エンドユーザーが日常的に使えるUIの設計
エンタープライズサーチの検索画面は、IT部門だけでなく全社員が使う画面です。誰でも迷わずに使えるシンプルな設計かどうかが、社内定着の大前提になります。
Googleのような直感的な検索ボックスの重要性
日常的にGoogleを使い慣れているユーザーにとって、シンプルな検索ボックスに言葉を入力するだけで結果が返ってくるUIは親しみやすいものです。複雑な検索条件の入力を求めるインターフェースや、専門的な検索演算子を覚えなければならない設計は、現場での定着を妨げる要因になります。
デモ環境で実際の検索操作を複数のスタッフに試してもらい、特に説明なしにどの程度使いこなせるかを確認することが重要です。検索結果の表示速度も使いやすさに影響します。ストレスなく使えるレスポンスかどうかを実際のデータ量に近い環境で確認してからシステムを選定することをお勧めします。
検索結果の見やすさとプレビュー機能
検索結果のリストでは、ファイル名だけでなく、検索ワードが文書内のどこに含まれているかを示すスニペット（抜粋）が表示されると、目的の文書かどうかをファイルを開く前に判断できます。ファイル形式・作成日・作成者などのメタ情報も検索結果に表示されると、絞り込みの判断が速くなります。
PDF・Word・Excelなどのファイルをシステム上でプレビュー表示できる機能があると、元のアプリケーションを開かずに内容を確認できるため、確認作業の効率が上がります。プレビュー機能の対応ファイル形式と表示速度を、デモ時に実際のファイルで確認することをお勧めします。
モバイル対応と多様な端末での利用
外出先や会議室からスマートフォンやタブレットで社内情報を検索したいニーズは増えています。モバイルでの使いやすさも評価基準として確認しておきましょう。
スマートフォンからの検索対応状況
社外での移動中に過去の提案書や製品仕様書を確認したいとき、スマートフォンから素早く検索できるとことが業務効率を高めます。エンタープライズサーチがモバイルブラウザで適切に表示されるか（レスポンシブデザイン対応）、またはスマートフォン向けのアプリが提供されているかを確認することが重要です。
モバイルでの検索ではPC版と同等の機能が使えるかどうかも確認が必要です。モバイルでは絞り込み操作が制限されている場合や、ファイルプレビューが使えない場合もあります。外出先での利用が多い業種・職種の担当者を想定したモバイル操作のデモを実施して確認することをお勧めします。
タブレットやデジタルサイネージへの対応
会議室のタブレットや営業拠点に設置されたデジタルサイネージからエンタープライズサーチを使う場面があります。画面サイズや入力方式が変わっても適切に動作するかを確認しておくと、利用シーンを広げることができます。
自社で想定している利用デバイスの種類と解像度で動作確認を行い、操作性に問題がないかを評価することをお勧めします。特定のブラウザやOSにしか対応していない場合は、自社の端末環境との整合性を確認する必要があります。
管理者画面と設定の使いやすさ
現場ユーザーの使いやすさに加えて、管理者が日常的に操作する管理画面の使いやすさも、導入後の運用負担を左右します。
管理者がノーコードで設定変更できるか
同義語辞書の更新、優先表示ルールの追加、新しい検索対象リポジトリの追加など、運用中によく発生する設定変更がエンジニアなしで管理画面から行えるかどうかは、運用コストに直結します。コーディングが必要な設定変更が多いシステムでは、IT担当者への依頼が都度発生して改善が遅くなります。
管理画面のGUIで完結できる操作の範囲と、コーディングが必要な操作の範囲をベンダーに明確に示してもらうことが重要です。管理者向けのトレーニングやマニュアルが充実しているかも確認しておきましょう。管理者デモを依頼して実際の管理操作を体験させてもらうことを強くお勧めします。
ユーザーフィードバックを検索改善に活かす仕組み
検索結果に対してユーザーが「この結果は役に立たなかった」というフィードバックを送れる機能があると、検索精度の問題点を早期に発見できます。フィードバックデータを管理者が確認して改善アクションにつなげられる仕組みがあるかどうかを確認しておきましょう。
ユーザーフィードバックと検索ログを組み合わせて分析することで、優先的に改善すべきキーワードと文書を特定できます。改善サイクルを継続的に回すための仕組みがシステムに組み込まれているかを評価基準に加えることをお勧めします。
使いやすさに優れたエンタープライズサーチを比較する
現場での定着を促すUIと管理のしやすさが充実したエンタープライズサーチを紹介します。使いやすさをデモで確認してから選定しましょう。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 純国産で日本語に強い！高速・高精度な検索かつ画像OCRにも対応
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、社内に分散した文書やファイルを横断検索できるエンタープライズサーチです。あいまい検索や絞り込み、サムネイル表示、検索履歴などを備え、必要な情報を探しやすいのが特徴です。PCだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用でき、現場で使いやすい検索環境を整えたい企業におすすめです。
