メールサーバとはどのような設備か
流れを追う前に、何を担う設備なのかを押さえておきましょう。一つの装置が全部を行うのではなく、役割が分かれている点が理解の入り口になります。
メールサーバの基本的な役割
メールサーバとは、電子メールの送受信を仲介するための設備です。利用者がメールソフトから送信の操作を行うと、その内容はまず自社のメールサーバへ渡されます。そこから相手先のサーバへ届けられ、受け取る側の利用者が取り出すという流れになります。
郵便に例えると、差し出された手紙を集める郵便局と、宛先の地域で配達を担う郵便局が別々に存在するのと似た構造です。この仲介があるため、送る側と受け取る側が同時に接続していなくても、メールをやり取りできます。
送信側と受信側の二つの役割
メールサーバは、送信を担う役割と受信を担う役割に分けて考えられます。送信を担う側は、利用者から預かったメールを相手のサーバへ転送する働きを持ちます。受信を担う側は、届いたメールを利用者ごとの領域に保管し、取り出しの求めに応じます。
一台の機器が両方を担う構成もあれば、役割ごとに分ける構成もあります。クラウドのサービスを利用する場合は、これらが事業者側でまとめて提供されるため、利用者がその内訳を意識する場面は少なくなります。ただし設定の確認や不具合の切り分けでは、この区分を知っておくと役立ちます。
メールが届くまでの流れ
ここからは、送信の操作から相手が読むまでの工程を順に追います。どの段階で何が行われるかを押さえておくと、確認すべき箇所を判断しやすくなります。
送信時に使われる仕組み
利用者がメールソフトで送信の操作を行うと、SMTPと呼ばれる取り決めに従って自社のメールサーバへ内容が渡されます。この取り決めは、サーバどうしがメールを受け渡す際にも使われます。
送信の際は、利用者が正当な利用者であるかを確認する工程が入るのが一般的です。この確認を行わない設定にしていると、第三者に無断で利用され、大量のメールの送信元にされる恐れがあります。自社でサーバを運用する場合は、この設定の確認が欠かせません。
宛先を調べる仕組み
メールを預かったサーバは、宛先のアドレスに含まれるドメイン名から、どのサーバへ届ければよいかを調べます。この調査に使われるのが、インターネット上の名前を管理するDNSという仕組みです。
DNSには、ドメインごとにメールの受け取り先となるサーバを示す情報が登録されています。この情報が誤っていたり登録されていなかったりすると、メールは相手に届きません。ドメインを移転した際や、メール環境を切り替えた際は、この登録内容の確認が必要です。
受信して取り出す仕組み
相手のサーバに届いたメールは、宛先の利用者ごとの領域に保管されます。利用者はメールソフトやWebの画面から接続し、保管されているメールを取り出します。
取り出し方には、端末側にメールを移して管理する方式と、サーバ上に置いたまま参照する方式があります。複数の端末から同じメールを見たい場合は、サーバ上に置いたまま参照する方式が適しています。スマートフォンとパソコンを併用する働き方が広がるなかで、こちらを選ぶ企業が増えています。
到達性となりすまし対策を支える仕組み
技術的に送信できても、相手に届いて読まれるとは限りません。届きやすさを支える要素を二つ挙げます。
送信ドメイン認証の役割
差出人のアドレスは書き換えることができるため、実在する企業を装ったメールが送られる場合があります。これに備えるのが、SPFやDKIM、DMARCといった送信ドメイン認証の仕組みです。
これらは、そのドメインからの送信を許可されたサーバかどうか、内容が途中で書き換えられていないかを受け取る側が確認できるようにするものです。設定はDNS上の登録によって行います。設定が不十分だと、正規のメールでも受け取り側の判断で扱いが変わる場合があるため、送信環境を変更した際は見直しが必要です。
迷惑メール判定への備え
迷惑メールとして振り分けられる原因は一つに絞れません。送信ドメイン認証の設定、送信元のサーバの状態、本文の内容や含まれるリンク、受け取り側のサービスごとの判定基準など、複数の要素が関係します。
届かないという相談を受けた際は、送信の記録を確認して相手のサーバまで渡ったかを調べ、そのうえで認証の設定を見直すという順で切り分けると原因に近づけます。相手先の受信設定が影響している場合もあるため、自社側だけで判断せず、必要に応じて相手の担当者にも確認を依頼しましょう。
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自社運用とクラウド利用の違い
メール環境をどう用意するかによって、必要な作業も費用のかかり方も変わります。二つの選択肢を確認します。
自社でサーバを構築する場合
自社の設備としてメールサーバを用意する方法です。設定を自社の運用にあわせて細かく決められ、データを社内に置ける点が特徴です。
一方で、機器の購入や更新、障害への対応、更新プログラムの適用を自社で担う必要があります。メールは業務が止まると影響が大きい設備であり、夜間や休日の対応体制も求められます。担当者を確保できるかどうかが、この方式を選べるかの分かれ目になります。
クラウドメールを利用する場合
事業者が用意した環境をインターネット経由で利用する方法です。機器の管理や更新の作業を事業者側が担うため、自社の負担を抑えやすい構成です。利用人数の増減にも対応しやすくなります。
一方で、設定できる範囲は提供される機能の中に限られます。事業者側で障害が発生した際は、復旧を待つことになる点も踏まえておく必要があります。過去の稼働状況が公開されているか、障害時の連絡手段が用意されているかを事前に確認しておきましょう。
クラウドメールの選び方
