迷惑メールやフィッシングメールの被害を抑えるための考え方
迷惑メールやフィッシングメールは、フィルタ機能の設定や利用者の意識づけなど、複数の対策を組み合わせることで被害を抑えやすくなります。まずは基本となる考え方を整理します。
フィルタリング機能で確認したいポイント
迷惑メールフィルタは、送信元のドメイン認証情報や過去の傾向をもとに判定する仕組みを採用している製品が多くあります。判定の精度は製品によって異なるため、誤って重要なメールを迷惑メールフォルダに振り分けてしまわないか、導入前に確認しておくことが望ましいといえます。
フィルタの判定基準を管理者側で調整できる機能があると、業種特有の取引先メールが誤って除外される事態を防ぎやすくなります。あわせて、迷惑メールフォルダの定期的な確認体制も運用ルールに含めておきましょう。フィルタの誤判定が続く場合は、除外リストの登録方法や見直しの頻度もあわせて確認すると安心です。判定結果を利用者側からも報告できる仕組みがあると、フィルタの精度を継続的に高めやすくなります。
誤送信防止の仕組みと運用ルール
添付ファイルの誤送信は、宛先の入力ミスや確認不足など複数の要因が重なって起こる場合があります。送信前に一定時間の保留や、宛先ドメインの確認を促す機能があると、誤送信のリスクを抑えられる場合があります。
機能面での対策にあわせて、社外送信時にダブルチェックを行うルールを設けることも有効です。誤送信が起きた際に、送信取り消しや履歴確認ができるかも、あわせて確認しておくと安心です。誤送信の発生状況を定期的に振り返り、発生しやすいパターンを共有しておくことも再発防止につながります。
メールボックスの容量不足とアカウント管理の属人化を見直す
メールボックスの容量不足やアカウント管理の属人化は、運用が長期化するほど顕在化しやすい課題です。クラウドメールへの移行によって見直せる範囲を確認しましょう。
容量不足が起こる背景と対応の方向性
容量不足は、添付ファイルの多用や、退職者のメールボックスが整理されないまま残っていることなど、複数の要因が重なって発生する場合があります。まずは現状の利用状況を可視化し、どの部署でどの程度の容量が必要かを把握することが出発点になります。
クラウドメールでは、契約プランによって利用できる容量が変わるため、部署ごとの利用実態にあわせてプランを選ぶことが重要です。容量超過時の通知機能があれば、利用者が早めに対応できる場合があります。容量拡張のオプションが用意されているかどうかも、部署ごとの利用量に差がある企業では確認しておきたい項目です。
属人化を防ぐ管理体制の作り方
アカウント管理が特定の担当者に依存していると、その担当者が不在の際に設定変更が滞る可能性があります。管理画面へのアクセス権限を複数人で分担し、操作履歴を共有できる体制を整えることが望ましいといえます。
操作手順をマニュアル化し、定期的に運用ルールを見直す機会を設けることで、担当者が代わっても引き継ぎやすくなります。あわせて、退職者や異動者のアカウント整理を定期的に実施するルールも組み込みましょう。人事情報と連動してアカウントの状態を自動的に更新できる仕組みがあれば、整理漏れを防ぎやすくなる場合があります。
テレワーク環境でのメール利用に伴う懸念点への対応
テレワークが広がる中で、社外からのメールアクセスに関する懸念を抱える企業が増えています。安全性と利便性を両立させる考え方を整理します。
社外からのアクセスで確認したい設定
社外からクラウドメールへアクセスする場合、多要素認証やアクセス制限などの設定によって、なりすましによる不正アクセスのリスクを抑えやすくなります。利用する端末やネットワーク環境によっても、必要な設定は変わる場合があります。
私物端末での利用を許可する場合は、端末側にメールデータを保存させない設定や、遠隔でのデータ消去機能があるかも確認しておくと安心です。情報システム部門と相談しながら、自社の運用方針にあう設定を検討しましょう。端末紛失時の対応手順をあらかじめ定め、利用者に周知しておくことも欠かせません。
情報漏えいを防ぐための運用ルール
テレワーク環境では、公共のネットワークを利用する場面も想定されます。通信の暗号化や、添付ファイルの取り扱いに関するルールを明確にしておくことが、情報漏えいを防ぐ一助になります。
ルールを定めるだけでなく、利用者への周知や定期的な注意喚起もあわせて行うことが重要です。ルール違反が疑われる操作を検知できる仕組みがあれば、早期の気づきにつながる場合があります。研修や事例共有の機会を設けることで、利用者一人ひとりの意識づけにもつながります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でクラウドメールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
メール運用にかかる工数を減らすための工夫
メール運用にかかる日々の工数は、機能の活用と運用ルールの整理によって減らせる場合があります。工数削減の視点を整理します。
定型作業を減らす機能の活用
アカウントの新規登録や設定変更など、定型的な作業をまとめて処理できる機能があると、担当者の作業時間を抑えられる場合があります。テンプレートを用意しておくことで、毎回同じ手順を一から確認する手間も減らせます。
あわせて、問い合わせ窓口へのよくある質問をまとめておくと、利用者からの同じような問い合わせに繰り返し対応する工数を減らせる場合があります。運用開始後に発生した質問を蓄積し、定期的にFAQを更新していく方法も有効です。FAQの整備が進むと、担当者が変わっても同じ水準で対応しやすくなります。
