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営業活動に必須の道具である名刺ですが、その管理は社員個人によって行われている企業が少なくありません。名刺管理ツールは、名刺をデジタルデータ化することで情報を集約し、営業活動の効率化を図ることができます。今回はそんな名刺管理ツールについて、カテゴリー別に紹介し、各ツールの比較を行っていきます。
名刺管理ツールには多くの種類が存在しているため、まずは分類分けを行いましょう。大きな分類としては、その名刺管理ツールが有料か無料か、という点で分けることが可能です。無料ツールは手軽に利用ができますが、名刺の管理可能枚数など一部の機能に制限が存在している場合があります。
一方で有料ツールの場合は、更にクラウドとオンプレミスの二種類の提供形態に分かれます。それぞれのカテゴリーによって特徴が異なるため、使用する際の目的などに応じて検討し、選択することが必要です。
無料と有料の名刺管理ツールには、いくつかの違いが存在します。 まず、無料ツールの中でもアプリ単体でリリースされているものについては、管理できる名刺枚数に制限が設けられていることが多いようです。このため大規模な名刺のデータベースとすることは難しく、基本的には個人管理用のツールとして使用されます。
有料ツールは、アプリ単体ではなく多くは有料のソフトとして販売されています。このソフトのアカウントを持つ社員であれば、全員が登録された名刺データを共有して閲覧できることは、有料ツールの大きな特徴の一つです。これにより単なる個人の名刺管理ツールとしてだけではなく、アカウントを持つ社員全体で共有された人脈のデータベースとして活用していくことができます。
また、サポート体制についても、有料ツールと無料ツールでは違いがあります。単体のアプリが多い無料ツールの場合は、サポートはアプリ内やweb上に設けられたFAQのみで、その他のサポートは存在しないことがほとんどです。有料ツールであればそうしたFAQだけでなく、メールや電話による問い合わせ窓口があるため、より充実したサポートを受けることができます。
名刺管理ツールは、その提供形態がクラウドとオンプレミスの二種類に大別されます。クラウドとは、インターネット上に置かれた仮想サーバを使用し、ツールを利用する方法です。このため自社でサーバを用意する必要はありません。一方で基本的に有料ですが、オンプレミスはその反対の方法であり、自社でサーバを用意し、ツールを利用できる環境の構築を行います。導入が簡単なのはクラウドですが、オンプレミスにもカスタマイズ性などのメリットが有り、一概にどちらが優れていると断じることはできません。クラウドとオンプレミスそれぞれのメリットを知ることで、自社に適した形態を選ぶことができるでしょう。
クラウドの名刺管理ツールを利用するメリットは、複数考えられます。まず一つめのメリットとしては、オンプレミスの名刺管理ツールと比較して初期導入コストが低く、素早い導入が可能な点が挙げられます。
オンプレミスの場合は、自社でツールの利用環境を整えなくてはなりません。ソフトだけでなく、ネットワーク機器やサーバの準備が必要です。また、これらの運用を自社で行っていくため、サーバ保守などを行う担当者の人件費や、サーバルームの光熱費も導入コストとして考えなくてはなりません。
クラウドはインターネット上の仮想サーバを利用するため、自社でサーバを用意する必要はなく、そうした費用は一切かかりません。加えて、オンプレミスの場合は自社ネットワークへの接続といった環境構築が必要であり、導入までに場合によっては数ヶ月を要することもあります。クラウドを利用する場合は、既に存在する仮想サーバにアクセスできればツールを利用することが可能ため、導入までに長い期間は必要ありません。
二つめのメリットは、サーバの台数やスペックの変更が簡単な点が挙げられます。クラウドで利用するサーバはインターネット上の仮想サーバであるため、ツールを利用していく内にサーバ台数を増やす、あるいは減らすということを考えた時も、ネット上で台数を変更することができます。同様に、処理速度の向上などを考えてサーバのスペックを変えたい場合も、ネット上から変更が可能です。
自社でサーバを用意するオンプレミスでは、これらの変更は容易ではありません。もしサーバを増やすのであれば、新たにサーバを購入し、環境構築を行った上で導入しなくてはなりません。スペック変更を行う場合には、新たにスペックの良いサーバを購入した上で、サーバの移行作業が必要となります。こうした利用環境の変更を容易に行える点は、クラウドの大きなメリットの一つでしょう。
三つめのメリットは、データの一元管理が可能な上、いつでもどこでもアクセスできるという点が挙げられます。例えば、会社に三つの拠点があるとします。クラウドではインターネット上の仮想サーバで一元管理されるため、それぞれの拠点で異なるサーバを用意する必要はありません。また、ネットに繋がってさえできれば、いつでもどこでもデータにアクセスすることができます。
