ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■電子化の進め方別
- スキャン代行で一括電子化：SmartRead PLUS+、リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect
- 自社でスキャンして取り込む：SmartRead、LINE WORKS PaperOn、Quickスキャン V6
- 電子化と文書管理をあわせて導入：リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect
- ■大企業での運用条件別
- 基幹システムなど他システムとの連携：SmartRead、LINE WORKS PaperOn、SVF
- 大量文書の電子化への対応：SmartRead
- セキュリティ体制・認証の案内：SmartRead PLUS+、SmartRead
大企業の文書電子化は書類の仕分けから始まる
大企業の文書電子化では、サービス選びの前に、どの部門にどんな書類がどれだけあるかを把握することが出発点です。仕分けが曖昧なまま進めると、費用も期間も見通しにくくなります。
部門ごとに異なる書類と保管ルールの洗い出し
大企業では、契約書、稟議書、図面、人事関連の書類など、部門ごとに扱う紙の種類が異なります。保管場所や保管期間のルールも、部門や拠点によって違うことがあります。
まず各部門に、書類の種類、おおよその量、保管期間、参照の頻度を確認しましょう。この一覧が、電子化の対象範囲と費用を見積もる土台です。部門の担当者には、紙の保管場所を実際に見てもらうと、倉庫や書庫に残る書類の量を把握しやすくなります。
電子化する書類と紙で残す書類の線引き
すべての書類を電子化する必要はありません。参照の頻度が低く、保管期間が終わりに近い書類は、電子化せずに期限まで保管して廃棄する選択もあります。
一方、紙の原本が必要な書類もあります。社内の法務部門や経理部門に確認し、電子化後に原本を廃棄してよい書類かどうかを、書類の種類ごとに決めておきましょう。
電子化の優先順位の決め方
大量の書類を一度に電子化するのは、費用と現場の負担の両面で難しい場合があります。参照の頻度が高い書類や、保管場所の負担が大きい書類から着手するのが現実的です。
優先順位は、検索の手間、保管コスト、監査対応での使用頻度などで判断します。対象を絞ると、サービスへの見積もり依頼も具体的にできます。最初の対象に選ぶ書類は、全社で共通して使うものにすると、効果を社内に示しやすくなります。
大企業向け文書電子化サービスに求められる処理規模
大企業の文書電子化サービスでは、書類の量と拠点の数に対応できる体制があるかが確認点です。処理の規模は、サービスによって対応の範囲が異なります。
大量の書類を決まった期間で処理できる体制
書類が数万枚から数十万枚に及ぶ場合、スキャンの作業を自社で行うのは現実的でない場合があります。スキャン代行では、作業の人員や設備が、期間内に処理できる規模かを確認しましょう。
納期を守る体制があるか、繁忙期に作業が遅れた場合の対応はどうかも確認点です。処理できる量の上限や、作業の進捗の共有方法も、契約前に聞いておくと安心です。大企業では、決算期や監査の時期など、書類の動きが集中する時期もあります。その時期を避けて作業日程を組めるかも、あわせて相談しましょう。
多拠点の回収と進捗の管理
拠点が全国に分かれている場合、書類の回収や搬送の方法も重要です。拠点ごとに回収するのか、本社に集めて送るのかで、手間と費用が変わります。
書類の搬送中の紛失を防ぐため、受け渡しの記録を残せるかも確認しましょう。拠点ごとの進捗を一覧で確認できると、全社の状況を把握しやすくなります。遅れている拠点があれば、早めに原因を確認して対応できます。
手書きや図面など書類の種類に応じた読み取り
書類の種類によって、適した読み取りの方法は異なります。大判の図面や、手書きの書類、複写式の伝票などは、一般的な書類より専用の機器や追加の作業が必要な場合があります。
OCR（文字認識）を使う場合も、読み取れる文字の種類や精度は、書類の状態に左右されます。自社の書類を見本として渡し、読み取りの結果を確認しておきましょう。読み取りの誤りを人が確認する工程があるかも、見積もりの前に聞いておくと安心です。
大企業の文書電子化で欠かせない権限管理とセキュリティ
電子化した文書は、閲覧や持ち出しが容易になる反面、情報漏えいのリスクも変わります。大企業では、誰がどの文書を見られるかを細かく管理することが求められます。
部署や役職に応じたアクセス権限の設計
人事や経営に関わる文書は、閲覧できる人を限定する必要があります。部署、役職、プロジェクトなどの単位で、閲覧、編集、削除の権限を分けられるかを確認しましょう。
人事異動のたびに権限を手作業で変更するのは負担が大きくなります。組織の変更に追随しやすい設定の仕組みがあるかも、選定時の確認点です。社内のID管理の仕組みと連携できるサービスであれば、権限の更新漏れも減らせます。
委託時の書類と情報の管理
スキャン代行を使う場合、書類を社外に出すか、社内の施設で作業するかで、情報管理の考え方が異なります。委託先の作業場所の入退室管理や、作業者の取り決めなどを確認しましょう。
作業後に紙を返却するか廃棄するかも重要です。廃棄する場合は、廃棄の証明書が発行されるかを確認しておくと、社内の監査にも対応しやすくなります。
操作履歴を残す仕組み
誰がいつ文書を閲覧、編集、ダウンロードしたかの履歴を残せるかも重要です。問題が起きた際に原因をたどれる仕組みは、大企業の内部統制にも役立ちます。
履歴の保存期間や、管理者が履歴を検索できるかも確認しましょう。履歴の項目が自社の監査にあうかは、サービスによって異なります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書電子化サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
文書電子化サービスと既存システムのつなぎ方
大企業では、すでに基幹システムやワークフローが稼働していることが一般的です。電子化した文書を既存の業務にどうつなぐかが、定着を左右します。