NaviPlusサーチ
- 高速レスポンス & クイック検索
- 高頻度なデータ更新
- AI×人による検索チューニング
株式会社DGビジネステクノロジーが提供する「NaviPlusサーチ」は、ECサイトやWebサイト内の商品・コンテンツを探しやすくする検索サービスです。クイック検索や絞り込み、並べ替えなどの機能を備え、ユーザーが目的の情報へスムーズにたどり着ける検索体験を実現します。検索UIを改善し、サイト利用者の利便性を高めたい企業におすすめです。
saguroot
- デザイン会社が創る直感的UIUXで誰もが簡単に使える
- 画像やテキストを含め、異なるファイル形式でも横断的に検索可能
- 網羅的な検索だけではなく生成AI・AIによる要約やタグ付けも実現
株式会社丹青社が提供する「saguroot」は、社内に蓄積されたナレッジや人材情報を直感的に検索できるエンタープライズサーチです。目的に応じた絞り込みや見やすい検索結果画面など、ユーザー視点のUX設計に配慮されています。検索ツールに不慣れな従業員でも使いやすく、全社への定着を促したい企業におすすめです。
FileBlog FS
- 高性能な検索エンジンを手軽に導入
- ビューア搭載！各種フォーマットをブラウザで全ページ閲覧
- スマートフォン・タブレットからもファイルサーバ－を検索・閲覧
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog FS」は、ファイルサーバー内の文書をWebブラウザから検索・閲覧できるエンタープライズサーチです。検索結果から各種ファイルをビューアで確認でき、スマートフォンやタブレットからの利用にも対応しています。普段のファイル管理環境を活かしながら、従業員が必要な資料を探しやすくしたい企業におすすめです。
Helpfeel（ヘルプフィール）
- 様々な言い回しやスペルミスにも対応する新感覚なAI検索システム
- 数千ページのマニュアルにも対応。属人化解消ナレッジ整備・活用
- 継続率99％！充実のレポート＆サポート体制で効果的な運用が続く
株式会社Helpfeelが提供する「Helpfeel（ヘルプフィール）」は、FAQやマニュアルなどから必要な情報を見つけやすくする検索サービスです。利用者向けの検索画面だけでなく、FAQの追加や修正を行う編集画面もシンプルに設計されており、管理者がコンテンツを更新しやすいのが特徴です。利用者と管理者の双方にとって扱いやすい検索環境を構築したい企業におすすめです。
Coo Kai Agent for Microsoft 365 Copilot
- 社内データを繋ぎ、情報探索の手間を削減
- AI Agentが即答、必要な経営データを瞬時に可視化
- 既存環境を活かし最短2週間で導入可能
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai Agent for Microsoft 365 Copilot」は、社内に分散した情報をMicrosoft 365 Copilotから検索・活用しやすくするサービスです。普段利用しているMicrosoft 365環境を検索の窓口として活用できるため、新しい操作方法を覚える負担を抑えられます。Microsoft 365を中心に、従業員が使いやすい社内検索環境を整えたい企業におすすめです。
Accela BizSearch （富士通株式会社）
- 国内2000サーバ以上の導入実績
- 高速レスポンスで業務の思考を止めない検索体験
- 各システムのアクセス権限を継承した安全な検索
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でエンタープライズサーチの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
エンタープライズサーチの使いやすさに関するFAQ
使いやすさについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：デモで使いやすさを評価する際のチェックポイントを教えてください。
- 「実際の業務ファイルで検索できるか」「初めて使うスタッフが迷わず操作できるか」「絞り込みが直感的に行えるか」「管理画面で設定変更が簡単にできるか」を実際に試してみることをお勧めします。
- ■Q2：スマートフォンからも同じように使えますか？
- レスポンシブデザイン対応またはスマートフォン向けアプリがある製品では、モバイルでも検索を使えます。ただしPC版と機能が異なる場合があるため、必要な機能がモバイルでも動作するかを確認してください。
- ■Q3：管理者が変わっても運用を継続できますか？
- 管理画面の操作が直感的でマニュアルが充実していれば、担当者が交代しても引き継ぎやすくなります。操作手順書の整備とベンダーのサポート窓口を活用することで、継続的な運用が可能です。
まとめ
エンタープライズサーチの使いやすさは、検索UIのシンプルさ、検索結果の見やすさ、モバイル対応、絞り込み操作の直感性、管理者画面の操作性で評価できます。機能の豊富さだけでなく、現場ユーザーと管理者の両方が使いやすいかどうかをデモで確認してから選定することが重要です。まずは資料請求でデモ環境の提供を受けてみてください。