オンプレミスの場合は、それぞれの拠点でサーバ構築を行わなければなりません。加えて、インターネットなどを利用して各拠点のデータを共有するシステムを構築していない限り、登録されたデータは各拠点内でしか共有できません。こうしたデータの一元管理とデータアクセスを簡易に行える点は、クラウド環境の特徴的なメリットです。
オンプレミスの名刺管理ツールにも、利用するメリットは複数存在します。 まず一つめのメリットは、セキュリティ面での安全性が挙げられます。オンプレミスでは自社でサーバの構築を行い、自社ネットワーク内で運用していきます。インターネット上で可動するクラウドサーバと異なり、閉じられた自社内のネットワークのみでの稼働となるため、ネットワークに第三者が介入してくる危険性は低くなります。
加えて、企業によっては個人情報の取り扱いについて基準を設けている場合もあります。この基準やポリシーのためクラウド環境を利用できない企業でも、オンプレミスであれば情報を社外に出さず利用できるため、個人情報の取り扱い基準に違反することはありません。
二つめのメリットとしては、カスタマイズ性の高さが挙げられます。クラウドで仮想サーバを利用する場合は、既にサーバ環境の構築は済んでしまっているため、自社に適した形にカスタマイズすることは困難です。
しかし、サーバを自前で用意するオンプレミスなら、自社の利用方法や環境に応じて、システムを柔軟にカスタマイズできます。環境構築を行うことのできる技術力は必要となりますが、実際の現場の必要性に応じてカスタマイズができることは、オンプレミスの特徴的なメリットと言えるでしょう。
三つめのメリットは、自動的にデータ化が可能な上、名刺管理枚数が無制限なことが挙げられます。オンプレミスの名刺管理システムを利用する場合、専用のスキャナーを用いて名刺のスキャンを行います。このスキャナーはいつでも好きな時に利用でき、スキャンを行えば自動的にデータ化されます。このデータは自社で用意したサーバに登録されるため、管理可能な枚数に制限は存在しません。
それでは実際に、名刺管理ツールを比較していきましょう。今回はクラウド型、オンプレミス型、アプリケーションでの利用の3つの切り口で編集部が選んだ名刺管理ツールを比較していきます。
sansanの名刺管理サービスはCMでおなじみのsansan株式会社のクラウドサービスであり、社内の名刺を一括管理できるサービスです。基本的に有料のサービスとなり、以下の費用体系となりますが、sansanのサービスコンセプトは個々人で管理していた名刺情報を社内で共有するということが、コンセプトのため、ライセンス形態はユーザライセンスではなく、管理するデータ量に比例するサービスとなっています。
SPIRALは株式会社パイプビッツが提供する名刺管理サービスです。デモ利用以外は基本的に有料のサービスとなります。料金体系は下記の通り、初期費用、月額費用、名刺登録費用の３つで構成されています。このサービスの特徴はスキャンしたデータをOCR機能で自動登録したものをオペレータにて正確に入力補正を行うことで登録誤りなどを防ぐことができることが魅力です。
Knowledge Suiteはナレッジスイート株式会社が提供する統合ビジネスショリューションであり、名刺管理はその一部となります。統合ビジネスソリューションのため料金は他サービスに高めに設定されておりますが、スタンダード、プロフェッショナルコースごとに、グループウェア、SFA/CRMなどの他サービスが付帯されており、社内のサービスを統一できること、名刺機能と他機能が連携できることから、顧客情報等を多角的に利用出来るとことが魅力です。
HotProfileは株式会社ハンモックが提供する営業支援ツールであり、名刺管理とSFAの機能があります。サービスプランにより、名刺管理にSFAの機能を付帯することもできます。本サービスは名刺管理に人脈管理機能があり、だれが顧客と接点を持っているかを把握し人事異動などの情報をWebから取得することで顧客の人事情報を可視化できることから、効率的なセールスをかけることができます。月額サービス料金は、ユーザ課金となり、名刺管理のみで3000円/ユーザ、SFA機能を付帯した場合は4500円となります。また、オプションサービスもあります。
S-PortCloud for TantCardGulliverは鈴与シンワート株式会社が提供するS-Port Cloud NSeriesの有料サービスの一つです。本サービスは名刺管理の他に営業支援機能がついており、訪問履歴などの共有をすることで、営業マンのバッティングを防ぐことができます。また、名刺管理は閲覧権限の管理などの セキュリティ機能もあり、顧客に対して共有をしたものの会社としてセールス活動の統制が 聞くことから顧客に対してのイメージ向上、経営層からは統制の聞いた安心したサービスといえます。サービス料金は初期費用、ユーザ課金、オプション費用となります。
