エンタープライズサーチの仕組み
社内の情報は、共有フォルダ、グループウェア、メール、社内の掲示板などに分かれて保管されています。この仕組みは、それらをまとめて探せるようにするものです。まずは、どうやって探しているのかと、どんな情報を扱えるのかを確認しましょう。
まとめて探せるようになる仕組み
この仕組みは、あらかじめ社内の保管場所を巡回し、どこにどんな資料があるかの一覧表を作っておきます。この一覧表を索引と呼びます。利用者が言葉を入力すると、資料そのものを一つずつ開くのではなく、この索引を見て該当するものを探し出します。だから多くの資料があっても短い時間で結果が返ってきます。
索引は自動で作り直されます。作り直す間隔が長いと、新しく置いた資料がしばらく見つからない状態になります。どのくらいの間隔で更新されるのか、更新の途中でも検索できるのかは、製品ごとに違います。導入前に確認しておきたい点です。
探せる情報の種類と範囲
扱える情報は製品によって幅があります。共有フォルダの中の文書ファイルや表計算ファイル、社内のメール、グループウェアの掲示や予定、業務システムに登録されたデータなどが対象になります。紙をスキャンした画像から文字を読み取って探せる製品もあります。
ただし、自社が使っている保管場所やサービスに、その製品がつながるとは限りません。今どこに情報が置かれていて、そのうちどれを探せるようにしたいのかを先に書き出しておきましょう。つなげたい相手を一覧にしておくと、製品を比べるときの目安になります。
エンタープライズサーチを導入するメリット
この仕組みの効果は、検索が速くなることだけではありません。仕事の進め方や、社内にたまった知識の生かし方にも関わります。3つの角度から利点を整理します。
資料を探す時間を減らせる
資料がどこにあるかわからないと、フォルダを順にたどったり、詳しそうな人に聞いたりすることになります。聞かれた側の手も止まるため、二人分の時間が失われます。一つの検索窓からまとめて探せれば、この往復を減らせます。
特に効果が出やすいのは、同じような質問が繰り返される場面です。過去の見積書や、以前に作った提案の資料をすぐ取り出せれば、一から作り直す手間も省けます。探す時間が減った分を、本来の仕事に振り向けられます。
社内にたまった資料を生かせる
過去の資料は、置き場所を知っている人がいなくなると、あっても使われない状態になります。作った本人しか保管場所を知らない資料は、実質的にないのと同じです。まとめて探せる仕組みがあれば、こうした資料に再びたどり着けます。
異動してきた人や新しく入った人にとっても役立ちます。過去にどんなやり取りがあったのか、似た案件をどう進めたのかを自分で調べられるからです。先輩に聞かないと何もわからない状態から抜け出しやすくなります。
問い合わせ対応の負担を減らせる
総務や情報システムの部門には、「あの申請書はどこですか」といった問い合わせが集まりがちです。一件ごとは短くても、数が多いと相当な時間になります。社員が自分で探せるようになれば、この問い合わせを減らせます。
問い合わせを受ける側だけでなく、聞く側にとっても利点があります。相手の都合を気にせず、必要なときにすぐ調べられるからです。時間帯を選ばずに調べられる点は、在宅勤務や離れた拠点で働く場合にも役立ちます。
エンタープライズサーチのデメリットと注意点
導入すれば自動的に便利になるわけではありません。準備を怠ると、期待した効果が出ないこともあります。ここでは3つの注意点を取り上げます。
導入と運用に費用がかかる
利用する人数や、探せるようにするデータの量で料金が変わることが多くあります。社員数が増えたり、扱う資料が増えたりすると、費用も上がります。自社にサーバを置く形なら、機械の購入費や点検の費用も見込む必要があります。
費用を比べるときは、料金表の金額だけを見ないようにしましょう。つなげたい保管場所ごとに追加の料金がかかる場合があります。最初の設定を手伝ってもらう費用や、使い方の説明が別料金かどうかも、見積もりの段階で聞いておきたい点です。
見せてよい範囲の設定に手間がかかる
社内には、人事や給与のように、限られた人だけが見てよい情報もあります。何も設定せずにまとめて探せるようにすると、見えてはいけない資料が検索結果に出てしまう恐れがあります。もとの保管場所の設定を引き継げるかを、必ず確認しましょう。
引き継げる場合でも、もとの設定が古いままだと、そのまま持ち越されます。導入をきっかけに、誰がどこを見てよいのかを見直す作業が必要になることもあります。判断に迷う場合は、情報システムの担当者や、その情報を持っている部門に確認する流れを決めておきましょう。
探したいものが見つかるとは限らない
入力した言葉と資料の中の言葉が違うと、うまく見つからないことがあります。社内でしか使わない略語や、部門ごとに呼び方が違う場合に起こりやすい問題です。ファイル名が「資料1」のように中身を表していない場合も、見つけにくくなります。
この課題を減らすには、よく使う言い換えを登録できるか、資料に分類の情報を付けられるかを確認しましょう。あわせて、ファイル名の付け方を社内で決めるといった地道な取り組みも役立ちます。仕組みだけに任せず、置き方のルールとあわせて考えることが重要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でエンタープライズサーチの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入前に確かめたい確認項目