基幹システムやワークフローとの連携
契約書や請求書などの文書を、基幹システムの取引データと結びつけて管理できると、検索の手間が減ります。文書管理システムとの連携や、API（システム同士をつなぐ仕組み）の有無を確認しましょう。
連携の方法は、ファイルの受け渡しで行う場合と、直接つなぐ場合とがあります。自社の情報システム部門と、連携の範囲や費用を相談して決めましょう。連携が難しい場合は、文書の番号だけを両方に記録して対応づける方法もあります。
保存先と検索項目の設計
電子化しても、探せなければ業務の効率は上がりません。取引先名、日付、金額、文書の種類など、検索に使う項目をあらかじめ決めておくことが重要です。
項目の入力を人手で行うか、OCRで自動取得するかで、作業量と精度が変わります。大量の書類では、入力の方法が費用にも影響するため、見積もりの段階で確認しましょう。
法令で保存要件のある書類の扱い
契約書や請求書などは、電子帳簿保存法など、書類の種類に応じて保存の要件が定められています。紙をスキャンして保存する場合の要件は、制度の改正で変わることがあります。
要件の細部は、国税庁などの公式情報や、税理士などの専門家に確認しましょう。サービスがどの要件に対応しているかは、提供会社に具体的に確認することが重要です。
大企業が文書電子化を段階的に展開する進め方
全社の書類を一度に電子化しようとすると、現場の混乱や費用の増加を招きやすくなります。一部の部門で試してから広げる進め方が、大企業では現実的です。
一部門での試行と課題の洗い出し
まず、書類の種類が比較的整理されている部門で試行します。この段階で、スキャンの品質、検索のしやすさ、現場の負担を確認し、課題を洗い出しましょう。
試行の結果は、全社展開の費用や期間の見積もりにも使えます。うまくいかなかった点も記録して、次の部門に生かしましょう。
展開後の運用ルールと担当の決め方
電子化した後の運用ルールがないと、紙と電子が混在し、かえって探しにくくなります。新しい書類の取り込み方、ファイル名の付け方、廃棄のルールを決めておきましょう。
担当を一人に固定すると、異動や退職で運用が止まる場合があります。部門ごとの管理者と全社の事務局を置き、手順書を共有しておくことが重要です。
定着の確認と見直しの進め方
展開が済んだ後も、検索にかかる時間や、紙の保管量の変化を定期的に確認します。使われていない機能や、運用の負担になっている手順がないかも見直しましょう。
現場から出た改善の要望は、サービス提供会社に相談できる場合もあります。年に一度は運用を点検し、ルールを更新していくと、長く使い続けやすくなります。
大企業の文書電子化サービスを比較する一覧表
全社展開を前提に、書類の電子化や読み取り、帳票の扱いを支援する製品を、特徴をあわせて一覧で確認できます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartRead PLUS+ | 書類の引き取りからAI OCR・オペレーター確認まで対応するデータ化サービス |
| SmartRead | AI OCRで仕分けから読み取りまで自動化。API・RPA連携にも対応 |
| LINE WORKS PaperOn | 現場からスマホや複合機で書類を送り、AI OCRでデータ化 |
| SVF | 帳票の出力から保管・配信までを担う。電子帳簿保存法にも対応 |
| リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect | 紙文書の電子化からクラウド登録、原本保管までをユニットで提供 |
| Quickスキャン V6 | 複合機に導入し、パネル操作で保存先指定やファイル命名が可能 |
全社展開の条件別に見る文書電子化の製品
電子化の進め方や、基幹システムとの連携、大量の書類への対応といった観点で、文書電子化に使える製品を紹介します。
LINE WORKS PaperOn
- 文書処理の業務をひとつに集約
- あらゆる文字を高精度に読み取り
- 現場からスマホで文書業務を簡単に開始
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS PaperOn」は、AI-OCRと生成AIで書類のデータ化を進めるクラウド型のサービスです。スマホ撮影や複合機スキャン、メール、FAXなど複数の方法でアップロードでき、現場の環境にあわせて使いやすい点が特徴です。手書き文字や訂正印の入った文字にも対応し、マスターデータベースとの連携で修正や補完も行います。API連携にも対応しています。
SVF
- 累積導入38,000社以上、国内シェアNo.1の帳票ソフトウェア
- 様々な上位システムと連携、社内に散在する帳票システムの統一化
- オンプレミス・クラウド対応・電子帳簿保存法も対応
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「SVF」は、請求書や納品書などの帳票を出力し、管理・配信までまとめて扱えるソリューションです。オンプレミスとクラウドに対応し、電子帳簿保存法にも対応しています。さまざまな上位システムと連携でき、社内に散在する帳票の仕組みを統一したい大企業が、電子化後の帳票運用を整理する際の選択肢です。API連携やカスタマイズにも対応しています。
リコー ドキュメントライフサイクルサービスSelect （株式会社リコー）
- 紙文書の電子化と日々の文書スキャン。
- 電子化データをクラウドへ一括登録し共有。
- 耐震・耐火倉庫で原本保管と集配送に対応。
Quickスキャン V6 （株式会社大塚商会）
- 保存先の指定やファイルの命名が複合機のパネル操作で可能
- ファクス受信時にファイル形式・名前を自動変換
- Microsoft 365やinvox、HotProfile Liteと連携
まとめ
大企業の文書電子化サービスは、書類の仕分け、処理規模、権限管理、既存システムとの連携を整理して選ぶことが重要です。一部門で試してから全社に広げると、費用や現場の負担を抑えやすくなります。自社の条件にあうサービスを探すために、資料請求で複数の文書電子化サービスを比較してみましょう。