CAMCARD BUSINESSはワウテック株式会社が提供する名刺管理クラウドサービスとなります。利用プランは、利用ユーザ数と、名刺の校正枚数によってStandard、Professional、Enterpriseと３つのプランがあります。名刺登録においてはスマートフォンまたは専用スキャナから最短5秒でOCR機能を使ったとりこみ及び、校正が必要な名刺データはオペレータにて最短5分で校正を行うことができるスピード間あふれたサービスです。クラウドサービスのためスマートフォン、PCとマルチデバイスで利用できます。価格は1ユーザー1400円～。
TantCard Gulliverは株式会社下田OAシステムが提供するPCブラウザ、スマートフォンをクライアントとして、社内に専用のサーバを構築し、名刺データを管理するシステムとなります。名刺データをサーバにて一元管理でき、閲覧権限も設定できることから、個人情報の散乱を防ぎ、アクセスはWebアクセスのため、AWSやAzure始めとしたセキュアなクラウド環境で運用もできることから、経営層にとっては情報漏洩リスクを防ぐことができることが利点です。また、名刺登録においては専用のスキャナを利用したOCR機能による登録ができることから登録作業が簡易になります。
名刺バスケットは東海ソフト株式会社が提供する名刺はPCブラウザ、スマートフォンをクライアントとして名刺管理を行うパッケージです。特徴としては名刺管理のその先の電話帳、発信管理を行うことができます。名刺管理と社内の電話システム（SIPServer）と連動し、どの営業マンがどの顧客に電話したかを管理することで、営業マンの電話をBYODとして活用でき、私用電話と業務電話を管理することで営業マンが使う電話の電話料金の管理を行うことができることが特徴です。また、社内の複合機を利用した名刺登録もOCR機能を利用してできることから専用のスキャナが不要になることも利点です。
名刺キューブはSGシステム株式会社が提供する名刺管理システムです。こちらは顧客企業で運用するオンプレミス型とクラウドサービスのいづれかを選択することができます。専用スキャナから名刺を取り込み、社内ではPCのブラウザ、社外ではスマートフォン経由での閲覧が可能となります。クラウドサービスの場合、利用規模等で逆にコストが高くつく場合があることから、サービス利用、自営運用と選択肢があるのは利用企業としてはありがたいプロダクトと言えます。
THE 名刺管理 On-premiseは株式会社エヌジェーケーが提供する名刺管理パッケージとなります。 同社の「やさしく名刺ファイリング PRO」と連携し、名刺の登録は基本的にOCR機能を利用した自動登録に対して各ユーザが誤認識データを訂正する形となります。ユーザはPCのブラウザまたはスマートフォンからの利用を前提としています。本パッケージは全社利用のスケールを持ち、職位、所属部署毎に名刺の閲覧権限を付与することで、取引先の個人情報を適切に管理、セールスに役立ててられることができるパッケージとなります
Eightとはsansan株式会社が主に個人をターゲットとした、名刺管理アプリです。マルチデバイス対応のアプリとなっているため、ブラウザ、スマホにて利用可能です。「コンセプトは名刺は撮るだけ」基本的に無料で利用可能であり、有料のEightプレミアム（月額：480円）は登録した名刺データをCSVなどにアウトプットすることができるのが無料と異なる点です。sansanクラウドと何が違うのかというと、最大の違いは他者と名刺データの共有ができる点が大きくことなります。スタートは各自Eightではじめ、ビジネス拡大にともないsansanのクラウドに乗り換えるケースも多いといえます。
WorldCard Mobile Liteは台湾の「Penpower Technology Ltd.」が提供するスマホ向けアプリです。海外製ということもあり、多言語対応ということが特徴となります。本製品の特徴は、スマートフォンで名刺を取り込むことで、自動的にiphoneの連絡先、Google連絡先、に登録することができることから、名刺の管理と連絡先の登録という2重の手間を解消することができます。また、Facebook、LinkedIn、Twitterと連携してSNSの情報を検索することができます。本製品は無料でありますが、対応プラットフォームがiphoneのみの提供となります。