運用ルールの整理による工数削減
運用ルールが曖昧なままだと、判断のたびに個別の確認が必要になり、工数が増える傾向があります。誰がどこまで対応するかの役割分担を明確にしておくことで、問い合わせのたらい回しを防ぎやすくなります。
定期的に運用ルールを見直し、実態に合わなくなった手順を更新していくことも重要です。ルールの見直しを担当者一人に任せきりにせず、複数人で確認する体制を作ることが望ましいといえます。見直しの周期をあらかじめ決めておくと、ルールの形骸化を防ぎやすくなります。
オンプレメールサーバーからの移行を判断する基準
オンプレのメールサーバーを使い続けるべきか、クラウドメールへ移行すべきか迷う企業もあります。判断材料となる観点を整理します。
移行を検討すべきタイミング
サーバーの老朽化や保守期限の終了、運用担当者の負担増加などは、移行を検討するきっかけになる場合があります。既存サーバーの保守費用と、クラウドメールの月額費用を比較しながら判断することが望ましいといえます。保守部品の調達が難しくなっている機種を使い続けている場合は、移行の緊急度が高いと考えられます。
あわせて、災害時の事業継続性やリモートワークへの対応状況も判断材料になります。社内サーバーが被災した場合の影響範囲を確認し、クラウド化によるリスク分散のメリットも検討しましょう。経営層への説明では、コスト比較だけでなく事業継続の観点も含めて整理すると納得を得やすくなります。あわせて、移行にかかる初期費用と数年単位での総コストを試算しておくと、判断材料がより明確になります。
移行時に確認しておきたい項目
移行を決める際は、既存のメールデータやアドレス帳の移行方法、移行にかかる期間や費用を確認しておく必要があります。移行作業を自社で行うか、ベンダーの支援を受けるかによっても進め方は変わります。移行対象のデータ量が多い場合は、想定より作業期間が延びることもあるため、余裕を持ったスケジュールを組んでおきましょう。
移行後の運用体制についても、あらかじめ検討しておくことが重要です。誰が管理者となり、どのような手順で日常の設定変更を行うかを事前に決めておくと、移行直後の混乱を防ぎやすくなります。移行直後は問い合わせが集中しやすいため、一定期間はサポート体制を手厚くしておくと安心です。問い合わせ内容を記録しておくと、次回以降の移行作業や運用ルールの改善に活用できます。
運用課題別に検討したいクラウドメールサービス
ここまで整理してきた迷惑メール対策やアカウント管理、テレワーク時のセキュリティといった課題への対応状況を踏まえ、具体的な製品を紹介します。自社が抱える課題と照らし合わせて比較検討する際の参考にしてください。
IIJセキュアMXサービス
- 送受信時に求められる複数セキュリティをワンストップで提供
- メールボックス機能でメールのフルアウトソースを実現
- 独自セキュリティ機能を実装したWebメール
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、法人向けのメールセキュリティサービスです。迷惑メールやウイルスメールのフィルタリング機能を備え、既存のメール環境と組み合わせて導入できる構成になっています。送受信履歴の確認機能も備えており、迷惑メール対策や内部統制の強化を課題としている企業の検討先になり得ます。
xgate4
- 「快適」かつ「安全」な利用 メール環境を導入したい企業
- マルチブラウザ、キャリア対応
- 使いなれたわかりやすいユーザーインター フェース
株式会社オレンジソフトが提供する「xgate4」は、迷惑メール対策や誤送信防止など複数のセキュリティ機能を備えたクラウドメールサービスです。管理者側でフィルタ条件を調整できる機能や、送信前の確認を促す仕組みを備えており、日々の運用課題を見直したい企業向けの選択肢の一つです。既存のメール環境からの移行にも対応しています。
KAGOYA MAIL
- ユーザー数無制限の月額定額制！圧倒的なコストパフォーマンス
- 安全運用が可能！メール運用に伴うセキュリティ対策をカバー
- 専門知識は不要！シンプル設計で誰でも使える
カゴヤ・ジャパン株式会社が提供する「KAGOYA MAIL」は、国内データセンターで運用されるクラウドメールサービスです。管理画面からアカウントの追加や設定変更をシンプルな操作で行えるため、アカウント管理が特定の担当者に偏りがちな企業でも、複数人での運用体制に移行しやすい設計になっています。
CyberMail （サイバーソリューションズ株式会社）
- 日本企業独自のニーズに応える豊富な機能
- 月額250円～の低コスト高セキュリティ。
- 国内DC稼働、稼働率99.991%
＠Securemail Plus Webmail （株式会社ケイティケイソリューションズ）
- 受信ファイルに潜む危険を排除するセキュリティ機能
- 宛先確認やメールアドレス数チェックで誤送信防止
- フィーチャーフォンにも対応
まとめ
クラウドメールは、迷惑メール対策や容量不足、アカウント管理の属人化、テレワーク環境での懸念など、さまざまな運用課題を見直す手段になり得ます。自社が抱える課題を整理したうえで、複数の製品を比較し、運用ルールとあわせて検討を進めましょう。課題の優先順位を決めておくと、比較検討の軸が定まりやすくなります。機能の見直しと運用ルールの整備をあわせて進めることが、無理のない改善につながります。
