クラウド型電子契約システムとは？機能・メリットや選び方、注意点を解説

クラウド型の電子契約システムとは

クラウド型の電子契約システムは、契約書の送付、電子署名、締結済み書類の保管、検索、更新期限管理などをオンラインで行う仕組みです。紙の契約書を郵送・押印・ファイリングする運用に比べて、契約締結までの時間を短縮しやすく、契約書の所在や期限も管理しやすくなります。

契約締結と保管をオンラインで進める仕組み

クラウド型電子契約システムでは、契約書ファイルをアップロードしたうえで相手方へ送付し、電子署名や同意取得までをオンラインで進めます。締結後は契約書をクラウド上に保管し、契約相手、締結日、更新期限などで検索できます。紙契約と比べ、郵送や押印待ちの時間を短縮しやすい点が特徴です。

電子署名の効力と本人確認を確認する

電子契約では、誰が契約に同意したか、締結後に改ざんされていないかを確認できることが重要です。デジタル庁は、電子署名法に基づき、本人による一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書等は真正に成立したものと推定されると説明しています。契約類型に応じた確認が必要です。

クラウド型の電子契約システムでできること

クラウド型の電子契約システムでは、契約書の送付、電子署名やタイムスタンプの付与、社内承認ワークフロー、締結済み契約書の保管・検索、更新期限管理などを行えます。製品によって署名方式や契約管理機能の範囲が異なるため、自社の契約業務に必要な機能を確認しましょう。

クラウド型の電子契約システムのメリット

契約書の送付や署名依頼をオンラインで進められるため、締結までの時間を短縮しやすいのがクラウド型電子契約システムのメリットです。締結済み書類の検索や更新期限管理、承認履歴の確認もしやすくなり、契約業務の効率化と管理精度の向上につながります。

契約締結までのリードタイムを短縮しやすい

郵送や押印を待つ必要がなくなるため、取引先との契約締結を早めやすくなります。遠隔地の取引先や複数拠点の承認者が関わる契約でも、オンラインで進捗を確認できます。急ぎの契約が多い営業部門では特に効果を感じやすいでしょう。

契約書の所在と更新期限を管理しやすい

紙の契約書をファイルで保管していると、必要な契約書を探すのに時間がかかります。クラウド型なら、相手先や締結日で検索し、更新期限の通知も設定できます。期限切れや自動更新の見落としを減らす運用に役立ちます。

法務確認や承認履歴を残しやすい

契約前のレビューや承認経路をシステム上に残せれば、誰が確認したかを後から追いやすくなります。契約金額や取引種別ごとに承認ルートを分けられる製品もあります。内部統制や監査対応を重視する企業は確認しましょう。

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電子契約システム クラウドを選ぶ際の比較ポイント

クラウド型電子契約システムを比較する際は、電子化したい契約類型に対応しているか、必要な署名方式や本人確認の要件を満たせるかを確認することが大切です。あわせて、取引先側の操作負担、契約書保管や更新期限管理の有無、既存システムとの連携、サポート範囲や費用体系も比較しましょう。

契約類型と署名方式に合うか確認する

雇用契約、業務委託契約、秘密保持契約、注文書など、電子契約にしたい文書を整理しましょう。電子署名方式、本人確認、タイムスタンプ、長期署名への対応は製品により異なります。法務部門と確認しながら選定することが重要です。

相手方の操作負担を確認する

電子契約は自社だけでなく、取引先にも使ってもらう必要があります。相手方がアカウント登録なしで署名できるか、スマートフォンで確認できるか、多言語対応があるかを見ましょう。取引先の負担が大きいと定着しにくくなります。

契約管理機能まで必要か見極める

署名だけで十分なのか、契約書保管、更新期限、検索、関連書類管理まで必要なのかで選ぶ製品は変わります。既存の文書管理システムやワークフローと連携できるかも比較ポイントです。

自社にあうクラウド型電子契約システムを見極めるポイント

自社にあうクラウド型電子契約システムを見極めるには、どの契約書を電子化するのか、紙契約を残す例外をどう扱うのかを整理することが重要です。法務、営業、管理部門など関係部門の役割を明確にし、送付、承認、締結、保管までの運用に合う製品を選びましょう。

電子化する契約書の範囲を決める

すべての契約を一度に電子化するのではなく、秘密保持契約、業務委託契約、雇用契約など、電子化しやすい文書から始める方法があります。紙で残す契約や相手方が電子契約に対応できない場合の例外運用も決めておきましょう。

法務・営業・管理部門の役割を分ける

契約業務は複数部門が関わるため、誰が雛形を管理し、誰が送付し、誰が承認し、誰が保管を確認するかを決める必要があります。クラウド型の権限設定や承認フローを使い、部門ごとの責任を整理しましょう。

■まず確認する契約書

秘密保持契約、業務委託契約、雇用契約など、電子化したい契約書の種類を整理します。

■クラウド利用時の確認

署名方式、本人確認、権限設定、承認フロー、契約書の保管場所、更新期限管理を確認します。

■比較時の見方

署名機能だけでなく、送付、承認、締結、保管、検索まで自社の契約業務に合うかを見ます。

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クラウド型電子契約システムを比較

ここでは、クラウド型電子契約システムの比較に役立つ製品例を紹介します。掲載製品の機能やクラウド対応範囲は変更される場合があるため、最新の対応状況や料金、サポート範囲は必ず各社資料で確認してください。

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クラウド型の電子契約システムに関するFAQ

クラウド型の電子契約システムを検討するときは、機能だけでなく、運用体制、セキュリティ、既存業務との違いを確認しておくことが重要です。よくある疑問を整理し、比較時の抜け漏れを防ぎましょう。

Q1：クラウド型電子契約は法的に有効ですか？

電子契約は適切な方式で締結すれば有効に使える場合があります。ただし、契約類型や証拠力の考え方により確認点が異なるため、重要契約では法務部門や専門家と確認しましょう。

Q2：取引先がシステムを契約していなくても使えますか？

相手方がアカウント登録なしで署名できる製品があります。取引先側の操作手順、本人確認、通知メールのわかりやすさを確認してください。

Q3：紙契約と電子契約を併用できますか？

併用できます。ただし、紙と電子の保管場所や検索方法が分かれると管理が複雑になります。どの契約を電子化するか、紙で残すものは何かを整理しましょう。

Q4：契約書の更新期限も管理できますか？

契約管理機能を持つ製品では、満了日や自動更新日の通知に対応します。署名機能だけの製品もあるため、更新管理まで必要かを確認しましょう。

Q5：電子帳簿保存法との関係も確認すべきですか？

電子契約書は電子取引データとして保存要件が関わる場合があります。保存期間、検索性、改ざん防止措置などを、国税庁の情報や社内規程と照らして確認してください。

まとめ

クラウド型電子契約システムは、契約締結、承認、保管、更新管理をオンライン化する仕組みです。契約類型、署名方式、相手方の操作性、契約管理機能、電子帳簿保存法への対応を確認して比較しましょう。