な作業を委託できるため、名刺管理に時間を割けない場合におすすめです。
ただし、データが反映されるまでに数日かかるので注意してください。
機能２ マルチデバイス対応・検索機能
名刺管理ソフトのほとんどが、PC・スマートフォン・タブレットなどのマルチデバイスに対応しています。これにより、外出先であっても名刺管理が可能です。社内全体もしくは部署単位で名刺データをリアルタイムで共有できるため、同じ企業へ営業をかけるバッティングを防げるでしょう。
さらに、検索機能を使えば簡単に目的の顧客情報が見つけられ、リスト化も容易に行えます。紙の名刺を手作業で探す時間と比較して、時間を短縮できます。
機能３ 名寄せ機能
社内に、同一人物の名刺が複数枚存在することがよくあります。住所や連絡先、肩書きの変更や部署移動などで新たに名刺交換するためです。
名刺管理ソフトを活用すると、名刺を取り込むたびに同一人物の名刺がないか判断し、自動的に名寄せされます。数枚の名刺管理であれば目視でチェックできますが、名刺の数が多ければ多いほど煩雑を極めます。名刺管理ソフトはその負担を軽減してくれるのです。
名刺管理ソフトを利用すれば、貴重な営業資産である名刺をさらに有効活用しやすくなります。以下の記事では、名刺管理ソフトの具体的な活用方法や活用事例を紹介しているのであわせてご覧ください。
名刺管理ソフトのオプション機能
次に、多くの名刺管理ソフトに搭載されている付帯的な機能を紹介します。ソフトによって機能の有無が異なるため、導入時に必要な機能が搭載されているか確認するとよいでしょう。
営業支援機能
名刺から顧客情報を整理してダイレクトメールを配信できたり、複数の名刺から相手企業の組織ツリーや人事異動情報を表示できたりと、営業に役立つ機能です。また、顧客情報を地図データと連携し、商圏分析できる機能もあります。
システム連携機能
SFAやCRMなど、ほかのシステムと連携できる機能です。SFAと連携した場合、名刺管理ソフトに登録された名刺情報とSFA内の商談記録を紐づけられるため、転記の手間がありません。SNSと連携できるシステムもあり、顧客の趣味嗜好まで把握できます。
以下の記事では、名刺管理ソフトとSFAを連携するメリットを解説しているのであわせてご覧ください。
具体的な製品を比較して機能や性能を確認
名刺管理ソフトは、数多くの製品が提供されています。それぞれに搭載機能や性能、価格や操作性は異なるため、資料請求や無料トライアルを利用して製品ごとの特徴をよく把握することが大切です。
名刺管理ソフトの具体的な製品について知りたい方には、以下の記事がおすすめです。最新の名刺管理ソフトの機能や、無料トライアルの有無などについてわかりやすく比較しています。実際に利用しているユーザーの口コミも確認できるため、ぜひ参考にしてください。
便利な機能を搭載した名刺管理ソフトを導入しましょう
名刺管理ソフトは名刺を一元管理し、企業の資産として活用するために必須のツールです。名刺管理ソフトには、以下の基本機能が搭載されています。
- ●名刺の取り込み機能
- ●マルチデバイス対応・検索機能
- ●名寄せ機能
このほか、営業効率を上げるために、営業支援機能やシステム連携機能があると便利です。自社にあった利便性の高い名刺管理ソフトを導入しましょう。