効果を出せるかどうかは、導入前の準備で大きく変わります。つなげる範囲と、使い始めた後の運用という2つの点から確認しましょう。
つなげたい保管場所に対応しているか
今どこに情報が置かれているかを書き出し、そのうちどれを探せるようにしたいかを決めます。そのうえで、製品がその保管場所に対応しているかを確認します。対応していない場合、その情報だけは今までどおり別に探すことになり、効果が半分になってしまいます。
あわせて、つなぐ作業を誰が行うのかも確かめましょう。設定を自社で行うのか、提供している会社に手伝ってもらえるのかで、必要な人手が変わります。つなぐ設定がうまくいかないときにどこまで相談できるかも、見積もりの段階で聞いておきましょう。
使われ続ける工夫があるか
導入しても、社員が使わなければ効果は出ません。検索の窓がどこにあるかわかりにくい、思ったものが出てこないといった理由で、使われなくなることがあります。よく使う画面から検索できるか、スマートフォンからも使えるかを確認しましょう。
使われ具合を確かめる仕組みがあるかも重要です。どんな言葉で検索されたか、結果が0件だった言葉は何かを見られれば、改善の手がかりになります。担当者を1人に決めず、複数人で状況を確認できる体制にしておくと、長く続けられます。
社内の情報を横断して探せる検索システム
保管場所が分かれた資料をまとめて検索したい場合に候補となる、社内向けの検索システムを紹介します。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 純国産で日本語に強い！高速・高精度な検索かつ画像OCRにも対応
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、社内に分散した文書やファイルを横断して検索できるシステムです。ファイルサーバや業務システムなど複数の保管場所を対象にでき、名称だけでなく中身の文字も検索の対象になります。閲覧できる権限に応じて結果を出し分ける仕組みを備えているため、権限のない資料が結果に並ぶ状態を避けられます。
FileBlog FS
- 高性能な検索エンジンを手軽に導入
- ビューア搭載！各種フォーマットをブラウザで全ページ閲覧
- スマートフォン・タブレットからもファイルサーバ－を検索・閲覧
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog FS」は、既存のファイルサーバをそのまま活用して検索や閲覧を行えるシステムです。ファイルを移動させずに導入できるため、保管の構成を変えずに検索の仕組みだけを加えられます。ブラウザから内容を確認できる機能も備えており、目的の資料かどうかを開く前に判断しやすくなります。
Elasticsearch （Elasticsearch株式会社）
- 全文・あいまい・ベクトル・地理検索などを単一APIで実現。
- ペタバイト級データをリアルタイムで低レイテンシに分析可能。
- 運用形態を選べて既存インフラと連携可能。
uCosminexus Enterprise Search （株式会社日立製作所）
- 異なる種類のデータ保存場所を検索先として一括指定可能
- アクセス権限の設定で内部統制を支援
- 小規模利用を目的とした簡易版も利用可能
エンタープライズサーチに関するよくある質問
導入を考えるときによく寄せられる疑問をまとめました。社内で話し合う際の参考にしてください。
- Q1： パソコンやグループウェアの検索機能と何が違いますか？
- それぞれの検索機能は、その場所の中だけを探すものです。エンタープライズサーチは、複数の保管場所をまとめて一度に探せる点が違います。情報が一か所にまとまっているなら、今の機能で足りる場合もあります。
- Q2： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- つなげる保管場所の数や、見せてよい範囲の設定にかかる時間で変わります。少数の共有フォルダだけなら短期間で始められる製品もあります。対象が多い場合は、まず一部の部門から始めて、範囲を広げる進め方もあります。
- Q3： 見てはいけない資料が検索結果に出ることはありませんか？
- もとの保管場所で設定されている権限を引き継げる製品なら、見られない人の結果には出ません。ただし引き継ぎ方は製品ごとに違うため、実際の動きを試せる環境で確かめることが重要です。判断に迷う場合は情報システムの担当者に相談しましょう。
- Q4： 資料の整理をしてから導入すべきですか？
- 完全に整理し終えるまで待つ必要はありません。ただし、ファイル名の付け方や置き場所の決まりがないままだと、探しにくさが残ります。導入と並行して、よく使う資料から名前や分類を見直す進め方が現実的です。
まとめ
エンタープライズサーチには、資料を探す時間を減らせること、社内にたまった資料を生かせること、問い合わせ対応の負担を減らせることという良い点があります。一方で、費用がかかること、見せてよい範囲の設定に手間がかかること、探したいものが見つかるとは限らないことという課題も伴います。まずは情報がどこに置かれているかを書き出し、つなげたい範囲を決めるところから始めましょう。製品を比べたい方は、資料請求を活用してみてください。
