社宅管理でよく起きる負担
社宅の管理は、契約の手続きだけで終わりません。入居中の対応や、契約の更新、退去のやり取りまで続きます。まずは、どこに手間がかかっているのかを整理しましょう。
物件探しと契約手続きの手間
社員の異動が決まると、赴任先で住まいを探すことになります。会社が定めた家賃の上限や、通勤にかかる時間の条件にあう物件を選ぶ必要があります。不動産会社とのやり取りや、契約書の内容の確認も担当者の仕事です。
異動が特定の時期に集中すると、この作業が一度に発生します。物件が決まらないと着任にも影響するため、時間の余裕もありません。人事や総務の担当者が、他の業務と並行して進める形になりがちです。土地勘のない地域では、相場や住みやすさの判断にも時間がかかります。
入居中と退去時の対応
入居が始まった後も、設備の不具合や近隣とのやり取りについて相談が入ることがあります。契約の更新時期が来れば、更新するかどうかの確認と手続きも必要です。物件ごとに更新の時期が違うため、管理の手間もかかります。
退去のときは、原状回復の費用をどこまで会社が負担するかという判断が生じます。大家や管理会社と金額を調整する場面もあります。専門の知識がないと、提示された金額が妥当かを判断しにくい点も負担の一つです。
家賃の支払いと社内の事務
家賃は毎月、物件ごとに支払います。件数が増えると、支払いの手続きだけでも相当な作業量です。社員から徴収する自己負担分の計算や、給与からの控除の手配も必要になります。
あわせて、社宅として貸す場合の税務上の取り扱いにも注意が必要です。社員から受け取る金額が一定の基準を下回ると、給与として扱われる場合があります。判断に迷う場合は、顧問の税理士や経理の責任者に確認しましょう。
社宅代行を利用するメリット
外部に任せる利点は、作業が減ることだけではありません。判断の質や、社員が受ける対応にも関わります。3つの角度から整理します。
担当者が本来の業務に時間を使える
物件の手配、大家とのやり取り、家賃の支払いといった作業を任せられれば、担当者はその時間を別の業務に振り向けられます。異動の時期に業務が集中する状態も和らぎます。少人数で総務を担っている会社ほど、効果を感じやすくなります。
担当者が代わっても対応の質を保ちやすい点も利点です。物件ごとの経緯や大家との約束が、社内の特定の人の記憶にしか残っていない状態を避けられます。引き継ぎのときの負担も軽くなります。
専門的な判断を任せられる
退去時の原状回復では、通常の使用による傷みは大家の負担とされるのが基本的な考え方です。しかし実際の場面では、どこまでが通常の範囲かの判断が難しくなります。経験のある会社に任せれば、提示された内容を確かめたうえで交渉してもらえます。
契約の内容についても同じです。更新料や解約時の予告期間など、物件によって条件が違います。専門の会社が確認することで、会社にとって不利な条件のまま契約する事態を減らせます。ただし、どこまで対応するかは委託の範囲によって変わります。
社員の問い合わせ先が明確になる
入居する社員にとっても、相談先がはっきりする利点があります。設備の不具合や、鍵の紛失といった困りごとを、総務を経由せずに直接伝えられます。総務が間に入ると、内容が正しく伝わらず対応が遅れることもあります。
受付の時間帯や、対応できる範囲は会社によって違います。夜間や休日にも連絡できるか、単身赴任先からでも相談できるかを確かめておきましょう。社員への案内資料を用意してもらえるかも、確認しておきたい点です。入居時に渡す説明書があれば、問い合わせそのものを減らせます。
委託する前に確かめたい注意点
任せれば負担がなくなるわけではありません。委託の効果を出すために、次の点を押さえておきましょう。
委託の費用が発生する
料金は、管理する戸数に応じて決まる形が多くあります。契約や退去の手続きが発生するたびに費用がかかる形もあります。今かかっている担当者の時間を書き出しておくと、費用と比べる目安になります。
費用を比べるときは、料金表の金額だけを見ないようにしましょう。物件を探す業務が別料金か、緊急の対応に追加料金がかかるかも確認します。戸数が少ない会社では、費用に見合わない場合もあるため、実際の件数をもとに判断することが重要です。
社内ルールの整理が必要になる
委託先に任せるには、家賃の上限、社員の自己負担の割合、単身と家族での違いといった決まりを伝える必要があります。今のルールが文書になっていない場合、まず整理する作業から始めることになります。
この作業は手間がかかりますが、部門や拠点ごとにばらついていた運用をそろえる機会にもなります。判断に迷う項目があれば、人事の責任者や顧問の社会保険労務士に確認しておきましょう。委託の開始時期を決めるときは、この整理の時間も予定に入れておくことが重要です。
すべてを任せきりにはできない
家賃の上限を超える物件を認めるかどうかといった判断は、会社が行うことになります。社員から個別の相談があった場合も、最終的な決定は自社の役割です。委託先とのやり取りを担当する人は、社内に必要です。
また、委託先に伝えた情報が古いままだと、対応にずれが生じます。異動や退職の情報をいつどう伝えるのかを決めておきましょう。連絡の担当を1人に固定せず、複数人が状況を把握できる体制にしておくことも重要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社宅代行の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