サービスによって管理できる範囲も費用の考え方も異なります。比較の段階で確認しておきたい基準を三つ挙げます。
利用人数と必要な容量の整理
最初に、アカウントを発行する人数と、一人あたりに必要な保存容量を整理します。添付ファイルのやり取りが多い部署では、想定より早く容量が埋まる場合があります。
あわせて、共有のアドレスやメーリングリストをどれだけ使うかも確認しておきましょう。これらが人数分の課金に含まれるかは、サービスによって扱いが異なります。退職者のメールをどう扱うかという運用も、事前に決めておきたい事項です。
セキュリティ機能と管理の範囲
迷惑メールの判定、添付ファイルの検査、誤送信を防ぐ仕組み、送信内容の記録といった機能のうち、必要なものを整理します。標準で含まれるか追加の契約が必要かは、サービスによって異なります。
管理者が行える操作の範囲も確認点です。アカウントの発行や権限の設定、送受信の記録の確認、退職者の領域の扱いなど、想定する運用が行えるかを確かめましょう。監査で記録の提出を求められる場合は、出力の形式もあわせて確認しておくと安心です。
サポート範囲と費用体系の確認
料金は、アカウント数に応じた月額制が中心ですが、容量や機能によってプランが分かれる場合があります。年間の契約で単価が変わることもあるため、複数のプランを同じ条件で比べましょう。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。管理者向けの窓口のみか、移行作業を支援してもらえるのかは事業者ごとに差があります。既存の環境から切り替える場合は、過去のメールの移行方法と所要期間も確認しておく必要があります。
クラウド型で利用できるメールサービス
自社運用からの切り替えを検討する際に候補となるクラウドメールサービスを紹介します。
Microsoft 365 with IIJ
- Microsoft 365のメールセキュリティを強化
- Microsoft 365とIIJの二重防御でスパム対策
- Microsoft 365導入についてのお悩みを解消
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「Microsoft 365 with IIJ」は、Microsoft 365のメール環境をIIJのサポートとあわせて利用できるサービスです。導入や運用にあたる相談ができる体制が用意されており、自社に専任の担当者がいない場合でも安心して移行を進めやすくなります。
IIJセキュアMXサービス
- 送受信時に求められる複数セキュリティをワンストップで提供
- メールボックス機能でメールのフルアウトソースを実現
- 独自セキュリティ機能を実装したWebメール
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、迷惑メール対策やウイルスチェックの機能を備えたクラウド型のメールセキュリティサービスです。既存のメール環境に組み合わせて利用できる構成にも対応しており、受信の安全性を高めたい場合の選択肢になります。
KAGOYA MAIL
- ユーザー数無制限の月額定額制！圧倒的なコストパフォーマンス
- 安全運用が可能！メール運用に伴うセキュリティ対策をカバー
- 専門知識は不要！シンプル設計で誰でも使える
カゴヤ・ジャパン株式会社が提供する「KAGOYA MAIL」は、独自ドメインを使ったクラウド型のメールサービスです。管理画面からアカウントの発行や容量の設定を行える構成になっており、比較的シンプルな運用を求める企業に向いています。ウイルスチェックや迷惑メール対策も標準で備えています。
Microsoft Exchange （日本マイクロソフト株式会社）
- メール、予定表、連絡先、タスク管理を一元化で円滑に業務連携
- クラウド版は自動更新・セキュリティ対応、最新機能利用可。
- オンプレミス版にも対応。自社サーバ運用や既存システム連携も
メールサーバに関するよくある質問
メール環境を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 自社運用とクラウドはどちらを選ぶべきですか？
- 社内に運用と障害対応を担える体制があるかが判断の目安になります。担当者を確保しにくい場合や拠点が分散している場合は、クラウドが候補になりやすいといえます。扱う情報の性質や社内規程の要件とあわせて検討しましょう。
- Q2： 独自のドメインはそのまま使えますか？
- 多くのサービスで独自ドメインの利用に対応しています。切り替えの際は、DNS上の登録内容を変更する作業が必要です。作業の手順と切り替えに伴う停止時間の目安を、事前に事業者へ確認しておきましょう。
- Q3： メールが届かない場合はどこから確認すればよいですか？
- まず送信の記録を確認し、相手のサーバまで渡ったかを調べます。渡っている場合は、送信ドメイン認証の設定や本文の内容、相手側の受信設定が関係している可能性があります。原因は一つに絞れないため、順に切り分けて確認しましょう。
- Q4： 過去のメールは移行できますか？
- 移行に対応するサービスもありますが、対象となる期間や形式、所要時間には差があります。件数が多い場合は数日を要することもあります。移行したい範囲を整理したうえで、方法と期間を事業者に確認することをおすすめします。
まとめ
メールサーバは、送信を担う役割と受信を担う役割に分かれ、宛先の特定にはDNSの登録が使われます。届きやすさを保つには、SPFやDKIMといった送信ドメイン認証の設定も欠かせません。環境の用意には自社での構築とクラウドの利用という選択肢があり、運用を担える体制があるかが判断の分かれ目になります。利用人数や必要な容量、管理範囲を整理したうえで比べましょう。まずは資料請求から検討を進めてみてください。
