ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■料金・導入形態別
- 月額料金で一定の枚数まで利用できる：LINE WORKS PaperOn
- ソフトウェアを導入して自社で電子化する：読取革命、Quickスキャン V6
- ■電子化の進め方別
- 書類を預けて電子化やデータ化まで任せる：SmartRead PLUS+、不動産文書管理ソリューション、リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect
- 自社でスキャンした画像をAI-OCRで読み取る：LINE WORKS PaperOn、SmartRead、AIよみと～る
- ■電子化する書類別
- 手書きの申込書や帳票の文字をデータ化したい：LINE WORKS PaperOn、SmartRead、SmartRead PLUS+、AIよみと～る
- 契約書や図面などを保管用に電子化したい：不動産文書管理ソリューション、リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect
文書電子化サービスの料金は電子化の方法で変わる
文書電子化と一口にいっても、紙を画像として保存するだけなのか、書かれた文字をデータとして使いたいのかで、選ぶ方法が異なります。方法によって料金の決まり方も変わるため、まずは代表的な3つの方法の特徴を押さえておきましょう。
スキャン代行サービス
スキャン代行は、紙の書類を専門の事業者に預け、スキャンしてPDFなどの画像ファイルにしてもらうサービスです。料金は1枚あたりの単価に枚数を掛けて計算するのが基本で、白黒の定型サイズであれば1枚数円からの単価を示す事業者も見られます。
ただし、最低発注金額や基本料金を設けている場合があり、少ない枚数では1枚あたりの実質の費用が上がります。保管庫にたまった過去の書類をまとめて電子化したいときや、社内に作業の人手を割けないときに向く方法です。
AI-OCRサービス
AI-OCRサービスは、スキャンした書類の画像からAIが文字を読み取り、データとして出力するサービスです。OCRとは、画像の中の文字を認識してテキストに変換する技術を指します。料金は、月額の基本料金と、読み取り枚数や項目数に応じた従量課金を組み合わせる形が見られます。
申込書や伝票のように、同じ形式の書類が毎月発生する業務で、手入力の作業を減らしたい場合に検討されます。読み取った結果を人が確認する工程は残るため、確認にかかる時間も含めて費用対効果を考えることが大切です。
スキャン・OCRソフト
自社のスキャナーや複合機で読み取った画像を、ソフトウェアでPDF化したり文字を認識させたりする方法もあります。ソフトの料金は、買い切りの購入費と、年額や月額で利用する形式があり、枚数による課金がない製品もあります。
一方で、スキャンや確認の作業は自社の担当者が行うため、人件費がかかります。枚数が多い場合は、作業時間を見積もったうえで代行サービスと比べましょう。
スキャン代行の料金に含まれる作業と追加料金
スキャン代行の見積もりでは、スキャンそのもの以外の作業に追加料金がかかることがあります。書類の状態や電子化後の使い方によって必要な作業が変わるため、どの作業が基本料金に含まれるのかを確認しましょう。
ホチキス外しや仕分けといった前処理
スキャンの前には、ホチキスやクリップを外す、折れを伸ばす、書類を種類ごとに仕分けるといった前処理が必要です。綴じられたファイルや製本された書類が多いと、この作業に時間がかかります。
前処理を基本料金に含める事業者と、別料金とする事業者があります。見積もりを依頼するときは、書類の綴じ方や状態がわかる写真を添えると、追加料金の有無を事前に確認しやすくなります。
解像度やカラー、OCRのオプション
スキャンの解像度を上げる、カラーで読み取る、PDFに文字の検索ができるOCR処理を加えるといった指定は、オプション料金となる場合があります。図面のような大判の書類や、写真が含まれる書類も、通常とは異なる単価が設定されることがあります。
ファイル名を書類ごとに付ける作業や、索引となる項目を入力する作業も、追加の費用がかかる代表例です。電子化後にどう検索したいかを決めてから、必要なオプションを選びましょう。
引き取りと原本の返却や廃棄
書類の引き取りや配送の費用、作業後に原本を返却するか廃棄するかによっても料金が変わります。原本を廃棄する場合は、溶解処理などの方法と、処理したことを証明する書類が発行されるかを確認しておきましょう。
個人情報や機密情報を含む書類を預ける場合は、作業場所の管理体制や、事業者が取得している第三者認証も確認が必要です。料金だけでなく、情報管理の条件も見積もりとあわせて比べることが大切です。
AI-OCRを使う文書電子化の料金と読み取り枚数
AI-OCRサービスの料金は、毎月どれだけの書類を読み取るかで総額が変わります。読み取りの精度を上げるための設定作業にも費用がかかる場合があるため、月額料金と初期の作業の両方を確認しましょう。
月額料金と従量課金の組み合わせ
AI-OCRサービスでは、一定の枚数までを月額料金に含め、超えた分を従量課金とする料金体系が見られます。読み取る枚数が月によって大きく変わる場合は、繁忙期の枚数で費用を試算しておくことが重要です。