委託先を選ぶときの確認項目
対応できる範囲は会社によって違います。任せたい業務と、対応できる地域という2つの点から確認しましょう。
任せたい業務の範囲を決める
まず、今の業務のうちどこを任せたいのかを書き出します。物件探しから任せるのか、契約後の管理だけを任せるのかで、選ぶ相手も費用も変わります。家賃の立て替え払いに対応しているかも、経理の負担に関わる点です。
あわせて、報告の形も確かめましょう。管理している物件の一覧や、支払いの内訳をどのくらいの間隔で受け取れるかを聞いておきます。自社のシステムに取り込める形式で受け取れるかも、確認しておきたい点です。経理への受け渡しがそのままできる形なら、月々の事務も軽くなります。
対応できる地域と物件の量を確かめる
拠点が全国に分かれている場合、その地域に対応できるかを確認します。地方では、提携している不動産会社の数によって、紹介できる物件の量に差が出ることもあります。海外への赴任がある場合は、対応の可否を別に確かめる必要があります。
担当者がつくのか、窓口が共通なのかも聞いておきましょう。困ったときにどこまで相談できるか、対応の時間帯はいつかを確かめておくと、委託後のやり取りを進めやすくなります。
社宅管理を委託できるサービス
契約手続きや更新の管理を代行してもらう際の選択肢として、社宅代行を扱う会社を紹介します。
リロの社宅管理
- 導入社数 1,250社／社宅管理戸数 270,000戸超の実績！
- 「DX認定事業者」取得！社宅管理のDX化をリロネットで実現！
- 住宅制度コンサルティングから社宅管理まで”まるごと”お任せ！
株式会社リロケーション・ジャパンが提供する「リロの社宅管理」は、賃貸物件の契約手続きから更新、退去までの管理を代行するサービスです。入居者からの問い合わせ窓口を委託先に任せられるため、総務部門が個別の対応に追われる状況を抑えられます。全国の拠点に対応した物件探しにも対応しており、転勤の多い企業での利用が想定されます。
しゃたくさんLite
- 管理件数290,000件の受託実績から生まれた社宅管理システム
- 料金は使った分だけ！手続き単位で選べる代行サービス
- 最短1ヶ月で導入可能！導入後もヘルプデスクがお客様をサポート
日本社宅サービス株式会社が提供する「しゃたくさんLite」は、社宅の契約と管理業務を代行するサービスです。契約情報や支払いの状況を一覧で確認できる仕組みを備えており、管理する物件数が多い場合でも状況を把握しやすくなります。更新の時期や契約条件の変更にも対応し、担当者の作業を委託先へ移せます。
株式会社ハウスメイトパートナーズの社宅代行
- 「賃貸管理」のパイオニアとしての豊富な実績と高い評価
- 独自の社宅管理「Value System」
- 安心の５つのこだわり
株式会社ハウスメイトパートナーズが提供する「株式会社ハウスメイトパートナーズの社宅代行」は、物件の選定から契約、更新、退去までを一貫して代行するサービスです。全国の賃貸物件を取り扱う体制を活かし、転勤や新規採用に伴う入居先の手配を進められます。契約に関する書類の管理も任せられるため、社内での保管や確認の手間を抑えられます。
司ネットワークサービス株式会社の社宅代行
- 貴社に合ったオーダーメイドの社宅管理代行サービスをご提供！
- 月額費用がかからない社宅管理代行プランも提供可能
- 小規模の社宅管理にも柔軟に対応
司ネットワークサービス株式会社が提供する「司ネットワークサービス株式会社の社宅代行」は、社宅の契約と管理に関わる業務を代行するサービスです。契約や更新の手続きにかかる時間を委託先に任せられるため、総務部門は入居者からの個別の相談対応に時間を割きやすくなります。対応できる地域や物件の範囲は事前に確認しておきましょう。
社宅代行に関するよくある質問
委託を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： 何戸くらいから委託する価値がありますか？
- 決まった目安はありません。戸数が少なくても、拠点が分かれている、異動が特定の時期に集中するといった条件があれば効果が出る場合があります。まずは年間の手続き件数と、かかっている時間を書き出して比べましょう。
- Q2： 今の物件はそのまま引き継げますか？
- 契約している物件を引き継ぐ形に対応している会社が多くあります。ただし、契約の名義を変える手続きが必要な場合もあります。引き継ぎにかかる期間と、その間の対応をどうするかを、契約前に確かめましょう。
- Q3： 借り上げ社宅と社有社宅で対応は変わりますか？
- 会社が所有する物件では、修繕や設備の入れ替えなど、借りている場合とは異なる業務が発生します。両方に対応できるかは会社によって違うため、自社が持つ物件の形を伝えたうえで確認しましょう。
- Q4： 委託を始めるまでにどのくらいかかりますか？
- 社内ルールの整理や、今ある物件の情報をまとめる作業を含めると、数か月を見込む例があります。異動が集中する時期を避けて開始できるよう、逆算して予定を立てましょう。
まとめ
社宅代行には、担当者が本来の業務に時間を使えること、専門的な判断を任せられること、社員の問い合わせ先が明確になることというメリットがあります。一方で、委託の費用や社内ルールの整理、すべてを任せきりにはできない点も押さえておく必要があります。まずは年間の手続き件数とかかっている時間を書き出し、任せたい範囲を決めるところから始めましょう。資料請求を活用して比べてみてください。