Evernote CorprationはEvernote Corporationが開発するノートを始めとしたドキュメンテーションツールです。個人向けとしてはノートブック機能を中心とした無料プラン、他者と共有できる有料プランがあります。また、法人向けにはチーム、ユーザ管理機能がついた法人プランがあります。製品としてはノートブック機能が中心のソフトですが、スマホを使い名刺をスキャンすることで、名刺管理、連絡先を作成するととができ、ノートからリンクで電話、SMSと連携することができます。もちろんノートブック機能が中心であることから、訪問履歴などの営業情報を共有することができることから、法人プランでチームで営業情報を共有するという目的での利用がおススメです。有料プランは、プレミアム：600円/ユーザ、法人プラン：1100円/ユーザから。
myBridge - 名刺管理アプリ by LINEは LINE Corporationが提供する名刺管理アプリケーションで、無料の製品となります。名刺の登録はスマートフォンのカメラ機能を使ったOCR機能による取り込みと、自動取り込みできない場合に、「おまかせスキャン」サービスにて取り込みを代行してくれます。また、スマートフォンの通話機能と連携して、電話着信時に名刺情報を表示させることができ、またLineを使って名刺情報の共有ができ、無料で名刺の管理と他者との情報共有ができることが利点といえます。Lineの心配な点は情報漏洩ですが、こちらのアプリケーションは管理情報はすべて暗号化していることで重要な顧客情報の漏洩を防止できます。
ここでは名刺管理ツールを選ぶ上で、どのような点に着目して商品を選ぶとよいのかをまとめています。参考に確認しておきましょう。
名刺管理ツールを見てみると多くはスマホのカメラで撮影するものが多いです。また法人向けにスキャンできる機器を提供しているベンダーも見られます。手入力でデータの取り込みを行う方法は手間がかかりすぎるので、カメラや機器での読み込み方法のあるものをお勧めします。
名刺管理ツールはただ名刺管理に利用するだけでなく、他のソフトと連携することで、ビジネスでの活躍シーンの幅が広がります。具体的には、住所から地図ソフトが起動したり、電話番号からIP電話の通信が始められることなどが考えられます。自社に必要な連携機能が備わっているかどうかも、名刺管理ツールを導入する際は確認するとよいでしょう。
名刺管理ツールによって、その操作性と機能は異なります。このため自社にとって使いやすいかどうか、というのは名刺管理ツールの選定の際には重要なポイントとなります。操作性や情報の絞り込みといった管理機能だけでなく、例えば企業の発信しているニュースと名刺データを紐付ける付属機能や、名刺情報を元にメールを一斉配信できるデータの流用機能など、機能別に比較を行うことで、自社にとって使いやすいかどうかの判断を行うことができるでしょう。
導入コストなどもかかる以上、名刺管理ツールの導入までには慎重に検討を重ねる必要があります。例えば、無料トライアルの利用は導入前のテストとして有効な手段の一つです。その他、名刺管理ツールの活用目的の明確化や、必要な機能のチェックも、ツールの導入前にしておきたいこととして挙げられます。
名刺管理ツールの導入前には、まず無料トライアルを行いましょう。実際に利用することで、ツールの操作性や利便性について確認を行うことができます。無料トライアルで使用したツールをそのまま導入する場合、登録した名刺データを引き継ぎできることもあります。
予め、名刺情報をどのような目的で活用するのか、決めておくことも大切です。管理ツールを導入することで名刺データを共有できたとしても、活用ができなければ意味はありません。共有された名刺情報を上手く活用できれば、部署の垣根を超えて、人脈の共有が行なえます。その結果、名刺共有を行っていなければ接触できなかった相手と、商談を行える可能性なども出てくるでしょう。
こうしたビジネス上の新たな価値を生み出す可能性がある点に、名刺管理ツールを導入するメリットは存在するため、その活用目的を決めておくことは重要です。また、「どのようにビジネスに活用していくのか」を考えておくことで、必要な機能なども明確になり、ツール選定の際に役立てることもできるでしょう。
名刺管理ツールを利用する上で、必要となる機能のチェックも重要です。地図連携機能などの便利な機能も重要ですが、セキュリティ機能のような必須の機能も忘れてはいけません。特にスマホで利用できる名刺管理ツールの場合、セキュリティ機能は重要です。万が一、スマホを紛失してしまった場合、何のセキュリティ機能もなければ名刺情報が第三者に漏れてしまう危険性は高くなります。
仮にツールにパスワードを送信することで、情報にロックをかけるセキュリティ機能などがあれば、スマホを紛失してしまった時でも対応が可能です。こうした必須の機能をチェックすることは、名刺管理ツールの選定の際には欠かせません。
名刺管理ツールの導入を行う際には、その目的や必要な機能に応じて、ツールの選定を行うことが大切です。しっかりとそれぞれのツールの特徴を比較した上で、自社の利用目的と合致する管理ツールを導入するようにしましょう。
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