読み取りの単位を、書類の枚数で数えるか、読み取る項目の数で数えるかも製品によって異なります。項目数で課金される場合は、1枚の書類から読み取る項目を絞ることで費用を抑えられる可能性があります。
帳票の種類と読み取りの設定
AI-OCRで書類を読み取るには、どの位置にどの項目が書かれているかを設定する作業が必要な場合があります。取引先ごとに書式が異なる請求書のように、帳票の種類が多いと設定の手間が増えます。
設定を自社で行うか、提供会社に依頼するかで初期費用が変わります。読み取った結果を人が確認して修正する時間も考慮し、手入力と比べてどれだけ作業が減るかを試算しましょう。無料トライアルで自社の書類を読み取ってみると判断しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書電子化サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
電子化した文書の保存にかかる費用
文書電子化の費用は、紙をデータにした時点で終わりではありません。電子化したファイルを保管し、必要なときに探せる状態を保つための費用も継続して発生します。保存先と、法令で求められる要件の両方から確認しましょう。
保存先のストレージと文書管理
電子化したファイルは、社内のファイルサーバーやクラウドストレージ、文書管理システムに保存します。保存するファイルの容量が大きいほど、ストレージの費用が増える料金体系もあります。
カラーや高解像度で電子化すると、ファイルの容量が大きくなる傾向があります。保存先の料金体系とあわせて、読み取りの設定を決めましょう。検索や閲覧の権限を管理したい場合は、文書管理システムの利用料も費用に含めて考える必要があります。
電子帳簿保存法のスキャナ保存
請求書や領収書といった国税関係書類を電子化して紙の原本を廃棄したい場合は、電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たす必要があります。読み取りの解像度や階調、入力までの期間、タイムスタンプの付与または訂正・削除の履歴が残るシステムでの保存、検索できる状態での保存といった要件が定められています。
要件を満たすために、タイムスタンプの付与や専用の保存システムの費用がかかる場合があります。詳しい要件は国税庁の情報で確認し、経理部門や税理士とも相談しながら、電子化の方法を選びましょう。
文書電子化の見積もりを正確にする準備
文書電子化サービスの見積もりは、書類の量と状態、電子化後の使い方がわかるほど精度が上がります。条件があいまいなまま依頼すると、作業を始めてから追加の費用が発生する可能性があります。依頼の前に次の2点を整理しましょう。
書類の量を枚数で把握する
スキャン代行やAI-OCRの料金は枚数をもとに決まる場合があるため、電子化したい書類の量を枚数で把握することが出発点です。段ボール箱やファイルの数しかわからない場合は、1箱あたりの枚数を数えて全体を概算しましょう。
あわせて、両面に印刷された書類の割合や、サイズの異なる書類が混ざっているかも確認します。過去の書類と、今後毎月発生する書類を分けて数えておくと、一括の代行と継続的なサービスのどちらが向くかも判断できます。
電子化後の使い方を決める
電子化したファイルを閲覧するだけなのか、文字で検索したいのか、業務システムに取り込んでデータとして使いたいのかによって、必要な作業とオプションが変わります。使い方が決まっていないと、不要なオプションを付けたり、後から電子化し直したりすることになりかねません。
利用する部門の担当者に、どの書類をどのような場面で探しているかを聞き取っておくと、必要なファイル名の付け方や索引の項目を決めやすくなります。電子化の対象を、日常的に参照する書類や保存期間が長い書類から優先して選ぶと、費用を抑えながら効果を確かめられます。
料金の決まり方で比べる文書電子化サービスの一覧
この記事で紹介する文書電子化サービスを、電子化の方法と料金の示し方がわかるように一覧にしました。見積もりを依頼する前に、自社の書類にあう方法の候補を絞り込む材料にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| LINE WORKS PaperOn | 有料プランは月額料金ごとに読み取り枚数の上限がある |
| SmartRead | 参考価格は360,000円～。活字・手書きの文書をAIで仕分けて読み取る |
| SmartRead PLUS+ | AI OCRと専門オペレーターの確認を組み合わせ、文書をデータにして納品する |
| 不動産文書管理ソリューション | 不動産関連書類の整理・電子化・クラウド保管・不要書類の廃棄を一括で依頼できる |
| リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect | 紙文書の電子化とクラウド登録、外部倉庫での原本保管を組み合わせて利用できる |
| AIよみと～る | 手書きの書類や帳票の文字を読み取ってデータ化するAI-OCRサービス |
| 読取革命 | 紙資料やPDF、画像をOCRでテキスト化し、WordやExcelに変換できるWindowsソフト |
| Quickスキャン V6 | 複合機に組み込むアプリ。パネル操作で保存先の指定やファイルの命名ができる |
電子化の方法と料金体系で選ぶ文書電子化サービス
月額で使うAI-OCR、年間契約のAI-OCR、書類を預けて任せるサービスなど、料金の決まり方が異なる製品を選びました。電子化したい書類の量と、電子化後の使い方にあわせて比較してください。
LINE WORKS PaperOn
- 文書処理の業務をひとつに集約
- あらゆる文字を高精度に読み取り
- 現場からスマホで文書業務を簡単に開始
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS PaperOn」は、毎月発生する書類の読み取り量にあわせて、月額のプランを選びたい企業に向くIDPソリューションです。有料プランは月額のシステム利用料ごとに読み取り枚数の上限が決まっており、上限を超える場合は枚数追加パックを購入する仕組みです。手書き文字やFAXの文字、訂正印や二重線が入った文字の読み取りに対応し、スマホ撮影や複合機スキャン、メール、FAXから書類を取り込めます。
SmartRead
- AI OCRで自動仕分け,高精度読取り,確認修正機能で作業時間を削減
- 初期費用＆月額システム料不要で、利用料は月額3万円～ ※年払い
- APIやRPAを通して業務システム等に連携でき、データ活用を推進
株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead」は、申込書やアンケートなど大量の書類を年間で継続して読み取る企業に向くAI-OCRです。参考価格は360,000円～で、初期費用は不要です。複数の文書が混在したファイルをAIが自動で仕分け、活字と手書きを問わず読み取ってデータ化します。読み取り結果の確認・修正画面を備え、CSV・Excel・サーチャブルPDF形式で出力できます。無料トライアルで自社の書類を試すことも可能です。
SmartRead PLUS+
- 信頼性が高く、すぐ活用できるように加工したデータを提供
- 高度なセキュリティ体制！機密性の高い文書でも安心してお任せ
- 特定の書式に限らず、あらゆる形式の文書に対応
株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead PLUS+」は、読み取り結果の確認や修正まで社内で行う余裕がなく、データ化の作業ごと外部に任せたい企業に向く文書データ化サービスです。AI OCRによる仕分け・読み取りに、業務に精通した専門オペレーターの目視確認と補正を組み合わせ、すぐに活用できる形に加工したデータを納品します。注文書や請求書、報告書など、特定の書式に限らずさまざまな形式の文書に対応しています。書類の引き取りやスキャン、データの加工もオプションで依頼できます。
不動産文書管理ソリューション
- 文書の管理のプロが書類を精査し、最適な管理・分類方法をご提案
- 書類整理～電子化～ファイル保管までを一気通貫して対応可能
- 文書管理クラウドの活用でさらなる効率化とセキュリティを両立
プロパティデータバンク株式会社が提供する「不動産文書管理ソリューション」は、賃貸契約書類や工事関係の書類など、不動産関連の書類をまとめて整理・電子化したい企業に向くサービスです。文書管理に精通したスタッフが受領した書類を確認し、分類方法を提案したうえで電子ファイル化します。製本された書類の解体・再製本にも対応し、不要書類の廃棄までを一括で依頼できます。電子化したファイルは文書管理クラウド「@knowledge」に統一された分類体系で保管でき、権限管理やファイル共有も可能です。
リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect （株式会社リコー）
- 紙文書の電子化と日々の文書スキャン。
- 電子化データをクラウドへ一括登録し共有。
- 耐震・耐火倉庫で原本保管と集配送に対応。
AIよみと～る （NTT東日本株式会社）
- トライアルの結果、導き出された読取精度96.71％！
- 使いやすい利用者画面！簡単なマウス操作だけで、読取設定が可能
- RPAと組み合わせることで、稼働時間削減も！
読取革命 （ソースネクスト株式会社）
- PDF/画像/紙をOCRでWord・Excelに変換
- スマホ画像はQR連携でPCに取り込み可能
- 自動回転・補正で読み取り前処理を補助
Quickスキャン V6 （株式会社大塚商会）
- 保存先の指定やファイルの命名が複合機のパネル操作で可能
- ファクス受信時にファイル形式・名前を自動変換
- Microsoft 365やinvox、HotProfile Liteと連携
まとめ
文書電子化サービスの料金は、スキャン代行、AI-OCRサービス、スキャン・OCRソフトのどれを選ぶかで、課金の単位と内訳が変わります。前処理やオプション、引き取りや原本の処理、電子化後の保存にかかる費用も含めて総額で比べることが大切です。書類の枚数と電子化後の使い方を整理してから見積もりを依頼しましょう。自社の書類にあう文書電子化の方法を比較したい方は、資料請求を活用してください。
